Perché dovresti sempre creare bozze di contenuto in Google Docs

Quando ho iniziato come scrittore freelance, non sapevo molto al di fuori della strategia e della creazione dei contenuti, ma sapevo che il percorso di minor resistenza significava che potevo completare i progetti più velocemente e quindi fare di più.

Ho quindi adottato l'approccio di scrivere post di blog direttamente nelle piattaforme CMS dei miei clienti, che si trattasse di WordPress, Shopify, HubSpot o qualcos'altro. Sembrava saltare il passaggio del caricamento in un secondo momento... ma poi ho capito che il mio processo "efficace" era tutt'altro che.

Ora giuro creando bozze di contenuto in Google Docs, ed è qualcosa che consiglio vivamente a tutti i liberi professionisti, alle agenzie e persino ai marketer interni. Diamo un'occhiata al motivo per cui dovresti sempre utilizzare Google Docs per la creazione di contenuti.

1. I sistemi CMS a volte mangiano post

Non dimenticherò mai il fine settimana in cui mi sono trasferito a casa mia. Era il fine settimana di Pasqua e ho avuto l'idea geniale di fare una cena enorme nel mio nuovo posto. Avevo passato tutto il fine settimana a disfare le valigie e dovevo solo finire questo ultimo post prima che arrivassero i miei ospiti per potermi finalmente rilassare.

Dieci minuti prima dell'arrivo degli ospiti, ho scritto l'ultima frase. Si è verificato un problema tecnico e la pagina è stata caricata automaticamente. Per qualche motivo, non era stato salvato automaticamente. Ho perso l'intero post su cui avevo trascorso due ore e mezza e non c'era modo di recuperarlo (ho fatto controllare il mio ragazzo esperto di tecnologia).

Ho dovuto ricominciare da capo dopo che tutti se ne sono andati e sono rimasto sveglio fino alle 2 del mattino.

Non sto battendo nessuno strumento qui, ma la realtà è che la tecnologia a volte fallisce.

A volte, il problema è che il mio computer si disconnette da Internet e non me ne accorgo perché sembra ancora che stia salvando da parte mia. In altre occasioni, ho riscontrato problemi cronici con il software aggiornato di un singolo client che causa la scomparsa dei post o la formattazione storta.

Google Drive non è perfetto e può avere i suoi problemi. A volte mi manca un commento o due o il mio ultimo aggiornamento non viene salvato. Detto questo, è facilmente la piattaforma più affidabile e, nel peggiore dei casi, stiamo parlando di alcune modifiche mancanti rispetto a un intero post del blog mancante.

E la parte migliore: ricevo una notifica nel momento in cui c'è una connessione Internet in modo da poter copiare il post nelle mie note o in un documento di Word, se necessario, prima che si blocchi.

2. È l'opzione migliore per una facile collaborazione

Nella maggior parte dei casi, i creatori di contenuti lavoreranno con altri membri del team.

Per i liberi professionisti, questo significa l'approvazione del cliente (a volte con più membri del team coinvolti). Le agenzie devono lavorare sia con i liberi professionisti che con i clienti, agendo come voce intermedia. E anche i marketer interni probabilmente riceveranno feedback dai team di sviluppo prodotto e dai supervisori.

I sistemi CMS sono inefficaci per questo motivo. Le persone devono lasciare commenti nel testo stesso che a volte vengono persi e pubblicati, o ricorrere all'e-mail "Quel paragrafo, può essere cambiato" che richiede tempo e confonde.

Ciò significa che devi creare il contenuto in una piattaforma che consenta una facile collaborazione. Google Docs si adatta a quel conto.

Tutti possono commentare un documento in tempo reale. Possono suggerire modifiche nei commenti o nel testo. Le persone possono taggarsi a vicenda per porre domande o assegnare compiti.

Puoi tenere traccia di tutte queste modifiche nel tempo guardando le diverse cronologie delle versioni. (Puoi farlo andando su "File" e quindi trovando "Cronologia versioni.")

Anche un documento Word non eccelle con questo livello di collaborazione, perché non sta accadendo in tempo reale. Ho usato i documenti di Word per un po', ed è diventato disordinato, con le persone che si confondevano su quali versioni fossero attuali e i commenti mancavano.

3. Sei il proprietario del documento

Questo è più rilevante per i liberi professionisti e le agenzie e, sebbene si spera che non sia mai rilevante per te in particolare, può essere inestimabile.

Quando crei contenuti nel tuo documento Google originale, ne sei il proprietario. Nessuno può interrompere il tuo accesso e poi dire che non hai inviato nulla, cosa che possono fare con un sistema CMS.

Mi è successo solo una volta, ma è successo. Un cliente era arrabbiato perché avevo prenotato per il resto dell'anno (cosa che gli avevo avvertito con circa un mese di anticipo) e che non potevo portare a termine il suo progetto. Ha rimosso il mio accesso al loro CMS, ha detto che non avevo mai consegnato un post e che gliene dovevo un altro o avrebbe effettuato uno storno di addebito sulla carta di credito.

Fortunatamente, ho salvato il post in Google Docs. L'avevo scritto lì prima di caricarlo e mostrava che gli era stato concesso l'accesso tre settimane prima e lo aveva approvato nel documento. Avevo abbastanza per assicurarmi che non potesse trattenere o effettuare uno storno di addebito sui pagamenti.

E mentre questa persona è diventata un ex cliente, è stato meraviglioso lavorare con lui prima di questo evento. Avere piccole cose in atto per proteggere la tua attività è un'ottima scelta, e questa è facile.

4. È facile esportare e caricare su altre piattaforme

Il contenuto è stato creato, modificato e approvato. E ora?

Con Google Docs, è facile esportarlo e/o caricarlo per portarlo ovunque ti serva il contenuto.

Puoi condividerlo con i clienti in modo che possano utilizzarlo come desiderano o creare un documento PDF o Word con un solo clic.

Puoi anche utilizzare Wordable.io per caricare il contenuto (immagini e tutto!) con pochi secondi e pochi clic su diverse piattaforme CMS, tra cui WordPress, Medium, HubSpot, Shopify e molte altre in arrivo.

Devi solo importare i tuoi documenti da Google, collegarti al tuo CMS e caricarlo direttamente. Tutto sarà formattato correttamente e potrai apportare modifiche come testo alternativo e nome dell'autore mentre procedi. Guarda come funziona qui:

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Pensieri finali

Sebbene nessuno strumento di contenuto sia veramente perfetto o immune da problemi tecnologici, Google Docs è buono come lo è. È molto probabile che sia affidabile, ti tiene al posto di guida e rende la collaborazione, la modifica e il caricamento il più semplice ed efficiente possibile.

Consiglio vivamente a tutti i creatori di contenuti di scrivere le bozze di contenuti in Google Docs prima di caricarli sul proprio CMS, soprattutto perché strumenti come Wordable.io rendono il processo di pubblicazione così semplice. È un modo semplice per proteggere la tua attività e i tuoi contenuti, il tutto assicurandoti che il risultato finale sia esattamente quello che tutti speravano di vedere.

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