如何舉辦虛擬活動

雖然虛擬活動並不是什麼新鮮事，但它們肯定會在 2020 年成為人們關注的焦點。面對取消的威脅，大大小小的活動都轉移到了網上，導致各行各業的創造力爆發。

在 SimpleTexting，我們對客戶使用短信與虛擬活動參與者進行互動和聯繫的一些創造性方式感到驚訝。

如此之多，以至於我們受到啟發，為任何有興趣複製最成功模型的人創建了舉辦虛擬活動的終極指南。

從討論您的主題到提供活動後的反饋請求，我們為您提供了每個步驟所需的所有信息。

什麼是虛擬活動？

正如我們之前提到的，虛擬事件並不是什麼新鮮事。 網絡研討會、在線健身課程和視頻會議已經存在了近二十年！ 這些都是虛擬事件的例子——也稱為體驗、課程或演示的所有元素都是在線接收而不是親自接收的場合。

除了通過互聯網發生虛擬事件的資格之外，這可能意味著什麼沒有真正的定義或限制。 如今，從技術上講，整個學年都被視為虛擬活動，音樂會和會議也紛紛效仿。

虛擬事件的類型

虛擬事件通常屬於幾個不同的類別。 為什麼他們的分類很重要？

好吧，更多地了解您的活動類型可以幫助您估算出勤率、預算、時間承諾等。

組織可能會發現自己託管的虛擬活動主要分為三類。

虛擬會議

三種類型中最大的一種，虛擬會議通常有幾百到一千或更多的與會者。 65% 的營銷人員需要六週以上的時間來推廣大型虛擬會議，如果他們想推動所需的註冊量。 此外，大型虛擬會議的每位與會者平均成本約為 1,000 至 1,500 美元。 您幾乎可以肯定需要虛擬活動軟件的幫助來幫助舉辦如此規模的活動。 此類軟件的功能包括：

• 供與會者交流和提問的公共和私人聊天室
• 活動“空間”的虛擬之旅
• 演講者和互動觀眾的設施
• 虛擬大廳
• 主持民意調查的能力
• 指定用於廣告的讚助商區域
• 報告用戶參與度指標
• 在活動之前、期間和之後與與會者發短信的能力
• 和更多！

圖片來源：Kelvin Man

虛擬會議

在更小的規模上，虛擬會議是 60-90 分鐘的圓桌會議或網絡研討會，通常涵蓋 5-50 名與會者中的一個主題。 在網絡研討會的情況下，大多數人需要 3-6 週的時間來成功推廣活動。

虛擬會議將始終是完全或部分交互的實時事件。 因此，較少參與的虛擬會議軟件通常有助於在手頭主持會議。 一些最受歡迎的包括：

• 飛漲
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• 免費電話會議
• 點擊會議
• 谷歌見面會

圖片來源：NBC洛杉磯

虛擬性能

最後一種類型的虛擬會議有點花香。 與虛擬會議類似，虛擬表演通常是通過 Zoom 或社交媒體等平台流式傳輸的現場活動，觀眾少至 2 至 200 萬！ 虛擬表演的主要特點是演示方面，與會議或會議相比，它涉及的協作更少。 虛擬表演的例子包括：

• 課程或講座
• 人力資源培訓或演示
• 幕後之旅
• 採訪
• 音樂會
• 鍛煉課程

圖片來源：時代雜誌

雖然任何人都可以舉辦虛擬活動，但要舉辦一個好的虛擬活動，需要做一些事情。

虛擬活動最佳實踐

無論您的虛擬活動的規模和規模如何，都有一些全面適用的最佳實踐。

• 鼓勵社交網絡。 例如，活動期間的實時推特和發帖！ 就虛擬活動而言，觀眾參與度是最大的挑戰。 社交媒體是一種鼓勵和監控它的簡單方法。
• 確保您有辦法提出和回答問題。 雙向溝通是觀眾參與的另一個重要組成部分。 在活動期間快速與人聯繫的最佳方式之一是通過短信！ 向所有與會者發送帶有公告和更新的群發消息，並直接從與會者那裡接收通知或問題，所有這些都來自同一個平台！
• 將網絡研討會的參與者靜音。 在網絡研討會期間發現參與者隨機咳嗽或四處走動是很常見的。 默認情況下，最好在進入時將所有參與者靜音。
• 安排時考慮時區。 通過虛擬活動，您可以與世界各地的人們聯繫。 考慮在時間敏感的窗口中安排盡可能多的時區。
• 測試您的互聯網並製定備份計劃。 俗話說，會出什麼問題……會。 您的虛擬活動最關鍵的元素是穩定的互聯網連接。 因此，請務必在活動開始前對其進行幾次測試，並製定備用計劃，例如便攜式熱點，以防萬一。
• 發送大量提醒。 最佳做法是在活動開始前至少發送三個提醒。 一周前、24 小時前和活動當天。

如何舉辦虛擬活動

您是否仍然對舉辦虛擬活動的前景感到有些不知所措？ 我們知道這種感覺。

有時，將所有內容逐步寫出來會很有幫助。 所以這正是我們接下來要做的！

確定您的受眾和地點

一旦您更好地了解您要舉辦的虛擬活動類型（會議、會議、表演），您就可以說明您的觀眾會是什麼樣子。 您是發送個人邀請，還是您的活動向公眾開放？

這些信息將幫助您決定虛擬活動的“地點”。 例如，如果您的品牌正在舉辦演示或產品發布會，您將希望盡可能多的客戶觀看。 因此，您可以選擇在社交媒體上直播您的公告，以盡可能多地捕捉路過的目光！ 相反，如果您想舉辦更獨特的活動並完成註冊，您可以選擇受密碼保護的 Zoom 會議。

選擇相關主題

在您的活動之前，您要做的下一件事是縮小您希望涵蓋的主題。 這一點是在您確定受眾之後發生的，因為您想要定位的對象會影響您將涵蓋的內容。 您希望確保您的主題對目標受眾既有價值又感興趣。 您可以通過提出以下問題來做到這一點：

• 您所在行業的哪些學科領域最符合他們的需求？
• 您是否提供任何對他們有用的服務或功能？
• 你最常被問到的問題是什麼？
• 他們對哪些類型的提議反應最好（例如，優惠券、競賽）？

確保您的主題盡可能集中，讓觀眾對您的活動將提供什麼有一個現實的期望。

找到您的演講者並簡要介紹他們

接下來是您的活動的真正內容，即主持人。 它可能是您組織中的某個人或第三方，但必須找到一位可靠的行業專家在您的虛擬活動中發言。

你一定要徹底地向你的演講者簡要介紹這個話題，並給他們一個明確的目標。 這通常被表述為“在演講結束時，我們的觀眾應該能夠_____”。

您還需要讓他們了解任何時間限制和事件的一般順序。 提前為他們準備一些問題，以防問答緩慢，最後，與他們分享一些關於你的聽眾的信息，以便他們可以相應地調整他們的材料。

設置視覺教具

90% 的人認為，演講中強有力的敘述對於參與度至關重要。 講故事的一個重要工具是你的視覺輔助工具。 已知有視覺輔助的演示文稿比沒有視覺效果的相同演示文稿更有說服力 43%。 有一些很棒的免費工具可以幫助您設置動態視覺效果，包括：

• 谷歌幻燈片
• 普雷齊
• 帆布
• 不飛濺
• 創意市場
• 幻燈片共享
• 象形圖
• 吉菲

發送您的邀請並舉辦您的活動

正如我們之前提到的，最佳做法是在您的實際活動之前發送邀請和至少三個提醒。 請務必保存與會者的聯繫信息並將其存儲在某個地方，以參考他們在您的活動中的出席情況，這樣您就有了一個對話點，以備將來參與。 制定一天的活動清單也是一個好主意，這樣您就可以確保您、您的演講者和您的軟件都已設置好並正常工作。

發送跟進材料

在每次活動之後，您總是希望讓與會者有機會與您分享他們的反饋。 這對他們和你來說都是一個有價值的練習。 在撰寫活動後反饋調查時，請務必：

• 包括多項選擇和開放式問題的組合，以獲得一般和特定筆記的組合
• 活動結束後儘快發送您的調查，以便在它還新鮮的時候收集反饋
• 利用簡單的李克特量表評分系統（從 1 到 5 分）輕鬆計算出每個項目的平均分數並獲得每個問題的總體要點
• 利用這個機會來衡量對未來事件的興趣
• 盡量將您的調查限制在大約 5-10 個問題

圖片來源：Eventbrite

COVID 創造了許多您從未想過可以虛擬化的活動的創新示例。 高度關注觀眾體驗並搭配正確的工具，您一定能將下一個虛擬活動趕出公園！