Автоматизация конфиденциальности 101: контроль пользовательских данных и повышение рентабельности инвестиций

Сегодня предприятия имеют беспрецедентный доступ к персональным данным.

Машинное обучение и ИИ позволили компаниям собирать и анализировать данные своих пользователей, как никогда раньше. Использование таких данных может улучшить качество обслуживания клиентов, помочь в принятии более эффективных бизнес-решений и оптимизировать внутренние бизнес-процессы.

Обработка данных влечет за собой большую ответственность для компаний. Они должны соответствовать правовым нормам (таким как GDPR, CCPA и т. д.) и полностью защищать и защищать данные пользователей. Доступное по цене программное обеспечение для обеспечения конфиденциальности с эффективными процессами повышает способность бизнеса более эффективно соблюдать требования и предлагает автоматизированные рабочие процессы, которые экономят время и деньги, в конечном итоге обеспечивая более высокую рентабельность инвестиций (ROI).

Что такое автоматизация конфиденциальности?

Автоматизация конфиденциальности автоматически облегчает все задачи, связанные с личными данными ваших клиентов. По сути, это означает выполнение задач по обеспечению конфиденциальности без какого-либо или минимального участия человека, что экономит время и энергию.

К таким задачам обычно относятся:

• Обработка запросов клиентов на конфиденциальность данных (например, запросы на удаление или копирование)
• Соблюдение государственных и нормативных требований
• Отображение данных
• Управление согласием и отслеживание файлов cookie
• Оценка рисков поставщика
• Обеспечение прозрачности и выбора

Компании обеспечивают конфиденциальность данных двумя типичными способами: вручную или автоматически.

В мире, где компании имеют дело с огромными объемами информации или большими данными, становится ясно, почему управление этой информацией с помощью автоматизации намного эффективнее, чем обработка ее вручную.

Рассмотрим некоторые причины этого.

Ручной подход к конфиденциальности, простой и понятный, замедляет работу. Например, когда компания получает запрос о конфиденциальности данных, процесс обычно начинается с проверки пользователя, просмотра всех источников данных один за другим, которые могут включать личную информацию (PII), принятия соответствующих мер, а затем закрытия запрос.

Этот процесс длительный и обычно требует времени и энергии для извлечения различных наборов информации из различных источников данных в рамках внутренних операций компании.

Хотя ручная обработка запросов на конфиденциальность действительно может привести к лучшему контролю над данными, помимо этого преимуществ очень мало. Фактически, этот процесс может создать серьезные юридические и финансовые проблемы для компании.

Но этот процесс можно автоматизировать и интегрировать в ваши существующие источники данных, что станет одной из наиболее эффективных тактик , которые компания может использовать для управления конфиденциальностью.

Почему важна автоматизация конфиденциальности?

Есть несколько причин, по которым вам необходимо задуматься об автоматизации конфиденциальности. Читайте дальше, чтобы открыть их.

Превратить время в прибыль

Между ручной и автоматической обработкой запросов о конфиденциальности может быть значительная разница во времени. Многие организации не могут отвечать на запросы субъектов данных (DSR) своевременно и с желаемым уровнем точности.

Помимо дополнительного времени, те, кто занимается обработкой запросов о конфиденциальности, могут счесть этот процесс сложным и дорогостоящим без технологий. Помимо времени и денег, автоматизация конфиденциальности также может помочь вашему бренду. Один из самых эффективных способов завоевать доверие — это постоянство. Вы можете установить правильные ожидания пользователей, автоматизировав обработку запросов на конфиденциальность или управление источниками данных.

Та же последовательность также отлично подходит для улучшения внутренних процессов. Автоматизация может помочь в разработке графика обработки запросов о конфиденциальности и управлении инвентаризацией данных в соответствии с правилами конфиденциальности. Это может помочь вам более эффективно управлять своими ресурсами и распределять их.

Например, допустим, вам требуется 1-3 дня, чтобы выполнить запрос на доступ к данным (DSAR), или, другими словами, запрос от пользователя предоставить ему копию своей информации из ваших источников данных. Знание этого временного интервала поможет вам более эффективно распределять ресурсы и управлять ими.

Превращение фокуса в большую прибыль

Те, кто использует автоматизированную платформу управления конфиденциальностью, могут быстрее и эффективнее реагировать на большое количество DSR, а также с большей точностью. Это, в свою очередь, позволяет ускорить обработку и сэкономить средства. Независимо от того, выбирает ли компания внутренний или внешний инструмент для автоматизации конфиденциальности, автоматизация может выиграть от сокращения затрат на программное обеспечение и оплаты персонала для обработки запросов.

В результате компании завоевывают доверие пользователей и с меньшей вероятностью будут тратить прибыль компании на поддержку или юридические услуги в случае ошибки конфиденциальности данных. Кроме того, предприятия могут сосредоточить сотрудников на других задачах, важных для развития бизнеса, что в конечном итоге приведет к увеличению рентабельности инвестиций, а не к затратам времени на поиск данных и ответы на запросы.

Использование автоматизированных инструментов (таких как платформы управления конфиденциальностью) является обязательным условием для процветания бизнеса на современном рынке, а окупаемость инвестиций от использования таких инструментов становится все проще измерить количественно.

Затем эта сумма будет вычтена из денег, вложенных в автоматизацию.

Применение этих концепций дает вам более четкое представление о рентабельности инвестиций, которую вы можете ожидать от автоматизации инфраструктуры.

Автоматизация может исправить ошибки

Люди делают ошибки. Это случается с лучшими из них, даже с экспертами. Но по мере развития технологий искусственного интеллекта автоматизация может помочь значительно сократить количество человеческих ошибок на любом этапе конвейера данных. Таким образом, вы можете быть уверены, что обработаете каждый запрос о конфиденциальности эффективно, и ничего не останется между строк.

Подумайте об источниках данных вашей компании: откуда вы знаете, что вы сопоставили их все? Выполнение этого сопоставления данных вручную, которое включает в себя бесконечные опросы и интервью с сотрудниками, покрывает только 20–30 процентов, что подвергает вас потенциальным рискам соблюдения нормативных требований.

Причины этого могут быть разными, но они включают в себя сотрудников, которые не помнят о подписке на определенные инструменты программного обеспечения как услуги (SaaS), которые могут хранить данные пользователей вашей компании, теневые ИТ-отделы уволившихся сотрудников, неточные отчеты и т. д.

С помощью инструментов автоматизированного сопоставления данных вы можете охватить практически все источники данных вашей организации. Благодаря непрерывному отображению данных в режиме реального времени вы точно знаете, какие данные вы сохранили, что упрощает удаление и гарантирует, что никакие данные не останутся позади.

Время настало

В связи с тем, что в настоящее время осуществляется доступ к огромным объемам персональных данных, которые анализируются вместе с требованиями соответствия, компании, не использующие надлежащую автоматизацию конфиденциальности, остаются позади и рискуют потенциально разрушительными финансовыми последствиями.

Многие компании находятся на пути к интеграции автоматизации конфиденциальности в свой бизнес. В интервью Бетани Сингер-Баефски, специалист по защите данных в iRobot (недавно приобретенном Amazon), сказала, что компания внедрила комплексный автоматизированный процесс обеспечения конфиденциальности данных, который предусматривает возможность выбора и шифрование на всем протяжении конвейера данных.

На каждом этапе внимание уделяется правам на данные клиентов. Она сказала, что все клиенты могут запросить удаление учетной записи, и данные будут безвозвратно удалены в течение 30 дней с момента запроса. Автоматизация, привязанная к существующим источникам данных, позволяет более эффективно реагировать на запросы клиентов.

Точно так же сотрудник по конфиденциальности данных в Wix, израильской компании-разработчике программного обеспечения, которая предлагает разработку веб-сайтов на основе облачных технологий, отметил в интервью , что скорость и точность с точки зрения конфиденциальности данных имеют решающее значение для компании. Он сказал, что как только компания внедрила четкий и заметный баннер согласия, коэффициент конверсии для сайта увеличился.

Он также отметил, что миссия компании состоит в том, чтобы не только автоматизировать процессы, которые облегчают работу компании, но и стремиться к тому, чтобы клиенты понимали эти процессы, чтобы они, в свою очередь, могли сделать свои собственные сайты более надежными с точки зрения конфиденциальности и безопасности. .

«Вот почему, решая вопросы соответствия, мы не только следим за тем, чтобы наша компания соблюдала правила конфиденциальности, но также помогали нашим пользователям — владельцам веб-сайтов — предоставляя им инструменты, помогающие им соблюдать правила конфиденциальности ( и другие правила, такие как доступность, например)», — сказал он.

«Как и в случае с нашим внутренним решением для запросов субъектов данных, мы разработали решение для согласия на использование файлов cookie для Wix, а также разработали дополнительное решение для согласия на использование файлов cookie для владельцев наших сайтов».

Как автоматическое сопоставление данных повышает конфиденциальность

Думайте о сопоставлении данных как о способе найти, где хранятся данные о ваших клиентах (внутренние и внешние источники данных). Это можно сделать вручную, с помощью опросов и собеседований с сотрудниками, или автоматически — с помощью технологии электронной почты, интеграции единого входа (SSO), сканирования веб-сайтов и интеграции закупок.

Надежный автоматизированный процесс сопоставления данных может значительно помочь в соблюдении конфиденциальности. С точки зрения обработки DSR, возможность найти всю идентифицируемую информацию о пользователе имеет решающее значение.

Он также эффективен при создании необходимого отчета об обработке (ROPA) . Например, в соответствии с требованиями Общего регламента по защите данных Европейского Союза отчет ROPA можно легко создать с помощью программного обеспечения для отображения данных.

Необходимая информация для ROPA включает в себя причины обработки, категории данных, получателей данных и меры безопасности компании. Без автоматизации этот процесс был бы сложной задачей с возможностью ошибки при ручной настройке. Однако картирование данных позволяет быстро и точно извлекать информацию.

Начало работы с автоматизацией конфиденциальности

Иногда самая сложная часть внедрения нового процесса — это только его начало. Цель состоит в том, чтобы работать умнее, а не усерднее. А когда дело доходит до защиты прав вашей компании и клиентов, нельзя терять время. Самый быстрый способ добиться роста — использовать платформу управления конфиденциальностью.

Первым шагом при рассмотрении вопроса о том, какая платформа может помочь вашему бизнесу с автоматизацией, является определение количества пользователей, размера и глубины вашего бизнеса, а также того, где в мире вы ведете бизнес. Получив эти ответы, сравните их с соображениями отрасли, в которой вы работаете. Отраслевые требования различаются в зависимости от региона. Например, в сфере здравоохранения могут быть более строгие государственные правила, чем в других отраслях.

Затем взгляните на существующие источники данных и схему данных организации. Спросите себя, как они работают (или не работают) вместе.

С точки зрения автоматизации конфиденциальности объединение существующих операций с источниками данных может дать эффективные результаты. Программное обеспечение, которое позволяет настроить все в одном месте, оптимизирует процесс и обеспечивает скорость и точность, которые превосходят конкурентов и укрепляют доверие вашей аудитории.

Можно интегрировать ряд операций с конфиденциальностью, чтобы усилить автоматизацию конфиденциальности и обеспечить большую прозрачность и согласованность, что приведет к сокращению сроков обработки запросов на доступ и удаление. Эти операции включают автоматизированные рабочие процессы, настраиваемые шаблоны, стандартизированные центры конфиденциальности и сопоставление данных.

Не все платформы автоматизации конфиденциальности одинаковы; некоторые из них устарели, предлагают плохой пользовательский интерфейс и в целом сложны в эксплуатации. Некоторые платформы даже рассылают электронные письма (перенаправляя проблему другому) вместо того, чтобы автоматизировать выполнение задач конфиденциальности.

Пользователи программного обеспечения для управления конфиденциальностью данных хотят более простой настройки, более простого использования и лучшего принятия пользователями, поскольку многие платформы не дают того опыта, который они получают.

Вот почему вы должны проверить, легко ли внедрить, настроить и использовать желаемое решение для обеспечения конфиденциальности (с адекватным пользовательским интерфейсом/UX). Для этого вы можете использовать рейтинг G2 . Следите за значками и наградами, которые получают платформы конфиденциальности, включая значок « Пользователи любят нас » (который указывает на высокий рейтинг пользователей).

Часто задаваемые вопросы по автоматизации конфиденциальности

Тем не менее, есть вопросы? Для получения дополнительной информации см. эти часто задаваемые вопросы по автоматизации конфиденциальности.

Насколько важна автоматизация конфиденциальности в современном мире?

Поскольку правила конфиденциальности данных и законы о соответствии становятся все более сложными, компании должны стремиться к автоматизации конфиденциальности. Существует гораздо больший риск несоблюдения требований, когда задачи по обеспечению конфиденциальности решаются вручную, что ставит компанию перед потенциальными финансовыми трудностями.

Эти трудности иногда могут затруднить финансовое или социальное восстановление. Благодаря достижениям в области технологий и специалистам в этой области, которые могут помочь компаниям ориентироваться в системах источников данных, необходимых для обеспечения их безопасности и прибыльности, действительно нет веских причин не внедрять автоматизацию конфиденциальности как можно раньше.

Программное обеспечение для управления конфиденциальностью данных по сравнению с программным обеспечением для управления, управления рисками и соответствия требованиям (GRC)

В то время как программное обеспечение GRC может отслеживать действия по составлению отчетов и обновлению, чтобы гарантировать, что компании соблюдают законодательные и нормативные требования, программное обеспечение для управления конфиденциальностью данных ориентировано на достижение тех же результатов, а также предоставляет дополнительные автоматизированные действия, такие как заполнение DSAR.

Является ли управление конфиденциальностью данных универсальным подходом?

Точно так же, как каждая компания уникальна по-своему, так же необходим инструмент управления конфиденциальностью данных, который лучше всего подходит для этого бизнеса. Необходимо учитывать различные факторы, в том числе правила конфиденциальности в разных местах, а также размер и масштаб бизнеса.

Например, то, что работает для предприятий, работающих в сфере здравоохранения, может иметь иные соображения, чем в финансовой сфере. Крайне важно, чтобы компании оценивали свои данные и работали с профессиональным поставщиком, чтобы определить наиболее подходящие методы автоматизации конфиденциальности данных.

Что я должен искать в платформе конфиденциальности данных?

Правила и законы, касающиеся конфиденциальности данных, поддерживают ценности, согласно которым компании должны быть добросовестными корпоративными гражданами. С этой целью компаниям следует найти партнеров по обеспечению конфиденциальности данных, которые соответствуют этой миссии. Ищите преданную и гибкую команду, которая настроит индивидуальную интеграцию с вашими источниками данных и предложит поддержку 1:1 через мгновенные сообщения (например, Slack).

Кроме того, компаниям следует сначала проанализировать свои потребности в данных и автоматизации, а затем найти платформу, которая наилучшим образом поддерживает эти инициативы.

Предлагают ли платформы защиты данных пробные периоды или бесплатные демоверсии?

Многие поставщики услуг по управлению данными предлагают бесплатные демо-версии или пробные периоды, чтобы помочь должностным лицам компании протестировать программное обеспечение, чтобы убедиться, что оно подходит, прежде чем совершить покупку. Дополнительным преимуществом работы с провайдером до того, как будут выплачены какие-либо деньги, является то, что компания может почувствовать поддержку и технические услуги, на которые они могут рассчитывать в будущем.

Есть ли список законов о защите данных для разных стран?

Да! Международные справочники по сравнительному праву (ICLG) содержат исчерпывающий список законов и положений о защите данных в 33 юрисдикциях. Ознакомление с действующими законами и нормативными актами в странах, где вы ведете бизнес, является полезной информацией при выборе партнера по обеспечению конфиденциальности данных, чтобы обеспечить соблюдение ваших требований к конфиденциальности данных.

Обратите внимание, что законы и правила постоянно обновляются, а новые внедряются на постоянной основе. Будьте в курсе изменений и дополнений по мере их появления.

Как обрабатывать запросы на удаление данных?

Как упоминалось выше, запросы пользовательских данных могут обрабатываться вручную или автоматически. Большинство аспектов улучшают автоматическую обработку DSR (всех видов), поскольку вы можете сэкономить много времени, денег и ресурсов с помощью правильных инструментов.

Это личное!

Клиенты верят, что их личные данные останутся конфиденциальными, а если это не так, то это доверие полностью подрывается. Не позволяйте этому случиться с вашим бизнесом. Сохраняйте доверие клиентов, свою репутацию и соблюдайте требования, внедряя автоматизацию конфиденциальности.

Заботится ли ваш бизнес об управлении большими данными? Ознакомьтесь с программным обеспечением для работы с большими данными, которое может облегчить вашу жизнь.