14 meilleurs hacks et outils de travail d'équipe

Bien que la productivité d'un groupe dépende beaucoup des motivations et des compétences de ses membres, certaines améliorations organisationnelles peuvent également y contribuer. Surtout dans les cas où les membres de l'équipe travaillent partiellement ou entièrement à distance. Pour ceux qui veulent arrêter les mauvaises performances, voici une liste de contrôle pratique à suivre.

6 conseils pour stimuler le travail d'équipe

1. Évitez la microgestion

Personne n'aime travailler dans un environnement stressant, et un flux incessant de commentaires et de rappels est précisément ce qui déclenche ce type d'environnement de travail. Une gestion trop détendue ou insouciante n'est cependant pas une bonne option non plus. Si vous souhaitez encourager les employés à prendre en charge les résultats du travail et à être proactifs, vous devez trouver un équilibre parfait entre supervision et indépendance. Envisagez de faire ce qui suit :

• déléguer des tâches
• embaucher la bonne personne pour le bon poste
• expliquez clairement ce que vous attendez d'obtenir
• recueillir les commentaires des employés

2. N'en faites pas trop avec les réunions

Il peut sembler que tous les problèmes peuvent être résolus lors de tables rondes. Mais, en réalité, la majorité des réunions se transforment en monologues prolongés ou en débats biaisés et n'aboutissent pas à des solutions claires ou à des tâches simples.

Avant de programmer une réunion, demandez-vous si vous pouvez résoudre le problème sans en avoir une. Si la réponse est oui, il est préférable de remplacer les réunions par des résumés quotidiens ou hebdomadaires par e-mail.

3. Définir les OKR

L'idée centrale du cadre « Objectifs et résultats clés » réside dans la flexibilité des objectifs. Une fois défini, chaque objectif doit être suivi de mesures permettant de mesurer sa progression. En outre, l'objectif doit tenir compte des contributions des personnes responsables de son exécution.

Les OKR ne diffèrent pas beaucoup des objectifs SMART. Alors, pour les établir, respectez les bonnes pratiques :

• fixer des objectifs pour une période donnée
• établir des objectifs précis et mesurables
• tâches en cascade
• revoir et ajuster les plans originaux

4. Travaillez en sprints

La méthodologie Agile est très appréciée, alors pourquoi ne pas l'essayer ? Les équipes sont plus productives lorsqu'elles ont des périodes limitées dans le temps pour accomplir une certaine tâche, plutôt que lorsqu'elles doivent se concentrer et effectuer plusieurs tâches.

Bien que les sprints soient généralement mentionnés dans le contexte de la programmation, chaque équipe peut utiliser cette approche. Commencez par préparer un Backlog pour les tâches à effectuer et décidez d'une durée de sprint (généralement, 2 semaines). Ensuite, remplissez chaque sprint avec des tâches d'un Backlog. Suivez les progrès de l'équipe et, à la fin d'un sprint, évaluez les performances et fournissez des commentaires.

5. Ce qui peut être automatisé - devrait l'être

Certains processus n'apportent pas beaucoup de valeur à la performance mais doivent tout de même être traités. Donc, pour augmenter la productivité de base, automatisez les opérations. Par exemple, si vos commerciaux préparent un rapport hebdomadaire sur les nouvelles offres, vous pouvez créer un modèle au format standard et écrire un script ou une macro qui remplira les champs de données. Ou – créez et enregistrez un modèle de rapport dans votre CRM.

6. Équipez l'équipe du logiciel

Le marché des logiciels de collaboration regorge d'outils pour tous les usages, des logiciels de gestion de projet et de stockage de données dans le cloud aux brise-glace en ligne. Ceux-ci ont de nombreuses options intégrées pratiques qui facilitent les tâches quotidiennes, telles que la planification de rendez-vous, le suivi du temps, le partage de documents, etc.

8 meilleurs outils de collaboration pour chaque équipe

Différents logiciels servent des objectifs distincts. Nous avons préparé un kit d'outils essentiels avec lequel chaque équipe devrait commencer.

Weje

Ce tableau blanc numérique peut servir d'espace de travail pour les utilisateurs individuels et les équipes. Une fois que vous vous êtes inscrit sur Weje, vous pouvez soit commencer avec un canevas en ligne vierge, soit choisir un modèle, par exemple un tableau Kanban, dans la bibliothèque, puis l'adapter à vos besoins. Vous pouvez inviter des collègues ou des amis au tableau afin qu'ils puissent également contribuer.

Les informations sur le tableau Weje sont organisées en cartes de données. L'outil prend en charge tous les types de fichiers, y compris les documents, les feuilles de calcul, les PDF, etc. Vous pouvez soit copier et coller des données depuis Internet, soit les télécharger depuis votre ordinateur. Ensuite, vous pouvez regrouper des objets en les faisant glisser et en les déposant et laisser des notes autocollantes et des commentaires en ligne pour les autres.

Trello

C'est une excellente alternative gratuite à JIRA d'Atlassian. Trello sera apprécié des créatifs ou des petites équipes en particulier pour sa simplicité. L'outil ne nécessite pas de paramètres compliqués pour démarrer. Après s'être inscrit, un utilisateur peut facilement créer immédiatement un tableau Kanban.

Vous pouvez planifier des sprints d'équipe de projet et affecter des collaborateurs à des tâches spécifiques. Chaque fois que le statut de la tâche change, les collaborateurs reçoivent des notifications. Avec Trello, vous pouvez également organiser des sessions de brainstorming à distance et échanger des données avec d'autres applications, telles qu'Evernote, Google Drive et Slack.

Le plus important

Si vous étiez à la recherche d'une alternative à Slack, Mattermost est l'outil qu'il vous faut. Il s'agit d'un service de chat en ligne gratuit et open source, ce qui signifie que vous pouvez héberger localement et vous adapter en fonction des besoins de l'équipe.

Mattermost offre les dernières fonctionnalités technologiques pour les collaborateurs, notamment des intégrations audio et vidéo et des archives de messages.

Notion

Notion.so est un cahier d'équipe numérique. Ses référentiels peuvent être utilisés pour planifier des tâches, conserver et échanger des documents, gérer des fichiers, etc. L'outil prend en charge LaTex, vous pouvez donc l'utiliser pour automatiser la mise en forme du texte. De plus, vous pouvez intégrer du contenu à vos pages en utilisant Embed.ly.

La bibliothèque Notion.so comprend des modèles pour pratiquement toutes les occasions, de la gestion des dons à la définition des OKR.

TeamViewer

Ce logiciel de communication est populaire parmi les équipes distantes. Avec un système protégé par mot de passe, les coéquipiers peuvent rejoindre des appareils en toute sécurité ou partager leurs écrans. De plus, les utilisateurs peuvent essayer la réalité augmentée en ajoutant des pointeurs 3D ou des emojis lors de leurs sessions de streaming vidéo en direct dans TeamViewer.

Asana

Asana est appréciée pour la simplicité de ses tableaux Kanban. Vous pouvez créer des modèles pour les tâches répétitives, puis les améliorer avec des champs de projet personnalisés, des descriptions, des fichiers joints et des statuts de priorité.

Si vous souhaitez rechercher des tâches précédentes, appliquez des filtres ou utilisez une option de recherche pratique. Asana sécurise le travail d'équipe - il dispose d'un système de contrôle d'accès qui permet de désigner des administrateurs et de restreindre les modifications.

Sync.com

Les équipes peuvent utiliser ce stockage basé sur le cloud pour partager des informations sensibles au sein d'une organisation. Sync.com crypte les fichiers et permet de réguler les autorisations avec des dates d'expiration. En outre, l'outil restaure les fichiers supprimés, ce qui est particulièrement utile lors de l'échange de documents pertinents au sein de l'équipe.

Cliquez vers le haut

ClickUp est un espace de travail pour créer et gérer le temps passé sur les projets. Vous pouvez enregistrer les heures et voir les statistiques de performance des employés dans plus de 15 vues. L'outil dispose d'une interface utilisateur conviviale et ses fonctionnalités incluent des modèles de tâches, un suivi des objectifs et des priorités, des listes de contrôle récurrentes, etc.

Tirer parti du travail d'équipe en vaut la chandelle. Et vous n'avez pas besoin de beaucoup pour cela. Des processus bien organisés et quelques outils utiles - et vous verrez l'équipe obtenir d'excellents résultats et les employés seront plus satisfaits de la façon dont ils fonctionnent ensemble.