Cum să vă controlați activele digitale de-a lungul întregului ciclu de viață al conținutului

Pe măsură ce media digitală și distribuția de conținut comercial continuă să prolifereze fără a cruța nicio industrie, organizațiilor care sunt inundate de active digitale le este greu să țină un ochi pe minge. Deficiențele în diseminarea conținutului, arhivare, conformitate, reutilizare pot face ca consecvența conținutului, timpul de lansare pe piață să fie afectate direct, ceea ce duce la pierderi financiare și de productivitate nejustificate. Dacă organizația dvs. se află într-o situație similară, nu este izolată.

Pe măsură ce media digitală și distribuția de conținut comercial continuă să prolifereze fără a cruța nicio industrie, organizațiilor care sunt inundate de active digitale le este greu să țină un ochi pe minge. Deficiențele în diseminarea conținutului, arhivare, conformitate, reutilizare pot face ca consecvența conținutului, timpul de lansare pe piață să fie afectate direct, ceea ce duce la pierderi financiare și de productivitate nejustificate. Dacă organizația dvs. se află într-o situație similară, nu este izolată. Complicația tot mai mare în gestionarea numărului de formate digitale, creșterea automatizării în lanțul de aprovizionare Marcom și distribuția omnicanal provoacă ondulații la nivel global.

Timpul pentru a regândi și a remodela o strategie de management al activelor digitale este aici și acum. Organizațiile aflate pe punctul de a atinge o „masă critică” în conținut digital trebuie să se asigure că își valorifică la maximum activele digitale prin controlul eficient al ciclului de viață al conținutului.

Ciclul de viață al media digitală a întreprinderii: firul comun

Puterea managementului activelor digitale (DAM) poate fi utilizată și eliberată pe deplin numai atunci când ciclul de viață al conținutului completează cu adevărat procesul de afaceri al organizației. În linii mari, ciclul de viață al unui activ digital cuprinde patru etape cheie:

Ce aduce la masă implementarea DAM?

• Versiunea unică a managementului adevărului și drepturilor activelor digitale

Productivitatea este adesea o pierdere atunci când utilizatorii investesc mai mult timp în căutarea activelor digitale decât în ​​lucrul la acestea. Managementul activelor digitale asigură o singură versiune a adevărului pentru toate activele digitale, ajutând în același timp utilizatorii să organizeze și să economisească timp prin utilizarea metadatelor (informații structurate despre date), dosare (unde sunt păstrate activele existente sau importurile), colecții (despre proiectele în derulare), astfel accelerarea timpului de comercializare.

DAM facilitează etichetarea datelor pe care le-ați creat sau achiziționat. Urmărirea și controlul drepturilor de acces nu sunt complicate. Se întâmplă prin intermediul câmpurilor de metadate în care sunt stocate date despre activele digitale precum drepturile de autor, descrierile activelor, termenii de utilizare, drepturile de utilizare, licența și certificatul de credit.

• Controlul versiunilor, localizarea și capacitatea de căutare a activelor

Un sistem DAM bun facilitează urmărirea modificărilor utilizatorilor cu controlul automat al versiunilor, contribuind astfel la menținerea unui istoric al activelor. Acest lucru se referă de obicei la lucruri precum cine a lucrat la active, ce material a fost adăugat recent în bibliotecă, ce modificări au fost aduse activelor.

Accesibilitatea activelor de oriunde de pe glob, în ​​orice moment, este, de asemenea, vitală pentru succesul unei strategii DAM. Odată ce există convenții de denumire de încredere, împreună cu o structură de foldere intuitivă pentru utilizatori, este ușor să organizați fluxurile de lucru.

DAM aduce și capabilități avansate de căutare. De obicei, activele digitale se bazează pe descrieri, etichetare și metadate exacte ale activelor. Găsirea activelor depinde de rezultatele căutării filtrate, căutările salvate, atributele centrate pe media, navigarea cu mai multe fațete și chiar integrarea cu inteligența artificială (AI).

• Suport de marketing, gestionarea metadatelor și taxonomiei

Livrarea de active echipelor de marketing și vânzări, magazinelor, filialelor, colegilor sau conducerii, fără nici un zgomot sau erori este obiectivul principal al DAM. Este adesea posibil prin intermediul unei funcționalități de portal de marcă, permițând persoanelor cheie cu drepturi să acceseze portalul de marcă.

Controlul redării este o altă caracteristică oferită de unele DAM-uri, prin care pot fi create presetări pentru versiuni foarte importante, permițând echipelor să aibă un timp mai rapid de lansare pe piață. Versiunile finale ale activelor pot fi apoi publicate în magazinul web, în ​​sistemele Web Content Management (WCM) sau în sistemele de management al informațiilor despre produs (PIM).

Căutarea avansată este posibilă și cu taxonomie și metadate. Ele facilitează regăsirea automată a informațiilor tehnice cu ajutorul tehnologiilor încorporate, cum ar fi căutarea elastică sau inteligența artificială (AI), prin etichetarea tuturor activelor noi.

• Fluxuri de lucru, lucru în curs și securitatea activelor digitale

Integrarea cu soluțiile de flux de lucru pentru a evita blocările de conținut în timpul producției de conținut este oferită de multe DAM-uri. Această integrare poate favoriza stocarea/arhivarea și reutilizarea activelor, urmărirea asocierii dintre imagini, modul în care sunt publicate și întreținerea lor. Datorită unei singure soluții integrate de flux de lucru editorial, timp minim este alocat sarcinilor lungi în timp ce gestionați activele digitale.

Protecția activelor digitale sensibile și confidențiale este o componentă vitală în majoritatea DAM-urilor. Încălcările de securitate pot avea loc sub formă de furturi online, hacking sau alte moduri multiple. Verificările și echilibrările adecvate în securitatea datelor digitale pot ține la distanță distribuția de date neaprobată sau orice alte scurgeri din sistem, astfel încât întreprinderea să rămână imună la pierderi de orice fel.

În cele din urmă, DAM înseamnă un lucru cheie: costuri reduse

DAM vine în prim-plan, deoarece piesa lipsă a puzzle-ului pentru întreprinderi în ceea ce privește reducerea costurilor are loc pe cel puțin trei fronturi: tehnologie, juridic și resurse umane.

Tehnologia și modelele de preț sunt selectate în funcție de cerințele precise ale organizației; poate fi on-premise, cloud sau o soluție de cloud privat.

Gestionarea legalității devine ușoară, deoarece datorită liniilor clare dintre permisiuni și gestionarea drepturilor, gestionarea licențelor, acordurilor de nedivulgare (NDA) și utilizarea generală devine necomplicată. Din punct de vedere al resurselor umane, automatizarea conduce la echipe slabe și numirea doar a angajaților cheie, economisind costurile de cercetare, recrutare și resurse de formare.

În plus, DAM elimină nevoia de răscumpărare, reutilizare sau recreare a activelor de la zero. În general, organizarea activelor digitale este o prioritate ridicată pentru desfășurarea operațiunilor în limitele bugetelor stipulate, iar implementarea DAM poate fi un avantaj competitiv imens pentru întreprinderi.

Această postare a fost publicată inițial aici.