隐私自动化 101：控制用户数据并提高投资回报率

如今，企业可以前所未有地访问个人数据。

机器学习和人工智能使公司能够以前所未有的方式收集和分析用户数据。 使用此类数据可以改善客户体验，帮助做出更好的业务决策，并简化内部业务流程。

数据处理需要公司承担很大的责任。 他们必须遵守法律法规（如 GDPR、CCPA 等），并充分保护和保护用户的数据。 具有高效流程的经济实惠的隐私软件可增强企业更有效地合规的能力，并提供自动化的工作流程，从而节省时间和金钱，最终产生更好的投资回报 (ROI)。

什么是隐私自动化？

隐私自动化自动促进涉及客户个人数据的所有任务。 从本质上讲，这意味着在没有任何或很少有人参与的情况下执行隐私任务，从而节省时间和精力。

这些任务通常包括：

• 处理客户的数据隐私请求（例如，删除或复制请求）
• 政府和监管合规
• 数据映射
• 同意管理和 cookie 跟踪
• 供应商风险评估
• 提供透明度和选择

公司以两种典型的方式处理数据隐私，手动或自动。

在公司处理大量信息或大数据的世界中，很明显为什么通过自动化管理这些信息比手动处理要高效得多。

让我们来看看其中的一些原因。

一种简单明了的手动隐私方法会减慢速度。 例如，当一家公司收到数据隐私请求时，该过程通常从验证用户开始，一一审查所有数据源，其中可能包括个人身份信息 (PII)，采取适当的措施，然后关闭要求。

这个过程很长，通常需要时间和精力从公司内部运营的各种数据源中提取不同的信息集。

虽然手动处理隐私请求确实可以更好地控制数据，但除此之外几乎没有什么好处。 事实上，这个过程可能会给公司带来严重的法律和财务问题。

但是该过程可以自动化并集成到您现有的数据源中，成为公司可以用来管理隐私的最有效策略之一。

为什么隐私自动化很重要？

您需要开始考虑隐私自动化的原因有很多。 继续阅读以发现它们。

将时间转化为利润

手动和自动处理隐私请求之间可能存在显着的时间差异。 许多组织无法及时响应数据主体请求 (DSR) 并达到所需的准确度。

除了额外的时间之外，那些参与处理隐私请求的人可能会发现，如果没有技术，这个过程既困难又昂贵。 除了时间和金钱，隐私自动化也可以帮助您的品牌。 建立信任的最有效方法之一是通过一致性。 您可以通过自动化处理隐私请求或控制数据源的方式来设置适当的用户期望。

同样的一致性对于创建更好的内部流程也很有用。 自动化可以帮助制定处理隐私请求和管理数据清单以满足隐私法规的时间表。 它可以帮助您更有效地管理和分配资源。

例如，假设您需要 1-3 天的时间来完成数据访问请求 (DSAR)，或者换句话说，用户请求向他们提供来自您的数据源的信息副本。 了解这个时间范围将帮助您更有效地分配和管理您的资源。

将注意力转化为更多利润

那些使用自动化隐私管理平台的人可以快速、更有效地响应大量 DSR，并且更准确地确定。 这反过来又可以加快处理速度并节省成本。 无论公司选择内部还是外部工具进行隐私自动化，自动化都可以从削减软件成本和支付人员处理请求中受益。

因此，公司获得了用户的信任，并且在数据隐私错误的情况下不太可能将公司利润用于支持或法律服务。 此外，企业可以让员工专注于对业务发展至关重要的其他任务，最终产生更大的投资回报率，而不是花时间搜索数据和响应请求。

使用自动化工具（例如隐私管理平台）是企业在当今市场上蓬勃发展的必要条件，使用此类工具的投资回报率正变得越来越容易量化。

然后将从投资于自动化的资金中减去这笔金额。

应用这些概念可以让您更清楚地了解您可以从基础架构自动化中获得的投资回报率。

自动化可以纠正错误

人们会犯错误。 它发生在他们中最好的人身上，即使是专家。 但是随着技术的进步，自动化可以帮助显着减少数据管道任何阶段的人为错误。 这样，您可以确定您有效地处理了每个隐私请求，而不会出现任何问题。

想想你公司的数据源：你怎么知道你已经映射了它们？ 手动进行这种数据映射，包括无休止的调查和对员工的采访，只覆盖 20% 到 30% 的数据——让您面临潜在的合规风险。

造成这种情况的原因各不相同，但其中包括不记得注册某些可能保存公司用户数据的软件即服务 (SaaS) 工具的员工、离职员工的影子 IT、不准确的报告等等。

使用自动化数据映射工具，您几乎可以覆盖组织的所有数据源。 通过实时、连续的数据映射，您可以准确地知道自己存储了哪些数据，从而使删除更容易，并确保没有留下任何数据。

就是现在

随着大量个人数据的访问和分析以及合规性要求，没有使用适当的隐私自动化的公司被抛在后面，并面临潜在的毁灭性财务后果的风险。

许多公司正在将隐私自动化集成到他们的业务中。 在接受采访时，iRobot（最近被亚马逊收购）的数据保护官 Bethany Singer-Baefsky 表示，该公司已经实施了一个全面的自动化数据隐私流程，其中包括数据管道中的选择加入和加密。

在此过程中的每一步，都将注意力集中在客户数据权利上。 她说，所有客户都可以要求删除帐户，数据将在提出要求后的 30 天内永久删除。 与现有数据源相关的自动化使响应客户请求的效率更高。

同样，提供基于云的网站开发的以色列软件公司 Wix 的数据隐私官在接受采访时指出，数据隐私方面的速度和准确性对公司至关重要。 他说，一旦公司实施了清晰可见的同意横幅，网站的转化率就会提高。

他还指出，该公司的使命不仅是自动化流程，使公司的工作更轻松，而且还致力于确保客户了解这些流程，以便他们能够反过来使自己的网站在隐私和安全方面更强大.

“这就是为什么在处理合规问题时，我们不仅要确保我们作为一家公司遵守隐私法规，而且我们还帮助我们的用户——他们是网站所有者——通过为他们提供工具来帮助他们遵守隐私法规（和其他法规，例如可访问性），”他说。

“正如我们对数据主体请求内部解决方案所做的那样，我们为 Wix 开发了一个 Cookie 同意解决方案，同时也为我们的网站所有者开发了一个额外的 Cookie 同意解决方案。”

自动数据映射如何增强隐私

将数据映射视为查找客户数据存储位置（跨内部和外部数据源）的方法。 它可以通过调查和员工访谈手动完成，也可以通过电子邮件技术、单点登录 (SSO) 集成、网站扫描和采购集成自动完成。

可靠的数据映射自动化流程可以极大地帮助隐私合规。 在处理 DSR 方面，查找有关用户的所有可识别信息的能力至关重要。

它还可以有效地生成所需的处理活动记录 (ROPA) 。 例如，根据欧盟通用数据保护条例的要求，可以通过数据映射软件轻松生成罗霸报告。

ROPA 所需的信息包括处理原因、数据类别、数据接收者和公司的安全措施。 如果没有自动化，这个过程将是一项艰巨的任务，在手动设置中存在错误空间。 但是，数据映射可以快速准确地提取信息。

开始使用隐私自动化

有时，实施新流程最具挑战性的部分才刚刚开始。 目标是更聪明地工作，而不是更努力地工作。 在保护贵公司和客户的权利方面，没有时间可以浪费。 实现增长的最快方式是通过隐私管理平台。

考虑哪个平台可以帮助您的业务实现自动化的第一步是确定您的用户规模、业务的规模和深度，以及您在世界上的哪个地方开展业务。 获得这些答案后，将它们与您所在行业的考虑因素进行比较。 行业要求因地区而异。 例如，医疗保健行业的政府法规可能比其他行业更严格。

接下来，看看您现有的数据源和组织数据架构。 问问自己他们是如何（或没有）一起工作的。

在隐私自动化方面，结合现有的数据源操作可以产生高效的结果。 允许一站式商店设置的软件简化了流程并产生了在竞争中脱颖而出并与观众建立信任的速度和准确性。

可以集成许多隐私操作以加强隐私自动化并提供更高的透明度和一致性，从而加快访问和删除请求的时间。 这些操作包括自动化工作流程、自定义模板、标准化隐私中心和数据映射。

并非所有的隐私自动化平台都是一样的； 有些已经过时，提供糟糕的用户界面，并且总体上难以操作。 一些平台甚至发送电子邮件（将问题转发给另一个），而不是自动完成隐私任务。

数据隐私管理软件用户想要更轻松的设置、更轻松的使用和更好的用户采用，因为许多平台并没有提供他们所获得的体验。

这就是为什么您应该检查所需的隐私解决方案是否易于实施、设置和操​​作（具有足够的 UI/UX）。 您可以为此使用G2 的排名。 留意隐私平台收到的徽章和奖励，包括“用户爱我们”徽章（表示用户评分高）。

隐私自动化常见问题解答

还是有问题？ 有关更多信息，请参阅这些隐私自动化常见问题解答。

在当今世界，隐私自动化有多重要？

随着数据隐私法规和合规法律变得越来越复杂，公司必须寻求隐私自动化。 当手动处理隐私任务时，存在更大的不合规风险，使公司面临潜在的财务困难。

这些困难有时可能使财务或社会难以反弹。 随着技术的进步和该领域的专家可以帮助公司导航所需的数据源系统以确保其安全和盈利，确实没有充分的理由不尽早实施隐私自动化。

数据隐私管理软件与治理、风险和合规 (GRC) 软件

虽然 GRC 软件可以跟踪报告和更新活动以确保公司遵守法律和法规，但数据隐私管理软件专注于实现相同的结果，同时还提供额外的自动化活动，例如完成 DSAR。

数据隐私管理是一种万能的方法吗？

正如每家公司在各种方面都是独一无二的，因此需要一种最适合该业务的数据隐私管理工具。 有多种因素需要考虑，包括不同地点的隐私法规以及业务的规模和范围。

例如，对在医疗保健领域运营的企业有效的考虑因素可能与在金融领域的考虑因素不同。 公司必须评估他们的数据并与专业提供商合作，以确定最适合的数据隐私自动化实践。

我应该在数据隐私平台中寻找什么？

有关数据隐私的法规和法律支持公司应该成为优秀企业公民的价值观。 为此，公司应该找到符合该使命的数据隐私合作伙伴。 寻找一个专门且敏捷的团队来设置与您的数据源的定制集成，并通过即时消息（例如 Slack）提供 1:1 支持。

此外，公司应首先分析其数据和自动化需求，然后找到最能支持这些举措的平台。

数据隐私平台是否提供试用期或免费演示？

许多数据管理提供商提供免费演示或试用期，以帮助公司官员在承诺购买之前测试软件以确保其适合。 在支付任何款项之前与供应商合作的另一个好处是，公司可以感受到他们可以期待的支持和技术服务。

是否有针对不同国家/地区的数据保护法列表？

是的！ 国际比较法律指南 (ICLG) 保留了 33 个司法管辖区的数据保护法律法规的综合清单。 在选择数据隐私合作伙伴以确保满足您的数据隐私需求时，熟悉您开展业务所在国家/地区的现行法律和法规是很有帮助的信息。

请注意，法律法规会不断更新，并且会不断实施新的法规。 随时了解可用的更改和添加。

如何处理数据删除请求？

如前所述，可以手动或自动处理用户数据请求。 大多数方面都可以更好地自动处理（各种）DSR，因为您可以使用正确的工具节省大量时间、金钱和资源。

那是私人的！

客户相信他们的私人数据会保持私密，如果不这样做，那么这种信任就会完全消失。 不要让这种情况发生在您的业务中。 通过实施隐私自动化来维护客户信任、您的声誉并保持合规。

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