Reimaginando a colaboração: entrevista com Phil Simon

Desde que o COVID-19 se espalhou pelo mundo, o trabalho em casa se tornou o novo normal.

Para empresas virtuais como a nossa, foi uma transição fácil. Existem apenas duas diferenças: (1) todos os meus eventos de palestras presenciais agora são virtuais e (2) aqueles de nós com crianças em idade escolar geralmente estão trabalhando ao lado deles agora.

Mas com a maioria das empresas adotando pelo menos um ambiente de trabalho virtual parcial para o curto prazo, e mesmo para o longo prazo, surge a pergunta: quais são as melhores maneiras de se comunicar e colaborar?

Phil Simon, especialista em colaboração e autor de Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work

Para descobrir, chamei o incrivelmente inteligente Phil Simon, guru da colaboração e autor do novo livro Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom, and the Post-COVID World of Work.

Vamos mergulhar agora na minha entrevista de 10 perguntas com Phil sobre reimaginar a colaboração.

É claro que a pandemia tornou o trabalho em casa e a colaboração virtual uma exigência, mas essas tendências já estavam em andamento, certo?

Sim. A COVID-19 acelerou tendências que já estavam em vigor. Dezenas de milhões de pessoas usaram ferramentas de colaboração contemporâneas e trabalharam remotamente bem antes que alguém ouvisse o termo coronavírus.

E as coortes? Certas gerações preferem interação assíncrona versus síncrona com seus colegas?

Absolutamente. Um tamanho certamente não serve para todos. Mary Donohue detalha essas diferenças em seu novo livro Message Received: 7 Steps to Break Communication Barriers at Work .

Eu abordo esse tópico no Capítulo 2 do meu livro. TL;DR: algumas pessoas se sentem mais à vontade com a comunicação síncrona e pessoal do que outras. Algumas pessoas estão mais acostumadas com sua contraparte assíncrona.

Na verdade, ambos sempre existiram — e sempre existirão. O truque é reconhecer quando cada um é apropriado. Você não deseja realizar uma avaliação de desempenho por meio de DMs do Slack ou uma reunião do Zoom.

Quando a pandemia terminar (espero) o que vamos PARAR de fazer em relação à colaboração online?

Algumas coisas. Idealmente, deixaremos de depender do e-mail para comunicação interna e “colaboração”. As pessoas muitas vezes pensam que toda comunicação baseada em texto é igual. Eles estão errados. O meio realmente importa.

Em segundo lugar, vamos nos desiludir da noção de que todo trabalho precisa ocorrer em um escritório. Por exemplo, algumas empresas estão reimaginando escritórios tradicionais. Em seu lugar, eles imaginam centros de colaboração. Assim como a saúde e o ensino superior, o futuro do trabalho é decididamente híbrido.

O que é mais importante, a(s) ferramenta(s) que sua organização usa ou as políticas/procedimentos de como sua organização usa?

Ambos. É uma relação simbiótica. É tolice pensar que você pode separá-los.

Posso imaginar o processo de negócios mais sofisticado de todos os tempos. Se a tecnologia não existir e/ou os funcionários não usarem a(s) ferramenta(s), então você pode estar seguindo um processo de negócios antediluviano. Conforme escrevo no livro, as novas tecnologias colaborativas permitem processos de negócios muito mais eficientes e simples, mas somente se adotarmos novas ferramentas.

A maioria das organizações tem muitas ferramentas de colaboração ou poucas?

Depende. A Mio descobriu que 91% das empresas usam pelo menos dois aplicativos de mensagens. O Slack e o Microsoft Teams estavam presentes em dois terços das organizações pesquisadas. Eu sou um fã de escolher uma pista e ficar nela. O uso de mais de um hub de colaboração interno bifurca o conhecimento.

Por outro lado, algumas empresas se recusaram a adotar Slack, Zoom, Teams ou outro hub de colaboração interna. Como resultado, eles são sem leme. Eles acreditam erroneamente que o e-mail é suficiente para a comunicação interna quando isso não acontece.

Ao buscar adotar uma ferramenta, que perguntas as organizações devem fazer?

No livro e para meus clientes, começo com o seguinte:

• Que problema de negócios esse aplicativo de software tenta resolver?
• Que problema de negócios esse aplicativo de software não resolve?
• Nossa empresa já usa uma ferramenta semelhante que aborda o mesmo problema?
• Em caso afirmativo, a nova ferramenta é sensivelmente melhor ou menos cara do que a antiga?
• Este aplicativo ou recurso facilita a vida dos funcionários?
• O suco vale a pena?

Você fala em seu excelente livro sobre “abandonar o e-mail interno para sempre”. Isso é possível? Como? A maioria das organizações não tem medo de perder a natureza arquivística do e-mail?

Sim. Pesquisei isso em 2014 ao escrever Mensagem não recebida: por que a comunicação comercial está quebrada e como corrigi-la . Algumas empresas até baniram o e-mail interno.

Deixe-me chegar à sua segunda pergunta. Claro, algumas pessoas têm medo de deixar o e-mail para trás. As pessoas geralmente odeiam mudanças – especialmente no trabalho.

O sucesso do Teams, Slack, Zoom e outras tecnologias colaborativas indica que as organizações podem sobreviver e até prosperar sem que todos apertem “Responder a todos”. Há uma razão pela qual a Microsoft permite que os departamentos de TI removam esse botão temido do Outlook.

Você também recomenda um “hub de comunicações internas”. O que é isso e o que substitui?

Ah, agora estamos conversando.

No livro, defino como um hub de colaboração interna da seguinte forma:

Aplicativo de software de uso geral projetado para promover comunicação e colaboração eficazes. Idealmente, todas as conversas organizacionais, decisões, documentos e conhecimento institucional existem em um hub. Criticamente, os hubs se conectam a diferentes spokes. Eles permitem a automação com pouca ou nenhuma habilidade técnica necessária. Exemplos dos hubs populares de hoje incluem Slack, Microsoft Teams e Zoom.

Em outras palavras, muitas pessoas pensam no Slack e no Microsoft Teams como Email 2.0 e no Zoom como uma ferramenta de videoconferência. Isso equivale a dizer que só posso usar meu iPhone para fazer chamadas telefônicas. Sim, os hubs de colaboração internos substituem o email, mas podem fazer muito mais. Ao conectá-los a aplicativos e sistemas de terceiros, você pode mudar fundamentalmente a forma como trabalha — para melhor. Essa é a grande ideia no centro de Reimagining Collaboration .

Parece que em nosso novo mundo “todo Zoom, o tempo todo”, nunca há uma oportunidade de ter uma conversa que seja apenas áudio, sem ter que ter uma câmera em você. Isso é um líquido positivo ou um líquido negativo?

Fiz algumas pesquisas sobre este assunto para o meu livro anterior Zoom For Dummies . Para encurtar a história: não fomos feitos para olhar para nossas telas a esse ponto. A fadiga do zoom é uma coisa real. Não sou neurologista, mas sei de uma coisa: é tolice equiparar comunicação pessoal com videoconferência.

Ser capaz de falar com alguém sem vídeo pode ser benéfico, mas você também precisa se lembrar do que foi perdido. Não, 93% da comunicação não é não-verbal. Ainda assim, quando falo com possíveis clientes e convidados do podcast, quero ver suas expressões e quero que vejam min. Tachas de latão: Depende. Há prós e contras em todos os tipos de comunicações e colaborações.

Em termos de colaboração e adotá-la/otimizá-la em uma organização, quem deve se encarregar disso?

No livro, argumento que é uma responsabilidade compartilhada porque a colaboração transcende qualquer função de negócios. Todos nós precisamos colaborar no trabalho. O segurança, o representante de RH, o vendedor e o CXO precisam ser legais com os outros. Não consigo pensar em um único trabalho que exija colaboração zero. Eu odiaria conceder a um único indivíduo ou departamento essa responsabilidade. A colaboração não é semelhante a realizar pesquisas para uma empresa de CPG ou criar anúncios inteligentes em uma agência de marketing. Afeta a todos.

Curiosamente, algumas empresas estão criando funções para um chefe de trabalho remoto. Enquanto o júri ainda está fora, é uma posição híbrida que requer conhecimento de RH tradicional, tecnologia, imóveis e outras funções.

Sobre Phil Simon

Phil Simon é uma reconhecida autoridade em tecnologia e colaboração. Ele é o autor premiado de onze livros, mais recentemente Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom e Post-COVID World of Work.

Ele consulta organizações sobre análise, comunicação, estratégia, dados e tecnologia. Suas contribuições apareceram na Harvard Business Review, CNN, The New York Times e muitos outros meios de comunicação proeminentes. Ele também apresenta o podcast Conversations About Collaboration.