Wie man ein Büro effektiv verwaltet – Das Geheimnis der Büroverwaltung

Ein Büro zu führen bedeutet, mit einer Vielzahl von Aufgaben zu jonglieren. Büroleiter sorgen dafür, dass das Büro Tag für Tag, Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr reibungslos läuft, und es gibt viele Faktoren, die täglich oder im großen Maßstab berücksichtigt werden müssen. Die Aufgaben eines Büroleiters können alles umfassen, von Bürobudgetierung, Inventar, Bestuhlung und Design, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Aufzeichnungen und mehr.

Probieren Sie diese Tipps aus, um Ihren vollen Terminkalender und die verschiedenen Aufgaben im Griff zu behalten. Verwalten Sie Ihr Büro so, dass der Betrieb nicht nur reibungslos, sondern auch so effizient wie möglich abläuft.

1. Richten Sie klare Kommunikationswege ein

Als Büroleiter kommen Ihre Kollegen wahrscheinlich mit den unterschiedlichsten Bedürfnissen, Fragen oder Wünschen zu Ihnen. Es ist wichtig, dass Sie klare Kommunikationswege einrichten, damit diese Anfragen empfangen und effizient bearbeitet werden können.

Halten Sie Ihren Posteingang sauber und organisiert. Das Anhäufen von E-Mails kann zu ernsthafter Desorganisation führen und zu verpassten E-Mails oder unerledigten Aufgaben führen. Halten Sie Ihren Posteingang immer so organisiert wie möglich.

Machen Sie deutlich, wie Ihre Kollegen mit Anliegen oder Fragen auf Sie zukommen sollen. Sicher, eine kleine Frage wie „Wo sind die zusätzlichen Stifte“ kann von Angesicht zu Angesicht gestellt werden, aber andere Anfragen sollten immer auf dem Papier stehen. Dies stellt eine Aufzeichnung her und sorgt dafür, dass Sie nichts vergessen. Richten Sie Richtlinien ein, wie Sie bei der Arbeit kontaktiert werden können, unabhängig davon, ob Sie E-Mail, Slack oder eine andere Form der Kommunikation mit Ihren Kollegen bevorzugen.

Apropos Kommunikation: Möglicherweise müssen Sie sich auch Zeit nehmen, um sich gegenüber Anfragen von Kollegen abzuschotten. Wenn Sie eine wichtige Aufgabe haben, konzentrieren Sie sich darauf und bearbeiten Sie später neue Anfragen. Wenn jemand eine Anfrage hat, um die Sie sich nicht sofort oder nie kümmern können, machen Sie deutlich, was Ihre Rolle ist und welche Verantwortlichkeiten Sie übernehmen können. Wenn es nicht Ihre Aufgabe ist, ist es in Ordnung, nein zu sagen oder an jemand anderen zu delegieren.

2. Legen Sie Verfahren fest

Legen Sie klare Verfahren für alle Ihre Aufgaben fest. Wenn Sie die Dinge jedes Mal auf die gleiche und die richtige Weise tun, können Sie einen Präzedenzfall schaffen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Missverständnissen verringern.

Als Büroleiter sind Sie wahrscheinlich für eine Vielzahl von Verfahren verantwortlich. Notfall- und Sicherheitsverfahren sollten implementiert und allen Mitarbeitern beigebracht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Verfahren, insbesondere in Bezug auf Sicherheitsfragen, gehandhabt werden müssen.

Es sollte auch festgelegte Verfahren für Inventaranfragen, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Terminvereinbarungen, Budgetanfragen, Ablage und mehr geben. Alle Bürorichtlinien sollten allen Mitarbeitern klar mitgeteilt werden; Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die Bürorichtlinien transparent festgelegt und weitergegeben werden.

Legen Sie in all Ihren Verantwortlichkeiten Verfahren für sich und Ihre Kollegen fest. Dies trägt zu einem reibungslosen Ablauf bei und macht Ihr Büro effizienter. Das Festlegen klarer Verfahren kann auch dem Büroleiter helfen, der nach Ihnen kommt, da er alles hat, was er braucht, um die Arbeit zu erledigen.

3. Bleiben Sie organisiert

Als Bürokaufmann/-frau müssen Sie mit vielfältigen Aufgaben jonglieren. Organisiert zu bleiben wird Sie davon abhalten, den Ball fallen zu lassen; Organisation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten für Büroleiter. Einige Aufgaben müssen täglich, einige wöchentlich, einige monatlich und einige nach anderen Zeitplänen ausgeführt werden. Erstellen Sie einen Kalender mit wiederkehrenden Ereignissen, um den Überblick zu behalten.

Einige jährliche Aufgaben, wie die Prüfung und Umsetzung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, nehmen mehr Zeit in Anspruch als andere. Diese werden jedoch in der Regel weniger häufig durchgeführt und sind eher für das Gesamtbild verantwortlich.

Zu den regelmäßigen Aufgaben eines Büroleiters gehören Dinge wie Inventur und Reinigung. Machen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme und richten Sie ein System für den Einkauf und die Budgetierung ein. Ihr Budget sollte im Voraus festgelegt werden; Halten Sie sich an dieses Budget und denken Sie daran, wenn Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten und Büromaterial bestellen. Es ist Ihre Aufgabe, den gesamten Bürobetrieb aufrechtzuerhalten, also beauftragen Sie einen gewerblichen Reinigungsdienst und ein Budget für regelmäßige Reinigungsgebühren.

Es gibt verschiedene Tools, die Sie verwenden können, um organisiert zu bleiben.

4. Erwägen Sie Aufgabenverwaltungssoftware

Apropos Organisationstools, Sie sollten die Verwendung einer Aufgabenverwaltungssoftware in Betracht ziehen. Kalender können nützlich sein, aber es bedarf einiger zusätzlicher Technologie, um den Überblick über alle beweglichen Teile eines Büros zu behalten.

Aufgabenverwaltungssoftware kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, insbesondere wenn Sie eine Rotation von Aufgaben bewältigen. Abhängig von der Software Ihrer Wahl können andere im Büro Aufgaben zuweisen oder Sie können anderen Aufgaben zuweisen, um einige Ihrer Pflichten zu delegieren.

Ziehen Sie Aufgabenmanager wie Trello oder Asana in Betracht oder recherchieren Sie nach anderer Aufgabenverwaltungssoftware, um den Überblick zu behalten.

5. Priorisieren

Als Büroleiter haben Sie viel zu tun. Täglich tauchen neue Verantwortlichkeiten auf, und bei wöchentlich wechselnden Aufgaben kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten.

Zu lernen, wie man Prioritäten setzt, kann einen großen Unterschied in Ihrer täglichen Routine machen. Wenn Kollegen mit Bitten um Hilfe oder anderen Aufgaben auf Sie zukommen, wissen Sie, wann Sie nein sagen und wann Sie es für später auf Ihre Liste setzen können.

Bestimmte Aufgaben erfordern, dass Sie alle Ablenkungen ignorieren und sich an die Arbeit machen. Andere Aufgaben haben strenge Fristen. Viele Ihrer Aufgaben werden sich wiederholen, und für diese ist es wichtig, einen regelmäßigen Zeitplan für sich selbst zu erstellen, um den Überblick zu behalten.

Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, finden Sie heraus, was Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität sind, und kümmern Sie sich zuerst darum. Verwenden Sie Farbcodierungen oder geordnete Listen, um Ihre Aufgaben danach zu ordnen, was zuerst erledigt werden muss, egal ob es wichtiger oder einfach nur zeitkritisch ist.

6. Verwenden Sie Feedback, um Ihr Büro effektiv zu verwalten

Es ist Ihre Aufgabe, das Büro so effizient wie möglich am Laufen zu halten, damit Ihre Kollegen ihre Arbeit erledigen können. Bitten Sie diese Kollegen um Feedback, um Ihren Erfolg als Büroleiter zu verbessern. Konstruktives Feedback kann Ihnen helfen, Lösungen zu finden, an die Sie selbst vielleicht nicht gedacht hätten. Indem Sie eine Kultur schaffen, die hilfreiches Feedback willkommen heißt, können Sie Ihre Leistung verbessern und anderen im Büro helfen.

Ein Büro zu leiten ist keine Kleinigkeit; Es gibt scheinbar endlose Verantwortlichkeiten, und es kann schwierig sein, Schritt zu halten. Behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeit, setzen Sie Prioritäten und legen Sie klare Erwartungen und Kommunikation mit Ihren Kollegen fest, um Ihre Büroräume zu verbessern und Ihr Unternehmen effizienter zu machen.