11 korzyści z outsourcingu usług księgowych

Outsourcing usług księgowych może być doskonałym sposobem dla firm każdej wielkości na usprawnienie operacji księgowych. Nie tylko może zmniejszyć obciążenie finansowe firmy, ale ma również kilka innych wyraźnych zalet. W przypadku startupów może ożywić komunikację między menedżerami a klientami, dając im aktualny obraz ich finansów w czasie rzeczywistym.

Ponadto usługi outsourcingowe mogą być korzystne, ponieważ często mają dostęp do bardziej zaawansowanych narzędzi i oprogramowania niż pojedyncza firma, co skutkuje większą dokładnością i bezpieczeństwem w zakresie sprawozdawczości finansowej. Wreszcie, partnerstwo z profesjonalną organizacją zapewnia wiedzę, która jest często wymagana w czasach szybkiego wzrostu.

Outsourcing może przynieść różne korzyści, które poprawiają ogólne operacje biznesowe, jeśli są odpowiednio zarządzane. Wspomnieliśmy tutaj o niektórych zaletach outsourcingu usług księgowych.

11 korzyści z outsourcingu usług księgowych

Z outsourcingiem wiąże się kilka korzyści, głównie jeśli pracujący księgowi pochodzą z tego samego kraju co firma. Dwie korzyści obejmują wyeliminowanie barier językowych i zwiększenie znajomości lokalnych przepisów.

Outsourcing usług księgowych może być skutecznym sposobem, aby pomóc firmom wyprzedzić konkurencję. Dzięki dostępowi do aktualnych danych i ekspertów firmy korzystające z outsourcingu dostrzegają liczne korzyści – od oszczędności kosztów po zwiększenie wydajności.

Oto 11 sposobów, w jakie outsourcing zapewnia przewagę:

1. Wsparcie i wskazówki ekspertów

Outsourcing zadań związanych z księgowością i finansami to coś, co warto rozważyć, ponieważ pozwala uzyskać specjalistyczną wiedzę, której wymaga Twoja firma.

Firmy, które zlecają swoje zadania księgowo-finansowe na zewnątrz, korzystają ze specjalistów z wyższym wykształceniem z zakresu księgowości i finansów. Firmy outsourcingowe będą wtedy w stanie przywrócić Ci najbardziej udane strategie.

Właściwe administrowanie wszystkimi rachunkami zapewnia nadzór, który toruje Ci drogę do szybkich i bezpiecznych postępów.

2. Oszczędność kosztów

Redukcja kosztów to kolejna istotna zaleta outsourcingu księgowości i finansów. Jeśli chodzi o pracowników, trzeba liczyć się z każdym wydatkiem. Obejmują one wynagrodzenia i świadczenia, a także podatki i ubezpieczenie od bezrobocia.

Ponieważ nakłady pracy są jednymi z największych wydatków, właściciele firm szukają sposobów na ich ograniczenie. Dlatego, jeśli rozważymy przyczyny outsourcingu , widzimy, że istnieje potencjał do osiągnięcia wyższych poziomów wydajności.

3. Unikanie rotacji i nieobecności pracowników

Dzięki outsourcingowi procedur księgowo-finansowych nie tylko zapobiegniesz problemom z rotacją personelu, ale także zapewnisz pracownikom czas wolny.

Każdy członek zespołu znacząco przyczynia się do sukcesu firmy jako mniejszej firmy. Pozostali pracownicy odczuwają stres i zmartwienie, gdy członek zespołu jest nieobecny, niezależnie od tego, czy jest chory, na wakacjach, czy też, w najgorszym przypadku, odchodzi. Jeśli osoba, która ma być Twoim kontaktem, jest niedostępna, reszta jej zespołu pomoże Ci w każdy wymagany sposób.

Zadania związane z rachunkowością i finansami mogą zostać zlecone stronom trzecim za pośrednictwem outsourcingu, dzięki czemu możesz skoncentrować się na zwiększaniu bazy klientów i dochodów Twojej firmy.

4. Oszczędność czasu

Księgowość i finanse firmy można zlecić na zewnątrz, oszczędzając czas właścicieli.

Wielu z nas koncentruje się na działalności biznesowej własnych przedsiębiorstw, w tym na marketingu i sprzedaży. Outsourcing księgowości może zaoszczędzić czas, uwalniając Cię od zarządzania wewnętrznym personelem księgowym i finansowym.

Nie musisz udzielać wskazówek ani instrukcji swoim pracownikom. Zespół zlecony na zewnątrz składa się z kompetentnych osób, które mogą pomóc organizacji. Z tego powodu zwiększy się stopień współdzielenia zasobów między właścicielem a firmą.

5. Uzyskanie elastyczności w celu dostosowania się do wymagań biznesowych

Większa swoboda wewnątrz firmy to piąta zaleta outsourcingu procesów księgowych i finansowych.

Jeśli twoja grupa składa się z dwóch lub trzech osób, musisz zapewnić im aktywność i zaangażowanie. I odwrotnie, może to być kłopotliwe, jeśli mają nadmiar pracy, ale potrzebują więcej czasu.

Muszą posiadać elastyczność niezbędną do podejmowania nowych obowiązków w miarę rozwoju lub starzenia się firmy. Na przykład ostatnio PPP (Partnerstwo Publiczno-Prywatne) stało się wymogiem, co podniosło ilość pracy, jaką zespoły księgowe musiały wykonać do poziomu przekraczającego ich możliwości.

Dla wielu jedyną opcją było szukanie pomocy z innych źródeł. Jeśli chodzi o księgowość i finanse, właściciele firm, którzy zlecają te usługi na zewnątrz, mają większą elastyczność i zwinność w planowaniu.

Warto rozważyć outsourcing usług księgowych i finansowych , aby zyskać elastyczność w działaniu firmy.

6. Możliwości skalowania w górę lub w dół

Szóstą zaletą outsourcingu funkcji księgowych i finansowych jest elastyczność łatwego zwiększania lub zmniejszania skali operacji biznesowych. Prawdę mówiąc, ekspansja w biznesie może następować skokowo, a jeśli próbujesz rozwinąć firmę start - up, może ona cię wyprzedzić.

Firmy, które odnotowały ogromny wzrost liczby klientów, często potrzebują pomocy w zakresie procesów biznesowych zaplecza. Może to zahamować rozwój firmy i spowodować straty finansowe.

W historii były momenty, kiedy gospodarka znajdowała się w trendzie wzrostowym, ale zdarzały się również przypadki, gdy znajdowała się w trendzie spadkowym. Załamanie gospodarcze, które miało miejsce w 2008 r., a nawet w 2022 r. oraz wpływ COVID-19 to najlepsze tego przykłady.

W trudnej sytuacji gospodarczej niektóre firmy mogą próbować zredukować liczbę pracowników poprzez zwolnienia, a Ty możesz szukać sposobów na mądrzejsze wydawanie pieniędzy. Ale nie chcesz, aby doskonałe osoby, które pracują dla Twojej firmy, odeszły, ponieważ znalezienie zastępstwa dla personelu jest nadal trudne i kosztowne.

Jeśli zlecasz swoje operacje księgowe i finansowe na zewnątrz, możesz zwiększyć skalę, aby poradzić sobie z większym obciążeniem, gdy firma jest u szczytu.

7. Dostęp do lepszych narzędzi i procedur

Siódmą zaletą outsourcingu usług księgowych i finansowych jest to, że umożliwia on Twojej firmie efektywniejsze wykorzystanie jej procedur i zasobów.

Koszty ogólne małej firmy są utrzymywane na jak najniższym poziomie. Jeśli zlecisz tę funkcję na zewnątrz, zaoszczędzone pieniądze będziesz mógł przeznaczyć na zakup dodatkowego najnowocześniejszego sprzętu, który pomoże w rozwoju Twojej firmy.

Koszt każdego instrumentu jest amortyzowany wśród dużej liczby klientów. Duże firmy mają niesprawiedliwe korzyści. Mają dostęp do szerokiej gamy pomocnych zasobów i danych.

Załóżmy, że zlecisz dział księgowo-finansowy swojej firmy, nie tylko będziesz miał dostęp do narzędzi, ale pracujący dla Ciebie księgowi wdrożą również procedury, które są z nimi związane. To jeden z wielu sposobów na zwiększenie produktywności w Twojej firmie i zespole.

8. Raporty oparte na narzędziach BI

Outsourcing usług księgowych wykorzystuje narzędzia analizy biznesowej, które mogą pomóc w szybkim generowaniu dokładnych raportów. Możliwość wyszukiwania i analizowania dużych ilości danych pomaga budować ogólny obraz finansowy, dostarczając wglądu potrzebnego do zapewnienia optymalnej efektywności kosztowej oraz odkrycia trendów i możliwości.

Zapewnia dogłębną analizę bieżących płatności i ułatwia lepsze planowanie budżetu w celu przeglądania danych historycznych. Business Intelligence pomaga outsourcingowi usług księgowych w bezpieczniejszej ocenie ryzyka przy jednoczesnym generowaniu bogatych wizualizacji, które umożliwiają przystępną komunikację między zespołami usługowymi a klientami.

Co więcej, integracja ich istniejących systemów przyniesie jeszcze większe oszczędności w zakresie produktywności – nie trzeba tracić czasu na przekształcanie nieprzetworzonych danych ani ręczne pobieranie raportów; wszystko jest na wyciągnięcie ręki. Outsourcing usług księgowych wykorzystujący potęgę analityki biznesowej zapewnia im wszystko, czego potrzebują do podejmowania mądrych decyzji biznesowych.

9. Lepsza kontrola i mniej oszustw

W przypadku małych firm powszechną praktyką jest powierzenie wewnętrznego zarządzania księgowością jednej lub dwóm osobom, co stwarza większe ryzyko nadużyć.

Możliwa jest silniejsza kontrola wewnętrzna i mniejsze ryzyko oszustwa, jeśli praca jest zlecana stronie trzeciej, a odpowiedzialność jest przenoszona na tę stronę. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku międzynarodowych korporacji, które potrzebują wsparcia w poruszaniu się po lokalnych przepisach, infrastrukturze i środowiskach komercyjnych.

Firmy mogą uprościć swoją działalność i rozwijać się w innych krajach lub nawet w nowych częściach swojego miasta poprzez outsourcing. Dzięki temu firmy zyskują czas i zasoby, które mogą skoncentrować się na innych aspektach swojej działalności.

10. Popraw przygotowanie rocznego budżetu

Outsourcing usług księgowych może być skutecznym sposobem na usprawnienie przygotowania rocznego budżetu. Wykorzystanie profesjonalistów branżowych posiadających specjalistyczną wiedzę w celu zapewnienia dokładnych zapisów i raportów finansowych skraca czas potrzebny do opracowania budżetu lub przedłożenia audytu.

Unikanie kosztownych opóźnień lub nieścisłości, które mogą mieć wpływ na proces budżetowania. Usługi księgowe i rachunkowe świadczone przez sprawdzonych dostawców mogą usprawnić operacje, zwiększyć przejrzystość w kontaktach z interesariuszami, bezpiecznie przechowywać dokumenty, zapewnić lepszy wgląd w należności/zobowiązania oraz obniżyć koszty personelu w firmach obciążonych papierkową robotą.

Inwestycja w outsourcing księgowości upraszcza cały cykl przygotowania budżetu.

11. Poufne i niezawodne

Kolejną korzyścią wynikającą z outsourcingu usług księgowych jest zachowanie poufności i bezpieczeństwo danych. Ze względu na wrażliwy charakter gromadzonych i przetwarzanych danych, w szczególności firmy księgowe narażają się na poważne szkody wizerunkowe w wyniku naruszenia danych, co może prowadzić do utraty zaufania klientów i zniechęcenia potencjalnych nowych klientów. Dlatego firmy księgowe muszą posiadać procedury bezpieczeństwa danych, aby chronić dane klientów.

Dlatego też, dzięki niezawodnej pomocy back-office, będziesz miał więcej czasu na skoncentrowanie się na innych, niezwykle istotnych zadaniach, takich jak produkcja pieniędzy, ustalanie celów firmy czy dokonywanie strategicznych wyborów.

Zlecanie usług księgowych i finansowych pozwoli na rozwój Twojej firmy.

Uprość finanse swojej firmy

Zadania finansowo-księgowe firmy, niezależnie od jej wielkości, mogą być trudne, ale są niezbędne do jej sukcesu. Chociaż istnieje możliwość zatrudnienia księgowego do pracy wewnątrz firmy, outsourcing usług księgowych jest często bardziej opłacalnym wyborem.

Odnoszący sukcesy właściciele firm muszą zawsze pamiętać o swoich możliwościach maksymalizacji wyników. Zlecanie zadań księgowych i finansowych na zewnątrz jest realną opcją, która może przynieść wymierne korzyści, w tym obniżenie kosztów i więcej czasu na inne ważne czynności. W dzisiejszych trudnych warunkach ekonomicznych outsourcing może być atrakcyjnym wyborem wartym rozważenia!

Dzięki temu będziesz miał więcej czasu, aby skoncentrować się na rozwoju swojej firmy, co pozwoli Ci robić większe postępy!

Biografia autora:

IBN Tech to globalna firma zajmująca się outsourcingiem procesów biznesowych z ponad 22-letnim doświadczeniem w sektorze finansowym i IT, obsługująca klientów z różnych branż na całym świecie. IBN zapewnia wiedzę specjalistyczną w zakresie księgowości , rachunkowości, finansowania i zarządzania procesami BPO/KPO wśród innych rozwiązań zarządczych.