Jak zorganizować wirtualne wydarzenie

Chociaż wydarzenia wirtualne nie są niczym nowym, z pewnością miały tutaj swój główny moment w 2020 roku. W obliczu groźby odwołania, duże i małe wydarzenia przeniosły się do Internetu, co spowodowało wybuchy kreatywności w różnych branżach.

W SimpleTexting byliśmy zaskoczeni niektórymi kreatywnymi sposobami, w jakie nasi klienci używali SMS-ów do angażowania się i łączenia się z uczestnikami wirtualnych wydarzeń.

Tak bardzo nas zainspirowało nas do stworzenia tego ostatecznego przewodnika po organizacji wirtualnego wydarzenia dla wszystkich zainteresowanych replikowaniem najbardziej udanych modeli.

Od warsztatów na temat Twojego tematu po przesyłanie próśb o opinie po wydarzeniu, mamy wszystko, co musisz wiedzieć na każdym etapie.

Co to jest wydarzenie wirtualne?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, wirtualne wydarzenia nie są niczym nowym. Webinaria, zajęcia treningowe online i wideokonferencje istnieją od prawie dwóch dekad! To wszystko są przykłady wirtualnego wydarzenia – inaczej znanego jako okazja, w której wszystkie elementy doświadczenia, lekcji lub demonstracji są odbierane online, a nie osobiście.

Poza stwierdzeniem, że wirtualne wydarzenie odbywa się przez Internet, nie ma prawdziwej definicji ani ograniczenia tego, co może to oznaczać. W dzisiejszych czasach całe lata szkolne są technicznie uważane za wirtualne wydarzenia, podobnie jak koncerty i konferencje.

Rodzaje wirtualnych wydarzeń

Wydarzenia wirtualne zwykle należą do kilku różnych kategorii. Dlaczego ich klasyfikacja ma znaczenie?

Cóż, wiedza o typie wydarzenia może pomóc w oszacowaniu frekwencji, budżetu, zaangażowania czasowego itp.

Istnieją trzy główne kategorie wirtualnych wydarzeń, które organizacja może prowadzić.

Wirtualna Konferencja

Największa z tych trzech typów, wirtualna konferencja zwykle ma od kilkuset do tysiąca lub więcej uczestników. 65% marketerów potrzebuje więcej niż sześciu tygodni na wypromowanie dużej wirtualnej konferencji, jeśli chcą uzyskać pożądaną liczbę rejestracji. Ponadto średni koszt na uczestnika dużej wirtualnej konferencji wynosi około 1000 do 1500 USD. Prawie na pewno będziesz potrzebować pomocy oprogramowania do obsługi wirtualnych wydarzeń, aby zorganizować wydarzenie o takiej skali. Funkcje tego typu oprogramowania obejmują:

• Publiczne i prywatne czaty, w których uczestnicy mogą mieszać się i zadawać pytania
• Wirtualne spacery po wydarzeniu „przestrzeń”
• Udogodnienia dla mówcy i interaktywnej publiczności
• Wirtualne lobby
• Możliwość hostowania ankiet
• Obszary sponsora przeznaczone na reklamy
• Raportowanie wskaźników zaangażowania użytkowników
• Możliwość pisania SMS-ów z uczestnikami przed, w trakcie i po wydarzeniu
• I więcej!

Źródło zdjęcia: Kelvin Man

Spotkania wirtualne

Na znacznie mniejszą skalę spotkania wirtualne to 60-90-minutowe wydarzenia przy okrągłym stole lub webinaria, które zazwyczaj obejmują jeden temat wśród 5-50 uczestników. W przypadku webinarów większość osób potrzebuje od 3 do 6 tygodni, aby skutecznie wypromować wydarzenie.

Spotkania wirtualne zawsze będą wydarzeniami w czasie rzeczywistym, w pełni lub częściowo interaktywnymi. W rezultacie mniej zaangażowane oprogramowanie do spotkań wirtualnych jest często przydatne do prowadzenia sesji. Niektóre z najpopularniejszych to:

• Powiększenie
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Bezpłatne połączenie konferencyjne
• ClickMeeting
• Spotkanie Google

Źródło zdjęcia: NBC Los Angeles

Wirtualna wydajność

Ostatni rodzaj wirtualnego spotkania to trochę potpourri. Podobnie jak w przypadku wirtualnych spotkań, wirtualne występy są zazwyczaj wydarzeniami na żywo transmitowanymi na platformę taką jak Zoom lub media społecznościowe z widownią od dwóch do dwóch milionów! Kluczową cechą wirtualnego przedstawienia jest aspekt demonstracyjny, który wiąże się z mniejszą współpracą niż spotkanie lub konferencja. Przykłady wirtualnych przedstawień obejmują:

• Lekcje lub wykłady
• szkolenia lub pokazy HR
• Za kulisami wycieczki
• Wywiady
• Koncerty
• Zajęcia treningowe

Źródło zdjęcia: Czasopismo

Chociaż każdy może być w stanie zorganizować wirtualne wydarzenie, jest kilka rzeczy, które muszą się zdarzyć, aby zorganizować dobre wirtualne wydarzenie.

Najlepsze praktyki dotyczące wydarzeń wirtualnych

Bez względu na rozmiar i skalę wirtualnego wydarzenia, istnieje kilka najlepszych praktyk, które mają zastosowanie na całym świecie.

• Zachęcaj do tworzenia sieci społecznościowych. Na przykład tweetowanie na żywo i publikowanie podczas wydarzenia! Zaangażowanie odbiorców to największe wyzwanie w przypadku wirtualnych wydarzeń. Media społecznościowe to łatwy sposób na zachęcanie i monitorowanie tego.
• Upewnij się, że potrafisz zadawać pytania i odpowiadać na nie. Komunikacja dwukierunkowa to kolejny istotny składnik zaangażowania odbiorców. Jednym z najlepszych sposobów szybkiego łączenia się z ludźmi podczas wydarzenia jest SMS! Wysyłaj masowe wiadomości do wszystkich uczestników z ogłoszeniami i aktualizacjami oraz otrzymuj powiadomienia lub pytania bezpośrednio od uczestników, wszyscy z tej samej platformy!
• Wycisz uczestników webinarów. Zbyt często zdarza się, że podczas webinaru można złapać przypadkowy kaszel lub szuranie nogami wśród uczestników. Najlepiej jest domyślnie wyciszyć wszystkich uczestników po wejściu.
• Podczas planowania weź pod uwagę strefy czasowe. Dzięki wirtualnym wydarzeniom możesz łączyć się z ludźmi z całego świata. Rozważ planowanie w oknach zależnych od czasu, które obejmują jak najwięcej stref czasowych.
• Przetestuj swój internet i przygotuj plan tworzenia kopii zapasowych. Jak to się mówi, co może pójść nie tak… będzie. A najważniejszym elementem wirtualnego wydarzenia jest stabilne połączenie internetowe. Dlatego przetestuj go kilka razy przed wydarzeniem i przygotuj na wszelki wypadek plan tworzenia kopii zapasowych, np. przenośny hotspot.
• Wysyłaj mnóstwo przypomnień . Najlepiej wysłać co najmniej trzy przypomnienia przed wydarzeniem. Tydzień wcześniej, 24 godziny przed i dzień imprezy.

Jak zorganizować wirtualne wydarzenie

Czy nadal czujesz się trochę przytłoczony perspektywą zorganizowania wirtualnego wydarzenia? Znamy to uczucie.

Czasami pomocne może być rozpisanie wszystkiego krok po kroku. Więc to jest dokładnie to, co zrobimy dalej!

Określ swoich odbiorców i miejsce

Gdy masz lepsze pojęcie o tym, jakiego rodzaju wirtualne wydarzenie organizujesz (konferencja, spotkanie, występ), możesz określić, jak będą wyglądać Twoi odbiorcy. Wysyłasz indywidualne zaproszenia, czy Twoje wydarzenie jest otwarte dla publiczności?

Te informacje pomogą Ci wybrać „miejsce” wirtualnego wydarzenia. Na przykład, jeśli Twoja marka jest gospodarzem demonstracji lub premiery produktu, chcesz, aby oglądało ją jak najwięcej klientów. Ergo, możesz zdecydować się na transmisję na żywo swojego ogłoszenia w mediach społecznościowych, aby uchwycić jak najwięcej przelatujących oczu! Wręcz przeciwnie, jeśli chcesz zorganizować bardziej ekskluzywne wydarzenie wraz z rejestracją, możesz zdecydować się na spotkanie Zoom chronione hasłem.

Wybierz odpowiedni temat

Następną rzeczą, którą będziesz chciał zrobić przed wydarzeniem, jest zawężenie tematów, które chcesz omówić. Ten punkt pojawia się po ustaleniu odbiorców, ponieważ to, do kogo chcesz kierować, wpływa na to, co omówisz. Chcesz mieć pewność, że Twój temat jest zarówno wartościowy, jak i interesujący dla Twojej grupy docelowej. Możesz to zrobić, zadając pytania takie jak:

• Jakie obszary tematyczne w Twojej branży są najbliżej ich potrzeb?
• Czy oferujesz jakieś usługi lub funkcje, które byłyby dla nich przydatne?
• Jakie są niektóre z Twoich najczęściej zadawanych pytań?
• Na jakie rodzaje ofert najlepiej reagują (np. kupony, konkursy)?

Upewnij się, że tematy są jak najbardziej skoncentrowane, aby dać widzom realistyczne oczekiwania co do tego, co zaoferuje Twoje wydarzenie.

Znajdź swoje głośniki i opowiedz o nich

Następna w kolejce jest prawdziwe mięso twojego wydarzenia, prezenterzy. Może to być ktoś z Twojej organizacji lub osoby trzeciej, ale ważne jest, aby znaleźć wiarygodnego eksperta branżowego, który przemówi na Twoim wirtualnym wydarzeniu.

Powinieneś upewnić się, że dokładnie poinformujesz swoich prelegentów na ten temat i podasz im jasny cel. Często jest to określane jako „na końcu tej prezentacji nasi odbiorcy powinni być w stanie _____”.

Będziesz także chciał uświadomić im wszelkie ograniczenia czasowe i ogólną kolejność wydarzeń. Przygotuj dla nich kilka pytań na wypadek powolnych pytań i odpowiedzi, a na koniec podziel się z nimi trochę o swoich odbiorcach, aby mogli odpowiednio dostosować swój materiał.

Konfigurowanie pomocy wizualnych

90% osób uważa, że ​​mocna narracja w prezentacji ma kluczowe znaczenie dla zaangażowania. Kluczowym narzędziem do opowiadania historii są twoje pomoce wizualne. Wiadomo, że prezentacje z pomocami wizualnymi są o 43% bardziej przekonujące niż te same prezentacje bez elementów wizualnych. Istnieje kilka niesamowitych bezpłatnych narzędzi, które mogą pomóc w skonfigurowaniu dynamicznych efektów wizualnych, w tym:

• Prezentacje Google
• Prezi
• Kanwa
• Unsplash
• Rynek kreatywny
• Udostępnianie slajdów
• Piktochart
• Giphy

Wyślij swoje zaproszenia i zorganizuj swoje wydarzenie

Jak wspomnieliśmy wcześniej, najlepszą praktyką jest wysłanie zaproszenia i co najmniej trzech przypomnień przed właściwym wydarzeniem. Pamiętaj, aby zapisać dane kontaktowe uczestnika i przechowywać je w miejscu, w którym odwołuje się do jego obecności na wydarzeniu, aby mieć punkt rozmowy w celu przyszłego zaangażowania. Dobrym pomysłem jest również posiadanie listy kontrolnej dnia wydarzenia, aby upewnić się, że Ty, Twoi mówcy i oprogramowanie są prawidłowo skonfigurowane i działają.

Wyślij materiały uzupełniające

Po każdym wydarzeniu zawsze chcesz dać uczestnikom możliwość podzielenia się z Tobą swoimi opiniami. To cenne ćwiczenie zarówno dla nich, jak i dla Ciebie. Pisząc ankietę z informacją zwrotną po wydarzeniu, pamiętaj, aby:

• Uwzględnij kombinację pytań wielokrotnego wyboru i pytań otwartych, aby uzyskać mieszankę ogólnych i szczegółowych notatek
• Wyślij ankietę tak szybko, jak to możliwe po wydarzeniu, aby zebrać opinie, gdy jest jeszcze świeża
• Wykorzystaj prosty system oceny skali Likerta (od 1-5), aby łatwo obliczyć średni wynik dla każdego elementu i uzyskać ogólny sens każdego pytania
• Skorzystaj z tej okazji, aby ocenić zainteresowanie przyszłymi wydarzeniami
• Postaraj się ograniczyć ankietę do około 5-10 pytań

Źródło zdjęcia: Eventbrite

COVID stworzył wiele innowacyjnych przykładów wydarzeń, o których nigdy nie myślałeś, że mogą stać się wirtualne. Dzięki silnemu skupieniu się na wrażeniach publiczności w połączeniu z odpowiednimi narzędziami, z pewnością wyrzucisz swoje kolejne wirtualne wydarzenie z parku!