Сократите время найма, устранив эти 5 узких мест

В условиях постоянно растущей нехватки кадров компании сосредотачиваются на сокращении времени найма.

Вне зависимости от действующих факторов преимущество имеют самые быстрые команды по найму. При условии, конечно, что они смогут найти и нанять качественных кандидатов.

Время найма против времени заполнения

Некоторые компании отслеживают время заполнения вместо времени приема на работу. Итак, как мы различаем их?

С другой стороны, компании по-разному определяют время заполнения. Время заполнения обычно означает одно из следующего.

• Время с момента подачи заявки на утверждение до принятия кандидатом предложения о работе
• Время с момента утверждения заявки на работу до принятия кандидатом предложения о работе
• Время с момента публикации вакансии до принятия предложения кандидатом

Независимо от того, когда начинаются часы, время заполнения включает в себя процессы, предшествующие подаче заявки кандидатом. После того, как заявитель подает заявку или получает информацию, они оба измеряют одно и то же.

Почему вы должны отслеживать время до найма?

Компании, которые используют данные для повышения операционной эффективности, более прибыльны. Стартапы, которые используют данные с самого начала, растут быстрее. Компании из списка Fortune 500 и большинство крупных предприятий отслеживают данные о найме. Не все малые и средние предприятия используют данные о найме, но должны. Это легко с системой отслеживания кандидатов (ATS).

Время найма количественно определяет сложный процесс с несколькими подэтапами. Отслеживание дает много преимуществ.

• Это поможет вам узнать, работают ли ваши процессы найма
• Это позволяет вам увидеть, работаете ли вы быстрее или медленнее, чем среднее время найма для вашей отрасли, должности или рынка труда.
• Выявляет узкие места в процессе найма
• Это позволяет вам сравнивать сроки для различных менеджеров по найму, должностных инструкций, политики конкретного отдела или внешних кадровых агентств.
• Это помогает вам оценить опыт кандидата (который влияет на ваш бренд работодателя и репутацию компании)

Время до найма измеряет эффективность найма

Показатели времени найма наиболее полезны, когда они разбиты по этапам. Это позволяет точно определить, какие рабочие процессы вызывают замедление. Запись на собеседование занимает несколько дней? Публикация вакансий занимает много времени? Сколько времени требуется после собеседования для сбора отзывов от команды по найму?

Отслеживание времени до найма поможет вам улучшить опыт кандидатов

В эту эпоху низкой безработицы и повсеместной нехватки квалифицированных кадров сила у соискателей. Те, у кого есть много вариантов работы, потеряют терпение из-за длительных и запутанных процессов.

Многие кандидаты, особенно кандидаты начального уровня, отказываются от заявок, если они занимают больше пары минут. Более половины соискателей теряют интерес к компании, если считают, что процесс найма занимает слишком много времени.

В опросе 2016 года, проведенном Робертом Халфом, четверо из 10 заявителей заявили, что от семи до 14 дней — это верхний предел. Двадцать три процента участников заявили, что будут ждать ответа от компании, в которую они подали заявку, всего неделю. Сравните это восприятие с реальным временем найма. В некоторых отраслях среднее время найма составляет 40 дней.

Для технологических должностей это может быть дольше. Опрос HackerRank, проведенный в марте 2020 года, показал, что найм технических специалистов может занять 45 дней. Исследование показало, что крупные технологические фирмы получают в среднем 566 заявок на каждую техническую должность. Примечательно, что в отличие от некоторых других отраслей, в крупных технологических компаниях (более 1000 сотрудников) средний срок найма больше, чем в небольших организациях. Крупные фирмы могут использовать более длительные оценки, чем их более мелкие коллеги. Кроме того, процесс поиска работы может усложняться в зависимости от размера компании.

Как можно сократить время найма?

Чтобы повысить эффективность и результативность найма, вам необходимо сочетать передовой опыт с надежными технологиями. Многие этапы процесса найма могут быть обработаны хорошей системой отслеживания кандидатов (ATS). Это позволяет нанимать профессионалов тратить свое время на то, что может сделать только человеческий мозг.

Например, вы можете создавать шаблоны должностных инструкций и управлять ими в своей ATS. Но для составления эффективного описания работы требуется менеджер по найму с глубоким пониманием должности. Вы можете создавать сценарии интервью в своем программном обеспечении. Но вы должны знать правила Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), чтобы писать вопросы для юридического собеседования. Затем вам нужно обучить свою внутреннюю команду по подбору персонала и менеджеров по найму правилам собеседования.

Давайте обсудим наиболее распространенные узкие места и способы их устранения.

1. Медленная коммуникация с кандидатами

Если обзоры Glassdoor и разглагольствования на Reddit являются надежными индикаторами, то фантомные кандидаты кажутся скорее нормой, чем исключением. Ясно, что многие американские компании плохо держат соискателей в курсе их статуса. Это не только невнимательно — это плохо отражается на вашей компании.

Рекрутеры, которые маскируют кандидатов, недальновидны. Даже если кандидат не подходит для должности, на которую он претендовал, он может хорошо подойти для другой. Держите всех кандидатов в своем списке талантов (база данных ATS). Будьте чувствительны к их ситуации. Всегда вежливо говорите им, если вы выводите их из игры.

Если у них есть квалификация для другой должности в будущем, вы можете предложить им подать заявку и ускорить ее рассмотрение. В конце концов, вы уже провели первичную проверку. Соискатель достаточно высокого мнения о вашей компании, чтобы подать заявку один раз. Не обращайтесь с ними плохо и уверяйте, что они больше никогда не обратятся.

Что еще хуже, они могут оставить отрицательный отзыв на Glassdoor или другом сайте отзывов. Онлайн-отзывы о бизнесе очень важны, независимо от того, исходит ли отзыв от клиента, сотрудника или кандидата. Ваша компания может потерять продажу, клиента или талантливого нового сотрудника, если вы накопите негативные отзывы. Не обманывайте кандидатов!

Решение: автоматические электронные письма о смене сцены

Вернемся к узкому месту в общении с кандидатом. Отправка писем каждому заявителю вручную может занять недели. Рекрутерам нравятся автоматизированные инструменты электронной почты кандидатов в ATS. Настройте ATS для отправки электронного письма, когда вы меняете этап кандидата в процессе. Прежде чем настраивать триггеры электронной почты, вы определяете этапы найма в своей ATS на основе ваших реальных процессов и политик.

Во многих компаниях выделяют следующие этапы:

• приложение получено
• Не преследовать
• Запланировать телефонный звонок
• Оценка
• Интервью
• Проверка фона/рекомендации
• Сделать предложение

Вот скриншот ATS с графиком, показывающим этапы найма:

Первое автописьмо обычно отправляется при получении заявки. Ваш ATS может отправить электронное письмо «Мы получили ваше заявление». Обратите внимание, что это не обезличенная электронная почта. Он может включать имя кандидата, дату подачи заявления, описание работы и все, что вы хотите.

Вот как это работает:

1. Создайте шаблон электронной почты для каждого изменения этапа найма. Используйте язык, отражающий индивидуальность вашей компании
2. Вставьте коды слияния, чтобы получить данные (имя кандидата, дату подачи заявки, должность, доску объявлений и т. д.) в электронном письме.
3. Настройте свою ATS для создания соответствующего электронного письма для этапа найма.

Некоторые ATS имеют отличную функцию задержки. Когда вы получаете заявку на кандидата, которую вы сразу же переводите на стадию «Не преследовать», вы можете настроить автоматическое электронное письмо на отправку через указанное количество дней. Таким образом, ваш кандидат не получит электронное письмо сразу. Смягчите удар – не разрушайте их доверие, отказывая им через десять минут после того, как вы получите их заявку!

2. Медленный первичный скрининг

Предположим, ваша вакансия привлекла 100 откликов. Как вы изолируете небольшой пул квалифицированных кандидатов, чтобы начать с ними работать? Чтение 100 резюме займет некоторое время. И было бы пустой тратой времени рассматривать заявления кандидатов, не имеющих даже минимальной квалификации.

Решение: скрининговые анкеты

Отборочные анкеты, включенные в приложение, содержат исключающие вопросы, которые дисквалифицируют кандидатов, не соответствующих требованиям. Давайте обсудим, как это работает.

Как писать контрольные вопросы

Используя требования к должности из описания работы, создайте вопросы, основанные на квалификации. В хороших системах отслеживания кандидатов есть шаблоны анкет. Используйте бинарные вопросы (да/нет) и вопросы с несколькими вариантами ответов. Предположим, вы ищете педиатрическую медсестру, которая может работать по гибкому графику. Вам понадобится как минимум два наводящих вопроса.

• Есть ли у вас действующий сертификат CPN (сертифицированная детская медсестра)? (Да нет)
• Можете ли вы работать в смешанные дневные, вечерние и кладбищенские смены? (Да нет)

Если заявитель ответит «нет» на любой из вопросов, ваша ATS «вырубит» его. Обратите внимание, что они по-прежнему будут в вашей базе данных соискателей, но они будут помечены как не подходящие для этой конкретной должности.

Взвешенная оценка

Вы можете вывести скрининг на новый уровень с помощью взвешенной оценки. Взвешивание — это математический расчет, присваивающий вопросам различные уровни важности.

Например, предположим, вы нанимаете младшего разработчика. Они должны знать Python и JavaScript. В идеале кандидат также должен знать HTML, C++ и Ruby. Базовые навыки редактирования графики и знакомство с SEO-аналитикой было бы неплохо, но не обязательно. Это младшая позиция, поэтому нереально ожидать, что ваши кандидаты будут иметь большой опыт.

В своей анкете вы присваиваете значения на основе требований. Предположим, что команда разработчиков чаще всего использует Python, за которым следует JavaScript. Справа указано количество баллов (или вес), которое вы бы присвоили вопросу в своей ATS. Вот два примера вопросов.

• У вас есть хотя бы один год опыта использования Python? (если ДА, добавьте 20 баллов)
• У вас есть хотя бы один год опыта использования JavaScript? (если ДА, добавить 15 баллов)

У вас есть базовые навыки редактирования графики? Это не нарушение условий сделки, поэтому вы не начисляете баллы, но их ответ будет включен в запись кандидата для сравнения. Кандидат заполняет анкету, прежде чем вы решите, следует ли продвигать его на этап экрана телефона.

Ключевые слова резюме

Вы также можете использовать резюме заявителя для фильтрации первого прохода, если ваша ATS позволяет добавлять баллы на основе ключевых слов резюме. Например, если вы ищете бухгалтера, вы можете добавить баллы к их баллам, если в их резюме есть «CMA». Подумайте, как наводящие вопросы, взвешенная оценка и разбор резюме могут отсеять кандидатов, на которых вы не хотите тратить время.

Ваш ATS подсчитывает баллы

После того, как ваш ATS просмотрит анкеты и резюме, он подсчитает магазины. Затем вы можете отсортировать кандидатов с лучшими кандидатами наверху. Автоматизированные инструменты фильтрации изолируют пул квалифицированных кандидатов еще до того, как вы увидете хотя бы одно резюме. Ваше время лучше всего потратить на общение с наиболее многообещающими талантами.

3. Планирование интервью

Олдскульное планирование собеседований — это утомительно. Вы отправляете письмо соискателю. На получение ответа уходит день или два. Каждый в команде интервью должен согласовывать свое расписание с кандидатом. Если что-то всплывает после того, как собеседование назначено, вся эта перебранка начинается снова.

Среднее время процесса собеседования по отрасли

Процесс собеседования является критическим этапом. Это включает в себя планирование собеседования, его проведение, обратную связь и оценку менеджера/команды по найму.

Этот пул содержит ваших самых перспективных кандидатов. Вы отсеяли всех остальных. Они, вероятно, ждут ответа от ваших конкурентов в то же время. Важно максимально ускорить этот процесс, тщательно оценивая каждого кандидата. Вы хотите убедиться, что они будут активом для вашей команды.

Glassdoor опубликовал следующую аналитику процесса собеседования в США в 2017 году. Помните, что это только процесс собеседования, а не все время приема на работу.

Теперь рассмотрим мнение соискателей о продолжительности процесса найма.

В начале мы упомянули опрос Роберта Халфа 2016 года. Если вы помните, 23% кандидатов заявили, что подождут всего одну неделю , чтобы получить ответ от компании после первоначальной заявки. Сравните это с диаграммой Glassdoor. 39% респондентов исследования Роберта Халфа заявили, что общий срок найма от семи до четырнадцати дней слишком велик. Неудивительно, что и рекрутеры, и соискатели разочарованы!

Решение: интеграция с календарем

ATS интегрируется со сторонними календарями планирования, такими как Календарь Google и Microsoft 365. В календаре каждый член группы интервьюирования блокирует слоты, которые ему недоступны. Когда все члены группы, проводящей собеседование, указали на свою готовность, кандидату отправляется электронное письмо со ссылкой на календарь планирования. Календарь планирования содержит только те слоты, которые были предварительно одобрены менеджером по найму и любыми другими интервьюерами.

Когда дело доходит до оптимизации процесса найма, это автоматизация в лучшем виде. Не тратьте время на неэффективный процесс планирования.

Даже небольшое сокращение времени найма может иметь большое значение

Когда вы сократите время приема на работу даже на два или три дня, вы сможете расширить предложения о работе раньше, чем ваши конкуренты. Это может означать разницу между лучшим кандидатом и кем-то менее желательным.

4. Жонглирование несколькими досками объявлений

Заявка на работу была одобрена, и вы создали описание работы. Пришло время объявить позицию. Вы хотите опубликовать его в нескольких местах, чтобы привлечь большое количество соискателей. Это включает в себя страницу карьеры вашей компании, ваши сайты в социальных сетях, основные агрегаторы вакансий и нишевые доски объявлений.

Чтобы размещать сообщения на сторонних досках объявлений, вам нужна учетная запись. Предположим, вы обычно размещаете сообщения на сайтах Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn и ZipRecruiter. Это шесть имен пользователей и паролей, которые нужно отслеживать. ATS интегрируется с досками объявлений. Это означает, что вы можете размещать сообщения на нескольких сайтах, войдя в систему один раз. Обратите внимание, что вам необходимо иметь существующие учетные записи на досках объявлений.

Это может означать разницу между публикацией в день утверждения вакансии или через несколько дней после этого. В графике найма несколько дней — это большая задержка. Ручная публикация медленнее на обоих концах. Мы обсудили фронтенд — когда вы размещаете вакансию. Серверная часть — это когда приложения начинают поступать. С ATS все они попадают в вашу базу данных независимо от источника. До ATS у вас были приложения и резюме, распределенные между несколькими системами и бумажными процессами.

Ручное размещение ссылок на нишевые доски объявлений

Чтобы найти кандидатов в вашей отрасли или на рынке найма, вы, вероятно, используете нишевые доски объявлений. Например, Dice обслуживает технологическую отрасль. Energy Jobline фокусируется на энергетической, нефтяной и газовой промышленности. Многие рекрутеры также используют доски объявлений о вакансиях колледжей. Многие ATS не интегрируются с нишевыми платами. Это означает, что вам придется обрабатывать кандидатов с нишевых досок объявлений вручную.

Ручное размещение ссылок решает эту проблему. Ваш ATS генерирует ссылку на вакансию. Когда вы публикуете описание вакансии на нишевой доске объявлений о вакансиях, вы включаете ссылку в объявление о вакансии. Кандидаты нажимают на ссылку, чтобы получить доступ к приложению. Вуаля! Они идут прямо в вашу базу данных ATS.

5. Высокий процент отказов от приложений

Технически это не является узким местом, но сокращает количество соискателей, так что эффект тот же: увеличивается время найма. Есть две основные причины высокого процента отказов от приложений:

1. Приложение слишком длинное
2. Приложение не работает на мобильных устройствах

Решение: короткие мобильные приложения

Подумайте, сколько вопросов вам действительно нужно в вашем приложении. Возможно, вы не сможете сократить срок подачи заявок на старшие должности высокого уровня, но эти кандидаты с меньшей вероятностью откажутся от участия.

Если у вас высокий процент отказа от низкоквалифицированных должностей, вы, вероятно, можете сократить свое приложение. Что значит укоротить ? По данным Indeed, заявки с 20 контрольными вопросами теряют 40% кандидатов, и этот показатель увеличивается с увеличением длины заявки.

Некоторые рекрутеры придерживаются мнения, что более длинные заявки привлекают более качественных кандидатов. Возможно, они приравнивают терпение и упорство к качеству. Однако доказательства не обязательно поддерживают эту идею. Когда AT&T сократила количество вопросов для отбора наполовину, они не только увидели, что процент отсева кандидатов снизился на 55%, но и получили больше качественных кандидатов.

Время найма: как долго это слишком долго?

Неудивительно, что данные о найме, собранные различными организациями, несколько различаются. Но ясно одно: за последние несколько лет время найма увеличилось. Вот цифры за 2017 год.

Каковы реальные сроки найма?

Конечно, каждая должность и процесс в компании отличаются. Давайте посмотрим на разумный график найма помощника по домашнему здоровью в качестве примера. Некоторые из этих этапов выполняются одновременно, поэтому общее количество не является суммой этапов.

График найма помощников по домашнему здоровью

• Заявка завершена: 1 день
• Проверка менеджером: 6 дней
• Экран телефона: 4 дня
• Интервью: 8 дней
• Оценка: 2 дня
• Условное предложение о работе: 3 дня
• Контрольная проверка: 5 дней
• Технический тест: 4 дня
• Проверка криминального прошлого: 8 дней
• Предложение работы: 3 дня
• Всего: 32 дня

Как победить в войне талантов? Используйте способную ATS в сочетании с вашим опытом рекрутинга.

Система отслеживания соискателей может автоматизировать почти каждый процесс, от публикации вакансий до планирования собеседований и оценки кандидата. Но чтобы использовать программное обеспечение для максимальной рентабельности инвестиций, требуются опытные HR-специалисты.

Если вы в настоящее время не используете ATS, подумайте, как это может улучшить ваши результаты найма. Найдите подходящее программное обеспечение для отслеживания кандидатов, соответствующее вашим потребностям, уже сегодня.