Lista de verificação de integração de novas contratações: veja como garantir que o relacionamento decole

Com a guerra contínua por talentos, não basta causar uma boa impressão com sua lista de empregos, processo de entrevista e carta de oferta. Você precisa de um processo de integração simplificado e acolhedor.

Onboarding é a primeira interação de um novo contratado com uma empresa e prepara o terreno para o futuro da experiência. No entanto, uma experiência de integração positiva envolve mais do que apenas papelada e reuniões.

Idealmente, seu processo de integração deve posicionar o funcionário para o sucesso desde a primeira interação, delinear expectativas, ilustrar a cultura da empresa e criar uma comunicação aberta para feedback e melhorias.

Esta lista de verificação para novas contratações cobre todas as informações que você precisa saber para ajudar os primeiros dias, semanas e meses do funcionário a correrem bem.

Os 5 C's do Onboarding

A integração bem-sucedida envolve os cinco C's:

• Conformidade: As primeiras discussões sobre conformidade devem definir o tom de como o funcionário vê e compreende o seu papel dentro da empresa.
• Esclarecimento: Transmita e comunique claramente as expectativas em relação ao desempenho.
• Cultura: A cultura da empresa muitas vezes pode significar a diferença entre um funcionário demonstrar lealdade a uma empresa ou procurar oportunidades em outro lugar. Certifique-se de delinear políticas sobre segurança, assédio no local de trabalho e intimidação.
• Conexão: ajude seus novos contratados a construir uma conexão com seu local de trabalho para incentivar a retenção.
• Check-in: Faça check-in com seu funcionário ao final do primeiro dia e nos períodos programados ao longo do período de nova contratação em 30, 60 e 90 dias.

Preparação antes do primeiro dia

Também conhecido como pré-embarque, a preparação para o primeiro dia do funcionário é uma parte importante para recebê-lo na sua empresa e garantir que tudo corra bem.

Você deve começar com uma carta de boas-vindas, que inclui expectativas sobre tempo e gerenciamento de tempo, o que eles podem esperar no primeiro dia e quaisquer outras informações pertinentes de que possam precisar para se prepararem para começar.

Outro aspecto importante é preparar o espaço de trabalho do funcionário – seja físico ou virtual – antes do primeiro dia. Por exemplo, configure o escritório ou cubículo e o computador do seu funcionário, configure contas e logins de funcionários e certifique-se de que tudo esteja funcionando corretamente com bastante antecedência.

Se o seu funcionário estiver trabalhando remotamente, certifique-se de que ele tenha o equipamento necessário com prazo suficiente para chegada e configuração. Você pode fornecer uma bolsa de trabalho remoto para ajudá-los a configurar seu escritório em casa.

Documentação completa

A papelada pode ser uma parte tediosa do processo de integração, mas é necessária. Reúna todos os documentos que os novos contratados precisarão, incluindo documentos fiscais, informações de folha de pagamento ou logins, vários contratos ou acordos, acordos de confidencialidade e quaisquer outros formulários de funcionários de que possam precisar para ajudar na integração.

Sua nova documentação de contratação incluirá:

• I-9 para verificação de sua identidade e seu direito ou elegibilidade para trabalhar nos EUA
• W-4, a diretriz que indicará quanto deve ser retido do contracheque do novo contratado para cumprimento de impostos federais
• Formulário de retenção de imposto estadual, exigido em alguns estados
• Formulário de depósito direto para configurar dados bancários para folha de pagamento

Este é um bom momento para fornecer uma cópia física ou eletrônica do manual do funcionário e fornecer informações sobre seu pacote de benefícios. Você deve ter um ponto de contato para o funcionário tirar dúvidas sobre seus benefícios.

Introdução à cultura da empresa

O processo de orientação ajuda a apresentar aos novos funcionários o novo ambiente de trabalho e estabelece a cultura da empresa. Você deve fornecer informações sobre a cultura, valores e missão da empresa. Isso pode fazer parte do pacote de boas-vindas ou dentro de um documento digital que informa sobre a história da empresa, a dinâmica da equipe e o ambiente geral.

Ofereça um tour físico pelo espaço e mostre ao novo contratado onde estão localizados a sala de descanso, os banheiros, as salas de conferência e as vagas de estacionamento. É importante apresentar os novos contratados aos membros da equipe e colegas de outros departamentos.

Agendar sessões de treinamento

Se você tiver cursos de integração obrigatórios, certifique-se de que o novo contratado tenha acesso a eles e saiba quais cursos precisam ser concluídos – e dentro de que prazo. Isto pode incluir uma reunião individual com recursos humanos ou formação em diversidade e inclusão.

Se houver treinamento específico para sua função, certifique-se de que ele esteja programado e inclua todos os sistemas e ferramentas que um novo contratado provavelmente precisará para realizar seu trabalho. Discuta as ferramentas específicas do trabalho que o funcionário utilizará e, se necessário, ofereça treinamento para fornecer-lhes uma base sólida.

Definir expectativas de desempenho

Definir expectativas desde o início é uma parte fundamental do sucesso do seu novo contratado. Agende reuniões individuais para definir expectativas, construir uma conexão e ajudá-los na transição para suas funções. Você também deve fornecer quaisquer indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para a função, como vendas ou receitas geradas.

Se sua empresa usa mentoria entre pares, apresente seu novo funcionário ao “colega de trabalho” do departamento, que pode atuar como mentor durante as primeiras semanas de trabalho. Este funcionário deve estar disponível para perguntas, preocupações e para apresentá-lo a outras pessoas de seu departamento e a departamentos intimamente relacionados. Eles podem até ajudar no treinamento.

Check-ins regulares

Novos funcionários levarão tempo para se ajustar ao novo ambiente de trabalho. Certifique-se de agendar check-ins regulares para entrar em contato e ver se eles estão recebendo tudo o que precisam. Eles devem se sentir à vontade para compartilhar preocupações ou comentários sobre o local de trabalho, seu treinamento, sua equipe de gestão ou mentores e quaisquer desafios que enfrentem na função.

O ideal é que seus check-ins sejam após o primeiro mês (30 dias), segundo mês (60 dias) e primeiro trimestre (90 dias). Você também pode oferecer pequenos presentes de aniversário de trabalho assim que esses marcos forem concluídos ou quando o período de experiência terminar para mostrar seu agradecimento.

Você também pode coletar feedback de colegas e gerentes para oferecer feedback ao funcionário e destacar pontos fortes e áreas de melhoria.

Incorpore um mecanismo de feedback

Após o processo inicial de check-in, seu funcionário precisará de opções para feedback contínuo durante seu período na empresa. Um mecanismo de feedback dos funcionários fornece um sistema que permite que os funcionários forneçam feedback aos seus gerentes ou à alta administração.

Dependendo da sua empresa, um mecanismo de feedback pode ser uma pesquisa simples, uma saída para sugestões, reuniões individuais contínuas ou um sistema complexo que permite feedback em tempo real. Independentemente de como você decidir receber o feedback dos funcionários, é importante ter uma maneira de os funcionários comunicarem seus pensamentos e sentimentos.

Desempenho de recompensa

A maioria das pessoas deseja se destacar em seus cargos, especialmente em uma nova função. Reconhecer e recompensar seus funcionários no início do processo de integração pode ajudá-los a permanecer motivados e engajados durante o treinamento e à medida que enfrentam novos desafios.

Depois que o funcionário estiver acomodado, o feedback e as recompensas devem continuar. Avaliações regulares de desempenho são uma boa maneira de reconhecer os esforços dos funcionários e ajudá-los a melhorar seu desempenho no futuro.

No que diz respeito aos incentivos, oferecer presentes em massa aos funcionários pode ajudar muito a mostrar o apreço pela dedicação e trabalho árduo do funcionário. Eles não precisam ser caros. Gestos simples, como cartões-presente para um restaurante local, cinema ou academia de ginástica, podem fazer uma grande diferença, especialmente se forem personalizados.

Ofereça suporte contínuo

Assim como o feedback, o suporte contínuo aos seus funcionários não deve parar quando o processo de integração for concluído. Você deseja que seus funcionários cresçam e tenham sucesso em suas novas funções, e oferecer feedback e suporte regulares garante que eles se sintam confortáveis ​​em entrar em contato com você com perguntas e preocupações, buscando oportunidades e oferecendo feedback em troca.

Idealmente, o processo de integração pode preparar o terreno para um crescimento sustentável a longo prazo. O apoio deve continuar depois que o funcionário estiver acomodado e ele deve se sentir confortável em recorrer aos gerentes ou ao departamento de recursos humanos para resolver quaisquer problemas.

Posicione seu funcionário para o sucesso com uma lista de verificação de integração

A integração pode ser um desafio para qualquer empresa e funcionário, especialmente à medida que a força de trabalho migra para oportunidades remotas. Um processo de integração simplificado e consistente pode acelerar a aprendizagem no trabalho, garantir os melhores talentos e criar relacionamentos profissionais que incentivam a lealdade e a retenção.