Lista kontrolna dotycząca wdrożenia nowego pracownika: oto, jak zapewnić dobry rozwój relacji

W obliczu trwającej wojny o talenty nie wystarczy zrobić dobre wrażenie za pomocą oferty pracy, przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej i listu ofertowego. Potrzebujesz usprawnionego i przyjaznego procesu wdrażania.

Onboarding to pierwsza interakcja nowego pracownika z firmą, która wyznacza etap jego dalszego rozwoju. Pozytywne doświadczenie onboardingowe to jednak coś więcej niż tylko papierkowa robota i spotkania.

W idealnym przypadku proces wdrożenia powinien zapewnić pracownikowi sukces od pierwszej interakcji, określić oczekiwania, zilustrować kulturę firmy i stworzyć otwartą komunikację w celu uzyskania informacji zwrotnej i ulepszeń.

Ta lista kontrolna dotycząca nowego zatrudnienia zawiera wszystkie informacje, które musisz znać, aby pierwsze dni, tygodnie i miesiące pracownika przebiegały bezproblemowo.

5 zasad onboardingu

Skuteczny onboarding obejmuje pięć „C”:

• Zgodność: Kilka pierwszych dyskusji na temat zgodności powinno nadać ton temu, jak pracownik postrzega i rozumie swoją rolę w firmie.
• Wyjaśnienie: Jasno przekazuj i komunikuj oczekiwania dotyczące wydajności.
• Kultura: Kultura firmy często może oznaczać różnicę między pracownikiem okazującym lojalność wobec firmy a szukającym możliwości gdzie indziej. Pamiętaj, aby przedstawić zasady dotyczące bezpieczeństwa, molestowania i zastraszania w miejscu pracy.
• Połączenie: pomóż nowym pracownikom zbudować więź z Twoim miejscem pracy, aby zachęcić ich do zatrzymania się.
• Odprawa: melduj się u pracownika pod koniec pierwszego dnia oraz w zaplanowanych okresach przez cały okres nowego zatrudnienia po 30, 60 i 90 dniach.

Przygotowanie przed pierwszym dniem

Przygotowanie do pierwszego dnia pracy, zwane także pre-boardingiem, jest ważną częścią powitania pracownika w Twojej firmie i zapewnienia, że ​​wszystko pójdzie gładko.

Powinieneś zacząć od listu powitalnego, który będzie zawierał oczekiwania dotyczące harmonogramu i zarządzania czasem, czego mogą się spodziewać pierwszego dnia oraz wszelkie inne istotne informacje, których mogą potrzebować, aby przygotować się do rozpoczęcia pracy.

Kolejnym ważnym aspektem jest przygotowanie miejsca pracy pracownika – fizycznego lub wirtualnego – przed pierwszym dniem pracy. Na przykład skonfiguruj biuro lub stanowisko pracownika i komputer, skonfiguruj konta pracowników i loginy oraz upewnij się, że wszystko działa prawidłowo z dużym wyprzedzeniem.

Jeśli Twój pracownik pracuje zdalnie, upewnij się, że ma niezbędny sprzęt i wystarczająco dużo czasu na przybycie i konfigurację. Możesz zapewnić im stypendium za pracę zdalną, aby pomóc im w założeniu biura domowego.

Kompletna dokumentacja

Papierkowa robota może być żmudną częścią procesu wdrażania, ale jest konieczna. Zbierz wszystkie dokumenty, których będą potrzebować nowi pracownicy, w tym dokumenty podatkowe, informacje o płacach lub dane logowania, różne umowy lub porozumienia, umowy o zachowaniu poufności i wszelkie inne formularze pracownicze, których mogą potrzebować, aby wdrożenie przebiegło sprawnie.

Dokumentacja nowego pracownika będzie obejmować:

• I-9 w celu weryfikacji ich tożsamości oraz prawa lub uprawnień do pracy w USA
• W-4, dyrektywa, która wskaże, ile należy potrącić z wypłaty nowego pracownika w celu przestrzegania przepisów podatkowych
• Stanowy formularz potrącenia podatku u źródła, który jest wymagany w niektórych stanach
• Formularz wpłaty bezpośredniej umożliwiający skonfigurowanie danych bankowych na potrzeby listy płac

To dobry moment na dostarczenie fizycznej lub elektronicznej kopii podręcznika pracownika i podanie informacji o jego pakiecie świadczeń. Powinieneś mieć osobę kontaktową, do której pracownik będzie mógł zadawać pytania na temat przysługujących mu świadczeń.

Wprowadzenie do kultury firmy

Proces orientacji pomaga wprowadzić nowych pracowników w nowe środowisko pracy i określa kulturę firmy. Powinieneś podać informacje na temat kultury, wartości i misji firmy. Może to być część pakietu powitalnego lub dokument cyfrowy, który zawiera informacje na temat historii firmy, dynamiki zespołu i ogólnego środowiska.

Zaproponuj fizyczne zwiedzanie lokalu i pokaż nowemu pracownikowi, gdzie znajduje się pokój socjalny, toalety, sale konferencyjne i miejsca parkingowe. Ważne jest, aby przedstawić nowych pracowników członkom zespołu i współpracownikom z innych działów.

Zaplanuj sesje szkoleniowe

Jeśli masz obowiązkowe kursy wprowadzające, upewnij się, że nowy pracownik ma do nich dostęp i wie, jakie kursy należy ukończyć i w jakim terminie. Może to obejmować indywidualne spotkanie z działem kadr lub szkolenie w zakresie różnorodności i włączania.

Jeśli dla danego stanowiska wymagane jest specjalne szkolenie, upewnij się, że zostało ono zaplanowane i obejmuje wszystkie systemy i narzędzia, których nowy pracownik będzie prawdopodobnie potrzebował do wykonywania swojej pracy. Omów narzędzia specyficzne dla danego stanowiska, z których będzie korzystał pracownik, i jeśli to konieczne, zaoferuj szkolenie, które zapewni mu solidne podstawy.

Ustaw oczekiwania dotyczące wydajności

Ustalenie oczekiwań od samego początku jest kluczem do sukcesu nowego pracownika. Zaplanuj spotkania indywidualne, aby ustalić oczekiwania, zbudować więź i pomóc im w wejściu na swoją rolę. Powinieneś także podać wszelkie istotne kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla danej roli, takie jak sprzedaż lub wygenerowane przychody.

Jeśli Twoja firma korzysta z mentoringu rówieśniczego, przedstaw nowego pracownika jego „kolego z pracy” w dziale, który może pełnić rolę mentora podczas pierwszych kilku tygodni w pracy. Pracownik ten powinien być dostępny w przypadku pytań i wątpliwości oraz w celu przedstawienia go innym osobom w swoim dziale i pokrewnych działach. Mogą nawet pomóc w treningu.

Regularne meldowanie

Nowi pracownicy będą potrzebować czasu na przystosowanie się do nowego środowiska pracy. Pamiętaj, aby zaplanować regularne meldowanie się, aby skontaktować się z bazą i sprawdzić, czy dostają wszystko, czego potrzebują. Powinni swobodnie dzielić się obawami lub opiniami na temat miejsca pracy, szkolenia, zespołu zarządzającego lub mentorów oraz wszelkich wyzwań, jakich doświadczają na tym stanowisku.

W idealnym przypadku meldunki powinny nastąpić po pierwszym miesiącu (30 dni), drugim miesiącu (60 dni) i pierwszym kwartale (90 dni). Możesz także ofiarować drobne upominki z okazji rocznicy pracy po ukończeniu tych kamieni milowych lub po zakończeniu okresu próbnego, aby wyrazić swoje uznanie.

Możesz także zbierać opinie od współpracowników i menedżerów, aby w zamian przekazać je pracownikowi i podkreślić mocne strony oraz obszary wymagające poprawy.

Włącz mechanizm informacji zwrotnej

Po wstępnym procesie odprawy Twój pracownik będzie potrzebował opcji ciągłego otrzymywania informacji zwrotnych w trakcie swojej pracy w Twojej firmie. Mechanizm informacji zwrotnej od pracowników zapewnia system, który umożliwia pracownikom przekazywanie informacji zwrotnych swoim menedżerom lub kierownictwu wyższego szczebla.

W zależności od firmy mechanizm informacji zwrotnej może mieć postać prostej ankiety, źródła sugestii, ciągłych rozmów indywidualnych lub złożonego systemu umożliwiającego przekazywanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na otrzymywanie informacji zwrotnych od pracowników, ważne jest, aby mieć możliwość przekazania pracownikom swoich myśli i uczuć.

Wydajność nagrody

Większość ludzi chce wyróżniać się na swoim stanowisku, zwłaszcza w nowej roli. Docenianie i nagradzanie pracowników na wczesnym etapie procesu wdrażania może pomóc im utrzymać motywację i zaangażowanie przez cały czas szkolenia oraz w obliczu nowych wyzwań.

Gdy pracownik już się uspokoi, należy kontynuować przekazywanie informacji zwrotnych i nagród. Regularne oceny wyników to dobry sposób na docenienie wysiłków pracowników i pomoc im w poprawie wyników w przyszłości.

Jeśli chodzi o zachęty, oferowanie pracownikom masowych prezentów może w dużym stopniu okazać uznanie dla ich poświęcenia i ciężkiej pracy. To nie muszą być drogie. Proste gesty, takie jak karty podarunkowe do lokalnej restauracji, kina lub centrum fitness, mogą zdziałać cuda — zwłaszcza jeśli są spersonalizowane.

Oferuj ciągłe wsparcie

Podobnie jak informacja zwrotna, ciągłe wsparcie dla pracowników nie powinno kończyć się po zakończeniu procesu wdrażania. Chcesz, aby Twoi pracownicy rozwijali się i odnosili sukcesy w nowej roli, a regularne informacje zwrotne i wsparcie sprawią, że będą czuli się komfortowo, zgłaszając się do Ciebie z pytaniami i wątpliwościami, szukając możliwości i oferując w zamian informacje zwrotne.

W idealnym przypadku proces onboardingu może przygotować grunt pod długoterminowy, zrównoważony rozwój. Wsparcie powinno być kontynuowane po tym, jak pracownik się ustabilizuje, a pracownik powinien czuć się komfortowo, zwracając się z wszelkimi problemami do menedżerów lub działu kadr.

Zapewnij swojemu pracownikowi sukces dzięki liście kontrolnej wdrożenia

Wdrożenie może być wyzwaniem dla każdej firmy i pracownika, zwłaszcza gdy pracownicy przenoszą się do zdalnych stanowisk. Usprawniony i spójny proces wdrażania może przyspieszyć naukę w miejscu pracy, pozyskać najlepsze talenty i zbudować relacje zawodowe, które zachęcają do lojalności i zatrzymania pracowników.