6 финансовых ошибок, которые совершают некоммерческие организации (+ как их избежать)

Некоммерческие организации управляют финансами совсем иначе, чем коммерческие организации.

Например, у некоммерческих организаций обычно меньше гибкости в бюджете. И каждая копейка имеет значение, потому что некоммерческие организации в финансовом отношении сосредоточены на достижении своей миссии, а не на получении прибыли.

Из-за жесткого бюджета и ограниченных ресурсов некоммерческим организациям легко ошибиться, когда дело доходит до их финансов. Это особенно верно для совершенно новых некоммерческих организаций, поскольку они все еще строят свои сети и внутренние операции.

Ниже приведен список распространенных ошибок, совершаемых некоммерческими организациями, чтобы вы могли их избежать. По мере того, как вы продолжаете расти и расширять свою организацию, последнее, что вы хотите сделать, — это создать прецедент неэффективных финансовых операций.

Узнав больше об ошибках, которые совершают другие, вы сможете избежать их самостоятельно. Готовы погрузиться немного глубже? Давайте начнем.

1. Невозможность работать с сертифицированным бухгалтером

Это одна из первых ошибок, которые совершают некоммерческие организации. Организации имеют дурную привычку думать: «Управлять финансами не так уж сложно; почему я должен инвестировать в бухгалтера?» Ответ — да — они могут быть такими сложными, и да, вы должны немедленно инвестировать в них.

Делать выводы из финансовых показателей, подавать отчеты и требуемые формы, а также разрабатывать стратегию на годы вперед — все это требует внимания эксперта, чтобы все было сделано правильно.

Доступ к опытному CPA поможет, когда речь идет о некоммерческом аудите, финансовом консалтинге и планировании будущего вашей организации. Как правило, варианты получения этого доступа включают в себя наем штатного сотрудника, просьбу о пожертвованиях в натуральной форме от бухгалтерского предприятия и аутсорсинг ваших бухгалтерских потребностей.

Мы рекомендуем аутсорсинг. Наем штатного сотрудника требует много ресурсов; это может быть необходимо для более крупной организации, но не для меньшей. Пожертвования в натуральной форме также невероятно щедры, и иногда некоммерческим организациям везет, но отсутствует мотивация хорошо выполнять свою работу в долгосрочной перспективе, если бухгалтер работает бесплатно.

Между тем, есть несколько основных преимуществ аутсорсинга бухгалтерских нужд вашей некоммерческой организации:

• Вы не ограничиваете себя. Ваша организация может вырасти астрономически еще до того, как возникнет необходимость в найме дополнительных сотрудников.
• Вы формируете хорошие привычки. Бухгалтерская фирма даст совет, который направит вас в правильном направлении, когда вы все наладите и запустите в организации.
• У вас есть доступ к помощи. Вы можете получить помощь с советом по поддержанию организации в будущем. Кроме того, вы можете получить помощь в сборе средств. Извлечение правильных данных из ваших книг создает убедительную причину, чтобы убедить доноров внести свой вклад в вашу некоммерческую организацию.

Если у вашей некоммерческой организации нет доступа к опытному бухгалтеру, вы можете многое упустить. Вам не только не хватает опыта, необходимого для аудита и получения эффективных выводов, но вы также можете упустить возможности для роста и сбора средств.

2. Неправильный учет финансовых данных

Когда дело доходит до записи финансовых данных, важно, чтобы все было правильно и совпадало между вашими различными источниками информации. Человеческие ошибки время от времени неизбежны, но важно, чтобы эти ошибки быстро выявлялись и чтобы они не были вызваны недостатком понимания.

Другими словами, когда дело доходит до записи финансовых данных, вам нужен опытный и эффективный бухгалтер, чтобы свести к минимуму ошибки и выявить любые ошибки, которые могут возникнуть.

Подумайте, когда наиболее вероятно возникновение ошибок при ведении финансовой отчетности вашей некоммерческой организации. Как правило, это либо во время:

• Перенос данных из одного решения в другое. В вашей организации много разных мест, где вы храните информацию. Ограничьте количество перемещений людей, максимально интегрировав программные решения.
• Когда работа не проверяется дважды или трижды. Даже если все ваше программное обеспечение интегрировано, вам все равно нужен эффективный бухгалтер на вашей стороне. Это создает настоящий беспорядок, когда кто-то вводит 60 долларов вместо 600 долларов в ваши книги. С таким занятым персоналом вам нужно убедиться, что у вас есть бухгалтер со временем, чтобы дважды и трижды проверить все ваши цифры.

Когда дело доходит до неправильной регистрации данных в бухгалтерских книгах вашей некоммерческой организации, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы минимизировать риск. Во-первых, интегрируйте свое программное обеспечение. Затем убедитесь, что у вас есть кто-то, кто специально занимается поддержанием порядка в книгах вашей некоммерческой организации.

3. Забываете записывать финансовые данные вообще

Вдобавок к неправильной записи информации, многие некоммерческие организации попадают в ловушку, просто не записывая часть жизненно важной финансовой информации . Это происходит не слишком часто, но может привести к большому беспорядку, если это произойдет.

Например, рассмотрим следующие ситуации:

• Ваша некоммерческая организация проводит кампанию по сбору средств . Обещания — это обещание дать организации, а не настоящий подарок в данный момент. Ваш финансовый отдел должен регистрировать эти обязательства как активы, но они часто упускаются из виду, когда дело доходит до ввода данных в систему бухгалтерского учета.
• Ваша некоммерческая организация получает большое количество пожертвований в натуральной форме. Пожертвования в натуральной форме избавляют от необходимости запрашивать пожертвования у сторонников для покупки товаров или услуг для вашей некоммерческой организации. Вместо этого вы просто просите у донора эти товары/услуги напрямую. Как и любой другой подарок, это должно быть записано в книгах вашей некоммерческой организации.

Это две самые распространенные ситуации, но это может случиться с чем угодно. Вот почему для вашей организации так важно, чтобы с вами работали опытные члены финансовой команды. Решите, нужен ли вам доступ к некоммерческому бухгалтеру или бухгалтеру. Затем составьте план, соответствующий потребностям вашей организации.

4. Ошибки в годовых формах

Когда ваша некоммерческая организация была принята в качестве официальной организации 501(c)(3), вы стали освобождены от налогов. Тем не менее, некоммерческие организации по-прежнему должны подавать налоговые формы. Форма 990 — это ежегодная налоговая форма, которую некоммерческие организации должны подавать каждый год, чтобы сохранить этот статус освобождения.

Согласно Журналу бухгалтерского учета, некоторые из распространенных ошибок в отчетности, допускаемых некоммерческими организациями при подаче формы 990, включают:

Никто не любит налоговый сезон. Трудно упорядочить все разные цифры и информацию. Кроме того, эти формы длинные и сложные.

Чтобы избежать ошибок в форме 990 вашей организации, убедитесь, что подготовленный бухгалтер проверит информацию перед тем, как вы отправите ее. Это поможет ограничить количество неверных данных. Затем сохраняйте копии за каждый год, чтобы у вас всегда была запись информации, которую вы предоставили в прошлом.

5. Отсутствие внутреннего контроля

Некоммерческие организации должны серьезно относиться к безопасности. Однако многие небольшие организации приобретают дурную привычку не внедрять необходимые средства внутреннего контроля, которые могут обеспечить безопасность некоммерческой организации.

Ваша некоммерческая организация должна быть сосредоточена на обеспечении безопасности ваших данных, вашего офиса и ваших финансов с помощью письменной программы внутреннего контроля.

Средняя стоимость утечки данных в США составляет около 7,91 миллиона долларов. Последнее, что вы хотите, это потерять доверие доноров и кучу денег сразу. Этого достаточно, чтобы закрыть некоммерческую организацию навсегда!

При создании документа внутреннего контроля убедитесь, что вы делаете следующее:

• Запишите все. Не думайте, что люди будут следовать правилам после одной записки или речи. Запись процессов и обеспечение доступа всех сотрудников некоммерческой организации к документу делает его официальным.
• Назовите ответственных лиц. Убедитесь, что вы знаете, кто несет ответственность за выполнение каждой процедуры и политики. Это определяет четкие обязанности во всей организации.

Некоторые примеры внутреннего контроля, которые вы должны установить, включают в себя просто просьбу последнего человека, уходящего ночью, запирать дверь офиса, хранить все деньги в запертом ящике и запрашивать две подписи на чеках.

6. Сокращение слишком большого количества накладных расходов

У слишком многих некоммерческих организаций сложилось впечатление, что накладные расходы — это плохо по своей сути. Однако в последнее время это стало довольно противоречивым, поскольку профессионалы некоммерческих организаций рассматривают накладные расходы как долгосрочные инвестиции, а не краткосрочные ненужные расходы.

Эти долгосрочные инвестиции действительно могут помочь организации сэкономить деньги с течением времени. Рассмотрим вознаграждение сотрудников. Снижение ставок вознаграждения — хороший способ повысить текучесть кадров. Затем вам придется платить более высокие цены, чтобы нанять кого-то нового.

Хорошие бухгалтеры скажут вам, что даже некоммерческие организации должны инвестировать в себя, чтобы увидеть рост в организации.

Если ваша некоммерческая организация беспокоится о своих накладных расходах, примите следующие меры предосторожности, указанные NonProfit PRO:

• Поощряйте предсказуемый доход. Предсказуемый доход — от улучшенных показателей удержания до более регулярных подарков — позволяет некоммерческим организациям оставаться в рамках своих бюджетов на операционные расходы.
• Повысить финансовую прозрачность. Повышение прозрачности помогает сторонникам некоммерческих организаций лучше понять, почему важно делать накладные расходы. Они с большей вероятностью будут продолжать жертвовать, зная, что их инвестиции будут только способствовать росту некоммерческой организации.

Накладные расходы по своей сути не являются чем-то плохим. Ненужные накладные расходы — это то, что ваша некоммерческая организация должна попытаться сократить, но будьте осторожны в определении слова « ненужный ».

Выводы

Некоммерческие организации, особенно новые некоммерческие организации, склонны совершать некоторые финансовые ошибки. Если вы совершите один или два небольших промаха, это не конец света. Как правило, ошибки приводят к лучшему пониманию того, как работают некоммерческие финансы.

Однако многих ошибок можно полностью избежать, если у вас есть доступ к нужным ресурсам. Прежде чем год закончится, максимизируйте свое влияние, изучив пять стратегий сбора средств на конец года, чтобы закрыть календарный год.

Доступ к обученным членам финансовой команды — это первый шаг к тому, чтобы избежать описанных выше ошибок. Тогда ваша некоммерческая организация сможет двигаться вперед и расти без сучка и задоринки!

Найдите бухгалтерскую фирму для нужд вашей компании, чтобы правильно начать работу в 2020 году.