非营利组织犯的 6 个财务错误（+如何避免它们）

非营利组织处理财务的方式与营利性组织截然不同。

例如，与非营利组织合作的预算往往不太灵活。 每一分钱都会有所作为，因为非营利组织在财务上专注于实现他们的使命，而不是盈利。

由于预算紧张和资源有限，非营利组织在财务方面很容易出错。 对于全新的非营利组织来说尤其如此，因为他们仍在建立自己的网络和内部运营。

以下是非营利组织所犯的常见错误列表，以便您避免它们。 随着您的组织不断发展壮大，您最不想做的事情就是开创无效财务运营的先例。

更多地了解别人犯的错误可以帮助你避免自己犯错误。 准备好深入一点了吗？ 让我们开始吧。

1. 未能与注册会计师合作

这是非营利组织最容易犯的错误之一。 组织有这样的坏习惯：“处理财务没那么难； 我为什么要投资会计师？” 答案是肯定的——它们可能那么难，是的，你应该立即投资一个。

从财务中得出结论、提交报告和所需表格，以及制定未来几年的战略，都需要专家的关注才能正确完成。

在非营利性审计、财务咨询和组织未来规划方面，获得经验丰富的 CPA 会有所帮助。 通常，获得此访问权限的选项包括雇用一名全职员工、要求会计业务提供实物捐赠以及外包您的会计需求。

我们建议外包。 聘请全职员工需要大量资源； 对于较大的组织可能有必要，但对于较小的组织则不然。 实物捐赠也非常慷慨，有时非营利组织会很幸运，但如果会计师免费工作，则缺乏长期做好工作的动力。

同时，外包非营利组织的会计需求有几个主要好处：

• 你不限制自己。 即使在需要雇用更多员工之前，您的组织也可以实现天文数字般的增长。
• 你养成了良好的习惯。 当您在组织中启动并运行所有内容时，会计师事务所将提供建议以指导您朝着正确的方向前进。
• 您有权获得帮助。 您可以获得有关未来维护组织的建议的帮助。 此外，您还可以获得筹款方面的帮助。 从您的书籍中提取正确的数据创造了一个令人信服的理由来说服捐助者为您的非营利组织做出贡献。

如果您的非营利组织没有经验丰富的会计师，您可能会错过很多。 您不仅错过了审计和得出有效结论所需的专业知识，而且您还可能错过了增长和筹款机会。

2. 错误记录财务数据

在记录财务数据时，重要的是一切都是正确的，并且在您的不同信息源之间匹配。 人为错误有时是不可避免的，但重要的是这些错误会被迅速发现，而且它们并非源于缺乏理解。

换句话说，在记录财务数据时，您需要一位经验丰富且有效的簿记员，以尽量减少错误并捕捉可能发生的任何错误。

考虑为您的非营利组织保留财务账簿时最有可能发生错误的时间。 通常，它是在以下期间：

• 将数据从一种解决方案传输到另一种解决方案。 您的组织有很多不同的地方存储信息。 通过尽可能多地集成软件解决方案来限制人员转移的数量。
• 当工作不是双重或三重检查时。 即使集成了所有软件，您仍然需要一个有效的簿记员。 当有人在您的账簿中输入 60 美元而不是 600 美元时，事情就会变得一团糟。 有这么忙碌的员工，您需要确保有一位簿记员有时间对您的所有数字进行双重和三重检查。

当涉及到非营利组织账簿中的数据记录不正确时，您可以采取几个步骤来最大程度地降低风险。 首先，集成您的软件。 然后，确保你有专门的人来保持你的非营利组织的书籍整洁。

3. 完全忘记记录财务数据

除了错误地记录信息之外，许多非营利组织还陷入了根本没有记录一些重要财务信息的陷阱。 这种情况不会经常发生，但如果确实发生，可能会导致大混乱。

例如，考虑以下情况：

• 您的非营利组织正在举办筹款认捐活动。 承诺是对组织的承诺，而不是目前的实际礼物。 您的财务部门应将这些承诺记录为资产，但在将数据输入会计系统时经常会遗漏它们。
• 您的非营利组织收到大量实物捐赠。 实物捐赠消除了要求支持者捐赠为您的非营利组织购买商品或服务的步骤。 相反，您只需直接向捐赠者索取这些商品/服务。 就像任何其他礼物一样，这应该记录在您的非营利组织的书籍中。

这是最常见的两种情况，但任何事情都可能发生。 这就是为什么让经验丰富的财务团队成员与您合作对您的组织如此重要的原因。 确定您是否需要联系非营利性簿记员或会计师。 然后，制定一个适合您组织需求的计划。

4. 年表上的错误

当您的非营利组织被接受为官方 501(c)(3) 组织时，您就可以免税了。 但是，非营利组织仍然需要提交税表。 表格 990是非营利组织必须每年提交的年度税表，以保持这种免税状态。

根据《会计杂志》，非营利组织在提交 990 表格时所犯的一些常见报告错误包括：

没有人喜欢税收季节。 很难将所有不同的数字和信息保持一致。 另外，这些表格又长又复杂。

为避免在您的组织的 990 表上出错，请确保在您发送信息之前由经过培训的会计师审核信息。这将有助于限制错误数据的数量。 然后，保存每年的副本，以便您始终拥有过去提交的信息的记录。

5、未实施内部控制

非营利组织应认真对待安全问题。 然而，许多较小的组织养成了不实施必要的内部控制以保证非营利组织安全的坏习惯。

您的非营利组织应该专注于使用书面的内部控制程序来保护您的数据、办公室和财务安全。

美国数据泄露的平均成本约为 791 万美元。 你最不想做的就是失去捐助者的信任和一大笔钱。 这足以永久关闭非营利组织！

创建内部控制文档时，请确保执行以下操作：

• 把一切都写下来。 不要仅仅假设人们在一次备忘录或演讲之后就会遵守规则。 写下流程并确保非营利组织的每个人都可以访问该文件，使其成为正式文件。
• 列出责任方。 对于每个程序和政策，请确保您知道谁负责实现它。 这明确了整个组织的责任。

您应该设置的一些内部控制示例包括简单地要求晚上最后一个离开的人锁上办公室的门，将所有现金放在上锁的抽屉里，并要求在支票上签名两个。

6.削减过多的管理费用

太多的非营利组织认为管理费用本质上是一件坏事。 然而，由于非营利专业人士将管理费用视为一项长期投资，而不是短期不必要的开支，这最近引起了很大争议。

这些长期投资实际上可以帮助组织随着时间的推移节省资金。 考虑员工薪酬。 降低薪酬是提高员工流动率的好方法。 然后，您不得不支付更高的价格来雇用新人。

优秀的会计师会告诉你，即使是非营利组织也应该对自己进行投资，以便看到组织的增长。

如果您的非营利组织担心其管理费用，请按照 NonProfit PRO 的概述采取以下预防措施：

• 鼓励可预测的收入。 从提高保留率到更多经常性礼物，可预测的收入使非营利组织更容易将运营费用控制在预算范围内。
• 提高财务透明度。 提高透明度有助于非营利组织的支持者更好地理解为什么进行间接投资很重要。 他们将更有可能继续捐赠，因为他们知道他们的投资只会帮助非营利组织发展。

间接费用本身并不坏。 您的非营利组织应该尝试削减不必要的开销，但要小心您如何定义“不必要”这个词。

外卖

非营利组织，尤其是新成立的非营利组织，往往会犯一些财务错误。 如果你出了一两个小事故，那还不是世界末日。 通常，错误会导致更好地了解非营利财务的运作方式。

但是，如果您可以访问正确的资源，则可以完全避免很多错误。 在一年结束之前，通过学习五个年终筹款策略来结束日历年，从而最大限度地发挥您的影响力。

接触训练有素的财务团队成员是避免上述错误的第一步。 然后，您的非营利组织可以毫无障碍地向前发展和发展！

寻找一家满足贵公司需求的会计师事务所，以便在 2020 年正确起步。