5 أخطاء جسيمة في الفواتير لا تسمح لك بالتمسك بعملائك

اكتشف لماذا تؤدي فاتورتك إلى خسارة في الاحتفاظ بالعملاء. هذه الأخطاء الخمسة الجسيمة في الفواتير شائعة جدًا ولكن من السهل إصلاحها.

قد يجعل المال العالم يدور ، لكن الفوترة هي ما يبقيها تدور.

يعد إعداد الفواتير بشكل صحيح جزءًا مهمًا من نجاح أي عمل تجاري. إنها الطريقة التي تدفع بها وكيف تضمن استمرار عملك في جلب الأموال. بدون وجود نظام فواتير مناسب ، ستجد على الأرجح أنك تطارد المدفوعات باستمرار ، وتبحث دائمًا عن نقود احتياطية ، وغير قادر على التنبؤ بالشكل الذي سيبدو عليه عملك في المستقبل.

على الرغم من أن إعداد الفواتير يعد جزءًا حيويًا من كل عمل تجاري ، فقد يفاجئك أن تجد أن العديد من المديرين أو أصحاب الأعمال لا يهتمون بها كثيرًا. يرون أنها مهمة إدارية تحتاج إلى القيام بها ، ولكن غالبًا ما يتم إهمالها جانبًا للقيام بمهام "أكثر أهمية".

يؤدي هذا إلى مجموعة من الأخطاء الشائعة بشكل مدهش والتي تضر بشدة بعملك. يمكن لأي خطأ من هذه الأخطاء أن يجعلك تبدو غير محترف ويقطع شوطًا طويلاً نحو إبعاد العملاء عن عملك.

إذا كنت ترتكب هذه الأخطاء المتعلقة بالفواتير ، فقد حان الوقت الآن للتعرف عليها وإجراء تغيير:

01. عدم وضع تاريخ الاستحقاق على الفاتورة

يجب أن تحتوي كل فاتورة على شروط دفع مع تحديد تاريخ استحقاق. يجب دائمًا تحديد هذا التاريخ بوضوح بطريقة لا يمكن تفويتها. بدون تاريخ استحقاق ، ليس لديك حق الرجوع عندما لا يدفع لك العميل لأنه لا توجد توقعات محددة مسبقًا.

يمكن للعميل أن يعد بالدفع لأشهر أو سنوات ، ولن يكون لديك ساق قانونية تقف عليها. لا يمكنك أيضًا تحصيل الرسوم أو الغرامات المتأخرة من العملاء إذا لم يكن هناك تاريخ استحقاق على الفاتورة.

أفضل طريقة لتجنب هذا الخطأ هي إعداد قالب فاتورة بحقل تاريخ استحقاق واضح. يجب عليك أيضًا تعيين فترات زمنية تتوقع فيها من جميع العملاء أن يدفعوا لك. يمكن أن يكون هذا في غضون أسبوع واحد أو عشرة أيام أو 30 يومًا أو 90 يومًا - أيًا كان ما يناسب عملك ونوع المبيعات التي تقوم بها.

يجب أن يكون لديك أيضًا فترة الدفع في شروط الدفع الخاصة بك في فاتورتك. بمجرد الانتهاء من وضع حجر الأساس لعملك ، يصبح من الصعب جدًا نسيان إضافة هذه المعلومات إلى فواتيرك.

02. عدم توضيح شروط الدفع

عند الحديث عن شروط الدفع ، هذا مجال آخر يرتكب فيه الأشخاص أخطاء بانتظام في فواتيرهم. إنهم ببساطة يتركون هذه الأشياء أو يتركون مساحة كبيرة للمناورة للعملاء لتجاهل تواريخ الاستحقاق أو سداد المدفوعات عندما يحلو لهم.

من الضروري تضمين سياسة الدفع الخاصة بك وسياسة الاسترداد وأي شيء آخر يمكن أن يجعلك في مأزق قانوني مع العملاء.

خذ الوقت الكافي لكتابة التفاصيل الدقيقة لسياسة الدفع الخاصة بك ، ثم تأكد من حفظها كجزء من نموذج الفاتورة أو في نظام الفواتير الخاص بك. بهذه الطريقة ، سيتم تضمينها دائمًا عند إرسال فاتورة ، ولا يمكن لأي عميل المطالبة بهذه النقاط لم يتم تغطيتها.

من المهم تضمين دورة الدفع - المدة التي تستغرقها قبل أن تبدأ في تحصيل الرسوم أو الغرامات المتأخرة ، بالإضافة إلى ما إذا كان هناك أي خصم على التسوية المبكرة. تحتاج أيضًا إلى تضمين سياستك بشأن عمليات الإرجاع والمبالغ المستردة ، وتحديدًا الموعد النهائي لمثل هذه الأحداث وما هو مؤهل لمثل هذا الحدث. قد تكون الأشياء الأخرى التي يجب تضمينها هي العملة التي تقبلها إذا كان لديك عملاء دوليون ، بالإضافة إلى طرق الدفع المقبولة.

03. إضافة رسوم مفاجئة أو غير متوقعة

لا شيء يزعج العميل أكثر من التكاليف المخفية التي لم يتم شرحها بوضوح مقدمًا.

إذا تلقى العميل فجأة فاتورة تحتوي على عناصر متسلسلة لم يشعر أنه وافق عليها أو لم يعرف عنها مسبقًا ، فلن يشعر بالميل إلى دفع تلك الفاتورة. خاصة ليست كاملة.

عند تقديم عرض أسعار عن وظيفة أو منتج ، أو تقديم المنتج أو الخدمة ، تأكد من توضيح ما سيحصل عليه العميل بالضبط. لا تعطهم أي مفاجآت في فاتورتهم ، أو على الأقل ، اشرح سبب وجود رسوم إضافية بتفصيل كبير.

04. عدم الاحتفاظ بنسخ احتياطية لجميع الفواتير

يجب أن تكون لديك القدرة على تتبع جميع فواتيرك حتى تعرف مقدار الأموال التي يجب أن تأتي كل شهر. لا يمكنك ببساطة تزويد العميل بفاتورة وعدم الاحتفاظ بنسخة لنفسك. ليس لديك حق الرجوع في حالة عدم الدفع ، إذا كان هذا هو الحال.

في الأيام الخوالي ، قامت دفاتر الفواتير ذات النسخ الكربونية بإنشاء فاتورة واحدة للعميل ونسخة بقيت في الكتاب. اليوم ، يجب فعل ذلك بطريقة رقمية أكثر فعالية.

تترك أنظمة الفواتير الورقية مساحة كبيرة للخطأ ومن السهل جدًا أن تضع نسختك من الفاتورة في غير مكانها. حتى إذا كنت تستخدم قوالب فواتير Excel أو Google Sheets أو Word ، فإن الاحتفاظ بنسخة رقمية من فاتورتك يجعل من السهل عليك متابعة أموالك. والأفضل من ذلك هو نظام الفواتير الذي يخزن تلقائيًا فواتيرك ويجمعها في قوائم يسهل عرضها.

05. نسيان إرسال فواتيرك

أكبر وأخطر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها في الفواتير هي نسيان إرسالها في المقام الأول. عدد قليل جدًا من الأشخاص سيدفعون لك في الوقت المحدد إذا لم يتلقوا فاتورتهم مقابل سلعهم أو خدماتهم. حتى لو علموا أن هناك غرامة على التأخير في السداد ، فسيتم تأجيلهم حيث يمكنهم القول إنهم لم يتلقوا الفاتورة مطلقًا.

لا تفترض أبدًا أن المدفوعات ستتم ، خاصةً بدون الأوراق اللازمة. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من إرسال المعلومات ذات الصلة إلى العميل في الوقت المحدد.

أفضل طريقة لمنع هذا النوع من الخطأ هي إنشاء جدول زمني يناسب محاسبك أو عملية المحاسبة. تمرن على ما هو أفضل للطريقة التي تعمل بها - تحقق كل يوم جمعة لمعرفة المشروعات التي تم إكمالها وأرسل تلك الفواتير دون إخفاق ، ومرة ​​واحدة في الشهر ترسل فواتيرك المتكررة في تاريخ محدد ، وما إلى ذلك. مع الجدول الزمني المناسب ، لن تنسى إرسال فواتيرك.

كما ترى ، يمكن أن تؤدي أبسط أخطاء الفواتير إلى مشكلات كبيرة لأي عمل. استخدم هذه النصائح للتوقف عن ارتكاب الأخطاء التي يمكن أن تكلفك العملاء ، وسترى الفرق.