Асинхронные совещания Stand-Up: руководство для менеджеров

Если вы недавно перешли на работу из дома, возможно, вы знаете, что одной из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленные работники, является отсутствие связи и связи.

Когда вы не видите свою команду в офисе каждый день, вам может быть трудно проверять их и оставаться в курсе всех приоритетов. Решение, которое приняли многие менеджеры и руководители групп, — это планирование асинхронных совещаний.

В этой статье мы рассмотрим пять важных вещей, которые вам следует знать об асинхронных стендапах, чтобы вы могли использовать эти встречи для формирования культуры открытого общения и сотрудничества:

• Что такое асинхронные стендап-встречи?
• Различия между асинхронными и синхронными стендап-совещаниями
• Советы по проведению эффективных асинхронных совещаний
• Как сообщить команде, что вы проводите асинхронные собрания
• Инструменты для проведения асинхронных стендап-совещаний

Прежде чем углубляться в детали, важно понять, что такое (синхронные) ежедневные стоячие встречи.

Что такое ежедневные стендап-встречи?

Ежедневная встреча (также известная как ежедневная схватка или ежедневная встреча) — это собрание, на котором товарищи по команде обсуждают приоритеты и недавние проблемы, с которыми они столкнулись. Как следует из их названия, эти встречи происходят ежедневно и часто используются менеджерами и руководителями команд, чтобы быть в курсе работы каждого и уровня вовлеченности.

По словам Джейсона Йипа, старшего тренера по Agile в Spotify, стоячие встречи могут помочь вам понять, комфортно ли вашей команде делиться проблемами и просить друг друга о помощи:

«Одним из основных преимуществ команды по сравнению с работой в одиночку является то, что члены команды могут помогать друг другу, когда кто-то сталкивается с проблемой или находит лучший способ что-то сделать. «Команда», в которой членам команды неудобно делиться проблемами и/или не помогать друг другу, как правило, неэффективна».

О чем говорить?

Повестка дня стендап-встреч проста. Как менеджер или организатор собрания, ваша роль заключается в том, чтобы задавать людям следующие три вопроса:

• Что ты делал вчера?
• Что вы планируете сделать сегодня?
• Какие препятствия мешают вашему прогрессу?

Ежедневные встречи в режиме ожидания стали обычным ритуалом среди многих удаленных команд, поскольку они являются отличным инструментом для отслеживания прогресса, устранения блокирующих факторов и получения актуальной информации о приоритетах каждого. Тем не менее, некоторые команды считают, что участие в 15-20-минутных видеозвонках каждое утро может отнимать много времени и быть немного проблематичным для команд, работающих в разных часовых поясах.

По этой причине некоторые команды перешли на асинхронные стендап-встречи , о которых мы сегодня и поговорим.

Что такое асинхронные стендап-встречи?

Асинхронные стендапы — это стендапы, которые проходят без необходимости общения в реальном времени. Другими словами, никому не нужно переходить к видеовызову или планировать определенный временной интервал в своем календаре, чтобы участвовать и делиться обновлениями своего статуса.

Эти встречи проходят по той же программе, что и синхронные стендапы. Однако, поскольку они не происходят в режиме реального времени, они являются отличным вариантом для команд, которые хотят высвободить время в своих календарях.

Вот три простых шага для реализации асинхронных стендапов с вашей командой:

• Начните неделю с обсуждения приоритетов каждого на еженедельном собрании команды (это должно проводиться в режиме реального времени).
• Создайте специальную платформу для людей, чтобы ответить на три вопроса стоячей встречи:
• Что я делал вчера?
• Что я планирую сделать сегодня?
• Какие препятствия мешают моему прогрессу?
• Дайте людям конкретные сроки, в которые они должны написать свои ответы. Например, вы можете призвать всех заполнять повестку дня к 10 утра каждое утро.

Различия между асинхронными и синхронными стендап-совещаниями

Синхронные стоячие встречи — отличный инструмент для поощрения взаимодействия в реальном времени и дискуссий между членами вашей команды. Как правило, такие встречи проводятся в начале дня. Они помогут вашей команде оставаться на одной волне, делиться важными новостями и начинать день с позитивной ноты.

Если вы считаете, что вашей команде не помешало бы какое-то раннее взаимодействие и мотивация, синхронные стоячие собрания могут быть хорошим способом оценить уровень вовлеченности каждого и услышать обновления непосредственно от каждого человека в начале каждого дня.

Недостаток синхронных стоячих совещаний заключается в том, что они требуют, чтобы все были в сети в определенное время, что может быть затруднительно для удаленных сотрудников и членов команды, находящихся в разных часовых поясах. Точно так же некоторым людям может понадобиться отвезти своих детей в школу утром или использовать ранние часы дня для глубокой работы. В этом случае асинхронные встречи — интересная альтернатива видеозвонкам в реальном времени.

Асинхронные стендапы служат той же цели, что и синхронные стендапы (информируют друг друга о приоритетах и ​​проблемах), без необходимости встречаться в определенное время. Как и у обычных собраний, у асинхронных стендапов должна быть повестка дня и конкретная цель собрания. Однако они не требуют, чтобы люди были в сети или в одной комнате.

Недостатком асинхронных совещаний является то, что, поскольку они не происходят в режиме реального времени, между товарищами по команде не так много взаимного взаимодействия, что затрудняет подробное обсуждение проблемы или выдвижение решения. решение проблемы. Однако, если вы ищете быстрый и удобный способ узнать, над чем работают все члены команды (без прерывания их рабочего процесса), асинхронные стоячие собрания могут оказаться для вас удобным решением!

Вот рисунок, обобщающий информацию, которую мы рассмотрели выше. Это поможет вам понять, может ли асинхронное общение принести пользу вашей команде:

5 советов по эффективному проведению асинхронных совещаний

Как и при личной встрече, успешный асинхронный стендап требует подготовки и последующих действий. Давайте рассмотрим пять основных советов, которым вы должны следовать, чтобы проводить асинхронные совещания, которые помогут вашей удаленной команде оставаться на связи, продуктивно и мотивированно!

1. Объясните преимущества асинхронных совещаний вашей команде

Начните с того, что помогите своей команде понять разницу между синхронной и асинхронной коммуникацией. Многие из нас новички в мире удаленной работы, поэтому вполне вероятно, что некоторые члены вашей команды никогда не слышали о концепции «асинхронных совещаний».

Одно важное преимущество, которое вы можете выделить, заключается в том, что асинхронное общение дает людям больше времени и гибкости! Поскольку эти встречи не происходят в режиме реального времени, ваша команда, вероятно, оценит дополнительное свободное время в своих календарях.

Наконец, если вы раньше не проводили совещания в режиме ожидания, вы можете подчеркнуть, что эти собрания (или стиль общения) дадут команде возможность оставаться на связи и обновлять информацию, работая из дома, чтобы никто не чувствовал, что они работаю в бункере.

2. Установите крайний срок для заполнения повестки дня

Второй шаг для проведения эффективной асинхронной встречи — установить четкие ожидания относительно того, когда команда должна делиться своими новостями. Как упоминалось ранее, вы можете попросить всех заполнить повестку дня к 10 утра каждое утро (конечно, это время будет варьироваться, если некоторые из ваших товарищей по команде работают из разных часовых поясов).

Установка крайнего срока для заполнения повестки дня стендап-встречи заставит ваших товарищей по команде нести ответственность за то, чтобы они делились своими приоритетами и общались друг с другом на постоянной основе. Если вы используете для этого приложение для управления собраниями, вы можете поощрять людей писать комментарии и вопросы по темам для обсуждения других людей, вместо того, чтобы прерывать друг друга случайными сообщениями в течение дня.

Поощрение людей писать свои приоритеты, комментарии и вопросы в повестке собрания также будет отличным способом задокументировать прогресс команды и мыслительные процессы в течение недели.

3. Следите за препятствиями вашей команды

После того, как все заполнили повестку дня встречи своими обновлениями и приоритетами, у вас будет четкое представление о том, над чем каждый член команды будет работать в этот день.

Поскольку в шаблоне стендап-встречи есть вопрос о проблемах и препятствиях, вы также будете знать, нужна ли кому-то из ваших товарищей по команде помощь или поддержка.

Одной из ваших основных обязанностей как менеджера является устранение блокпостов и препятствий для вашей команды. По этой причине важно уделить некоторое время тому, чтобы связаться с человеком, который записал свои проблемы в повестку дня (либо на встрече один на один, либо отправив ему сообщение напрямую).

Предоставление вашей команде специального места для записи их проблем поможет вам создать культуру открытого общения, а также задокументировать и выявить любые проблемные (но исправимые) шаблоны.

4. Создайте баланс между синхронной и асинхронной связью

Правда в том, что не существует универсального подхода к проведению асинхронных совещаний. В то время как некоторые команды запускают их ежедневно, другие команды предпочитают делать это несколько раз в неделю.

Чтобы максимально использовать ваши асинхронные встречи, мы рекомендуем найти баланс между синхронным и асинхронным общением. Это означает, что еженедельные собрания вашей команды должны проводиться в режиме реального времени (синхронно), чтобы люди могли взаимодействовать друг с другом, обсуждать проблемы и обмениваться сообщениями, чтобы рассказать о том, над чем работает остальная часть команды.

С другой стороны, ваши стендап-встречи могут проходить асинхронно и не обязательно каждый день недели. Например, некоторым командам нравится планировать синхронное собрание команды (по понедельникам) и два асинхронных совещания (по средам и пятницам).

Мораль этой истории заключается в том, что вы должны выяснить, что хорошо работает для вашей команды, запрашивать постоянную обратную связь и продолжать повторять действия, чтобы убедиться, что все ваши встречи и процессы всегда улучшаются.

5. Попросите вашу команду оставить отзыв

Здоровая и позитивная командная культура начинается с обратной связи. Если вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде постоянно обменивались отзывами, начните с запроса отзывов о ваших встречах. В отличие от отзывов о производительности, отзывы на собраниях кажутся очень безличными и могут быть простым первым шагом к созданию культуры, в которой отзывы приветствуются и поощряются.

В книге «Становление менеджера» (отличная книга для менеджеров и лидеров!) Джули Чжо рассказывает о времени, когда сотрудник сообщил ей, что их ежедневные встречи можно легко заменить электронным письмом. Эта история — отличное напоминание о том, что нужно спрашивать у товарищей по команде отзывы и поощрять их честность и открытость для улучшения каждого командного процесса:

«Смелый поступок — сказать своему менеджеру, что ее встреча — отстой», — говорит Чжо. «Но обратная связь была точной. Я ушел с более глубоким пониманием как важности планирования хороших встреч, так и ценности предоставления отзывов для улучшения плохих встреч».

Если вы решите попробовать асинхронные ежедневные стендапы со своей командой, обязательно отправьте им форму обратной связи или быстрое электронное письмо с просьбой высказать свое мнение о процессе, возможно, через неделю или две после опробования этих встреч.

Вот некоторые из вопросов, которые вы можете задать членам вашей команды, чтобы понять, работают ли на них асинхронные стоячие собрания:

• Что вы думаете об этом новом способе проведения стендап-встреч?
• Считаете ли вы, что у команды достаточно времени «лицом к лицу»?
• Должны ли одни наши стендапы проходить синхронно, а другие асинхронно?
• Вы бы предпочли вернуться к синхронному проведению ежедневных стендапов?

Как сообщить команде, что вы проводите асинхронные собрания

Чтобы помочь вам проводить эти встречи наиболее эффективным способом, мы написали удобный шаблон, который вы можете использовать для отправки сообщений или электронных писем своим товарищам по команде.

Если вы хотите сделать это своими словами, не забудьте объяснить преимущества синхронного общения, установить крайний срок для заполнения повестки дня совещания и призвать свою команду поделиться с вами отзывами.

Эй, команда,

Я искал разные способы помочь вам сделать свою работу лучше, и недавно я столкнулся с концепцией асинхронных стоячих встреч.

Если вы раньше не слышали об асинхронном общении, то, по сути, это любая форма общения, которая не происходит в режиме реального времени. Другими словами, нам не нужно планировать видеозвонок, что будет очень полезно для тех, кто хочет освободить время в своем календаре!

Я хотел бы попробовать проводить наши ежедневные стендап-встречи асинхронно, что означает, что все будут отвечать на те же 3 вопроса, на которые мы отвечали лично, но через [добавить канал здесь].

• Что я делал вчера?
• Что я планирую сделать сегодня?
• Какие препятствия мешают моему прогрессу?

Я ожидаю, что каждый будет заполнять повестку дня к 10:00 по восточному времени каждое утро.

Я прочитаю все ваши тезисы и, конечно же, позабочусь о проблемах и/или препятствиях, упомянутых в повестке дня.

И последнее, но не менее важное: я хотел бы, чтобы вы были максимально честными и открытыми. Если есть что-то, что вы хотели бы, чтобы мы сделали, чтобы улучшить эти встречи, я всегда открыт для отзывов и предложений.

С нетерпением ждем возможности попробовать асинхронные стендап-встречи вместе с вами!

[Имя]

Инструменты для проведения асинхронных стендап-совещаний

Технологии могут стать вашим лучшим другом, когда дело доходит до проведения продуктивных удаленных совещаний. Есть два типа программного обеспечения, которое мы рекомендуем изучить, если вы хотите проводить асинхронные собрания:

Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями

Существует множество приложений для обмена мгновенными сообщениями, которые могут помочь вашей команде оставаться на связи и получать информацию во время удаленной работы. Если вы решите использовать внутреннюю коммуникационную платформу для проведения асинхронных стендап-совещаний, первый шаг, который вы можете сделать, — настроить определенный канал или группу для таких бесед. Затем вы можете попросить каждого члена вашей команды каждое утро отправлять сообщения всем, отвечая на три вопроса на стендап-встрече.

Некоторым менеджерам нравится возможность мгновенно реагировать на приоритеты и проблемы своих товарищей по команде, и использование платформы обмена мгновенными сообщениями для этого является отличной альтернативой.

Программное обеспечение для управления встречами

Вы можете предложить своей команде использовать приложение для управления собраниями в качестве центрального хранилища для ваших повесток дня встреч. В отличие от приложений для обмена мгновенными сообщениями, платформы управления собраниями позволяют каждому внести свой вклад в повестку дня, не уведомляя других людей в команде и не создавая ощущения срочности ответа.

Еще одним преимуществом использования приложения для планирования собраний является возможность создавать и сохранять шаблон, который команда может заполнять ежедневно. В качестве менеджера вы можете вернуться и прочитать все заметки о предыдущих встречах, сохраняя все приоритеты и проблемы в одном месте. Это может быть очень удобно при подготовке к встречам один на один и обзору эффективности.

Выводы

Асинхронные стендапы приносят много преимуществ удаленным командам. Они позволяют менеджерам вести учет приоритетов команды и способствовать культуре сотрудничества и общения.

Преимущества асинхронных совещаний заключаются в более высокой гибкости для удаленных команд, а также меньшем времени, затрачиваемом на собрания, что дает вашим товарищам по команде больше времени для глубокой и обдуманной работы.

Если вы рассматриваете этот тип связи, не забудьте выполнить следующие пять ключевых шагов:

• Объясните преимущества асинхронных собраний своей команде: время, гибкость, инклюзивность для людей, которые не могут встретиться утром.
• Установите крайний срок для заполнения повестки дня (например, 10 утра каждое утро).
• Следите за препятствиями вашей команды на встречах один на один или отправляйте им сообщения напрямую.
• Создайте баланс между синхронной и асинхронной связью.
• Спросите свою команду, что они думают о том, как вы могли бы еще больше улучшить не только ваши стендап-встречи, но и все ваши командные процессы.

В конце концов, самая важная часть вашей роли менеджера — дать людям возможность выполнять свою работу наилучшим образом. Асинхронные совещания могут стать отличной альтернативой, если вы ищете способ быть в курсе всех приоритетов, не занимая слишком много времени в расписании вашей команды.

Попробуйте асинхронные встречи в режиме ожидания. Ваша команда будет вам благодарна!