สิ่งที่ส่งผลต่อต้นทุนของซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา

การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา (CLM) ไม่ใช่เรื่องง่าย ด้วยผู้ให้บริการจำนวนมากในตลาดที่เสนอผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันด้วยราคาและคุณสมบัติที่แตกต่างกัน จึงสามารถรู้สึกหนักใจที่จะผูกมัดกับมัน ก่อนเลือกโซลูชัน CLM สำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องพิจารณางบประมาณและข้อเสนอของซอฟต์แวร์ คุณจะได้ไม่ต้องจ่ายเงินมากเกินไป

เหตุใดจึงต้องพิจารณาราคาของซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา (CLM)

ราคาซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา (CLM) จะแตกต่างกันไปในแต่ละแพลตฟอร์ม ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ซอฟต์แวร์เสนอให้ผู้ใช้ เนื่องจากโซลูชันการจัดการสัญญาจะช่วยประหยัดเงินธุรกิจของคุณโดยการปรับปรุงกระบวนการทำสัญญา สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณจะไม่จ่ายเงินมากเกินไปสำหรับโซลูชัน การลงทุนมากเกินไปสามารถชดเชยผลประโยชน์ในการประหยัดเงินได้ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจของคุณควรใช้เวลาในการพิจารณาความต้องการของคุณและกำหนดงบประมาณ

ปัจจัยสำคัญที่กำหนดราคาของซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตสัญญา

ปัจจัยต่างๆ ส่งผลต่อต้นทุนของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับขนาดของบริษัทของคุณ ธุรกิจขนาดเล็กมักต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลน้อยลง ใบอนุญาตผู้ใช้น้อยลง และชุดคุณลักษณะที่จำกัด ส่งผลให้ราคาลดลง อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว องค์กรขนาดใหญ่จะต้องใช้จ่ายมากขึ้นอย่างมากกับระบบที่ใหญ่กว่าและซับซ้อนกว่า ซึ่งมักจะรวมถึงการบูรณาการที่หลากหลาย

ปัจจัยบางประการที่ส่งผลต่อต้นทุนของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ได้แก่:

จำนวนผู้ใช้

อีกเหตุผลหนึ่งที่บริษัทขนาดใหญ่สามารถคาดหวังที่จะจ่ายมากขึ้นสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการสัญญามากกว่าธุรกิจขนาดเล็กก็คือแผนการกำหนดราคาบางอย่างนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ จุดราคารายเดือนของซอฟต์แวร์บางอย่างอาจถูกกำหนดโดยจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้ที่บริษัทกำหนด ในการพิจารณาคร่าวๆ ว่าบริษัทของคุณจะใช้จ่ายไปเท่าใด ให้พิจารณาพนักงานทุกคนที่ทำงานในวงจรสัญญาของคุณ รวมถึงการจัดการ กฎหมาย การเงิน การขาย และการจัดซื้อ

ขนาดการจัดเก็บ

เนื่องจากซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาช่วยให้ธุรกิจมีที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับการจัดเก็บเอกสาร วิธีที่ถูกต้องในการทำนายค่าใช้จ่ายของแพลตฟอร์มคือการพิจารณาว่าบริษัทของคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลมากเพียงใด ก่อนตกลงกับผู้ให้บริการ CLM คุณจำเป็นต้องทราบจำนวนสัญญาที่บริษัทของคุณมักจะจัดการ นอกจากนี้ ให้นึกถึงเป้าหมายของบริษัทของคุณในแง่ของการเติบโตและข้อตกลงของคุณที่อาจเพิ่มขึ้นในห้าปีต่อจากนี้ โชคดีที่ผู้ผลิตหลายรายอนุญาตให้ลูกค้าเริ่มต้นที่จุดราคาที่ต่ำกว่า จากนั้นอัปเกรดเป็นพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมตามความจำเป็น

การบูรณาการกับบุคคลที่สาม

วงจรการจัดการสัญญามักส่งผลกระทบต่อขั้นตอนการปฏิบัติงานอื่นๆ และบริษัทซอฟต์แวร์บางแห่งเรียกเก็บเงินสำหรับการผสานรวมกับโซลูชันของบริษัทอื่น ซึ่งหมายความว่าเมื่อประเมินราคา คุณควรคำนึงถึงเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาของคุณ Salesforce (หรือ CRM อื่นๆ) หรือระบบ E-Signature เช่น DocuSign เป็นเครื่องมือสองอย่างที่ธุรกิจทั่วไปจะต้องผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา แม้ว่าการผสานรวมที่มากขึ้นอาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น แต่บริษัทซอฟต์แวร์บางแห่งเสนอการผสานรวมฟรีกับโซลูชันของบริษัทอื่น

ความปลอดภัยของซอฟต์แวร์

เมื่อพูดถึงการจัดเก็บเอกสาร บางบริษัทต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด ในขณะที่บริษัทอื่นๆ เพียงต้องการให้แน่ใจว่าสัญญาได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ ไม่ว่าในกรณีใด ความปลอดภัยและความปลอดภัยของเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนของคุณมีความสำคัญ และระดับความปลอดภัยที่คุณเลือกจะส่งผลต่อราคาของแพลตฟอร์มอย่างมาก

แม้ว่าบางแพลตฟอร์มในตลาดจะมีการป้องกันเพียงเล็กน้อย แต่บางแพลตฟอร์มก็มีการตรวจสอบความปลอดภัยและความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าจะปกป้องเอกสารของคุณด้วยเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย การอนุญาตของผู้ใช้ และรายการที่ปลอดภัยของ IP เป็นคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่เป็นประโยชน์ แต่มาในราคา อย่างไรก็ตาม การจ่ายเงินมากขึ้นสำหรับแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยอาจช่วยคุณประหยัดเงินได้มากในระยะยาว

จำนวนคุณสมบัติ

แต่ละธุรกิจมีความต้องการในการดำเนินงานที่แตกต่างกัน และไม่ใช่ว่าทุกระบบสัญญาจะมีคุณสมบัติที่บริษัทต้องการ ชุดคุณลักษณะใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ จะพิจารณาจากความซับซ้อนและจำนวนสัญญาที่ธุรกิจของคุณจัดการ แพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติมากกว่ามักจะมีราคาแพงกว่าระบบซอฟต์แวร์ระดับพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม ธุรกิจของคุณอาจต้องการเครื่องมือเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้รวมถึง:

• ซับในสีแดง
• เทมเพลตอัจฉริยะ
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
• การวิเคราะห์ขั้นสูง

สนับสนุนลูกค้า

แพลตฟอร์มส่วนใหญ่คิดค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับบริการสนับสนุนลูกค้าระดับพรีเมียม ซึ่งรวมถึงความช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมง เวลาตอบกลับที่มั่นใจ และการเข้าถึงได้ (โทรศัพท์ การส่งข้อความ หรืออีเมล) บางบริษัทเรียกเก็บค่าบริการสนับสนุนรายปีหรือเรียกเก็บเงินจากทีมโดยตรงสำหรับบริการสนับสนุนเป็นประจำ ดังนั้นจึงอาจคุ้มค่ากว่าในการเลือกแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายหรือบริษัทที่ให้ความช่วยเหลือลูกค้าฟรี

ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาคืออะไร?

ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์บางครั้งเรียกเก็บค่าธรรมเนียมต่างๆ สำหรับการใช้แพลตฟอร์มของตน โดยทั่วไปจะเป็นการชำระเงินแบบครั้งเดียวหรือแบบปกติซึ่งครอบคลุมบริการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานและบำรุงรักษาระบบ เนื่องจากไม่ใช่ผู้ให้บริการทุกรายที่จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเหล่านี้ คุณควรเลือกโซลูชันที่ช่วยรักษาค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมให้เหลือน้อยที่สุด

ค่าธรรมเนียมทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์การจัดการสัญญารวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต
• ค่าธรรมเนียมการดำเนินการ
• คุณสมบัติเสริม
• ค่าธรรมเนียมการรวม
• สนับสนุนลูกค้า

ข้อผิดพลาดของโซลูชัน CLM ฟรี

ในขณะที่บางบริษัทใช้เงินหลายพันดอลลาร์ไปกับเครื่องมือการจัดการสัญญา แต่ก็มีทางเลือกฟรีมากมายให้เลือก ซอฟต์แวร์ฟรีสามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพที่มีสัญญาไม่มาก แพลตฟอร์มฟรีอาจช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ง่ายขึ้นในการจัดการสัญญาอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าเวอร์ชันส่วนใหญ่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับความสามารถและความจุของพื้นที่จัดเก็บ แพลตฟอร์มฟรีอาจฟังดูน่าดึงดูด แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว โซลูชันเหล่านี้ไม่เหมาะกับความต้องการของบริษัทที่มีวงจรอายุสัญญาที่ซับซ้อน สำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันมากขึ้นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา โปรดติดต่อทีม Parley Pro

สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนลงทุนในโซลูชัน CLM

การเลือกแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาเป็นการตัดสินใจที่บริษัทของคุณควรพิจารณาอย่างรอบคอบ แต่ละธุรกิจมีความต้องการการจัดการที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลายรายมีคุณสมบัติ พื้นที่จัดเก็บ และมาตรการรักษาความปลอดภัยที่หลากหลาย ไม่เพียงเท่านั้น แต่ราคาซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องร่างงบประมาณด้วย เพื่อไม่ให้จ่ายเงินมากเกินไป

หากคุณต้องการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ให้พิจารณา:

• ขนาดบริษัทของคุณ
• ความต้องการการจัดการสัญญาของคุณ
• จำนวนเงินที่คุณยินดีจ่ายบนแพลตฟอร์ม
• โซลูชันธุรกิจปัจจุบันของคุณที่คุณต้องบูรณาการ
• กระบวนการจัดการสัญญาที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบัน