Что такое управление мастер-данными и почему это важно?

Каждая компания процветает благодаря данным. Но что произойдет, если эти данные различаются в ваших внутренних системах?

Возможность эффективно использовать данные клиентов, включая имена, адреса, адреса электронной почты и номера счетов, является неотъемлемой частью создания идеального клиентского опыта. Но когда информация поступает в ваш бизнес из различных источников, неизбежно, что ваши данные в конечном итоге устареют и начнут различаться в ваших наборах данных.

Оставленные без проверки дублирующиеся и неверные данные усугубляют взаимодействие с клиентами и мешают вашим торговым представителям эффективно взаимодействовать с вашими клиентами. Это наносит ущерб репутации вашего бренда и заставляет ваших клиентов обращаться к вашим конкурентам за более удобным и персонализированным обслуживанием.

Лучший способ укрепить доверие к своим данным — независимо от того, какие и сколько решений для данных вы используете — это реализовать стратегию управления основными данными (MDM). Давайте объясним, что такое управление основными данными, советы по запуску и поддержанию эффективной стратегии MDM, а также как найти лучшее решение MDM для вашей команды.

Что такое управление основными данными (MDM)?

Управление основными данными — это процесс, направленный на унификацию ваших данных в разных системах.

Ваши данные будут различаться в разных системах в зависимости от конкретной потребности в каждой точке данных, того, как эти данные были собраны, а также от того, отдает ли ваша команда приоритетное обслуживание и качество данных . Следование передовым методам MDM поможет вашей команде улучшить качество данных, упростить обмен данными и гарантировать, что все ваши команды и системы работают с надежными данными.

MDM обычно включает в себя два процесса, к которым можно обращаться по отдельности или одновременно:

Аналитический МДМ

Целью аналитического управления основными данными является предоставление согласованных данных для хранилищ данных и систем аналитики для хранения или анализа. В конечном итоге это улучшит процесс принятия решений в вашей компании.

Оперативный МДМ

Целью оперативного управления основными данными является обеспечение согласованности данных в основных бизнес-системах, включая финансы, закупки, расчет заработной платы, продажи, маркетинг или другие инструменты отдела. Операционный MDM начинается там, где впервые создаются ваши данные, например CRM или ERP, и соединяет эти основные источники данных с другими системами в вашей организации.

Какими данными вы должны управлять в качестве основных данных?

То, как вы определяете основные данные, которые также называют «золотой записью» или «единым источником достоверной информации», будет зависеть от вашей отрасли, типа бизнеса и целей. Розничные продавцы и компании электронной коммерции, например, обычно просматривают имена клиентов, адреса и сведения об учетной записи в качестве основных данных, а также коды купонов и цены на продукты или подробные сведения. С другой стороны, банк обычно отдает приоритет номерам счетов, именам клиентов и финансовым продуктам в качестве основных данных.

Ключевым моментом в MDM является понимание всех типов данных, которые вы собираете и храните, и того, как эти данные влияют на ваши бизнес-процессы. Начните с определения наиболее важных для вашей организации данных и адаптации стратегии MDM для защиты этих данных.

Почему качество данных так важно для управления мастер-данными?

Целью управления мастер-данными является поддержание согласованности данных в ваших системах. Если вы не можете доверять своим данным, вы можете обращаться к клиентам неэффективными или неправильными способами, что в конечном итоге навредит вашим отношениям с ними.

Качество данных является краеугольным камнем управления мастер-данными. Ваши представители должны понимать, откуда берутся данные в вашей системе, как они могут ухудшиться в качестве и как их обновлять. Если вам не удастся сохранить качество основных данных, все последующие процессы и системы будут полагаться на недостоверные данные, что приведет к нежелательным результатам для бизнеса.

Советы по поддержанию эффективной стратегии MDM

Реализовать стратегию MDM проще, чем вы думаете, но для сохранения качества ваших данных потребуются усилия всей компании. Начните свою стратегию MDM, следуя этим советам:

Согласуйте заинтересованные стороны ваших данных

Эффективная стратегия MDM требует, чтобы вы согласовали заинтересованные стороны ваших данных в ваших отделах, включая всех лиц, принимающих решения, или руководителей, работающих с вашими системами данных, чтобы договориться о том, как вы будете структурировать свои основные данные и политики их обновления. Назначьте одного или двух товарищей по команде, чтобы они возглавили ваши первоначальные усилия по MDM. Оттуда они могут координировать свои действия с другими заинтересованными сторонами, чтобы разработать вашу стратегию.

Централизованные данные

Понятно, что ваши данные будут храниться и использоваться в нескольких системах. Но важно по возможности централизовать данные и объединить все избыточные системы или инструменты. Управлять вашими данными намного проще, если они хранятся в меньшем количестве мест. Кроме того, практика MDM в меньшем масштабе подготовит вашу команду к любым новым инструментам или системам, которые могут быть добавлены позже.

Отправляясь в путешествие по MDM, документируйте каждую систему и инструмент, которые либо хранят, либо используют ваши данные. Используйте этот список, чтобы определить возможные области, в которых вы можете сократить расходы (без ущерба для качества обслуживания).

Повышение качества данных

Как мы обсуждали выше, качество ваших данных имеет решающее значение для управления мастер-данными. Регулярная очистка данных — это эффективный способ сохранить качество ваших данных и продолжать совершенствовать вашу стратегию MDM. Очистите существующие данные, прежде чем определять свои основные данные, и регулярно обучайте свою команду способам повышения качества ваших данных.

Реализовать общий уровень метаданных

Общий слой метаданных значительно упростит обмен информацией или ее интеграцию в ваших системах управления бизнесом и аналитических системах. Большинство программ для управления мастер-данными (ниже мы поделимся советами по выбору того, что вам нужно) упростят реализацию этого уровня метаданных.

Сосредоточьтесь на кибербезопасности

Ваши основные данные будут включать конфиденциальную информацию о клиенте и конфиденциальную информацию, которую вы должны защищать. Убедитесь, что вы внедрили меры безопасности данных для защиты данных от риска кибератак. Если в вашей команде нет эксперта по кибербезопасности, мы рекомендуем вам проконсультироваться с ним, чтобы понять потенциальные риски безопасности при управлении основными данными и передовые методы их защиты.

Демократизировать доступ к данным

Вы хотите, чтобы все в вашей команде знали, когда и как они должны управлять данными ваших клиентов. Предоставляйте ресурсы для обучения и поддержки, такие как практические руководства и пошаговые видеоролики, которые знакомят сотрудников с передовыми методами и процессами MDM. Советы могут включать в себя, как просматривать и обновлять данные о клиентах, признаки того, что данные могут быть низкого качества, и как использовать данные, чтобы облегчить их работу.

Что следует учитывать при выборе правильного решения MDM

Внедрение стратегии MDM может показаться непосильным. Но не волнуйтесь — существуют программное обеспечение и инструменты для управления данными, которые могут сделать весь процесс невероятно простым и интуитивно понятным.

Как и в случае с любым бизнес-инструментом, поиск лучшего решения для управления основными данными для вашей команды будет зависеть от ваших уникальных потребностей. Сколько систем данных использует ваша компания? Насколько зрела ваша команда в своей стратегии обработки данных? Какова ваша цель при внедрении решения MDM?

Как минимум, мы рекомендуем вам изучить эти ключевые возможности MDM при оценке ваших вариантов:

Расширенная интеграция с сервисами

Возможно, одним из наиболее важных соображений при выборе инструмента управления основными данными является то, с какими системами или службами вам нужно интегрировать инструмент MDM. Идеальное решение MDM должно быть связано со всеми вашими критически важными бизнес-системами и другими решениями по обслуживанию данных, которые могут включать инструмент очистки данных.

Возможность обработки различных доменов на единой технологической платформе

Некоторые решения MDM предназначены для удовлетворения потребностей одного домена, таких как управление данными о клиентах, данных о продуктах или данных о сотрудниках. Однако передовые решения могут работать с несколькими доменами на одной и той же технологической платформе, что избавляет вас от необходимости использовать более одного решения MDM и значительно упрощает работу вашей команды. Определите, какой подход лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Гибкое развертывание

Здесь все становится техническим. Вы можете разместить свое решение MDM локально, в облаке или использовать оба варианта одновременно. Если вы предпочитаете облачное решение, вы можете выбирать между Microsoft Azure, Amazon AWS и Google и другими. Попросите вашего потенциального поставщика решений MDM объяснить преимущества их вариантов развертывания.

Предоставление и масштабирование облачного хостинга

В зависимости от вашего объема данных и потенциального бюджета облачный хостинг может быть более эффективным решением, поскольку вы можете легко увеличивать или уменьшать масштаб в зависимости от ваших потребностей. Многие облачные провайдеры также предлагают функции безопасности, которые дополнительно защищают ваши данные.

Наполните свою CRM надежными данными

Лучший способ сохранить качество ваших данных и принимать более взвешенные бизнес-решения — предоставить всем пользователям ваших данных возможность понять, как поддерживать управление вашими основными данными.

Первоначальная очистка и маркировка ваших данных может занять некоторое время, но это важные инвестиции, которые дадут вашей команде прочную основу для дальнейшего развития.

Ищете дополнительные ресурсы, которые помогут вам управлять данными клиентов? Загрузите наш Ultimate CRM Admin Toolkit , который поможет вам справиться с последними проблемами администрирования данных CRM.