如何有效管理办公室——办公室管理秘诀

管理办公室意味着同时处理各种任务。 办公室经理让办公室每天、每周、每月和每年都保持平稳运行，在日常或大规模的基础上需要考虑许多因素。 办公室经理的职责可以包括办公室预算、库存、座位和设计、新员工入职、记录保存等等。

要掌握繁忙的日程安排和各种任务，请尝试这些提示。 管理您的办公室，使其运营不仅平稳运行，而且尽可能高效。

1. 建立清晰的沟通渠道

作为办公室经理，您的同事可能会带着各种各样的需求、问题或要求来找您。 建立清晰的沟通渠道很重要，这样才能有效地接收和处理这些请求。

保持收件箱整洁有序。 让电子邮件堆积起来会导致严重的混乱，并可能导致错过电子邮件或未完成的任务。 始终保持收件箱尽可能井井有条。

明确你的同事应该如何向你提出请求或问题。 当然，可以面对面询问“多余的笔在哪里”之类的小问题，但其他要求应始终写在纸上。 这会建立一个记录，并使它不会忘记任何事情。 设置有关如何在工作中联系您的指南，无论您喜欢电子邮件、Slack 还是其他与同事交流的方式。

在沟通的话题上，你可能还需要花时间让自己远离同事的请求。 如果您有一项重要任务，请专注于该任务并稍后处理新请求。 如果有人有您无法立即或永远无法处理的请求，请明确您的角色以及您可以承担的责任。 如果这不是你的工作，可以拒绝或委托给其他人。

2. 建立程序

为所有任务设置明确的程序。 每次都以相同的方式和正确的方式做事将有助于树立先例并减少错误或沟通不畅的机会。

作为办公室经理，您可能会负责各种程序。 应实施紧急和安全程序并向所有员工传授。 确保您的所有同事都了解如何处理程序，尤其是有关安全问题的程序。

还应该为库存请求、新员工入职、任命设置、预算请求、归档等设置程序。 应与所有员工明确分享所有办公室政策； 与人力资源部合作，以确保透明地说明和共享办公室政策。

在您的所有职责中，为您自己和您的同事制定程序。 这将有助于事情顺利进行，并使您的办公室更有效率。 设置明确的程序也可以帮助你之后的办公室经理，因为他们将拥有完成工作所需的一切。

3. 保持井井有条

作为办公室经理，您将不得不处理各种任务。 保持井井有条会让你不会丢球； 组织是办公室经理最重要的技能之一。 有些任务需要每天执行，有些需要每周执行，有些需要每月执行，有些则需要按其他时间表执行。 创建一个包含重复事件的日历，以掌握一切。

一些年度任务，例如审计和实施公司政策和程序，需要比其他任务更多的时间。 然而，这些通常不那么频繁地完成，并且是更大范围的责任。

办公室经理的常规任务包括库存和清洁等。 定期盘点并建立购买和预算系统。 你的预算应该提前设定； 在与供应商合作和订购办公用品时，请遵守该预算并牢记这一点。 维护办公室的所有运营是您的工作，因此请聘请商业清洁服务和定期清洁费用预算。

您可以使用各种工具来保持井井有条。

4.考虑任务管理软件

说到组织工具，您应该考虑使用任务管理软件。 日历可能很有用，但需要一些额外的技术才能掌握办公室的所有活动部分。

任务管理软件可以帮助您保持井井有条，尤其是在处理任务轮换时。 根据您选择的软件，办公室中的其他人可以分配任务，或者您可以将任务分配给其他人以委派您的一些职责。

考虑像Trello或Asana这样的任务管理器，或研究其他任务管理软件以掌握一切。

5. 优先

作为办公室经理，您的工作量很大。 新的职责可能每天都会出现，而且每周都有不同的任务，因此很难掌控所有事情。

学习如何确定优先级可以让您的日常生活变得与众不同。 当同事向您寻求帮助或其他任务时，请知道何时拒绝以及何时将其添加到您的列表中以备后用。

某些任务将要求您忽略所有干扰并开始工作。 其他任务将有严格的截止日期。 您的许多责任将反复出现，对于这些责任，重要的是要为自己制定一个有规律的时间表以掌握这些责任。

创建时间表时，请弄清楚您的最高优先级任务是什么，并首先处理它们。 使用颜色编码或有序列表将您的任务按需要首先完成的顺序排列，无论它更重要还是时间敏感。

6. 使用反馈有效管理您的办公室

您的工作是让办公室尽可能高效地运行，以便您的同事能够完成他们的工作。 向这些同事寻求反馈，以提高您作为办公室经理的成功率。 建设性的反馈可以帮助您找到您自己可能没有考虑过的解决方案。 通过创建一种欢迎有用反馈的文化，您可以帮助提高您的绩效并帮助办公室中的其他人。

管理办公室是一项不小的壮举。 似乎有无穷无尽的责任，而且很难跟上。 掌握您的工作，优先考虑，并设定明确的期望并与您的同事沟通，以改善您的办公空间并提高您的公司效率。