公司应实施的 4 个合规方面

已发表: 2022-07-20

无论行业如何，所有企业都必须遵守法规。无论这些法律和惯例是通用的还是特定行业的，合规计划都有助于使公司保持一致。

合规计划类似于司机和骑自行车的人在路上遇到的提示。护栏和车道使人们在特定边界内移动并提供方向感。标志和红绿灯有助于警告不利条件并防止事故发生。

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合规计划为员工创造了形象的护栏、车道、标志和交通信号灯。但是，这些计划还为企业提供了一种审查和跟踪与法规遵从性相关的所有内容的方法。这可以包括适用于特定工作角色、部门职能或组织文化的程序。

虽然合规计划的某些方面由法律确定，但其他方面只是合理的商业惯例。这里有四个要考虑实施。

1. 审计和监控实践

审计可以帮助确定企业的程序与行业法规和标准的一致性。例如，医疗机构必须遵守 HIPAA 法规。医疗保健行业以外的企业可能必须遵守单独的消费者隐私法规和管理财务文件的法律。外部和内部审计向领导者展示了公司在哪些方面做得很好，以及他们需要做出哪些改进。

假设您的企业是为多个客户存储数据的云服务提供商。您想知道您的数据实践和内部控制是否足够安全以保护客户信息。

SOC 2 审核指南中的行业指南可帮助您确定您的业务是否合规。审计指南还确定了审计的期望以及如何根据行业建议进行。

当然，实际审计是确定企业程序所处位置的更彻底的方法。在审计之间，监控确定实践和程序是否偏离轨道太远。监控通常包括质量控制措施，例如员工观察。

在教育部门，课堂观察决定了教师是否满足课程要求。这些观察是确定个别员工可能需要额外指导以确保组织保持合规的机会。工作人员与管理人员一起纠正缺陷并增强现有优势。

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员工无法实施他们不理解或不知道的事情。培训您的员工如何帮助企业保持合规性至关重要。但是，向他们提供有关合规计划及其程序为何必要的背景信息也是如此。虽然行业资深人士可能比新员工拥有更多的知识，但不断发展的法规可能意味着推理或目的的变化。

不了解或不知道合规计划背后目的的员工可能不太愿意执行该计划。麦肯锡公司的研究表明，70% 的员工通过工作来定义他们的使命感。

合规计划和行业法规通常与组织的总体使命或目的密切相关。正式和非正式的培训让员工有机会帮助塑造这一使命。课程、会议、对话和在职培训课程弥合了个人和组织努力之间的差距。员工了解他们的角色和行为如何适应公司的成功，包括合规性。

工作人员有机会提出问题、表达疑虑并提出改进建议。他们在企业中的个人目的或角色变得更加清晰，并且可以为执行职责提供动力。

Designated Point Person for compliance implementation

每艘船都需要一名船长才能航行，合规计划要取得成功也是如此。您的公司应该有一个负责监督程序设计和实施的人员或团队。

团队成员的数量可能取决于业务的规模和范围。一个只有一个位置的小型组织可能只需要一个人。较大的公司可能需要一个小组来处理多个设施的合规性。

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合规主管或团队的作用是确保项目按计划进行。重点人员或团队帮助确定更可能发生不合规的薄弱环节。合规团队还可以查明问题已经发生的地方，并与员工一起纠正这些问题。

假设合规官发现没有进行单独的异地数据备份。一些员工知道应该进行这些备份。但是，他们让关键人物知道缺乏成功执行数据备份的工具和内部控制。合规点人员或团队可以与领导合作，为员工提供必要的工具。合规团队还可以设计更好的控制，包括验证程序。

即使是最过目不忘的记忆也需要一些东西来回顾。所有员工都可以访问的书面文档与面对面交流一样重要。记录在案的合规程序为员工提供了他们在前进时需要的标志和路标。

当没有真人时，成文标准会提供说明。员工不必停止他们正在做的事情并可能给客户带来不便。他们可以获得简单问题的答案，并遵循与同龄人相同的标准。

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书面文件为每个人提供相同的规则，并确保这些标准的统一应用。但是，文档应该易于理解。定期审查书面资源以确认它们是更新的和相关的也很重要。当书面内容与会议中传达的内容不符时，就会造成混乱，从而导致不合规。文件也应该适用于工作角色，以便员工可以快速找到他们需要的东西。

合规计划旨在帮助企业遵守行业法规和惯例。但是为了让公司在规定范围内运营，合规计划需要包含某些组件才能有效。其中一些包括审计、培训课程、监督团队和书面标准。将这些方面作为贵公司合规计划的一部分将增加其成功的机会。