เหตุใดซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรลูกค้าจึงเป็นอนาคตของเอเจนซี่

คุณต้องการอะไรจากชีวิตหน่วยงาน? หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณต้องการสร้างงานที่คุณภูมิใจและสนุกไปกับมัน นั่นคือสิ่งที่ฉันต้องการเมื่อเริ่มต้นอาชีพที่เอเจนซี่โฆษณา

แต่มีจุดหนึ่งในทุกโครงการที่ความเหนื่อยล้าเริ่มก่อตัว และโดยปกติแล้วจะเป็นช่วงที่คุณแบ่งปันงานของคุณกับลูกค้าเพื่อขอคำติชม

ทันใดนั้น ความสนุกและความตื่นเต้นที่คุณรู้สึกในตอนเริ่มต้นก็ถูกแทนที่ด้วย:

• รู้สึกผิดหวังที่ลูกค้าของคุณใช้เวลานานในการแบ่งปันความคิดเห็น
• หมดหวังกับเวลาที่คุณใช้ในการประชุม
• กดดันให้สร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดในกรอบเวลาที่สั้นลงอย่างรวดเร็ว

เมื่อปลายปีที่แล้ว Filestage ได้สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านการโฆษณาและการตลาดมากกว่า 250 คนเกี่ยวกับข้อเสนอแนะและประสบการณ์การอนุมัติของพวกเขา

ต่อไปนี้คือสามสิ่งที่เราเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการพิสูจน์อักษรของลูกค้า – รวมถึงข้อมูลเชิงลึกและวิธีที่ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์สามารถช่วยได้

1. หยุดไล่ตามคำติชม เริ่มให้ถึงกำหนดส่งของคุณ

เอเจนซี่โฆษณาและการตลาดเสียเวลาไปมากในการไล่ตามความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของพวกเขา แต่ด้วยการเปลี่ยนจากอีเมลเป็นเครื่องมือพิสูจน์ตัวลูกค้าที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ เช่น Filestage คุณสามารถบันทึกหนึ่งวันต่อคน ต่อเดือนสำหรับทุกคนในกระบวนการตรวจสอบเชิงสร้างสรรค์ของคุณ

ผู้จัดการบัญชี 4 ใน 5 ได้รับการตอบรับล่าช้าจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

รายงาน Year In Review ของเราพบว่า 80% ของผู้จัดการบัญชีได้รับการตอบรับล่าช้าจากลูกค้าในปีที่ผ่านมา และถ้าคุณทำงานในเอเจนซี่นานกว่าห้านาที คุณจะไม่แปลกใจเลยกับตัวเลขนี้

แต่ลูกค้าของคุณต้องโทษจริงหรือ? ด้วยเครื่องมือสื่อสารพื้นฐาน เช่น อีเมล การให้ข้อเสนอแนะจึงใช้เวลานาน และด้วยเหตุผลใดก็ตาม จึงไม่ค่อยอยู่ในอันดับต้นๆ ของรายชื่อใครๆ

นี่คือสิ่งที่รายงานของเราเปิดเผยเกี่ยวกับประสบการณ์ในการให้ข้อเสนอแนะสำหรับนักการตลาด:

• 64% จับภาพหน้าจอเพื่อให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับภาพ
• 19% เขียนไทม์โค้ดเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิดีโอ
• 36% ไม่รู้ว่าจะหางานอย่างน้อยหนึ่งชิ้นได้ที่ไหน
• 17% ยอมรับว่าไม่รู้วิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันความคิดเห็น

ผู้จัดการโครงการ 3 ใน 5 คนเสียเวลาไล่ตามความคิดเห็น

มีเพียงเวลานานที่คุณสามารถรอความคิดเห็นได้ ท้ายที่สุดแล้ว กำหนดเส้นตายการส่งมอบขั้นสุดท้ายถูกกำหนดไว้เป็นหิน ในที่สุดก็มาถึงจุดที่คุณต้องเริ่มไล่ตามลูกค้าของคุณ

ให้อีเมลเชิงรุกแบบพาสซีฟเริ่มต้นขึ้น!

รายงานของเราพบว่า 62% ของผู้จัดการโครงการไล่ตามลูกค้าเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของพวกเขาในปี 2564 กระบวนการนี้อาจใช้แรงงานคนมากและน่าหงุดหงิด ซึ่งมักจะต้องใช้สเปรดชีตแบบกำหนดเองเพื่อพยายามติดตามว่าใครอนุมัติอะไร

แต่ยิ่งกระบวนการพิสูจน์อักษรของลูกค้าใช้เวลานานเท่าใด ก็ยิ่งมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่ผิดพลาด อันที่จริง รายงานของเราแสดงให้เห็นว่า:

• 21% ได้รับคำติชมเกี่ยวกับไฟล์เวอร์ชันเก่า
• 18% หลงทางว่าใครอนุมัติงานชิ้นหนึ่ง
• ข้อผิดพลาดในการเผยแพร่ 11% เนื่องจากข้ามขั้นตอนการตรวจสอบที่สำคัญไป
• 8% ยกเลิกโปรเจ็กต์เพราะไฟล์ไม่ได้รับการอนุมัติทันเวลา

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรลูกค้าช่วยเอเจนซี่หนึ่งวันต่อคนต่อเดือน

รายงาน Year In Review ของเราเปรียบเทียบเวลาที่ใช้จัดการความคิดเห็นกับอีเมลและเครื่องมือพิสูจน์อักษรไคลเอ็นต์ของ Filestage และจากผู้เชี่ยวชาญด้านการโฆษณาและการตลาดมากกว่า 250 คน เราพบว่า Filestage ช่วยประหยัดเวลาได้หนึ่งวันต่อคน ต่อเดือนสำหรับทุกคนในกระบวนการพิสูจน์อักษรของคุณ ซึ่งรวมถึงลูกค้าของคุณด้วย!

ต่อไปนี้คือวิธีการสองสามวิธีที่เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยคุณประหยัดเวลา:

• รวบรวมและหารือเกี่ยวกับข้อเสนอแนะที่ด้านบนของเนื้อหาของคุณ
• ตั้งวันที่ครบกำหนดและส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้ตรวจสอบ
• แชร์และเปรียบเทียบเวอร์ชันใหม่ภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรไคลเอ็นต์ของ Filestage ช่วยลดเสียงรบกวนจากอีเมลด้วย Rain Balares ของ GroupM กล่าวว่า "Filestage ได้ลดกล่องจดหมายอีเมลรายวันของทีมเราลงประมาณ 25-30% ซึ่งถือว่าเยอะมากจริงๆ เนื่องจากกล่องจดหมายของเราไม่ได้เต็มไปด้วยอีเมลเกี่ยวกับการอนุมัติเนื้อหาอีกต่อไป เราจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานสำคัญอื่นๆ สำหรับวันนี้ได้”

2. ใช้เวลาในการประชุมน้อยลง มีเวลาสร้างสรรค์มากขึ้น

โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้บริหารจะใช้เวลาประชุมประมาณ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการหรือบัญชี นั่นอาจฟังดูถูกต้อง สำหรับนักออกแบบ ครีเอทีฟโฆษณา และบทบาทอื่นๆ ในสตูดิโอ มันอาจจะน้อยกว่ามาก แต่ไม่ว่าคุณจะนั่ง (หรือยืน) ในแผนกใด ฉันแน่ใจว่ามีสิ่งหนึ่งที่เราทุกคนเห็นด้วย

ประชุมห่วย!

44% ของครีเอทีฟโฆษณาได้รับข้อขัดแย้งและข้อเสนอแนะที่ไม่ชัดเจนจากลูกค้า

เมื่อคุณตรวจทานงานสร้างสรรค์ผ่านอีเมล การได้รับคำติชมไปยังกล่องจดหมายของคุณมีชัยไปกว่าครึ่ง ถัดมาคือการแก้ให้หายยุ่ง

เปิดความขัดแย้ง

ความขัดแย้งที่ไม่ได้กล่าวถึง

ความคิดเห็นที่ไม่เข้าใจอย่างยิ่ง

Marcel Martin ผู้อำนวยการ UX ของ Oddity กล่าวถึงชีวิตก่อน Filestage ว่า “ผู้จัดการโครงการของเรายุ่งมากในการดู สรุป และเตรียมความคิดเห็นแบบอะซิงโครนัส กระบวนการนี้ใช้เวลานาน ไม่น่าพอใจ และมักมีความเข้าใจผิดอยู่ด้วย”

ด้วยเหตุผลใดก็ตาม ลูกค้ามักไม่ค่อยใช้เวลาในการรวบรวมความคิดเห็นของตน จึงเป็นหน้าที่ของคุณที่จะปะติดปะต่อปริศนาเข้าด้วยกัน หาว่าพวกมันอยู่ในแนวไหน และชี้ให้เห็นจุดที่พวกมันไม่อยู่

ในกรณีส่วนใหญ่ นั่นหมายถึงการเรียกประชุม

71% ของผู้จัดการโครงการจัดประชุมเพื่อชี้แจงความคิดเห็น

ในเอเจนซี ผู้จัดการโครงการเป็นผู้พิทักษ์ทรัพยากรสร้างสรรค์และเป็นผู้รับผิดชอบการเรียกเก็บเงิน ซึ่งทำให้การประชุมเกี่ยวกับข้อเสนอแนะเป็นสิ่งที่น่าผิดหวังและไม่มีประสิทธิภาพในด้านของพวกเขา

ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่ทำให้การประชุมเป็นเรื่องปกติในกระบวนการพิสูจน์อักษรของลูกค้า:

• ไฟล์และความคิดเห็นแยกจากกัน ลูกค้าจึงอธิบายได้ยากว่าหมายถึงอะไร
• ความคิดเห็นถูกแชร์ในกลุ่มอีเมลต่างๆ ดังนั้นจึงไม่มีความโปร่งใสระหว่างลูกค้า
• ลูกค้าลืมสิ่งที่พวกเขาพูดเกี่ยวกับเวอร์ชันก่อนหน้าและจบลงด้วยการขัดแย้งกับความคิดเห็นก่อนหน้า

โชคดีที่ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรไคลเอ็นต์ที่เหมาะสมสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้และอื่นๆ อีกมากมาย

ทีมที่ใช้ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรไคลเอ็นต์ของ Filestage พบว่า "การประชุมที่ไม่จำเป็น" ลดลง 28% เมื่อเทียบกับอีเมล

ที่ Filestage เรารักการช่วยให้เอเจนซีประหยัดเวลาและความพยายามตลอดกระบวนการพิสูจน์อักษรของลูกค้า และตามรายงาน Year In Review เครื่องมือพิสูจน์อักษรลูกค้าของเรายังช่วยให้ทีมใช้เวลาน้อยลง 28% ในการประชุมที่ไม่จำเป็น

Sarah Chen ผู้อำนวยการด้านการแพทย์ของ Publicis Health กล่าวว่า “Filestage ช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น ความคิดเห็นของทุกคนมีความชัดเจนและอยู่ในที่เดียวกันเพื่อให้เอเจนซี่และลูกค้าสามารถทำงานร่วมกันได้มากขึ้น”

ต่อไปนี้คือสองสามวิธีที่ Filestage ทำให้คำติชมของลูกค้าของคุณชัดเจนยิ่งขึ้น:

• แตะที่ใดก็ได้เพื่อสร้างเครื่องหมายและเพิ่มความคิดเห็นที่ด้านบนของงานของคุณ (แม้แต่วิดีโอ)
• เน้นข้อความหรือวาดคำอธิบายประกอบเพื่อให้ความคิดเห็นชัดเจนขึ้น
• เปรียบเทียบเวอร์ชันและความคิดเห็นแบบเคียงข้างกันเพื่อดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง
• แนบการอ้างอิงความคิดเห็นเพื่อให้บริบทเพิ่มเติม
• แท็กคนอื่นเพื่อให้หน้าเดียวกันแบบเรียลไทม์

3. ลางานล่วงเวลา สวัสดี การทำงานที่ดีขึ้น

เมื่อฉันเริ่มทำงานในเอเจนซี่โฆษณาครั้งแรก ฉันคาดหวังค่าล่วงเวลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง และฉันไม่สามารถจินตนาการได้เลยว่ามีการเปลี่ยนแปลงมากมายในทศวรรษที่ผ่านมา แต่ด้วยการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เอเจนซีสามารถเพิ่มเวลาว่างในการโฟกัสที่พวกเขาต้องการเพื่อสร้างงานที่ดีที่สุดของพวกเขา

73% ของพนักงานตัวแทนทำงานมากกว่าชั่วโมงทำงานตามสัญญา

สะเทือนใจแต่ก็จริงอย่างน่าเศร้า รายงาน Year In Review ของเราพบว่าเกือบ 3 ใน 4 คนในเอเจนซีทำงานมากกว่าชั่วโมงทำงานตามสัญญา

และฉันได้รับมัน บางครั้งสนามที่น่าตื่นเต้นก็เข้ามาและทุกอย่างก็พร้อมรับมือ หากคุณชนะ จะเป็นบัญชีที่จะยกระดับธุรกิจ (หรือพอร์ตโฟลิโอ) ของคุณไปอีกระดับ แต่ในหลายหน่วยงานมากเกินไป การทำงานล่วงเวลาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นทุกวัน มีสองเหตุผลใหญ่สำหรับสิ่งนี้: งานที่ทำด้วยตนเองและการทำงานซ้ำ

ต่อไปนี้คือวิธีที่หน่วยงานมักเสียเวลาในพื้นที่เหล่านี้เป็นประจำ:

• การเพิ่มงานทั้งหมดของคุณลงในสไลด์โชว์เพื่อให้ลูกค้าดูเรียบร้อย
• การอัปโหลดซ้ำและแชร์เนื้อหากับลูกค้าเนื่องจากลิงก์การโอนหมดเวลา
• ติดตามสิ่งที่แชร์และอนุมัติในสเปรดชีต
• คัดลอกและวางคำติชมจากกลุ่มอีเมลต่างๆ ลงในเอกสารเดียว
• งดรีวิวทั้งรอบเพราะทีมงานตีความข้อเสนอแนะผิด
• ยกเลิกทั้งโครงการเพราะลูกค้าอนุมัติไม่ทัน

90% ของผู้จัดการโครงการสามารถสร้างผลงานได้ดีขึ้นหากพวกเขาใช้เวลาน้อยลงในการจัดการความคิดเห็น

อย่างที่บอกไปว่า ถ้าคุณทำงานในเอเจนซี่ คุณต้องการสร้างงานที่คุณภูมิใจและสนุกไปกับมัน

ดังนั้นเมื่อ 90% ของผู้จัดการโครงการบอกคุณว่ามีวิธีที่คุณสามารถช่วยให้พวกเขาผลิตผลงานได้ดีขึ้น ก็ถึงเวลาที่จะต้องแจ้งให้ทราบ

และหากนั่นยังไม่เพียงพอ 67% บอกว่าพวกเขาจะรู้สึกมีความสุขในการทำงานมากขึ้นหากพวกเขาใช้เวลาน้อยลงในการจัดการความคิดเห็น

การทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและตั้งค่ากระบวนการพิสูจน์อักษรลูกค้าแบบรวมศูนย์และโปร่งใส หน่วยงานสามารถเพลิดเพลินกับอนาคตที่สดใส มีประสิทธิผลมากขึ้น และมีผลกำไรมากขึ้น

ซอฟต์แวร์พิสูจน์ลูกค้าช่วยลดเวลาในการพัฒนาเชิงสร้างสรรค์ลงครึ่งหนึ่ง เพื่อให้หน่วยงานสามารถมุ่งเน้นที่การส่งมอบงานที่ดีที่สุดได้

SLAPS ซึ่งเป็นหน่วยงานในบาร์เซโลนาและ LA ใช้ Filestage เพื่อตรวจสอบโพสต์โซเชียลหลายร้อยรายการกับลูกค้าของตน ด้วยการเปลี่ยนจากอีเมลและ WhatsApp เป็นเครื่องมือพิสูจน์ลูกค้าโดยเฉพาะ พวกเขาลดเวลาในการออกแบบลงครึ่งหนึ่งและเพิ่มเวลาสำหรับคุณภาพและการมีส่วนร่วมทางสังคม

Sebastien Vandecasteele ผู้ก่อตั้งและครีเอทีฟไดเร็กเตอร์กล่าวว่า "การทำงานบนโซเชียลมีเดีย เรามีบุคลากรทั้งฝั่งลูกค้าและเอเจนซี เรามีนักเขียนคำโฆษณา ผู้จัดการฝ่ายโซเชียล และนักออกแบบ – และในฝั่งไคลเอ็นต์ เรามี 2-3 คนในกระบวนการตอบรับ Filestage ทำให้เราเป็นที่ที่ทุกคนสามารถโต้ตอบกันและให้ข้อเสนอแนะได้อย่างง่ายดาย”

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์อีกเก้าประการของการพิสูจน์อักษรออนไลน์สำหรับนักออกแบบกราฟิกและเอเจนซี่:

1. อัปโหลดการออกแบบและเวอร์ชันทั้งหมดของคุณในที่เดียว
2. รวบรวมข้อเสนอแนะที่ด้านบนของครีเอทีฟโฆษณาของคุณ
3. พูดคุยความคิดเห็นโดยตรงกับผู้ตรวจสอบ
4. ขีดปิดความคิดเห็นขณะสร้างเวอร์ชันถัดไป
5. เปรียบเทียบเวอร์ชันเคียงข้างกันเพื่อดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง
6. อนุมัติการออกแบบหรือขอเปลี่ยนแปลงได้ในคลิกเดียว
7. เชิญผู้ตรวจสอบภายในและภายนอกให้ข้อเสนอแนะ
8. กำหนดวันครบกำหนดเพื่อให้การตรวจทานการออกแบบก้าวไปข้างหน้า
9. ตรวจสอบวิดีโอ การออกแบบ รูปภาพ เอกสาร และอื่นๆ

ความคิดสุดท้าย

ขอขอบคุณที่อ่านสองเซ็นต์ของฉันเกี่ยวกับความสำคัญของซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรลูกค้าสำหรับเอเจนซี่ ฉันรู้ว่าเอเจนซีไม่ค่อยอยู่ในระดับแนวหน้าในด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ ทีมของฉันยังคงใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะอยู่เมื่อฉันออกไปในปี 2018 แต่จากที่ที่ฉันนั่งอยู่ การจัดการความคิดเห็นกลับเป็นปัญหาที่รอการแก้ไข

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Filestage หรือต้องการทดลองใช้กับทีมของคุณ โปรดขอรับการทดลองใช้ฟรีที่นี่ →