14 أفضل أدوات وأدوات العمل الجماعي

على الرغم من أن إنتاجية المجموعة تعتمد كثيرًا على دوافع الأعضاء ومهاراتهم ، إلا أن بعض التحسينات التنظيمية يمكن أن تساهم في ذلك أيضًا. خاصة في الحالات التي يعمل فيها أعضاء الفريق عن بعد جزئيًا أو كليًا. بالنسبة لأولئك الذين يريدون إيقاف الأداء السيئ - إليك قائمة مراجعة عملية لمتابعة.

6 نصائح لتعزيز العمل الجماعي

1. تجنب الإدارة التفصيلية

لا أحد يحب العمل في بيئة مرهقة ، والتدفق اللامتناهي للتعليقات والتذكيرات هو فقط ما يطلق هذا النوع من بيئة العمل. ومع ذلك ، فإن الإدارة المريحة للغاية أو الخالية من الهموم ليست خيارًا جيدًا أيضًا. إذا كنت ترغب في تشجيع الموظفين على تولي مسؤولية نتائج العمل وأن تكون استباقيًا ، فيجب أن تجد توازنًا مثاليًا بين الإشراف والاستقلالية. ضع في اعتبارك القيام بما يلي:

• تفويض المهام
• توظيف الشخص المناسب للوظيفة المناسبة
• اشرح بوضوح ما تتوقع الحصول عليه
• جمع التعليقات من الموظفين

2. لا تطرف في الاجتماعات

قد يبدو أنه يمكن حل جميع المشاكل أثناء مناقشات المائدة المستديرة. ولكن ، في الواقع ، تتحول غالبية الاجتماعات إلى مونولوجات مطولة أو مناقشات متحيزة ولا تؤدي إلى حلول واضحة أو مهام مباشرة.

قبل تحديد موعد للاجتماع ، اسأل نفسك عما إذا كان يمكنك التعامل مع المشكلة بدون اجتماع. إذا كانت الإجابة بنعم ، فمن الأفضل استبدال الاجتماعات بملخصات البريد الإلكتروني اليومية أو الأسبوعية.

3. تعيين OKRs

تكمن الفكرة الأساسية لإطار "الأهداف والنتائج الرئيسية" في مرونة الأهداف. بمجرد تعيينه ، يجب متابعة كل هدف بمقاييس تسمح بقياس تقدمه. أيضًا ، يجب أن يأخذ الهدف بعين الاعتبار مدخلات الأشخاص المسؤولين عن تنفيذه.

لا تختلف OKRs كثيرًا عن أهداف SMART. لذلك ، لإنشاءها ، التزم بأفضل الممارسات:

• تحديد الأهداف لإطار زمني معين
• جعل الأهداف محددة وقابلة للقياس
• تتالي المهام
• مراجعة وتعديل الخطط الأصلية

4. العمل في سباقات السرعة

إن منهجية Agile محبوبة ، فلماذا لا تجربها؟ تكون الفرق أكثر إنتاجية عندما يكون لديهم فترات زمنية محددة لإكمال مهمة معينة ، وليس عندما يكون عليهم تشتيت التركيز والقيام بمهام متعددة.

على الرغم من ذكر سباقات السرعة عادةً في سياق البرمجة ، يمكن لكل فريق استخدام هذا النهج. ابدأ بإعداد Backlog للوظائف التي يتعين القيام بها وحدد مدة الركض (عادةً ، أسبوعان). ثم قم بملء كل سباق بمهام من Backlog. تتبع تقدم الفريق ، وفي نهاية السباق - قم بتقييم الأداء وتقديم الملاحظات.

5. ما يمكن أن يكون آليا - ينبغي أن يكون

بعض العمليات لا تقدم قيمة كبيرة للأداء ولكن لا يزال يتعين التعامل معها. لذلك ، لرفع مستوى الإنتاجية - أتمتة العمليات. على سبيل المثال ، إذا أعد مندوبو المبيعات تقريرًا أسبوعيًا عن الصفقات الجديدة ، فيمكنك تشكيل قالب بتنسيق قياسي وكتابة نص أو ماكرو يملأ حقول البيانات. أو - قم بإنشاء وحفظ قالب تقرير في CRM الخاص بك.

6. تجهيز الفريق بالبرنامج

سوق برامج التعاون مليء بالأدوات لأي غرض - من برامج إدارة المشاريع وتخزين البيانات السحابية إلى كاسحات الجليد عبر الإنترنت. تحتوي هذه على العديد من الخيارات المضمنة سهلة الاستخدام التي تسهل المهام اليومية ، مثل جدولة المواعيد وتتبع الوقت ومشاركة المستندات وما إلى ذلك.

أفضل 8 أدوات تعاون لكل فريق

تخدم البرامج المختلفة أغراضًا مميزة. لقد أعددنا مجموعة أساسية من الأدوات التي يجب أن يبدأ بها كل فريق.

ويجي

يمكن أن تعمل السبورة الرقمية هذه كمساحة عمل لكل من المستخدمين الفرديين والفرق. بمجرد التسجيل في Weje ، يمكنك إما البدء بلوحة فارغة عبر الإنترنت أو اختيار بعض النماذج ، على سبيل المثال لوحة Kanban ، من المكتبة ، ثم تعديلها وفقًا لاحتياجاتك. يمكنك دعوة زملائك أو زملائك في مجلس الإدارة حتى يتمكنوا من المساهمة أيضًا.

يتم تنظيم المعلومات الموجودة على لوحة Weje في بطاقات البيانات. تدعم الأداة جميع أنواع الملفات ، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات وملفات PDF والمزيد. يمكنك إما نسخ البيانات ولصقها من الإنترنت أو - تحميلها من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد ذلك ، يمكنك تجميع العناصر عن طريق سحبها وإفلاتها وترك الملاحظات اللاصقة والتعليقات على الإنترنت للآخرين.

تريلو

هذا بديل مجاني رائع لـ JIRA من Atlassian. سيكون Trello محبوبًا من قبل الفرق الإبداعية أو الصغيرة على وجه الخصوص لبساطته. لا تتطلب الأداة إعدادات معقدة للبدء. بعد التسجيل ، يمكن للمستخدم بسهولة إنشاء لوحة كانبان على الفور.

يمكنك تخطيط سباقات فريق المشروع وتعيين متعاونين لمهام محددة. في كل مرة تتغير حالة المهمة ، يتلقى المتعاونون إعلامات. باستخدام Trello ، يمكنك أيضًا تنظيم جلسات العصف الذهني عن بُعد وتبادل البيانات مع تطبيقات أخرى ، مثل Evernote و Google Drive و Slack.

مهم

إذا كنت تبحث عن بعض بدائل Slack ، فإن Mattermost هي الأداة الصحيحة. هذه خدمة دردشة مجانية مفتوحة المصدر عبر الإنترنت ، مما يعني أنه يمكنك الاستضافة محليًا والتكيف وفقًا لاحتياجات الفريق.

يقدم Mattermost أحدث الميزات التقنية للمتعاونين ، بما في ذلك تكامل الصوت والفيديو وأرشيفات الرسائل.

خيالى

Notion.so عبارة عن دفتر ملاحظات رقمي خاص بالفريق. يمكن استخدام مستودعاته لجدولة المهام ، وحفظ المستندات وتبادلها ، وإدارة الملفات ، وما إلى ذلك. تدعم الأداة LaTex ، لذا يمكنك استخدامها لأتمتة تنسيق النص. يمكنك أيضًا تضمين المحتوى في صفحاتك باستخدام Embed.ly.

تتضمن مكتبة Notion.so قوالب لأي مناسبة تقريبًا - من إدارة التبرعات إلى إعداد OKRs.

برنامج TeamViewer

يحظى برنامج الاتصال هذا بشعبية بين الفرق البعيدة. باستخدام نظام محمي بكلمة مرور ، يمكن لأعضاء الفريق الانضمام إلى الأجهزة أو مشاركة شاشاتهم بأمان. علاوة على ذلك ، يمكن للمستخدمين تجربة الواقع المعزز عن طريق إضافة مؤشرات ثلاثية الأبعاد أو رموز تعبيرية أثناء جلسات بث الفيديو المباشر في برنامج TeamViewer.

أسانا

أسانا محبوبة لبساطة لوحات كانبان الخاصة بها. يمكنك إنشاء قوالب للمهام المتكررة ثم تحسينها باستخدام حقول المشروع المخصصة والأوصاف والملفات المرفقة وحالات الأولوية.

إذا كنت تريد العثور على المهام السابقة ، فقم بتطبيق عوامل التصفية أو استخدام خيار بحث مناسب. يجعل Asana العمل الجماعي آمنًا - فهو يحتوي على نظام تحكم في الوصول يسمح بتعيين المسؤولين وتقييد عمليات التحرير.

Sync.com

يمكن للفرق استخدام هذا التخزين المستند إلى مجموعة النظراء لمشاركة المعلومات الحساسة داخل المؤسسة. يقوم Sync.com بتشفير الملفات ويسمح بتنظيم الأذونات مع تواريخ انتهاء الصلاحية. تقوم الأداة أيضًا باستعادة الملفات المحذوفة ، وهو أمر مفيد بشكل خاص عند تبادل المستندات ذات الصلة بين الفريق.

ClickUp

ClickUp هي مساحة عمل لإنشاء وإدارة الوقت المستغرق في المشاريع. يمكنك تسجيل الساعات والاطلاع على إحصائيات أداء الموظفين في أكثر من 15 مشاهدة. تحتوي الأداة على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام ، وتشمل ميزاتها قوالب المهام ، وتتبع الأهداف والأولويات ، وقوائم المراجعة المتكررة ، وغيرها.

الاستفادة من العمل الجماعي تستحق الجهد المبذول. ولا تحتاج إلى الكثير من أجل ذلك. عمليات منظمة جيدًا واثنين من الأدوات المفيدة - وسترى أن الفريق يحقق نتائج ممتازة ويصبح الموظفون أكثر رضا عن كيفية عملهم معًا.