Cara Mengelola Kantor Secara Efektif – Rahasia Manajemen Kantor

Mengelola kantor berarti menyulap berbagai tugas. Manajer kantor menjaga kantor berjalan lancar dari hari ke hari, minggu ke minggu, bulan ke bulan, dan tahun ke tahun, dan ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan pada basis harian atau skala besar. Tugas seorang manajer kantor dapat mencakup segala hal mulai dari penganggaran kantor, inventaris, tempat duduk dan desain, penerimaan karyawan baru, pencatatan, dan banyak lagi.

Untuk tetap di atas jadwal sibuk Anda dan berbagai tugas, cobalah tips ini. Kelola kantor Anda agar operasionalnya tidak hanya berjalan lancar, tetapi seefisien mungkin.

1. Siapkan Jalur Komunikasi yang Jelas

Sebagai manajer kantor, rekan kerja Anda mungkin akan mendatangi Anda dengan berbagai kebutuhan, pertanyaan, atau permintaan. Anda harus menyiapkan jalur komunikasi yang jelas sehingga permintaan ini dapat diterima dan ditangani secara efisien.

Jaga kotak masuk Anda tetap bersih dan teratur. Membiarkan email menumpuk dapat menyebabkan disorganisasi yang serius dan dapat mengakibatkan email yang terlewat atau tugas yang belum selesai. Selalu atur kotak masuk Anda sebaik mungkin.

Jelaskan bagaimana rekan kerja Anda harus mendekati Anda dengan permintaan atau pertanyaan. Tentu, pertanyaan kecil seperti "di mana pena ekstra" dapat diajukan secara langsung, tetapi permintaan lain harus selalu ditulis di atas kertas. Ini membuat rekor, dan membuatnya jadi Anda tidak akan melupakan apa pun. Siapkan panduan tentang bagaimana Anda dapat dihubungi di tempat kerja, apakah Anda lebih suka email, Slack, atau bentuk komunikasi lain dengan rekan kerja Anda.

Pada topik komunikasi, Anda mungkin juga perlu meluangkan waktu untuk menutup diri dari permintaan rekan kerja. Jika Anda memiliki tugas penting, fokuslah pada itu dan tangani permintaan baru nanti. Jika seseorang memiliki permintaan yang tidak dapat Anda tangani segera atau selamanya, jelaskan peran Anda dan tanggung jawab apa yang dapat Anda ambil. Jika itu bukan pekerjaan Anda, tidak apa-apa untuk mengatakan tidak atau mendelegasikan kepada orang lain.

2. Tetapkan Prosedur

Tetapkan prosedur yang jelas untuk semua tugas Anda. Melakukan sesuatu dengan cara yang sama dan dengan cara yang benar setiap saat akan membantu menjadi preseden dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau miskomunikasi.

Sebagai manajer kantor, Anda mungkin akan bertanggung jawab atas berbagai prosedur. Prosedur darurat dan keselamatan harus diterapkan dan diajarkan kepada semua karyawan. Pastikan semua rekan kerja Anda memahami bagaimana prosedur, terutama yang berkaitan dengan masalah keselamatan, harus ditangani.

Juga harus ada prosedur yang ditetapkan untuk permintaan inventaris, orientasi karyawan baru, pengaturan janji temu, permintaan anggaran, pengarsipan dan banyak lagi. Semua kebijakan kantor harus dibagikan dengan jelas kepada semua karyawan; bekerja dengan SDM untuk memastikan bahwa kebijakan kantor dinyatakan dan dibagikan secara transparan.

Dalam semua tanggung jawab Anda, tetapkan prosedur untuk diri sendiri dan rekan kerja Anda. Ini akan membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar dan membuat kantor Anda lebih efisien. Menetapkan prosedur yang jelas juga dapat membantu manajer kantor yang datang setelah Anda, karena mereka akan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

3. Tetap Terorganisir

Anda harus menyulap berbagai tugas sebagai manajer kantor. Tetap teratur akan mencegah Anda menjatuhkan bola; organisasi adalah salah satu keterampilan yang paling penting bagi manajer kantor. Beberapa tugas perlu dilakukan setiap hari, beberapa mingguan, beberapa bulanan, dan beberapa jadwal lainnya. Buat kalender dengan acara rutin untuk tetap di atas segalanya.

Beberapa tugas tahunan, seperti mengaudit dan menerapkan kebijakan dan prosedur perusahaan, membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain. Namun, ini biasanya dilakukan lebih jarang, dan lebih merupakan tanggung jawab gambaran besar.

Tugas rutin seorang manajer kantor mencakup hal-hal seperti inventaris dan pembersihan. Lakukan inventarisasi secara teratur dan atur sistem untuk pembelian dan penganggaran. Anggaran Anda harus ditetapkan sebelumnya; tetap berpegang pada anggaran itu dan ingatlah saat bekerja dengan vendor dan memesan perlengkapan kantor. Adalah tugas Anda untuk mempertahankan semua operasi kantor, jadi sewalah layanan pembersihan komersial dan anggaran untuk biaya pembersihan reguler.

Ada berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk tetap teratur.

4. Pertimbangkan Perangkat Lunak Manajemen Tugas

Berbicara tentang alat organisasi, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen tugas. Kalender dapat berguna, tetapi dibutuhkan beberapa teknologi ekstra untuk tetap berada di atas semua bagian kantor yang bergerak.

Perangkat lunak manajemen tugas dapat membantu Anda tetap teratur, terutama saat menangani rotasi tugas. Bergantung pada perangkat lunak pilihan Anda, orang lain di kantor dapat menetapkan tugas, atau Anda dapat menetapkan tugas kepada orang lain untuk mendelegasikan beberapa tugas Anda.

Pertimbangkan pengelola tugas seperti Trello atau Asana , atau teliti perangkat lunak manajemen tugas lainnya untuk tetap di atas segalanya.

5. Prioritaskan

Sebagai manajer kantor, ada banyak hal di piring Anda. Tanggung jawab baru mungkin muncul setiap hari, dan dengan tugas yang berbeda setiap minggu, mungkin sulit untuk tetap di atas segalanya.

Mempelajari cara memprioritaskan dapat membuat perbedaan besar dalam rutinitas harian Anda. Ketika rekan kerja mendekati Anda dengan permintaan bantuan atau tugas lain, ketahuilah kapan harus mengatakan tidak dan kapan harus menambahkannya ke daftar Anda untuk nanti.

Tugas-tugas tertentu akan mengharuskan Anda untuk mengabaikan semua gangguan dan mulai bekerja. Tugas lain akan memiliki tenggat waktu yang sulit. Banyak dari tanggung jawab Anda akan berulang, dan untuk ini penting untuk membuat jadwal rutin bagi diri Anda sendiri untuk tetap berada di atasnya.

Saat membuat jadwal, cari tahu apa tugas prioritas tertinggi Anda dan kerjakan terlebih dahulu. Gunakan kode warna atau daftar yang diurutkan untuk mengurutkan tugas Anda dari apa yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, apakah itu lebih penting atau hanya sensitif terhadap waktu.

6. Gunakan Umpan Balik untuk Mengelola Kantor Anda Secara Efektif

Adalah tugas Anda untuk menjaga kantor berjalan seefisien mungkin sehingga rekan kerja Anda dapat melakukan pekerjaan mereka. Mintalah umpan balik dari rekan kerja tersebut untuk meningkatkan kesuksesan Anda sebagai manajer kantor. Umpan balik yang konstruktif dapat membantu Anda menemukan solusi yang mungkin tidak Anda pertimbangkan sendiri. Dengan menciptakan budaya yang menyambut umpan balik yang bermanfaat, Anda dapat membantu meningkatkan kinerja Anda dan membantu orang lain di kantor.

Mengelola kantor bukanlah prestasi kecil; ada tanggung jawab yang tampaknya tidak ada habisnya, dan mungkin sulit untuk mengikutinya. Tetap di atas pekerjaan Anda, prioritaskan, dan tetapkan harapan dan komunikasi yang jelas dengan rekan kerja Anda untuk meningkatkan ruang kantor Anda dan membuat perusahaan Anda lebih efisien.