8 sposobów na poprawę umiejętności pisania biznesowego swoich pracowników

Bez względu na to, jak utalentowani i zręczni są Twoi pracownicy, powinieneś ich szkolić i pomagać im rozwijać się zawodowo. Powinieneś zadbać o to, aby osoby pracujące dla Twojej firmy posiadały wszystkie umiejętności niezbędne do poprowadzenia Twojej marki do sukcesu.

Jedną z podstawowych umiejętności, które zwykle pomijamy, są umiejętności pisania biznesowego. Dziś porozmawiamy o jego znaczeniu. Omówimy również kroki, które należy podjąć, aby poprawić umiejętności pisania biznesowego pracowników.

Dlaczego ważne jest, aby doskonalić umiejętności pisania biznesowego swoich pracowników?

Przede wszystkim porozmawiajmy o znaczeniu umiejętności pisania biznesowego. Zastanówmy się, dlaczego powinieneś dbać o to, jak dobrze piszą Twoi pracownicy.

Jeśli pomożesz swoim pracownikom doskonalić ich umiejętności, osiągniesz następujące wyniki.

Zapewnij skuteczną komunikację w miejscu pracy

Kiedy pracownicy jasno przekazują swoje pomysły, w miejscu pracy nie ma konfliktów i nieporozumień. Ponieważ wszyscy dobrze rozumieją sytuację, rozmowy i dyskusje przebiegają sprawnie.

Zwiększ produktywność

Pracownicy, którzy mają wybitne umiejętności pisania, wykonują proste zadania pisarskie szybciej i skuteczniej niż inni. Nie poświęcają dużo czasu na edycję raportów i korektę e-maili – mają więcej czasu na skupienie się na swoich głównych czynnościach zawodowych.

Chroń reputację swojej marki

Wysyłając źle napisane e-maile i raporty do klientów i dostawców, pracownicy narażają wizerunek marki na ryzyko. Ponieważ ludzie nie ufają osobom, które piszą w złej gramatyce i nie ufają firmom, które zatrudniają takich pracowników, niezwykle ważne jest, aby każdy, kto pracuje dla Twojej firmy, miał wysokie umiejętności pisania.

Oto : Najlepsze narzędzia do zarządzania reputacją marki

Zaangażuj swoich klientów

Marketerzy, menedżerowie sprzedaży i przedstawiciele obsługi klienta prezentują Twoją markę klientom poprzez pisanie. I ważne jest, aby każdy z Twoich pracowników znał podstawy angażującego pisania i rozumiał, jak wykorzystać moc słów, aby ludzie zakochali się w Twojej marce.

To powiedziawszy, oto sposoby na poprawę umiejętności pisania biznesowego swoich pracowników;

1. Płać za kursy online

Prawdopodobnie jednym z najłatwiejszych, a zarazem najskuteczniejszych sposobów pomocy pracownikom w zdobywaniu nowych umiejętności są kursy online.

Kursy online pozwalają Twoim pracownikom uczyć się we własnym tempie i nie wymagają od Ciebie dodatkowego wkładu.

W sieci jest mnóstwo zajęć z pisania o biznesie. Jeśli chcesz wybrać taki, który idealnie pasuje do Twojej organizacji i potrzeb Twoich pracowników, zapoznaj się z następującymi platformami edukacyjnymi:

• Udemy
• Coursera
• Bądź mądrzejszy
• EDX
• [e-mail chroniony]

Wybierając kurs online, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Długość kursu . Niektóre kursy trwają tydzień, inne – kilka miesięcy. Nie płać za 12-tygodniowe kursy, jeśli Twoi pracownicy nie są entuzjastycznie nastawieni do nauki.
• Wymagany wysiłek . W zależności od wybranego kursu, praca nad zadaniami zajmie pracownikowi od jednej do dziesięciu godzin tygodniowo. Rozważ umożliwienie pracownikom nauki w godzinach pracy, aby nie musieli poświęcać swojego czasu osobistego.
• Ceny . Niektóre kursy są zawyżone. Przeczytaj recenzje przed dokonaniem jakichkolwiek płatności.
• Elastyczność . Różni pracownicy mają różne potrzeby i osobiste preferencje. Pozwól im zapisać się na wybrane przez siebie kursy.
• Przystępność . Niektóre platformy, takie jak Udemy, oferują bezpłatne zajęcia. Jeśli działasz z ograniczonym budżetem, bezpłatne zajęcia są dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.

2. Zorganizuj szkolenie z pisania biznesowego

Czy słabe umiejętności pisania biznesowego Twoich pracowników powodują duże problemy i straty finansowe? Nie wahaj się zaprosić do biura profesjonalnego trenera. Trener oceni aktualny poziom umiejętności Twoich pracowników i zaproponuje spersonalizowane rozwiązanie.

Jakie są główne korzyści ze współpracy z coachem? Trener pomoże Twojemu zespołowi osiągnąć świetne wyniki w krótkim czasie.

Jakie są główne wady? To najdroższy sposób na szkolenie pracowników. Jeśli prowadzisz małą firmę, nie możesz sobie na to pozwolić.

Czy istnieją alternatywne rozwiązania? Aktualnie tak. Jeśli masz wybitne umiejętności pisania biznesowego oraz pewne umiejętności w zakresie nauczania i coachingu, możesz samodzielnie zaprojektować kurs edukacyjny. Znając mocne i słabe strony każdego ze swoich pracowników, będziesz w stanie stworzyć najbardziej odpowiedni program.

3. Zapewnij bezpłatny dostęp do narzędzi do korekty

Słaba gramatyka to duży problem, który ma proste rozwiązanie. Dzięki nowym technologiom możemy pozbyć się problemów z korektą dosłownie za pomocą kilku kliknięć.

Jeśli Twoi pracownicy popełniają mnóstwo błędów ortograficznych i literówek, zaoferuj im korzystanie z narzędzi do korekty, takich jak Grammarly.

Oparte na sztucznej inteligencji moduły sprawdzania gramatyki znacznie ułatwią pracę Twoim pracownikom i pomogą im uczyć się na błędach. System podświetla wszystkie błędnie napisane słowa i niepoprawnie napisane frazy, pozwalając pracownikom zrozumieć, jakie często popełniają błędy i jak je naprawić.

Popularne narzędzia do sprawdzania gramatyki są dostępne dla każdego – większość z nich ma darmowe wersje. Więc nawet jeśli masz obecnie trudności finansowe, nadal możesz korzystać z nowych technologii.

4. Zapewnij odpowiednią informację zwrotną

Jeśli chodzi o doskonalenie umiejętności, niezwykle ważna jest informacja zwrotna.

Jako lider powinieneś omawiać z pracownikami ich błędy. Ale powinieneś to zrobić mądrze. Ponieważ dla większości ludzi trudno jest zaakceptować krytykę, należy starannie dobierać słowa. Musisz upewnić się, że Twoja opinia nie zaszkodzi odczuciom i poczuciu własnej wartości pracowników.

Nie daj pracownikom poczucia winy za popełnione błędy. Okaż im swoje wsparcie i przedstaw im możliwe rozwiązanie.

Jeśli nie chcesz krytykować umiejętności swoich pracowników, możesz wybrać inne podejście. Możesz skorzystać z usługi pisania jako pośrednika – profesjonalny redaktor przejrzy pisma Twoich pracowników i udzieli konstruktywnej opinii. W ten sposób nie zniszczysz zaufania pracowników.

5. Zostań wzorem do naśladowania

Teraz szczerze odpowiadaj na następujące pytania:

• Jaki jest Twój poziom umiejętności pisania biznesowego?
• Czy masz doskonałą gramatykę?
• Czy wkładasz jakiś wysiłek w podnoszenie swoich umiejętności?

Twoi pracownicy postrzegają Cię jako wzór do naśladowania. Próbują podążać za tobą we wszystkim, co robisz. Jeśli więc przyznasz, że Twoje umiejętności pisarskie nie są doskonałe i zaczniesz pracować nad swoimi błędami, jest wysoce prawdopodobne, że Twoi pracownicy zrobią to samo.

Zapisz się na kurs online. Zainstaluj rozszerzenie przeglądarki do sprawdzania gramatyki. I podejmij inne kroki, aby stać się lepszym pisarzem. Twoi pracownicy pójdą za Tobą, a na dłuższą metę będzie to bardzo korzystne dla Twojej firmy.

6. Skorzystaj z grywalizacji

Ludzie są z natury konkurencyjni. Za każdym razem, gdy widzimy na swojej drodze konkurentów, wkładamy więcej wysiłku w naszą pracę, dążąc do zdobycia tytułu zwycięzców.

Jeśli połączysz ducha rywalizacji z grywalizacją, zmotywujesz swoich pracowników do cięższej pracy nad poprawą umiejętności pisania biznesowego. Oto kilka pomysłów na to, co możesz zrobić:

• Przeprowadź konkurs „Biznesowy pisarz miesiąca”. Zachęcaj pracowników do bardziej skrupulatnej edycji swoich raportów, aby otrzymać nagrodę.
• Używaj punktów, odznak i tabel wyników . Pozwól swoim pracownikom zobaczyć, jak dobrze radzą sobie na piśmie w porównaniu z kolegami.
• Korzystaj z interaktywnych treści, takich jak infografiki i gry, aby zaangażować pracowników w proces nauki.

7. Zachęć swoich pracowników do przeczytania więcej

Im więcej ludzi czyta, tym lepiej piszą. Jeśli więc chcesz, aby Twoi pracownicy stali się lepszymi pisarzami, powinieneś zachęcać ich do spędzania większej ilości czasu na czytaniu. Możesz to zrobić na wiele sposobów:

• Zapewnij bezpłatne subskrypcje czasopism (online lub offline)
• Książki prezentowe
• Oferuj bony upominkowe lokalnym księgarniom

Jeśli Twoi pracownicy lubią czytać książki związane z ich pracą i Twoją niszą, to świetnie. Ale jeśli im się to nie podoba, niech czytają powieści science-fiction i inną wybraną przez nich literaturę niezwiązaną z pracą.

8. Zaprojektuj przewodniki i szablony pisania

Twoi pracownicy będą mogli łatwiej tworzyć dokumenty tekstowe, jeśli dobrze rozumieją, jak wygląda doskonały dokument.

Powinieneś zaprojektować szablony, które pokazują prawidłową strukturę wiadomości e-mail, notatek i innych krótkich tekstów. Powinieneś także stworzyć przewodniki pisania, które wyjaśniają, jak tworzyć duże pliki tekstowe od podstaw. W swoim poradniku powinieneś określić strukturę konkretnego dokumentu, na przykład raportu miesięcznego, oraz specyfikę jego formatowania.

W zależności od Twoich umiejętności i ilości czasu, jaki posiadasz, możesz samodzielnie projektować szablony i przewodniki lub korzystać z usług pisania online.

Kilka rzeczy, które musisz wiedzieć o doskonaleniu umiejętności pisania swoich pracowników…

• Nie oczekuj szybkich rezultatów . Pracownicy potrzebują czasu, aby rozwijać umiejętności pisania biznesowego. Więc proszę o cierpliwość.
• Nie oczekuj tego samego postępu od różnych pracowników . Każdy człowiek jest wyjątkowy: jedni szybciej zdobywają nowe umiejętności, inni wolniej.
• Nawet jeśli masz dostęp do bezpłatnych narzędzi do pisania, rozważ zainwestowanie pieniędzy w profesjonalnie zaprojektowane kursy szkoleniowe i pisanie programów wsparcia . To przyniesie korzyści Twojej firmie na dłuższą metę.

Zawijanie

W 2020 roku masz wszystkie niezbędne narzędzia, aby pomóc swoim pracownikom w doskonaleniu umiejętności pisania biznesowego. Dlatego nie wahaj się zrobić kolejnego kroku – zapewnij swoim pracownikom odpowiednie wsparcie i pomoc. Twoje wysiłki zostaną nagrodzone wyższym poziomem wydajności i silniejszym wizerunkiem marki.