14 melhores hacks e ferramentas de trabalho em equipe

Embora a produtividade de um grupo dependa muito das motivações e habilidades dos membros, certas melhorias organizacionais também podem contribuir para isso. Especialmente, nos casos em que os membros da equipe trabalham parcial ou totalmente remotos. Para aqueles que querem parar o mau desempenho – aqui está uma lista de verificação prática a seguir.

6 dicas para impulsionar o trabalho em equipe

1. Evite o microgerenciamento

Ninguém gosta de operar em um ambiente estressante, e um fluxo interminável de comentários e lembretes é exatamente o que desencadeia esse tipo de ambiente de trabalho. O gerenciamento muito relaxado ou despreocupado, no entanto, também não é uma boa opção. Se você deseja incentivar os funcionários a assumirem o controle dos resultados do trabalho e serem proativos, deve encontrar um equilíbrio perfeito entre supervisão e independência. Considere fazer o seguinte:

• delegar tarefas
• contratar a pessoa certa para o trabalho certo
• explicar claramente o que você espera obter
• coletar feedback dos funcionários

2. Não exagere nas reuniões

Pode parecer que todos os problemas podem ser resolvidos durante as mesas redondas. Mas, na realidade, a maioria das reuniões se transforma em monólogos prolongados ou debates tendenciosos e não resulta em soluções claras ou tarefas diretas.

Antes de agendar uma reunião, pergunte-se se você pode lidar com o problema sem uma. Se a resposta for sim, é melhor substituir as reuniões por resumos diários ou semanais por e-mail.

3. Defina OKRs

A ideia central da estrutura de “Objetivos e Resultados-Chave” está na flexibilidade dos objetivos. Uma vez definido, todo objetivo deve ser acompanhado de métricas que permitam medir seu progresso. Além disso, a meta deve levar em consideração as contribuições das pessoas responsáveis ​​por sua execução.

Os OKRs não diferem muito dos objetivos SMART. Então, para estabelecê-los, atenha-se às melhores práticas:

• definir objetivos para um determinado período de tempo
• tornar as metas específicas e mensuráveis
• tarefas em cascata
• revisar e ajustar os planos originais

4. Trabalhe em sprints

A metodologia Agile é muito apreciada, então por que não experimentá-la? As equipes são mais produtivas quando têm períodos limitados de tempo para concluir uma determinada tarefa, em vez de quando precisam dispersar o foco e as multitarefas.

Embora os sprints sejam geralmente mencionados no contexto da programação, todas as equipes podem usar essa abordagem. Comece preparando um Backlog para os trabalhos a serem feitos e decida a duração do sprint (geralmente 2 semanas). Em seguida, preencha cada sprint com tarefas de um Backlog. Acompanhe o progresso da equipe e, no final de um sprint, avalie o desempenho e forneça feedback.

5. O que pode ser automatizado – deve ser

Alguns processos não agregam muito valor ao desempenho, mas ainda precisam ser tratados. Portanto, para aumentar a linha de base da produtividade – automatize as operações. Por exemplo, se seus representantes de vendas prepararem um relatório semanal sobre novos negócios, você poderá moldar um modelo de formato padrão e escrever um script ou macro que preencherá os campos de dados. Ou – crie e salve um modelo de relatório em seu CRM.

6. Equipe a equipe com o software

O mercado de software de colaboração está repleto de ferramentas para qualquer finalidade – desde software de gerenciamento de projetos e armazenamento de dados em nuvem até quebra-gelos online. Eles têm muitas opções internas úteis que facilitam os trabalhos do dia-a-dia, como agendamento de compromissos, controle de tempo, compartilhamento de documentos etc.

8 melhores ferramentas de colaboração para cada equipe

Diferentes softwares servem a propósitos distintos. Preparamos um kit essencial de ferramentas com as quais toda equipe deve começar.

Weje

Este quadro branco digital pode servir como um espaço de trabalho para usuários individuais e equipes. Depois de se inscrever no Weje, você pode começar com uma tela on-line em branco ou pegar algum modelo, por exemplo, um quadro Kanban, da biblioteca e depois ajustá-lo às suas necessidades. Você pode convidar colegas ou companheiros para o quadro para que eles também possam contribuir.

As informações do quadro Weje estão organizadas em cartões de dados. A ferramenta suporta todos os tipos de arquivos, incluindo documentos, planilhas, PDFs e muito mais. Você pode copiar e colar dados da Internet ou carregá-los do seu computador. Depois, você pode agrupar objetos arrastando e soltando-os e deixando notas adesivas e comentários online para outras pessoas.

Trello

Esta é uma ótima alternativa gratuita ao JIRA da Atlassian. O Trello será adorado por equipes criativas ou pequenas, principalmente por sua simplicidade. A ferramenta não requer configurações complicadas para iniciar. Depois de se inscrever, um usuário pode criar facilmente um quadro Kanban imediatamente.

Você pode planejar sprints de equipe de projeto e atribuir colaboradores a tarefas específicas. Sempre que o status da tarefa muda, os colaboradores recebem notificações. Com o Trello, você também pode organizar sessões remotas de brainstorming e trocar dados com outros aplicativos, como Evernote, Google Drive e Slack.

Mais importante

Se você estava em busca de alguma alternativa ao Slack, o Mattermost é a ferramenta certa. Este é um serviço de bate-papo online gratuito de código aberto, o que significa que você pode hospedar localmente e ajustar de acordo com as necessidades da equipe.

Mattermost oferece os mais recentes recursos tecnológicos para colaboradores, incluindo integrações de áudio e vídeo e arquivos de mensagens.

Noção

Notion.so é um caderno de equipe digital. Seus repositórios podem ser usados ​​para agendar tarefas, manter e trocar documentos, gerenciar arquivos, etc. A ferramenta suporta LaTex, então você pode usá-la para automatizar a formatação de texto. Além disso, você pode incorporar conteúdo às suas páginas usando Embed.ly.

A biblioteca Notion.so inclui modelos para praticamente qualquer ocasião – desde o gerenciamento de doações até a configuração de OKRs.

TeamViewer

Este software de comunicação é popular entre as equipes remotas. Com um sistema protegido por senha, os colegas de equipe podem ingressar em dispositivos com segurança ou compartilhar suas telas. Além disso, os usuários podem experimentar a realidade aumentada adicionando ponteiros 3D ou emojis durante suas sessões de streaming de vídeo ao vivo no TeamViewer.

Asana

A Asana é amada pela simplicidade de seus quadros Kanban. Você pode criar modelos para tarefas repetitivas e aprimorá-los com campos de projeto personalizados, descrições, arquivos anexados e status de prioridade.

Se você quiser encontrar tarefas anteriores, aplique filtros ou use uma opção de pesquisa conveniente. A Asana torna o trabalho em equipe seguro – possui um sistema de controle de acesso que permite designar administradores e restringir edições.

Sync.com

As equipes podem usar esse armazenamento baseado em nuvem para compartilhar informações confidenciais em uma organização. Sync.com criptografa arquivos e permite regular permissões com datas de expiração. Além disso, a ferramenta restaura arquivos excluídos, o que é particularmente útil na troca de documentos relevantes entre a equipe.

Clique para cima

ClickUp é um espaço de trabalho para criar e gerenciar o tempo gasto em projetos. Você pode registrar horas e ver estatísticas de desempenho dos funcionários em mais de 15 visualizações. A ferramenta possui uma interface de usuário amigável e seus recursos incluem modelos de tarefas, rastreamento de metas e prioridades, listas de verificação recorrentes e outros.

Aproveitar o trabalho em equipe vale o esforço. E você não precisa de muito para isso. Processos bem organizados e algumas ferramentas úteis – e você verá a equipe alcançar excelentes resultados e os funcionários ficarem mais satisfeitos com a forma como funcionam juntos.