Cómo evitar que los correos electrónicos de su empresa acaben en spam

Casi la mitad de todos los correos electrónicos son spam. Es probable que algunos de sus correos electrónicos también sean spam.

No se ven, no se escuchan ni se responden, pero no sabe por qué llegan a los filtros de spam y cómo funcionan los filtros de correo electrónico. Más importante aún, ¿qué puede hacer para evitar que los correos electrónicos se envíen como spam?

El filtrado automático de spam mueve la mayoría de los correos electrónicos no deseados, irrelevantes y de phishing a una carpeta de correo basura o spam. Cada día se intercambian más de 300 mil millones de correos electrónicos en todo el mundo. Usted personalmente envía y recibe alrededor de 150 correos electrónicos al día. Desafortunadamente, sus correos electrónicos perfectamente elaborados también podrían terminar en spam.

El spam por correo electrónico cuesta a las empresas y daña su reputación. Muchas empresas pierden su valioso tiempo y recursos enviando correos electrónicos a las bandejas de entrada, pero tienen dificultades para hacerlo. Algunas prácticas recomendadas y la comprensión de cómo funciona el spam de correo electrónico pueden hacer maravillas para las comunicaciones de su empresa. Averigüemos qué puede hacer para evitar que sus correos electrónicos acaben en spam.

¿Por qué los correos electrónicos van a spam?

La explicación más obvia y simple: los destinatarios ponen correos electrónicos allí.

Incluso si comparte contenido relevante y útil y tiene permiso explícito para contactarlos, los destinatarios aún pueden marcar su correo electrónico como spam. Es posible que estén organizando y limpiando una bandeja de entrada abarrotada, que se hayan olvidado de usted o que simplemente hayan cometido un error.

Los filtros de spam son bastante intuitivos y observan cada actividad de correo electrónico. Cuando los destinatarios marcan algunos de sus mensajes, todos los correos electrónicos futuros se filtran automáticamente como spam.

Fuente: Gmail

Peor aún, los algoritmos impulsados ​​por IA detrás de los filtros antispam automáticos en servicios de correo electrónico populares como Gmail, Outlook y Yahoo recopilan datos para realizar mejoras. Sus correos electrónicos pueden parecer spam incluso para las personas que no los han marcado.

Cómo funcionan los filtros de spam

Si bien no puede evitar que los destinatarios marquen accidentalmente su correo electrónico como spam, puede minimizar la activación de los filtros de spam si sabe lo que buscan en los correos electrónicos.

• Contenido de calidad
• Una dirección de correo electrónico profesional
• Audiencia segmentada
• Limpiar lista de correo

Todos los días se envían miles de millones de mensajes no deseados. Los filtros de spam atacan estos correos electrónicos para proteger a los destinatarios de ataques cibernéticos maliciosos. En respuesta al aumento del fraude por correo electrónico y los ataques de phishing, los avances en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) han hecho que los filtros de spam modernos sean más sofisticados y precisos.

Los filtros de spam vienen en diferentes formas, cada uno con criterios únicos para escanear correos electrónicos y bloquear mensajes no solicitados. Pero todos funcionan de manera similar: escanean los encabezados de los correos electrónicos en busca de información maliciosa, bloquean a los spammers conocidos (listas negras) y escanean el contenido en busca de patrones que indiquen ataques de phishing. Es ciencia y arte a partes iguales.

Tipos de filtros de spam

Los servicios de correo electrónico más populares, como Gmail y Outlook, cuentan con protección antispam integrada. Aún así, los profesionales y las empresas conscientes de la seguridad implementan filtros de spam de correo electrónico en la puerta de enlace (en las instalaciones), en la nube o en el escritorio para una mejor protección.

Los filtros de correo no deseado se pueden dividir en tres categorías según cómo analizan los correos electrónicos e identifican los mensajes de correo no deseado: encabezado, contenido y filtrado basado en listas.

filtros de encabezado

Los filtros de encabezado evalúan la información en el encabezado del correo electrónico en busca de detalles o actividades sospechosas. Esto implica verificar los detalles del remitente y el destinatario, la línea de asunto y la cadena de retransmisión del correo electrónico. Una cadena de retransmisión de correo electrónico es un rastro que dejan los servidores involucrados en la entrega de un correo electrónico. Los spammers suelen falsificar este rastro porque no quieren ser rastreados.

filtros de contenido

Los filtros de contenido escanean los correos electrónicos entrantes en busca de una lista predefinida de palabras (gratis, dinero fácil, 100% garantizado y más) que usan los spammers. Cualquiera puede personalizar estos filtros y agregar sus propias palabras desencadenantes de spam.

Los filtros heurísticos también se basan en el contenido. Utilizan algoritmos para identificar el spam al calificar palabras y frases específicas en sus correos electrónicos. Las palabras y frases sospechosas en un mensaje reciben una puntuación más alta que otros términos. Su correo electrónico se convierte en spam si la puntuación total supera un umbral predefinido.

Los filtros bayesianos son uno de los sistemas de filtrado de spam más avanzados. Evalúan el contexto general de los correos electrónicos. Estos filtros basados ​​en reglas usan fórmulas matemáticas para analizar el contenido de un mensaje nuevo y compararlo con correos electrónicos anteriores del mismo remitente. Los filtros bayesianos aprenden con el tiempo y se vuelven significativamente más precisos al distinguir los correos electrónicos válidos de los no deseados.

Filtros de lista negra

Los filtros de la lista negra son bastante sencillos. Comparan el nombre de dominio o la dirección IP del remitente con una lista negra de dominios de correo electrónico de mala reputación (dominios que se sabe que envían correos electrónicos sospechosos o que han sido marcados previamente por los destinatarios) y lo mueven con correos electrónicos similares a la carpeta de correo no deseado. La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico le permiten incluir en la lista negra direcciones de correo electrónico específicas.

Estrategias para mantener tus correos electrónicos fuera del spam

Una vez que sepa cómo funcionan los filtros de correo no deseado y por qué su correo electrónico está enviando correo no deseado, puede implementar estrategias efectivas para mantener sus correos electrónicos fuera de la carpeta de correo no deseado.

Utilice una dirección de correo electrónico profesional

Cuando recibe un correo electrónico comercial de alguien que no conoce o que no reconoce de inmediato, probablemente lo mueva a la papelera o lo reporte como correo no deseado. Sus destinatarios harán esto si su dirección de correo electrónico es sospechosa o contiene galimatías.

Usar una dirección de correo electrónico profesional es el primer paso para generar confianza en el cliente. Además de la marca, un buzón comercial le da legitimidad a su correo electrónico, lo que les permite a los clientes saber que pueden confiar en la fuente del correo electrónico.

Si tiene que enviar correos electrónicos de seguimiento, asegúrese de usar la misma dirección. De esta forma, saben que es un mensaje válido de una empresa, incluso si no reconocen inmediatamente al remitente, por lo que es menos probable que su mensaje se marque como correo no deseado.

Ofrezca a sus destinatarios la opción de darse de baja

Los correos electrónicos de marketing deben proporcionar a los destinatarios una forma clara de darse de baja. No es un requisito legal en todas partes, pero los ESP consideran que la opción de darse de baja es una característica importante del correo electrónico legítimo.

Permita que sus destinatarios se den de baja fácilmente al incluir un enlace para darse de baja en el encabezado o pie de página del correo electrónico. Además, elimine los correos electrónicos de los destinatarios que se dieron de baja de su lista de correo. Incluso puede automatizar este proceso utilizando un servicio de correo electrónico profesional.

Limpia tu(s) lista(s) de correo

Una lista de correo limpia y actualizada mantiene un alto nivel de participación y bajas las tasas de cancelación de suscripción. Sus campañas de correo electrónico recibirán menos rebotes suaves y quejas de spam de destinatarios desinteresados, por lo que la reputación del dominio no se verá afectada. También enviará menos correos electrónicos en general, y muchos ESP cobran por número, por lo que tener una lista de correo limpia le ahorrará dinero.

Para limpiar su lista de correo, comience por eliminar duplicados, errores tipográficos, correos electrónicos no válidos (rebotes duros) y receptores de spam: direcciones de correo electrónico con la palabra "spam" en ellas. Asegúrese de que cada suscriptor de la lista haya optado por recibir sus correos electrónicos. Luego segmente por demografía, geografía, intereses y tasas de participación para mostrar cómo su audiencia actual coincide con su ideal.

Programar una limpieza de la lista de correo es útil, especialmente cuando tiene bastantes con los que trabajar. Enfócate siempre en la calidad antes que en la cantidad. Su objetivo es asegurarse de que todos en la lista quieran su correo electrónico.

También puede considerar las opciones de suscripción y exclusión dobles, de modo que los destinatarios puedan optar por recibir solo cierto contenido e implementar una política de extinción para eliminar a los suscriptores no comprometidos de su lista de correo.

Segmenta tu audiencia de correo electrónico

La segmentación del correo electrónico se trata de comprender a las personas a las que les escribe, saber dónde se encuentran en el ciclo de vida del cliente y compartir contenido que les resulte útil. La segmentación adecuada reduce los problemas de capacidad de entrega y aumenta las tasas de participación.

Comience a segmentar su audiencia según la demografía, la ubicación, los intereses y la fuente de adquisición si envía boletines semanales o mensuales.

Si es una empresa SaaS, es posible que desee segmentar los destinatarios en función de las etapas del embudo de ventas y adaptar los correos electrónicos a las necesidades de sus clientes potenciales. De manera similar, las empresas de comercio electrónico pueden segmentar las listas de correo en función de indicadores como el abandono del carrito, el valor promedio de los pedidos y el historial de compras y enviar correos electrónicos a los clientes con el contenido adecuado para comprar (o volver a comprar) sin entrometerse ni enviar spam.

Algunos proveedores de servicios de marketing por correo electrónico le permiten segmentar audiencias en función de las tasas de participación. Por lo tanto, los destinatarios que no han interactuado tanto con sus mensajes en el pasado reciben menos correos electrónicos y es menos probable que lo marquen como correo no deseado.

Elija un enfoque de doble suscripción

Una de las estrategias más efectivas para proteger el correo electrónico de su empresa contra el spam es confirmar que los destinatarios están realmente interesados ​​en su correo electrónico. Un enfoque de "doble aceptación" lo ayuda a registrar el consentimiento de los suscriptores y señalar a sus ESP que sus correos electrónicos no deben marcarse como correo no deseado.

Cuando alguien envíe su información en su sitio web, envíele un correo electrónico de bienvenida que requiera una acción, generalmente una casilla de verificación o un enlace a sus políticas. Los suscriptores solo se agregarán a su lista de correo si confirman esto.

Este enfoque acostumbra a los destinatarios a abrir sus correos electrónicos y les muestra a sus filtros de spam que sus correos electrónicos no son no deseados ni solicitados. Mejor aún, puede pedirles a los destinatarios que guarden su información de contacto y omitan los filtros de spam para siempre.

Evite el uso de palabras y frases que activen los filtros de spam

Ya sabe cómo las palabras y frases desencadenantes en el contenido del correo electrónico aumentan drásticamente las tasas de spam. Te hacen parecer un spammer y atraen la atención de los filtros de spam. Unas pocas palabras desencadenantes por sí solas pueden no ser suficientes para marcar su mensaje de inmediato.

Sin embargo, demasiadas palabras desencadenantes en la línea de asunto o en el cuerpo del texto junto con señales como un buzón de correo no autenticado, mala reputación del dominio o demasiados archivos adjuntos harán que su correo electrónico sea spam tarde o temprano.

Ofrece valor en cada correo electrónico

Algunas estrategias simples pueden mantener los correos electrónicos de su empresa fuera de los filtros de spam y ganarle la mitad de la batalla. Puede ganar la otra mitad proporcionando valor y asegurándose de que sus destinatarios nunca presionen el botón "reportar spam".

Implementar las estrategias anteriores puede parecer desalentador y llevar mucho tiempo, pero invertir el tiempo en los primeros días de enviar un correo electrónico comercial lo ayudará a mantenerse en el camino y contribuir a una gran autoridad y reputación de dominio.

Es mejor prevenir que lamentar. Una vez que sus correos electrónicos terminan en spam, comenzar desde cero se convierte en una subida empinada. Preparar una nueva dirección de correo electrónico, enviar correos electrónicos en lotes pequeños y restaurar la reputación de su dominio requerirá un tiempo valioso que preferiría invertir en hacer crecer su negocio.

Prevenir el spam de correo electrónico no es ciencia espacial. Con cada correo electrónico que envía, especifica claramente lo que contiene. Asegúrese de que sea relevante, informativo y útil. Mantenlo legítimo y no promocional. Está teniendo una conversación, no haciendo una transacción, así que haga que los correos electrónicos sean más personales, no promocionales.

Te enfrentas a todos los demás por un lugar en las bandejas de entrada de tus clientes, y un correo electrónico bien elaborado puede ser de gran ayuda para construir relaciones duraderas.

Ahora que sabe cómo evitar ser etiquetado como spam, aprenda a escribir un correo electrónico profesional que realmente obtenga una respuesta.