Por qué el software de pruebas de clientes es el futuro de las agencias

¿Qué quieres de la vida de agencia? Si eres como yo, quieres crear un trabajo del que estés orgulloso y divertirte mientras lo haces. Eso es lo que quería cuando comencé mi carrera en una agencia de publicidad.

Pero hay un punto en cada proyecto en el que la fatiga comienza a aparecer. Y suele ser cuando compartes tu trabajo con el cliente para recibir comentarios.

De repente, la diversión y la emoción que sentiste al principio se reemplazan con:

• Frustración por el tiempo que tardan sus clientes en compartir sus comentarios
• Desesperación por la cantidad de tiempo que pasa en las reuniones
• Presión para crear el mejor trabajo posible en un marco de tiempo que se reduce rápidamente

A fines del año pasado, Filestage encuestó a más de 250 profesionales de la publicidad y el marketing sobre sus experiencias de retroalimentación y aprobación.

Estas son las tres cosas principales que aprendimos sobre el proceso de revisión del cliente, además de información y cómo puede ayudar el software de revisión en línea.

1. Deje de perseguir comentarios, comience a cumplir con sus plazos

Las agencias de publicidad y marketing pierden una gran cantidad de tiempo buscando comentarios sobre su trabajo. Pero al cambiar del correo electrónico a una herramienta de revisión de clientes especialmente diseñada como Filestage, puede ahorrar un día por persona, por mes para todos en su proceso de revisión creativa.

4 de cada 5 gerentes de cuentas reciben comentarios retrasados ​​​​de las partes interesadas

Nuestro informe Year In Review encontró que el 80 % de los gerentes de cuentas recibieron comentarios retrasados ​​de sus clientes durante el último año. Y si has trabajado en una agencia durante más de cinco minutos, probablemente no te sorprenda en absoluto esta cifra.

Pero, ¿son sus clientes realmente los culpables? Con herramientas de comunicación básicas como el correo electrónico, dar retroalimentación requiere una gran cantidad de tiempo. Y por una razón u otra, rara vez está en la parte superior de la lista de alguien.

Esto es lo que reveló nuestro informe sobre la experiencia de dar retroalimentación para los especialistas en marketing:

• El 64% tomó capturas de pantalla para dar su opinión sobre las imágenes.
• El 19 % escribió códigos de tiempo para dar su opinión sobre los videos.
• 36% no sabía dónde encontrar al menos un trabajo
• El 17 % admite no saber cuál es el mejor método para compartir comentarios.

3 de cada 5 gerentes de proyecto pierden el tiempo buscando retroalimentación

Solo hay un tiempo que puede esperar para recibir comentarios. Después de todo, el plazo de entrega final está escrito en piedra. Eventualmente, llega un punto en el que tienes que empezar a perseguir a tus clientes.

¡Que comiencen los correos pasivo-agresivos!

Nuestro informe encontró que el 62 % de los gerentes de proyectos persiguieron a los clientes para obtener comentarios sobre su trabajo en 2021. Este proceso puede ser muy manual y frustrante, y a menudo requiere hojas de cálculo personalizadas para intentar realizar un seguimiento de quién aprobó qué.

Pero cuanto más tarde el proceso de revisión del cliente, más tiempo habrá para que las cosas salgan mal. De hecho, nuestro informe mostró que:

• El 21% recibió comentarios sobre una versión anterior de un archivo.
• 18% perdió la pista de quién había aprobado un trabajo
• El 11 % publicó errores porque se omitieron pasos de revisión importantes
• 8% proyectos cancelados porque los archivos no fueron aprobados a tiempo

El software de prueba de clientes ahorra a las agencias un día por persona, por mes

Nuestro informe Year In Review comparó el tiempo dedicado a gestionar los comentarios con el correo electrónico y la herramienta de revisión del cliente de Filestage. Y según más de 250 profesionales de publicidad y marketing, descubrimos que Filestage ahorra un día por persona, por mes para todos en su proceso de revisión, ¡eso incluye a sus clientes!

Aquí hay algunas formas en que las herramientas de revisión en línea le ahorran tiempo:

• Recopile y discuta comentarios justo encima de su contenido
• Establezca fechas de vencimiento y envíe recordatorios automáticos a los revisores
• Comparte y compara nuevas versiones dentro de la misma plataforma

El software de revisión de clientes de Filestage también ayuda con el ruido del correo electrónico. Como dice Rain Balares de GroupM, “Filestage ha reducido la bandeja de entrada diaria de correo electrónico de nuestro equipo en aproximadamente un 25-30%, lo que es realmente mucho. Dado que nuestras bandejas de entrada ya no están inundadas por estos correos electrónicos sobre aprobaciones de contenido, podemos concentrarnos en otras tareas importantes del día”.

2. Menos tiempo en reuniones, más tiempo siendo creativo

En promedio, los ejecutivos pasan alrededor de 23 horas por semana en reuniones. Si es un administrador de proyectos o cuentas, eso puede sonar bien. Para diseñadores, creativos y otros roles de estudio, probablemente sea mucho menos. Pero independientemente del departamento en el que se siente (o se pare), estoy seguro de que hay una cosa en la que todos podemos estar de acuerdo.

¡Las reuniones apestan!

El 44 % de los creativos recibe comentarios contradictorios y poco claros de sus clientes.

Cuando está revisando el trabajo creativo por correo electrónico, recibir los comentarios en su bandeja de entrada es solo la mitad de la batalla. Luego viene el gran desenredo.

Conflictos abiertos.

Desacuerdos no discutidos.

Comentarios totalmente ininteligibles.

Como dice el director de UX de Oddity, Marcel Martin, sobre la vida antes de Filestage: “Nuestros gerentes de proyecto estaban muy ocupados revisando, resumiendo y preparando comentarios asincrónicos. Este proceso requería mucho tiempo, era insatisfactorio y, lamentablemente, a menudo incluía malentendidos”.

Por una razón u otra, los clientes rara vez se toman el tiempo para consolidar sus comentarios. Por lo tanto, es su trabajo armar el rompecabezas, averiguar dónde están alineados y señalar dónde no.

En la mayoría de los casos, eso significa convocar una reunión.

El 71% de los gerentes de proyecto organizan reuniones para aclarar los comentarios.

En las agencias, los gerentes de proyecto son los guardianes de los recursos creativos y los campeones de la facturación. Lo que hace que las reuniones sobre retroalimentación sean frustrantes e ineficientes.

Aquí hay algunas razones por las que las reuniones son tan comunes en el proceso de revisión del cliente:

• Los archivos y los comentarios están separados, por lo que es difícil para los clientes explicar exactamente lo que quieren decir
• Los comentarios se comparten en diferentes cadenas de correo electrónico, por lo que no hay transparencia entre los clientes.
• Los clientes olvidan lo que dijeron sobre versiones anteriores y terminan contradiciendo comentarios anteriores

Afortunadamente, el software de revisión de clientes adecuado puede resolver todos estos problemas y más.

Los equipos que utilizan el software de revisión de clientes de Filestage ven una reducción del 28 % en las "reuniones innecesarias" en comparación con el correo electrónico

En Filestage, nos encanta ayudar a las agencias a ahorrar tiempo y esfuerzo durante todo el proceso de revisión del cliente. Y según nuestro informe Year In Review, nuestra herramienta de prueba de clientes también ayuda a los equipos a pasar un 28 % menos de tiempo en reuniones innecesarias.

Como dice la directora médica de Publicis Health, Sarah Chen, “Filestage facilita las cosas. Los comentarios de todos son claros y están en el mismo lugar para que la agencia y los clientes puedan trabajar de manera más colaborativa”.

Aquí hay algunas formas en que Filestage hace que los comentarios de sus clientes sean más claros:

• Toque en cualquier lugar para crear marcadores y agregar comentarios sobre su trabajo (incluso videos)
• Resalte texto o dibuje anotaciones para que los comentarios sean más claros
• Compare versiones y comentarios uno al lado del otro para ver qué ha cambiado
• Adjunte referencias a los comentarios para dar contexto adicional
• Etiqueta a otras personas para estar en la misma página en tiempo real

3. Adiós horas extras, hola mejor trabajo

Cuando comencé a trabajar en una agencia de publicidad, se esperaban horas extras no pagadas. Y no puedo imaginar que haya cambiado mucho en la última década. Pero al ser un poco más productivas y comunicarse de manera más efectiva, las agencias pueden liberar el tiempo de concentración que necesitan para crear su mejor trabajo.

El 73% del personal de la agencia trabaja más horas de las contratadas

Impactante, pero tristemente cierto. Nuestro informe Year In Review encontró que casi 3 de cada 4 personas en agencias trabajan más horas que las contratadas.

Y lo entiendo. A veces aparece un lanzamiento emocionante y todo está en juego. Si gana, será la cuenta la que lleve su negocio (o cartera) al siguiente nivel. Pero en demasiadas agencias, trabajar hasta tarde es algo cotidiano. Hay dos grandes razones para esto: tareas manuales y retrabajo.

Estas son algunas de las formas en que las agencias pierden el tiempo regularmente en estas áreas:

• Agregar todo su trabajo a una presentación de diapositivas para que se vea presentable para el cliente
• Volver a cargar y compartir contenido con el cliente porque se agotó el tiempo de espera del enlace de transferencia
• Seguimiento de lo que se ha compartido y aprobado en una hoja de cálculo
• Copie y pegue comentarios de diferentes cadenas de correo electrónico en un documento
• Descartar una ronda de revisión completa porque el equipo malinterpretó los comentarios.
• Cancelar un proyecto completo porque el cliente no lo aprobó a tiempo

El 90% de los gerentes de proyecto podrían producir un mejor trabajo si dedicaran menos tiempo a administrar la retroalimentación

Como dije en la parte superior, si trabajas en una agencia, quieres crear un trabajo del que estés orgulloso y divertirte mientras lo haces.

Entonces, cuando el 90 % de los gerentes de proyecto le dicen que hay una forma en que puede ayudarlos a producir un mejor trabajo, es hora de darse cuenta.

Y si esa no es razón suficiente, el 67 % dice que se sentiría más feliz en el trabajo si dedicara menos tiempo a gestionar los comentarios.

Al automatizar estos procesos y establecer un proceso de prueba de clientes centralizado y transparente, las agencias pueden disfrutar de un futuro más brillante, más productivo y más rentable.

El software de prueba del cliente reduce a la mitad el tiempo de desarrollo creativo para que las agencias puedan concentrarse en entregar su mejor trabajo

La agencia con sede en Barcelona y Los Ángeles, SLAPS, utiliza Filestage para revisar cientos de publicaciones sociales con sus clientes. Al cambiar del correo electrónico y WhatsApp a una herramienta de prueba de clientes dedicada, redujeron su tiempo de diseño a la mitad y liberaron más tiempo para la calidad y el compromiso social.

El fundador y director creativo, Sebastien Vandecasteele, dice: “Al trabajar en las redes sociales, tenemos personas tanto del lado del cliente como de la agencia. Tenemos un redactor, un administrador social y un diseñador, y en el lado del cliente tenemos 2-3 personas en el proceso de retroalimentación. Filestage nos brinda un lugar donde todos pueden interactuar fácilmente entre sí y dar su opinión”.

Aquí hay nueve beneficios más de las pruebas en línea para diseñadores gráficos y agencias:

1. Sube todos tus diseños y versiones en un solo lugar
2. Recopile comentarios justo encima de su creatividad
3. Discuta los comentarios directamente con los revisores
4. Marque los comentarios mientras crea la próxima versión
5. Compare las versiones una al lado de la otra para verificar qué ha cambiado
6. Aprueba diseños o solicita cambios en un clic
7. Invitar a revisores internos y externos a dar su opinión
8. Establezca fechas de vencimiento para que las revisiones de diseño sigan avanzando
9. Revise videos, diseños, imágenes, documentos y más

Pensamientos finales

Gracias por leer mis dos centavos sobre la importancia del software de pruebas de clientes para las agencias. Sé que las agencias rara vez están a la vanguardia en lo que respecta a tecnología y software: mi equipo todavía usaba teléfonos de escritorio cuando me fui en 2018. Pero desde donde estoy sentado, la gestión de comentarios es un problema que pide a gritos ser resuelto.

Si desea obtener más información sobre Filestage o quiere probarlo con su equipo, solicite una prueba gratuita aquí →