ทั้งหมดเกี่ยวกับระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ (OMS)

ตอนนี้ร้านค้าออนไลน์ขนาดเล็กทุกแห่งใฝ่ฝันที่จะเติบโตเป็นตลาดกลาง แต่ในกระบวนการเติบโต ปัญหาการปรับขนาดเกิดขึ้นซึ่งต้องการระบบอัตโนมัติ ความยากประการหนึ่งคือกลไกในการควบคุมคำสั่งซื้อ และเมื่อบัญชี Excel เริ่มก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ก็เข้ามาแทนที่ สถิติของ Forrester คาดการณ์ว่าการใช้จ่ายทั่วโลกกับซอฟต์แวร์ OMS จะเพิ่มขึ้นเป็นประมาณ 1.9 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2569 บทความนี้จะกล่าวถึงระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) คืออะไร และเหตุใดร้านค้าออนไลน์จึงไม่สามารถดำเนินกิจการได้หากไม่มีระบบดังกล่าว

ปัญหาเกี่ยวกับการจัดการคำสั่งซื้อในร้านค้าออนไลน์อีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่

การจัดการคำสั่งซื้อจำนวนมากในร้านค้าออนไลน์ที่ไม่มีระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ (OMS) ทำให้เกิดความท้าทายบางประการ ปัญหาหลักมีดังต่อไปนี้:

• ข้อผิดพลาดเล็กน้อยและการฉ้อฉล สามารถก่อให้เกิดความสับสนในการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ การโอนคำสั่งซื้ออย่างต่อเนื่องจากมือหนึ่งไปยังอีกมือหนึ่งนั้นไม่เอื้อต่อการทำงานของพนักงานที่รับผิดชอบอย่างชัดเจน
• ขาดผู้ดูแลโดยรวม ของธุรกรรม พนักงานเห็นเพียงหนึ่งในขั้นตอนของการประมวลผลใบสั่ง กรณีนี้ไม่มีใครมองเห็นภาพรวมของระบบ ตรรกะทั่วไปที่ขาดการเชื่อมต่อสามารถนำไปสู่การดำเนินการที่ซ้ำซ้อน ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น และความพึงพอใจโดยเฉลี่ยของลูกค้าที่มีต่อบริการลดลง
• การขาดความสามารถในการซิง โครไนซ์การจัดส่ง การจัดส่ง และความต้องการขั้นต่ำของลูกค้าส่งผลให้ต้นทุนโลจิสติกส์สูง
• ความยากลำบากในการจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่ประจำ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการคัดแยกในคลังสินค้า และสินค้าที่ลูกค้าต้องการขาดหายไปจริงๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับลูกค้าที่จะได้รับแจ้งอย่างทันท่วงทีและเสนอทางเลือกมากมายสำหรับการดำเนินการต่อไป
• จำนวนสินค้าคงคลังที่ไม่ลงตัว ในคลังสินค้าหรือร้านค้าปลีกเพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อ หากลูกค้าต้องการรับสินค้า เขาสามารถประหยัดค่าบรรจุภัณฑ์และค่าขนส่งได้ หากไม่มีระบบ OMS การดำเนินการตามโครงการดังกล่าวจะเป็นปัญหา

การใช้ OMS ขั้นพื้นฐานจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาส่วนใหญ่ข้างต้นได้

สถานที่ของ OMS ในโครงการการดำเนินงานของร้านค้าออนไลน์

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปิดตัวร้านค้าออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จโดยไม่ต้องทำงานอัตโนมัติ การวางแผนการซื้อและการโฆษณา การบัญชีผลตอบแทน การคำนวณรายได้/ค่าใช้จ่าย และการชำระเงิน – ขณะนี้การจัดการกระบวนการเหล่านี้มีอยู่ในฟังก์ชันพื้นฐานของไซต์หรือมีให้โดยโมดูลปลั๊กอิน

โดยปกติแล้ว ร้านค้าออนไลน์จะเป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ระบบเหล่านี้:

• การบัญชีสำหรับสินค้า: PIM
• ทำงานกับคำสั่ง: OMS
• ปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า: CRM

ในรายการนี้ การทำงานกับคำสั่งซื้อทำให้ธุรกิจมีผลกำไร เพื่อให้ลูกค้าได้รับผลกำไร คุณต้องจัดการคลังสินค้า โลจิสติกส์ การขนส่ง การจัดส่ง และขั้นตอนอื่นๆ ในการสั่งซื้ออย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพ ระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซถูกสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้

สั่งซื้อวงจรชีวิต

ขั้นตอนการสั่งซื้อขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของร้านค้าออนไลน์เป็นหลัก สายโซ่สถานะพื้นฐานแสดงไว้ด้านล่าง:

1. การสร้างคำสั่งซื้อ : ขั้นตอนนี้สร้างขึ้นในอินเทอร์เฟซการโต้ตอบกับลูกค้า: แอพมือถือ คอลเซ็นเตอร์ ตลาด และอื่นๆ ผลลัพธ์คือคำสั่งซื้อที่เข้าสู่ OMS

2. การประมวลผลคำสั่งซื้อล่วงหน้า : กระบวนการนี้มักประกอบด้วยการดำเนินการต่อไปนี้:

• ชี้แจงความพร้อมของสินค้าจากซัพพลายเออร์หรือในสต็อก
• การประสานงานขององค์ประกอบสุดท้ายของคำสั่งซื้อหากสินค้าหมดก็สามารถเปลี่ยนได้
• ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่และความเป็นไปได้ในการจัดส่งตามวิธีที่เลือก
• กำลังตรวจสอบการชำระเงิน

3. การประกอบ การบรรจุ และที่อยู่ : ในตอนท้ายของขั้นตอนนี้ ร้านค้าออนไลน์จะมีพัสดุที่บรรจุพร้อมฉลากสำหรับการระบุตัวตนและการจัดส่ง

4. การจัดส่ง : ความเป็นไปได้ในการตรวจสอบขั้นตอนนี้มีการเจรจากับบริษัทโลจิสติกส์

5. ผลการส่งสินค้า : พัสดุที่ได้รับหรือตีกลับ

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ควรอนุญาตให้คุณจัดการคำสั่งซื้อตลอดวงจรชีวิตตั้งแต่การสร้างคำสั่งซื้อไปจนถึงการดำเนินการตามคำสั่งซื้อหรือการส่งคืน

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่หลากหลาย

มาดูวิธีที่เป็นไปได้ทั้งหมดในการจัดการคำสั่งซื้อที่มีให้สำหรับร้านค้าออนไลน์

1. การจัดการคำสั่งซื้อด้วยตนเอง

หากร้านค้าออนไลน์เป็นเพียงส่วนเสริมของธุรกิจหลัก ในครั้งแรก คุณสามารถป้อนบัญชีคำสั่งซื้อด้วยตนเองใน Excel และแม้แต่ในสมุดบันทึก แต่ด้วยคำสั่งซื้อ 2 หรือ 3 รายการต่อวัน วิธีการนี้ใช้เวลานานอย่างไม่น่าเชื่อ

การรักษาความเกี่ยวข้องของตารางอย่างต่อเนื่องและเพิ่มคำสั่งซื้อใหม่ด้วยตนเองจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในบางครั้ง และถ้างานเอกสารต้องทำพร้อมกัน 2 คน ปัญหาเริ่มเพิ่มขึ้นแบบถล่มทลาย ดังนั้น หากปริมาณการขายเพิ่มขึ้นหรือคุณได้ว่าจ้างพนักงาน คุณจะไม่สามารถทำได้หากไม่มีการจัดการคำสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ

2. ซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการจัดการคำสั่งซื้อ

ระบบการจัดการคำสั่งพิเศษเหล่านี้มีความโดดเด่นด้วยความสามารถรอบด้าน สามารถเชื่อมต่อกับร้านค้าออนไลน์หลายแห่งที่สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้พร้อมกัน ซอฟต์แวร์ดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของบริษัท และมักจะไม่ได้ให้เฉพาะงานการจัดการคำสั่งซื้อเท่านั้น แต่ยังมีฟังก์ชันการเติมสินค้าอัตโนมัติอีกด้วย

ข้อเสียของซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้อพิเศษคือค่าใช้จ่ายสูงในการบำรุงรักษาและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการซิงโครไนซ์ข้อมูล

3. ระบบ ERP พร้อมฟังก์ชั่นการจัดการคำสั่งซื้อ

ระบบ ERP เป็นโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจ ซึ่งผสานรวมแอปพลิเคชันบัญชีเกือบทั้งหมดขององค์กร: การจัดหาพนักงาน สินค้าโภคภัณฑ์ การบัญชี ลูกค้า และอื่นๆ ERP ทำให้ไม่เพียงจัดโครงสร้างข้อมูล แต่ยังควบคุมกระบวนการทางธุรกิจได้ในเวลาเดียวกัน

โดยปกติแล้วระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบของร้านค้าออนไลน์ขนาดใหญ่จะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากและจะใช้เวลาหลายปีในการดำเนินการ ระบบ ERP จะแสดงความคุ้มค่าในระยะยาวเท่านั้น ในการทำงานของเว็บไซต์ขนาดเล็กจะไม่ใช้ระบบดังกล่าว

การเปลี่ยนจาก OMS ประเภทหนึ่งไปเป็นประเภทอื่นมักเกิดขึ้นตามธรรมชาติพร้อมกับการเติบโตของขนาดธุรกิจ

คุณสมบัติของระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ (OMS)

การจัดการคำสั่งซื้ออัตโนมัติมีหลายแง่มุม และความสามารถส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่สร้างร้านค้าออนไลน์ พิจารณาคุณสมบัติสำคัญที่ OMS ต้องมี:

1. การรับและสร้างคำสั่งซื้อ : บริษัทต่างๆ ใช้ OMS เพื่อทำให้คำขอซื้อเข้ามาโดยอัตโนมัติผ่านช่องทางต่างๆ ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าทางโทรศัพท์ ผ่านโซเชียลเน็ตเวิร์ก หรือร้านค้าออนไลน์ แต่ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลทั้งหมดจึงถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว

2. การจัดการสินค้าคงคลัง : OMS ช่วยให้คุณสามารถติดตามขั้นตอนการเคลื่อนไหวของสินค้าโภคภัณฑ์และวางแผนการจัดซื้อตามข้อมูลนี้

3. การควบคุมการจัดส่ง : การเข้าถึง OMS สามารถมอบให้กับบริษัท 3PL บุคคลที่สาม ซึ่งช่วยให้คุณรับประกันการจัดส่งและกำหนดสถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดส่งเสมอ

4. การจัดการการส่งคืนและการรับประกัน : ระบบการจัดการคำสั่งซื้อช่วยให้คุณสามารถตัดสินค้า ติดตามพัสดุที่ส่งคืน คืนเงิน และช่วยให้กระบวนการอื่นๆ เสร็จสมบูรณ์

5. การจัดการการกระทำของผู้จัดการ : OMS จะต้องสามารถตอบสนองต่อการกระตุ้นบางอย่างและสร้างงานให้กับพนักงานได้ ตัวอย่างเช่น หากการจัดส่งมีอายุเกิน 2 สัปดาห์ รายการใบสั่งจะกลายเป็นสีแดงและต้องการการดำเนินการ

ทริกเกอร์สามารถใช้ในสถานการณ์ประจำได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การย้ายคำสั่งซื้อไปที่สถานะ "ชำระเงินแล้ว" สามารถส่งสัญญาณให้เจ้าของร้านเริ่มสร้างพัสดุได้ ระบบทริกเกอร์ช่วยลดความจำเป็นในการโต้ตอบกับพนักงาน ประหยัดเวลา

ร้านค้าอีคอมเมิร์ซประหยัดเวลาด้วย OMS ได้อย่างไร

พิจารณาอัลกอริทึมแบบคลาสสิกของการกระทำของผู้จัดการเมื่อทำงานในร้านค้าออนไลน์ที่ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติ:

1. รับคำสั่งซื้อในแผงผู้ดูแลระบบของร้านค้าออนไลน์
2. ตรวจสอบขั้นตอนการชำระเงินในธนาคาร
3. การจัดส่งสินค้าในซอฟต์แวร์พิเศษ
4. ป้อนคำสั่งซื้อบนเว็บไซต์บริการจัดส่ง
5. กลับไปกลับมาในแผงการดูแลระบบและการเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อด้วยตนเอง

หลังจากนำระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ไปใช้แล้ว การดำเนินการข้างต้นสามารถทำได้ในหน้าต่างเดียว

ประโยชน์หลักของระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ

วัตถุประสงค์ของธุรกิจคือการทำกำไร ดังนั้นเป้าหมายสูงสุดของการใช้ OMS ควรเป็นการเพิ่มรายได้ สามารถทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางเงินทุนที่ปล่อยเพื่อขยายการจัดประเภทได้

• การปรับปรุงคุณภาพการบริการลูกค้า และลดข้อผิดพลาดในการจัดส่งจะเพิ่มโอกาสในการซื้อซ้ำ ซึ่งสามารถเพิ่มยอดขายโดยรวมของร้านค้าออนไลน์ได้

• การให้บริการช่องทางการขายที่หลากหลาย ในอินเทอร์เฟซเดียวช่วยให้ลูกค้ามีทางเลือกมากขึ้นในการซื้อและส่งมอบผลิตภัณฑ์

• ลดพนักงาน ด้วยกระบวนการอัตโนมัติและไม่ต้องจ้างคนเพิ่มเมื่อยอดขายเพิ่มขึ้น

• ลดต้นทุนการจัดส่ง โดยเลือกตัวเลือกที่ประหยัดที่สุดที่ลูกค้ายอมรับได้

• การทำงานอัตโนมัติและการซิงโครไนซ์ข้อมูล ระหว่างการวางคำสั่งซื้อ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเชิงตรรกะที่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรบุคคลจำนวนมากในการกำจัด

• การวิเคราะห์ผลการขาย ในแง่ของการส่งมอบและเงื่อนไขการชำระเงิน ช่วยให้คุณสามารถหาเงื่อนไขที่น่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับลูกค้า และท้ายที่สุดเพื่อเพิ่มยอดขาย

ประโยชน์ทางการเงินของการใช้ OMS นั้นชัดเจน แม้ว่าการตั้งค่าเริ่มต้นจะต้องใช้เวลาและเงินอยู่บ้าง

เกณฑ์การคัดเลือกสำหรับระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ

เมื่อเลือก OMS สำหรับร้านค้าออนไลน์ คุณควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

1. ความสามารถในการผสานรวม : OMS ควรรวมเข้ากับแพลตฟอร์มส่วนใหญ่สำหรับร้านค้าออนไลน์ได้อย่างราบรื่น ทำให้การจัดการคำสั่งซื้อสะดวก นอกจากนี้ แอปพลิเคชันต้องรองรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับองค์ประกอบอื่นๆ ของเว็บไซต์ เช่น โมดูลการชำระเงิน การจัดส่ง และอื่นๆ

2. หลายช่องทาง: เป็นที่พึงปรารถนาที่ OMS สามารถมุ่งเน้นการขายผ่านช่องทางต่างๆ: เว็บไซต์ ตลาด โซเชียลเน็ตเวิร์ก และอื่นๆ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวและสร้างอินเทอร์เฟซเดียวสำหรับการวิเคราะห์

3. ความสามารถในการปรับขนาด: ขนาดของธุรกิจอีคอมเมิร์ซนั้นไม่ค่อยคงที่ นั่นเป็นเหตุผลที่ OMS จะอนุญาตให้ประมวลผลโฟลว์คำสั่งซื้อที่ใหญ่กว่าที่มีอยู่มาก

4. การพยากรณ์และการรายงาน: OMS ที่ดีควรช่วยในการวิเคราะห์การขายและเตือนเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ระบบสามารถคาดการณ์การขาดแคลนผลิตภัณฑ์หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งโดยการประเมินการเปลี่ยนแปลงของสถานะคำสั่งซื้อ

5. ระบบอัตโนมัติ: ระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซควรลดความซับซ้อนของการดำเนินงานประจำวันและลดจำนวนบุคลากร นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติควรลดความซับซ้อนของขั้นตอนการจัดซื้อที่ซับซ้อน วิเคราะห์สินค้าที่ขายส่วนที่เหลือ และสร้างรายงานปกติ

6. การปรับให้เป็นส่วนตัว: API ของระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซควรพร้อมใช้งานสำหรับการรวมเข้ากับโมดูลอื่นๆ ของไซต์ ท้ายที่สุดไม่มีใครรู้ว่าต้องเชื่อมต่อแอปพลิเคชันที่มีประโยชน์อะไรบ้างในหนึ่งเดือนหรือหนึ่งปีของการดำเนินการร้านค้าออนไลน์

OMS ที่มีประสิทธิภาพและแข็งแกร่งนั้นไม่ได้เป็นสิ่งหรูหราอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นในโลกที่ไม่หยุดนิ่งของอีคอมเมิร์ซ หลักเกณฑ์ของเราจะช่วยคุณเลือกหรือพัฒนาระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซที่ดีที่สุด

บทสรุป

ระบบอัตโนมัติของการจัดการคำสั่งซื้อเป็นขั้นตอนที่ร้านค้าออนไลน์ทุกแห่งต้องเผชิญโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้ ระบบการจัดการคำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ (OMS) มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อสำหรับธุรกิจออนไลน์ ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่ช่วยให้สามารถจัดการคำสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง และข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น