5個嚴重的發票錯誤不會讓你留住你的客戶

找出您的發票導致客戶保留率下降的原因。 這五個嚴重的發票錯誤很常見，但很容易修復。

金錢可能使世界運轉，但開發票是它保持運轉的原因。

正確開票是任何企業成功的關鍵部分。 這是您獲得報酬的方式，以及您如何確保您的業務繼續帶來收入。 如果沒有適當的發票系統，您很可能會發現您一直在追逐付款，總是在尋找閒置現金，並且無法預測您的業務未來會是什麼樣子。

儘管發票是每個企業的重要組成部分，但您可能會驚訝地發現許多經理或企業主並沒有那麼關注它。 他們將其視為需要執行的管理任務，但通常會被擱置以執行更“重要”的任務。

這會導致許多令人驚訝的常見錯誤，並對您的業務造成嚴重損害。 這些錯誤中的任何一個都可能使您看起來不專業，並在使客戶遠離您的業務方面大有幫助。

如果您犯了這些發票錯誤，現在是時候認識到它們並做出改變了：

01. 未在發票上註明到期日

每張發票都必須有付款條款，並規定到期日。 這個日期應該始終以一種不可能錯過的方式清楚地說明。 如果沒有到期日，當客戶不付錢給你時，你就沒有追索權，因為沒有提前設定期望。

客戶可以承諾支付數月或數年的費用，而您將沒有合法的立足點。 如果發票上沒有到期日，您也不能向客戶收取滯納金或罰款。

避免此錯誤的最佳方法是設置具有明確截止日期字段的發票模板。 您還應該設定期望所有客戶向您付款的時間段。 這可以在一周、十天、30 天、90 天之內——無論對您的業務和您進行的銷售類型是否有效。

您還應該在發票上的付款條款中註明付款期限。 一旦您為您的業務確定了這一點，就很難忘記將該信息添加到您的發票中。

02. 未明確支付條款

說到付款條款，這是人們經常在發票上犯錯誤的另一個領域。 他們只是將這些排除在外，或者留出足夠的迴旋餘地，讓客戶可以忽略到期日或在他們喜歡的時候付款。

包括您的付款政策、退款政策以及任何其他可以讓您與客戶陷入合法困境的東西至關重要。

花點時間寫下付款政策的細則，然後確保將其保存為發票模板或發票系統的一部分。 這樣，當您發送發票時，它將始終包含在內，並且沒有客戶可以聲稱這些點不包括在內。

重要的是要包括付款週期——在您開始收取滯納金或罰款之前多長時間，以及提前結算是否有任何折扣。 您還需要包括您的退貨和退款政策，特別是此類活動的截止日期以及此類活動的資格。 其他要包括的內容可能是您接受的貨幣（如果您有國際客戶）以及可接受的付款方式。

03. 添加意外或意外費用

沒有什麼比事先沒有明確解釋的隱藏成本更讓客戶感到不安的了。

如果客戶突然收到一張發票，其中包含他們認為自己不同意或事先不知道的行項目，他們將不會願意支付該發票。 尤其是不完整。

在引用工作或產品，或提供產品或服務時，請確保您準確解釋客戶將收取的費用。 不要在他們的發票中給他們任何驚喜，或者至少要詳細解釋為什麼要收取額外費用。

04. 不保留所有發票的備份

您需要能夠跟踪所有發票，以便知道每個月應該有多少錢。 您根本無法向客戶提供發票，也不能為自己保留一份副本。 如果是這種情況，您對不付款沒有追索權。

在過去，副本發票簿為客戶創建了一張發票，並保留在賬簿中。 今天，這確實應該以更有效的數字化方式完成。

紙質發票系統留下了太多的錯誤空間，而且很容易放錯發票副本。 即使您使用 Excel、Google 表格或 Word 發票模板，保留發票的數字副本也可以更輕鬆地掌握您的財務狀況。 更好的是一個發票系統，它可以自動為您存儲發票並將它們整理到易於查看的列表中。

05.忘記發送發票

開具發票可能犯的最大和最嚴重的錯誤就是一開始就忘記將它們發送出去。 如果沒有收到商品或服務的發票，很少有人會按時付款。 即使他們知道延遲付款會受到處罰，他們也會推遲付款，因為他們可以說他們從未收到過發票。

永遠不要僅僅假設會付款，尤其是在沒有必要的文書工作的情況下。 您有責任確保按時將相關信息發送給客戶。

防止此類錯誤的最佳方法是為自己制定一個適合您的會計師或會計流程的時間表。 制定最適合您的運營方式的方法——每週五檢查哪些項目已完成並毫無問題地發出這些發票，每月一次在特定日期發出定期發票，依此類推。 有了適當的時間表，您就不會忘記發送發票。

如您所見，最簡單的發票錯誤可能會導致任何企業出現重大問題。 使用這些技巧來停止犯可能讓您付出代價的錯誤，您會看到不同之處。