5 Kesalahan Faktur Berat yang Tidak Membuat Anda Berpegang pada Klien Anda

Cari tahu mengapa faktur Anda menyebabkan hilangnya retensi pelanggan. Lima kesalahan faktur yang parah ini sangat umum tetapi mudah diperbaiki.

Uang dapat membuat dunia berputar, tetapi fakturlah yang membuatnya terus berputar.

Faktur dengan benar adalah bagian penting dari keberhasilan bisnis apa pun. Begitulah cara Anda dibayar dan bagaimana Anda memastikan bisnis Anda terus menghasilkan uang. Tanpa sistem faktur yang tepat, kemungkinan besar Anda akan menemukan bahwa Anda secara konsisten mengejar pembayaran, selalu mencari uang cadangan, dan tidak dapat memperkirakan seperti apa bisnis Anda di masa depan.

Terlepas dari kenyataan bahwa faktur adalah bagian penting dari setiap bisnis, mungkin mengejutkan Anda menemukan bahwa banyak manajer atau pemilik bisnis tidak terlalu memperhatikannya. Mereka melihatnya sebagai tugas admin yang perlu dilakukan, tetapi itu sering dikesampingkan untuk tugas yang lebih "penting".

Hal ini menyebabkan sejumlah kesalahan yang sangat umum dan sangat merugikan bisnis Anda. Salah satu dari kesalahan ini dapat membuat Anda terlihat tidak profesional dan membuat klien menjauh dari bisnis Anda.

Jika Anda melakukan kesalahan faktur ini, sekaranglah saatnya untuk mengenalinya dan membuat perubahan:

01. Tidak Mencantumkan Tanggal Jatuh Tempo Pada Faktur

Setiap faktur harus memiliki syarat pembayaran dengan tanggal jatuh tempo yang ditentukan. Tanggal ini harus selalu dieja dengan jelas dengan cara yang tidak mungkin terlewatkan. Tanpa tanggal jatuh tempo, Anda tidak memiliki jalan lain ketika klien tidak membayar Anda karena tidak ada ekspektasi yang ditetapkan sebelumnya.

Klien dapat berjanji untuk membayar selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun, dan Anda tidak akan memiliki kaki hukum untuk berdiri. Anda juga tidak dapat membebankan biaya keterlambatan atau penalti kepada klien jika tidak ada tanggal jatuh tempo pada faktur.

Cara terbaik untuk menghindari kesalahan ini adalah dengan menyiapkan templat faktur dengan bidang tanggal jatuh tempo yang jelas. Anda juga harus menetapkan periode waktu ketika Anda mengharapkan semua klien membayar Anda. Ini bisa dalam waktu satu minggu, sepuluh hari, 30 hari, 90 hari—apa pun yang berhasil untuk bisnis Anda dan jenis penjualan yang Anda hasilkan.

Anda juga harus mencantumkan periode pembayaran dalam syarat pembayaran di faktur Anda. Setelah Anda menetapkan ini untuk bisnis Anda, akan jauh lebih sulit untuk lupa menambahkan informasi itu ke faktur Anda.

02. Tidak Mengklarifikasi Ketentuan Pembayaran

Berbicara tentang syarat pembayaran, ini adalah area lain di mana orang sering membuat kesalahan pada faktur mereka. Mereka hanya meninggalkan ini atau meninggalkan ruang gerak yang cukup bagi klien untuk mengabaikan tanggal jatuh tempo atau melakukan pembayaran kapan pun mereka mau.

Sangat penting untuk menyertakan kebijakan pembayaran Anda, kebijakan pengembalian uang, dan hal lain yang dapat membawa Anda ke air panas hukum dengan klien.

Luangkan waktu untuk menulis cetakan kecil dari kebijakan pembayaran Anda dan kemudian pastikan bahwa itu disimpan sebagai bagian dari template faktur Anda atau dalam sistem faktur Anda. Dengan cara ini, itu akan selalu disertakan saat Anda mengirim faktur, dan tidak ada klien yang dapat mengklaim poin ini tidak tercakup.

Penting untuk menyertakan siklus pembayaran—berapa lama sebelum Anda mulai membebankan biaya keterlambatan atau penalti, serta apakah ada diskon untuk pelunasan awal. Anda juga perlu menyertakan kebijakan pengembalian dan pengembalian uang, khususnya tenggat waktu untuk acara tersebut dan apa yang memenuhi syarat untuk acara tersebut. Hal lain yang perlu disertakan adalah mata uang yang Anda terima jika Anda memiliki klien internasional, serta metode pembayaran yang dapat diterima.

03. Menambahkan Biaya Kejutan Atau Tak Terduga

Tidak ada yang mengganggu klien lebih dari biaya tersembunyi yang tidak dijelaskan dengan jelas di muka.

Jika klien tiba-tiba menerima faktur dengan item baris yang mereka rasa tidak mereka setujui atau tidak ketahui sebelumnya, mereka tidak akan merasa cenderung untuk membayar faktur itu. Apalagi tidak utuh.

Saat mengutip pekerjaan atau produk, atau menyediakan produk atau layanan, pastikan Anda menjelaskan dengan tepat untuk apa klien akan ditagih. Jangan beri mereka kejutan di faktur mereka, atau paling tidak, jelaskan mengapa ada biaya tambahan dengan sangat rinci.

04. Tidak Menyimpan Cadangan Semua Faktur

Anda harus memiliki kemampuan untuk melacak semua faktur Anda sehingga Anda tahu berapa banyak uang yang harus masuk setiap bulan. Anda tidak dapat memberikan faktur kepada klien dan tidak menyimpan salinannya untuk Anda sendiri. Anda tidak memiliki jalan lain untuk non-pembayaran, jika itu masalahnya.

Di masa lalu, buku faktur salinan karbon membuat satu faktur untuk klien dan salinan yang tersisa di buku. Hari ini, ini benar-benar harus dilakukan dengan cara digital yang lebih efektif.

Sistem faktur kertas meninggalkan terlalu banyak ruang untuk kesalahan dan terlalu mudah untuk salah menaruh salinan faktur Anda. Bahkan jika Anda menggunakan templat faktur Excel, Google Spreadsheet, atau Word, menyimpan salinan digital faktur Anda akan membuat Anda lebih mudah mengelola keuangan Anda. Yang lebih baik lagi adalah sistem faktur yang secara otomatis menyimpan faktur untuk Anda dan menyusunnya ke dalam daftar yang mudah dilihat.

05. Lupa Mengirim Faktur Anda

Kesalahan terbesar dan paling parah dari semua kesalahan yang dapat Anda lakukan dengan faktur adalah lupa mengirimkannya sejak awal. Sangat sedikit orang yang akan membayar Anda tepat waktu jika mereka belum menerima faktur untuk barang atau jasa mereka. Bahkan jika mereka tahu ada penalti untuk pembayaran yang terlambat, mereka akan menunda karena mereka dapat mengatakan bahwa mereka tidak pernah menerima faktur.

Jangan pernah berasumsi bahwa pembayaran akan dilakukan, terutama tanpa dokumen yang diperlukan. Adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan Anda mengirimkan informasi yang relevan kepada klien, tepat waktu.

Cara terbaik untuk mencegah kesalahan semacam ini adalah dengan membuat jadwal untuk diri sendiri yang sesuai dengan akuntan atau proses akuntansi Anda. Cari tahu apa yang terbaik untuk cara Anda beroperasi—setiap hari Jumat periksa untuk melihat proyek apa yang telah diselesaikan dan kirimkan faktur tersebut tanpa gagal, sebulan sekali Anda mengirimkan faktur berulang pada tanggal tertentu, dan seterusnya. Dengan jadwal yang tepat, Anda tidak akan lupa mengirimkan faktur.

Seperti yang Anda lihat, kesalahan faktur paling sederhana dapat menyebabkan masalah besar untuk bisnis apa pun. Gunakan tips ini untuk berhenti membuat kesalahan yang dapat merugikan klien Anda, dan Anda akan melihat perbedaannya.