Reimaginarea colaborării: interviu cu Phil Simon

De când COVID-19 și-a făcut drum în jurul lumii, munca de acasă a devenit noua normalitate.

Pentru companiile virtuale ca a noastră, a fost o tranziție ușoară. Există doar două diferențe: (1) toate evenimentele mele de vorbire în persoană sunt acum virtuale și (2) cei dintre noi cu copii de vârstă școlară lucrăm de obicei alături de ei acum.

Dar, având în vedere că majoritatea companiilor au adoptat cel puțin un mediu de lucru virtual parțial pe termen scurt și chiar și pe termen lung, vine odată cu întrebarea: care sunt cele mai bune modalități de a comunica și de a colabora?

Phil Simon, expert în colaborare și autor al cărții Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom și Post-COVID World of Work

Pentru a afla, l-am apelat pe incredibil de inteligent Phil Simon, guru al colaborării și autor al noii cărți , Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom și Post-COVID World of Work.

Să trecem acum la interviul meu de 10 întrebări cu Phil despre reimaginarea colaborării.

Desigur, pandemia a făcut ca munca de acasă și colaborarea virtuală să fie o cerință, dar aceste tendințe erau deja în curs, nu?

Da. COVID-19 a accelerat tendințele care erau deja în vigoare. Zeci de milioane de oameni au folosit instrumente de colaborare contemporane și au lucrat de la distanță cu mult înainte ca cineva să audă vreodată termenul coronavirus.

Dar cohortele? Anumite generații preferă interacțiunea asincronă versus sincronă cu colegii lor?

Absolut. O mărime cu siguranță nu se potrivește tuturor. Mary Donohue detaliază aceste diferențe în noua sa carte Message Received: 7 Steps to Break Down Communication Barriers at Work .

Abordez acest subiect în capitolul 2 al cărții mele. TL;DR: unii oameni sunt mai confortabil cu comunicarea sincronă, în persoană decât alții. Unii oameni sunt mai obișnuiți cu omologul său asincron.

Într-adevăr, ambele au existat întotdeauna – și vor exista întotdeauna. Trucul este să recunoașteți când fiecare este potrivit. Nu doriți să efectuați o evaluare a performanței prin mesaje Slack DM sau o întâlnire Zoom.

Când pandemia se va termina (sperăm), ce ne vom NU mai face în ceea ce privește colaborarea online?

Cateva lucruri. În mod ideal, nu ne vom mai baza pe e-mail pentru comunicarea internă și „colaborare”. Oamenii cred adesea că toate comunicările bazate pe text sunt egale. Ei greșesc. Mediul contează cu adevărat.

În al doilea rând, ne vom dezabuza de ideea că toată munca trebuie să aibă loc într-un birou. De exemplu, unele companii reinventează birourile tradiționale. În locul lor, ei au în vedere centre de colaborare. La fel ca asistența medicală și învățământul superior, viitorul muncii este categoric hibrid.

Ce este mai important, instrumentele pe care le folosește organizația dvs. sau politicile/procedurile pentru modul în care le folosește organizația dvs.?

Ambii. Este o relație simbiotică. Este o prostie să crezi că le poți despărți.

Îmi pot imagina cel mai sofisticat proces de afaceri vreodată. Dacă tehnologia nu există și/sau angajații nu vor folosi instrumentul(e), atunci s-ar putea la fel de bine să urmați un proces de afaceri antediluvian. Așa cum scriu în carte, noile tehnologii de colaborare permit procese de afaceri mult mai eficiente și mai simple, dar numai dacă adoptăm noi instrumente.

Majoritatea organizațiilor au prea multe instrumente de colaborare sau prea puține?

Depinde. Mio a descoperit că 91% dintre companii folosesc cel puțin două aplicații de mesagerie. Slack și Microsoft Teams au fost prezente în două treimi dintre organizațiile chestionate. Sunt un fan să aleg o bandă și să rămân în ea. Utilizarea a mai mult de un hub de colaborare intern bifurcă cunoștințele.

Pe de altă parte, unele companii au refuzat să îmbrățișeze Slack, Zoom, Teams sau un alt hub de colaborare intern. Drept urmare, sunt fără cârmă. Ei cred în mod eronat că e-mailul este suficient pentru comunicarea internă atunci când pur și simplu nu este.

Când încearcă să adopte un instrument, ce întrebări ar trebui să pună organizațiile?

În carte și pentru clienții mei, încep cu următoarele:

• Ce problemă de afaceri încearcă să rezolve această aplicație software?
• Ce problemă de afaceri nu rezolvă această aplicație software?
• Compania noastră folosește deja un instrument similar care abordează aceeași problemă?
• Dacă da, este noul instrument considerabil mai bun sau mai puțin costisitor decât operatorul?
• Această aplicație sau caracteristică ușurează viața angajaților?
• Merită sucul stors?

Vorbești în cartea ta remarcabilă despre „abandonarea definitivă a e-mailului intern” Este posibil? Cum? Majoritatea organizațiilor nu se tem să piardă natura arhivă a e-mailului?

Da. Am cercetat acest lucru în 2014 când scriam Message Not Received: Why Business Communication is Broken and How to Fix It . Unele companii au interzis chiar și e-mailul intern.

Lasă-mă să trec la a doua ta întrebare. Sigur, unii oameni se tem să lase e-mailurile în urmă. În general, oamenii urăsc schimbarea, mai ales la locul de muncă.

Succesul Teams, Slack, Zoom și al altor tehnologii de colaborare indică faptul că organizațiile pot supraviețui și chiar prospera fără ca toată lumea să apese „Răspunde tuturor”. Există un motiv pentru care Microsoft permite departamentelor IT să elimine acel buton temut din Outlook.

De asemenea, recomandați un „centru de comunicații interne”. Ce este asta și ce înlocuiește?

Ah, acum vorbim.

În carte, îl definesc un hub de colaborare intern, după cum urmează:

Aplicație software de uz general concepută pentru a promova comunicarea și colaborarea eficientă. În mod ideal, toate conversațiile organizaționale, deciziile, documentele și cunoștințele instituționale există într-un hub. În mod critic, hub-urile se conectează la diferite spițe. Acestea permit automatizarea cu puțină sau deloc necesare abilități tehnice. Exemple de hub-uri populare de astăzi includ Slack, Microsoft Teams și Zoom.

Cu alte cuvinte, mulți oameni consideră Slack și Microsoft Teams ca Email 2.0 și Zoom ca un instrument de videoconferință. Asta echivalează cu a spune că îmi pot folosi iPhone-ul doar pentru a efectua apeluri telefonice. Da, centrele interne de colaborare înlocuiesc e-mailul, dar pot face mult mai mult. Când le conectați la aplicații și sisteme terță parte, puteți schimba fundamental modul în care lucrați, în bine. Aceasta este marea idee din centrul Reimagining Collaboration .

Se pare că în noua noastră lume „tot Zoom, tot timpul”, nu există niciodată o oportunitate de a avea o conversație doar audio, fără a fi nevoie să ai o cameră la tine. Este un net pozitiv sau net negativ?

Am făcut câteva cercetări pe acest subiect pentru cartea mea anterioară Zoom For Dummies . Pe scurt: nu eram meniți să ne uităm la ecranele noastre în această măsură. Oboseala cu zoom este un lucru real. Nu sunt neurolog, dar știu asta: este o nebunie să echivalezi comunicarea în persoană cu videoconferințe.

A putea vorbi cu cineva fără video poate fi benefic, dar trebuie să-ți amintești și ce s-a pierdut. Nu, 93% din comunicare nu este non-verbală. Totuși, când vorbesc cu posibili clienți și invitați podcast, vreau să văd expresiile lor și vreau să vadă min. Chinuri de alamă: Depinde. Există argumente pro și contra cu toate tipurile de comunicări și colaborări.

În ceea ce privește colaborarea și adoptarea/optimizarea acesteia într-o organizație, cine ar trebui să se ocupe de asta?

În carte, susțin că este o responsabilitate comună, deoarece colaborarea transcende orice funcție de afaceri. Cu toții trebuie să colaborăm la locul de muncă. Agentul de securitate, reprezentantul HR, agentul de vânzări și CXO trebuie să se joace frumos cu ceilalți. Nu mă pot gândi la un singur loc de muncă care să necesite zero colaborare. Mi-ar plăcea să acord această responsabilitate unei singure persoane sau departament. Colaborarea nu este asemănătoare cu efectuarea de cercetări pentru o companie CPG sau cu crearea de reclame inteligente într-o agenție de marketing. Îi afectează pe toată lumea.

Interesant este că unele companii creează roluri pentru un șef de lucru la distanță. În timp ce juriul este încă afară, este o poziție hibridă care necesită cunoștințe despre HR tradiționale, tehnologie, imobiliare și alte funcții.

Despre Phil Simon

Phil Simon este o autoritate recunoscută în tehnologie și colaborare. El este autorul premiat a unsprezece cărți, cel mai recent Reimagining Collaboration: Slack, Microsoft Teams, Zoom și Post-COVID World of Work.

El consultă organizații cu privire la analiză, comunicații, strategie, date și tehnologie. Contribuțiile sale au apărut în The Harvard Business Review, CNN, The New York Times și multe alte instituții media proeminente. De asemenea, găzduiește podcastul Conversații despre colaborare.