公司應實施的 4 個合規方面

已發表: 2022-07-20

無論行業如何，所有企業都必須遵守法規。無論這些法律和慣例是通用的還是特定行業的，合規計劃都有助於使公司保持一致。

合規計劃類似於司機和騎自行車的人在路上遇到的提示。護欄和車道使人們在特定邊界內移動並提供方向感。標誌和紅綠燈有助於警告不利條件並防止事故發生。

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合規計劃為員工創造了形象的護欄、車道、標誌和交通信號燈。但是，這些計劃還為企業提供了一種審查和跟踪與法規遵從性相關的所有內容的方法。這可以包括適用於特定工作角色、部門職能或組織文化的程序。

雖然合規計劃的某些方面由法律確定，但其他方面只是合理的商業慣例。這裡有四個要考慮實施。

1. 審計和監控實踐

審計可以幫助確定企業的程序與行業法規和標準的一致性。例如，醫療機構必須遵守 HIPAA 法規。醫療保健行業以外的企業可能必須遵守單獨的消費者隱私法規和管理財務文件的法律。外部和內部審計向領導者展示了公司在哪些方面做得很好，以及他們需要做出哪些改進。

假設您的企業是為多個客戶存儲數據的雲服務提供商。您想知道您的數據實踐和內部控制是否足夠安全以保護客戶信息。

SOC 2 審核指南中的行業指南可幫助您確定您的業務是否合規。審計指南還確定了審計的期望以及如何根據行業建議進行。

當然，實際審計是確定企業程序所處位置的更徹底的方法。在審計之間，監控確定實踐和程序是否偏離軌道太遠。監控通常包括質量控制措施，例如員工觀察。

在教育部門，課堂觀察決定了教師是否滿足課程要求。這些觀察是確定個別員工可能需要額外指導以確保組織保持合規的機會。工作人員與管理人員一起糾正缺陷並增強現有優勢。

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員工無法實施他們不理解或不知道的事情。培訓您的員工如何幫助企業保持合規性至關重要。但是，向他們提供有關合規計劃及其程序為何必要的背景信息也是如此。雖然行業資深人士可能比新員工擁有更多的知識，但不斷發展的法規可能意味著推理或目的的變化。

不了解或不知道合規計劃背後目的的員工可能不太願意執行該計劃。麥肯錫公司的研究表明，70% 的員工通過工作來定義他們的使命感。

合規計劃和行業法規通常與組織的總體使命或目的密切相關。正式和非正式的培訓讓員工有機會幫助塑造這一使命。課程、會議、對話和在職培訓課程彌合了個人和組織努力之間的差距。員工了解他們的角色和行為如何適應公司的成功，包括合規性。

工作人員有機會提出問題、表達疑慮並提出改進建議。他們在企業中的個人目的或角色變得更加清晰，並且可以為執行職責提供動力。

Designated Point Person for compliance implementation

每艘船都需要一名船長才能航行，合規計劃要取得成功也是如此。您的公司應該有一個負責監督程序設計和實施的人員或團隊。

團隊成員的數量可能取決於業務的規模和範圍。一個只有一個位置的小型組織可能只需要一個人。較大的公司可能需要一個小組來處理多個設施的合規性。

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合規主管或團隊的作用是確保項目按計劃進行。重點人員或團隊幫助確定更可能發生不合規的薄弱環節。合規團隊還可以查明問題已經發生的地方，並與員工一起糾正這些問題。

假設合規官發現沒有進行單獨的異地數據備份。一些員工知道應該進行這些備份。但是，他們讓關鍵人物知道缺乏成功執行數據備份的工具和內部控制。合規點人員或團隊可以與領導合作，為員工提供必要的工具。合規團隊還可以設計更好的控制，包括驗證程序。

即使是最過目不忘的記憶也需要一些東西來回顧。所有員工都可以訪問的書面文檔與面對面交流一樣重要。記錄在案的合規程序為員工提供了他們在前進時需要的標誌和路標。

當沒有真人時，成文標準會提供說明。員工不必停止他們正在做的事情並可能給客戶帶來不便。他們可以獲得簡單問題的答案，並遵循與同齡人相同的標準。

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書面文件為每個人提供相同的規則，並確保這些標準的統一應用。但是，文檔應該易於理解。定期審查書面資源以確認它們是更新的和相關的也很重要。當書面內容與會議中傳達的內容不符時，就會造成混亂，從而導致不合規。文件也應該適用於工作角色，以便員工可以快速找到他們需要的東西。

合規計劃旨在幫助企業遵守行業法規和慣例。但是為了讓公司在規定範圍內運營，合規計劃需要包含某些組件才能有效。其中一些包括審計、培訓課程、監督團隊和書面標準。將這些方面作為貴公司合規計劃的一部分將增加其成功的機會。