วิธีควบคุมสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณตลอดวงจรชีวิตเนื้อหา

ในขณะที่สื่อดิจิทัลและการเผยแพร่เนื้อหาเชิงพาณิชย์ยังคงเพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ต้องมีอุตสาหกรรมใดๆ เลย องค์กรต่างๆ ที่ถูกน้ำท่วมด้วยทรัพย์สินดิจิทัลจึงพบว่าเป็นการยากที่จะจับตาดูบอล การเผยแพร่เนื้อหา การเก็บถาวร การปฏิบัติตามข้อกำหนด การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ อาจทำให้เนื้อหามีความสอดคล้องกัน เวลาในการออกสู่ตลาดอาจได้รับผลกระทบโดยตรง นำไปสู่การสูญเสียทางการเงินและประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่สมเหตุสมผล หากองค์กรของคุณอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน องค์กรจะไม่โดดเดี่ยว

ในขณะที่สื่อดิจิทัลและการเผยแพร่เนื้อหาเชิงพาณิชย์ยังคงเพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ต้องมีอุตสาหกรรมใดๆ เลย องค์กรต่างๆ ที่ถูกน้ำท่วมด้วยทรัพย์สินดิจิทัลจึงพบว่าเป็นการยากที่จะจับตาดูบอล การเผยแพร่เนื้อหา การเก็บถาวร การปฏิบัติตามข้อกำหนด การนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ อาจทำให้เนื้อหามีความสอดคล้องกัน เวลาในการออกสู่ตลาดอาจได้รับผลกระทบโดยตรง นำไปสู่การสูญเสียทางการเงินและประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่สมเหตุสมผล หากองค์กรของคุณอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน องค์กรจะไม่โดดเดี่ยว ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นในการจัดการจำนวนรูปแบบดิจิทัล การเพิ่มระบบอัตโนมัติในซัพพลายเชนของ Marcom และการกระจายทุกช่องทางทำให้เกิดการกระเพื่อมทั่วโลก

ถึงเวลาคิดใหม่และกำหนดรูปแบบกลยุทธ์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลอยู่ที่นี่และตอนนี้ องค์กรที่ใกล้จะถึง 'มวลวิกฤต' ในเนื้อหาดิจิทัลต้องแน่ใจว่าพวกเขาใช้สินทรัพย์ดิจิทัลให้เกิดประโยชน์สูงสุดผ่านการควบคุมวงจรชีวิตเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ

วงจรชีวิตสื่อดิจิทัลขององค์กร: หัวข้อทั่วไป

พลังของการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) สามารถใช้และปลดปล่อยอย่างเต็มที่เมื่อวงจรชีวิตเนื้อหาช่วยเสริมกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรอย่างแท้จริง กล่าวโดยกว้าง วงจรชีวิตสินทรัพย์ดิจิทัลประกอบด้วยสี่ขั้นตอนหลัก:

การดำเนินการ DAM นำไปสู่ตารางอะไร?

• เวอร์ชันเดียวของการจัดการความจริงและสิทธิ์ของสินทรัพย์ดิจิทัล

ผลผลิตมักจะเป็นผลเสียเมื่อผู้ใช้ลงทุนเวลาในการค้นหาสินทรัพย์ดิจิทัลมากกว่าการทำงานกับสินทรัพย์เหล่านั้น การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลช่วยให้มั่นใจได้ถึงความจริงเวอร์ชันเดียวสำหรับสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมด ในขณะที่ช่วยเหลือผู้ใช้ในการจัดระเบียบและประหยัดเวลาโดยใช้ข้อมูลเมตา (ข้อมูลที่มีโครงสร้างเกี่ยวกับข้อมูล) โฟลเดอร์ (ที่เก็บสินทรัพย์หรือการนำเข้าที่มีอยู่) คอลเลกชัน (เกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่) ด้วยเหตุนี้ เร่งเวลาออกสู่ตลาด

DAM ทำให้ง่ายต่อการแท็กข้อมูลที่คุณสร้างหรือซื้อ การติดตามและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงนั้นไม่ซับซ้อน มันเกิดขึ้นผ่านฟิลด์ข้อมูลเมตาที่จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ดิจิทัล เช่น ลิขสิทธิ์ คำอธิบายสินทรัพย์ เงื่อนไขการใช้งาน สิทธิ์ในการใช้งาน ใบอนุญาต และใบรับรองเครดิต

• การควบคุมเวอร์ชัน การโลคัลไลเซชัน และความสามารถในการค้นหาเนื้อหา

ระบบ DAM ที่ดีจะอำนวยความสะดวกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ด้วยการควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติ จึงช่วยรักษาประวัติของสินทรัพย์ โดยทั่วไปจะกล่าวถึงสิ่งต่างๆ เช่น ใครทำงานในเนื้อหา เนื้อหาใดที่เพิ่งเพิ่มลงในไลบรารี การเปลี่ยนแปลงใดที่เกิดขึ้นกับเนื้อหา

การเข้าถึงเนื้อหาได้จากทุกที่ทั่วโลก ทุกเวลา เป็นสิ่งสำคัญสำหรับกลยุทธ์ DAM ที่จะประสบความสำเร็จ เมื่อมีรูปแบบการตั้งชื่อที่เชื่อถือได้พร้อมกับโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้แล้ว ก็สามารถจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ได้อย่างง่ายดาย

DAM ยังมาพร้อมความสามารถในการค้นหาขั้นสูง โดยปกติสินทรัพย์ดิจิทัลจะขึ้นอยู่กับคำอธิบายสินทรัพย์ การแท็ก และข้อมูลเมตาที่ถูกต้องแม่นยำ การค้นหาเนื้อหาขึ้นอยู่กับผลการค้นหาที่กรอง การค้นหาที่บันทึกไว้ คุณลักษณะที่มีสื่อเป็นศูนย์กลาง การนำทางหลายแง่มุม แม้กระทั่งการผสานรวมกับปัญญาประดิษฐ์ (AI)

• การสนับสนุนด้านการตลาด การจัดการข้อมูลเมตาและอนุกรมวิธาน

การส่งมอบทรัพย์สินให้กับทีมการตลาดและการขาย ร้านค้า บริษัทในเครือ เพื่อนร่วมงาน หรือผู้นำโดยปราศจากความกังวลใจหรือข้อผิดพลาดเป็นวัตถุประสงค์หลักของ DAM มักจะเกิดขึ้นได้ผ่านฟังก์ชันพอร์ทัลของแบรนด์ ทำให้บุคคลสำคัญที่มีสิทธิ์เข้าถึงพอร์ทัลของแบรนด์

การควบคุมการแสดงภาพเป็นอีกคุณสมบัติหนึ่งที่ DAM นำเสนอ ซึ่งสามารถสร้างพรีเซ็ตสำหรับเวอร์ชันที่มีความสำคัญสูง ซึ่งช่วยให้ทีมมีเวลาออกสู่ตลาดได้เร็วขึ้น จากนั้นจึงเผยแพร่เนื้อหาเวอร์ชันสุดท้ายไปยังระบบ Webshop, Web Content Management (WCM) หรือ Product Information Management (PIM)

การค้นหาขั้นสูงสามารถทำได้ด้วยอนุกรมวิธานและข้อมูลเมตา พวกเขาอำนวยความสะดวกในการดึงข้อมูลทางเทคนิคโดยอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยีในตัว เช่น การค้นหาแบบยืดหยุ่นหรือปัญญาประดิษฐ์ (AI) โดยการแท็กสินทรัพย์ใหม่ทั้งหมด

• เวิร์กโฟลว์ งานระหว่างทำ และความปลอดภัยของสินทรัพย์ดิจิทัล

DAM จำนวนมากนำเสนอการผสานรวมกับโซลูชันเวิร์กโฟลว์เพื่อหลีกเลี่ยงการระงับเนื้อหาระหว่างการผลิตเนื้อหา การผสานรวมนี้สามารถส่งเสริมการจัดเก็บ/เก็บถาวรและการนำสินทรัพย์กลับมาใช้ใหม่ การติดตามการเชื่อมโยงระหว่างภาพ วิธีการเผยแพร่ และการบำรุงรักษา เนื่องจากโซลูชันเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการที่ผสานรวมเป็นหนึ่งเดียว จึงใช้เวลาน้อยที่สุดกับงานที่ใช้เวลานานในขณะที่จัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

การปกป้องทรัพย์สินดิจิทัลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับเป็นองค์ประกอบที่สำคัญใน DAM ส่วนใหญ่ การละเมิดความปลอดภัยสามารถเกิดขึ้นได้ในรูปแบบของการโจรกรรมออนไลน์ การแฮ็ก หรือหลายวิธี การตรวจสอบและถ่วงดุลอย่างเหมาะสมในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลดิจิทัลสามารถป้องกันการกระจายข้อมูลที่ไม่ได้รับการอนุมัติหรือการรั่วไหลอื่นๆ ในระบบได้ ดังนั้นองค์กรจึงไม่ต้องสูญเสียใดๆ

สุดท้าย DAM หมายถึงสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง—ลดต้นทุน

DAM เข้ามามีบทบาทในฐานะชิ้นส่วนที่ขาดหายไปของปริศนาสำหรับองค์กรในแง่ของการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นอย่างน้อยสามด้าน: เทคโนโลยี กฎหมาย และทรัพยากรบุคคล

เทคโนโลยีและรูปแบบการกำหนดราคาได้รับการคัดเลือกตามข้อกำหนดที่ชัดเจนขององค์กร อาจเป็นโซลูชันภายในองค์กร ระบบคลาวด์ หรือระบบคลาวด์ส่วนตัว

การจัดการความถูกต้องตามกฎหมายเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างสิทธิ์และการจัดการสิทธิ์ การจัดการใบอนุญาต ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) และการใช้งานทั่วไปจึงไม่ซับซ้อน จากมุมมองของทรัพยากรบุคคล ระบบอัตโนมัตินำไปสู่ทีมแบบลีนและการแต่งตั้งเฉพาะพนักงานหลัก ประหยัดค่าใช้จ่ายในการสำรวจ การสรรหา และการฝึกอบรมทรัพยากร

นอกจากนี้ DAM ยังขจัดความจำเป็นในการซื้อคืน ใช้ซ้ำ หรือสร้างสินทรัพย์ใหม่ตั้งแต่ต้น โดยรวมแล้ว การจัดระเบียบสินทรัพย์ดิจิทัลมีความสำคัญสูงสำหรับการดำเนินงานภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้ และการปรับใช้ DAM อาจเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่ยิ่งใหญ่สำหรับองค์กร

โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรก ที่นี่