Как предотвратить попадание ваших деловых писем в спам

Почти половина всех электронных писем является спамом. Скорее всего, некоторые из ваших электронных писем также являются спамом.

Их никто не видит, не слышит и не отвечает, но вы не знаете, почему они попадают в спам-фильтры и как работают фильтры электронной почты. Что еще более важно, что вы можете сделать, чтобы предотвратить рассылку спама по электронной почте?

Автоматическая фильтрация спама перемещает большинство нежелательных, нерелевантных и фишинговых писем в папку нежелательной почты или спама. Ежедневно по всему миру обмениваются более 300 миллиардов электронных писем. Вы лично отправляете и получаете около 150 электронных писем в день. К сожалению, ваши идеально составленные письма тоже могут попасть в спам.

Электронный спам дорого обходится предприятиям и наносит ущерб их репутации. Многие компании тратят свое драгоценное время и ресурсы на то, чтобы отправить электронные письма в почтовые ящики, но с трудом справляются с этим. Несколько лучших практик и понимание того, как работает спам в электронной почте, могут творить чудеса для вашего делового общения. Давайте узнаем, что вы можете сделать, чтобы ваши электронные письма не попадали в спам.

Почему письма попадают в спам?

Самое очевидное и простое объяснение: получатели помещают туда письма.

Даже если вы делитесь релевантным полезным контентом и имеете явное разрешение связаться с ними, получатели все равно могут пометить вашу электронную почту как спам. Они могут упорядочивать и очищать загроможденный почтовый ящик, возможно, забыли вас или просто допустили ошибку.

Спам-фильтры довольно интуитивно понятны и отслеживают каждую активность электронной почты. Когда получатели помечают некоторые из ваших сообщений, все будущие электронные письма автоматически фильтруются как спам.

Источник: Gmail

Хуже того, алгоритмы на основе ИИ, стоящие за автоматическими антиспамовыми фильтрами в популярных почтовых сервисах, таких как Gmail, Outlook и Yahoo, собирают данные для улучшений. Ваши электронные письма могут выглядеть как спам даже для людей, которые не пометили их.

Как работают спам-фильтры

Хотя вы не можете предотвратить случайную пометку получателями спама в вашей электронной почте, вы можете свести к минимуму срабатывание спам-фильтров, если знаете, что они ищут в электронных письмах.

• Качественный контент
• Профессиональный адрес электронной почты
• Сегментированная аудитория
• Чистый список рассылки

Ежедневно отправляются миллиарды нежелательных сообщений. Спам-фильтры атакуют эти электронные письма, чтобы защитить получателей от злонамеренных кибератак. В ответ на рост мошенничества с электронной почтой и фишинговых атак достижения в области искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) сделали современные спам-фильтры более сложными и точными.

Спам-фильтры бывают разных форм, каждая из которых имеет уникальные критерии сканирования электронной почты и блокировки нежелательных сообщений. Но все они работают одинаково — сканируют заголовки электронной почты на наличие вредоносной информации, блокируют известных спамеров (черные списки) и сканируют содержимое на наличие шаблонов, указывающих на фишинговые атаки. Это равные части науки и искусства.

Типы спам-фильтров

Популярные почтовые службы, такие как Gmail и Outlook, имеют встроенную защиту от спама. Тем не менее, профессионалы и предприятия, заботящиеся о безопасности, внедряют шлюзовые (локальные), облачные или настольные фильтры спама электронной почты для лучшей защиты.

Спам-фильтры можно разделить на три категории в зависимости от того, как они сканируют электронные письма и идентифицируют спам-сообщения: фильтрация заголовков, содержимого и фильтрация по списку.

Фильтры заголовков

Фильтры заголовков оценивают информацию в заголовке электронной почты на наличие подозрительных деталей или действий. Это включает в себя проверку сведений об отправителе и получателе, строке темы и цепочке ретрансляции электронной почты. Цепочка ретрансляции электронной почты — это след, оставленный серверами, участвующими в доставке электронной почты. Спамеры обычно подделывают этот след, потому что не хотят, чтобы их отследили.

Контентные фильтры

Фильтры контента сканируют входящие электронные письма на наличие предопределенного списка слов (бесплатно, легкие деньги, 100% гарантия и т. д.), которые используют спамеры. Любой может настроить эти фильтры и добавить свои собственные триггерные слова для спама.

Эвристические фильтры также основаны на содержании. Они используют алгоритмы для выявления спама, оценивая определенные слова и фразы в ваших электронных письмах. Подозрительные слова и фразы в сообщении получают более высокий балл, чем другие термины. Ваше электронное письмо становится спамом, если общий балл превышает заданный порог.

Байесовские фильтры — одна из самых передовых систем фильтрации спама. Они оценивают общий контекст электронных писем. Эти фильтры на основе правил используют математические формулы для анализа содержания нового сообщения и сравнения его с предыдущими электронными письмами от того же отправителя. Байесовские фильтры со временем обучаются и становятся значительно точнее при различении действительных и спам-сообщений.

Фильтры черного списка

Фильтры черного списка довольно просты. Они сравнивают доменное имя или IP-адрес отправителя с черным списком доменов электронной почты с плохой репутацией — доменов, которые, как известно, отправляют подозрительные электронные письма или ранее были отмечены получателями) и перемещают его вместе с аналогичными электронными письмами в папку для спама. Большинство поставщиков услуг электронной почты позволяют заносить в черный список определенные адреса электронной почты.

Стратегии защиты ваших писем от спама

Как только вы узнаете, как работают спам-фильтры и почему ваша электронная почта рассылается спамом, вы сможете реализовать эффективные стратегии, чтобы ваши электронные письма не попадали в папку со спамом.

Используйте профессиональный адрес электронной почты

Когда вы получаете деловое электронное письмо от кого-то, кого вы не знаете или не узнаете сразу, вы, вероятно, перемещаете его в корзину или сообщаете о нем как о спаме. Ваши получатели сделают это, если ваш адрес электронной почты подозрительный или содержит тарабарщину.

Использование профессионального адреса электронной почты — первый шаг к завоеванию доверия клиентов. В дополнение к брендингу, корпоративный почтовый ящик придает вашей электронной почте легитимность, давая понять клиентам, что они могут доверять источнику электронной почты.

Если у вас есть какие-либо последующие электронные письма для отправки, убедитесь, что вы используете тот же адрес. Таким образом, они узнают, что это действительное сообщение от компании, даже если они не сразу узнают отправителя, поэтому ваше сообщение с меньшей вероятностью будет помечено как спам.

Дайте вашим получателям возможность отказаться от подписки

Маркетинговые электронные письма должны предоставлять получателям четкий способ отказаться от подписки. Это не везде является юридическим требованием, но ESP считают возможность отказа от подписки важной функцией законной электронной почты.

Позвольте вашим получателям легко отказаться от подписки, включив ссылку для отказа от подписки в верхнем или нижнем колонтитуле электронной почты. Кроме того, удалите электронные письма получателей, которые отказались от подписки, из вашего списка рассылки. Вы даже можете автоматизировать этот процесс, используя профессиональный сервис электронной почты.

Очистите свой список рассылки

Чистый, актуальный список рассылки поддерживает высокую вовлеченность и низкий уровень отказов от подписки. Ваши кампании по электронной почте будут получать меньше возвратов и жалоб на спам от незаинтересованных получателей, поэтому репутация домена не пострадает. Вы также будете отправлять меньше электронных писем в целом, и многие ESP взимают плату по номеру, поэтому наличие чистого списка рассылки сэкономит вам деньги.

Чтобы очистить свой список рассылки, начните с устранения дубликатов, опечаток, недействительных писем (жестких возвратов) и ловушек для спама — адресов электронной почты со словом «спам» в них. Убедитесь, что каждый подписчик в списке дал согласие на получение ваших электронных писем. Затем сегментируйте по демографии, географии, интересам и уровню вовлеченности, чтобы показать, насколько ваша текущая аудитория соответствует вашему идеалу.

Полезно запланировать очистку списка рассылки, особенно если у вас их довольно много. Всегда ориентируйтесь на качество, а не на количество. Ваша цель — убедиться, что все в списке хотят получить вашу электронную почту.

Вы также можете рассмотреть возможность двойного согласия и отказа, чтобы получатели могли выбрать получение только определенного контента и внедрить политику закрытия для удаления невовлеченных подписчиков из вашего списка рассылки.

Сегментируйте свою электронную аудиторию

Сегментация электронной почты — это понимание людей, которым вы пишете, знание того, где они находятся в жизненном цикле клиента, и обмен контентом, который они считают полезным. Правильная сегментация уменьшает проблемы с доставкой и повышает уровень вовлеченности.

Начните сегментировать свою аудиторию на основе демографических данных, местоположения, интересов и источника приобретения, если вы отправляете еженедельные или ежемесячные информационные бюллетени.

Если вы являетесь компанией SaaS, вы можете сегментировать получателей на основе этапов воронки продаж и адаптировать электронные письма к потребностям ваших потенциальных клиентов. Точно так же предприятия электронной коммерции могут сегментировать списки рассылки на основе таких показателей, как отказ от корзины, средняя стоимость заказа и история покупок, и отправлять клиентам по электронной почте нужный контент для покупки (или покупки снова) без вмешательства и рассылки спама.

Некоторые поставщики услуг электронного маркетинга позволяют вам сегментировать аудиторию на основе уровня вовлеченности. Таким образом, получатели, которые раньше не взаимодействовали с вашими сообщениями, получают меньше писем и с меньшей вероятностью отметят вас как спам.

Перейти на подход с двойной подпиской

Одна из наиболее эффективных стратегий защиты корпоративной электронной почты от спама — подтверждение того, что получатели действительно заинтересованы в вашей электронной почте. Подход «двойной подписки» помогает вам записывать согласие подписчиков и сигнализировать их ESP о том, что ваши электронные письма не должны быть помечены как спам.

Когда кто-то отправляет свою информацию на ваш веб-сайт, отправьте ему приветственное электронное письмо, требующее действия, обычно это флажок или ссылка на ваши правила. Подписчики будут добавлены в ваш список рассылки только в том случае, если они подтвердят это.

Этот подход приучает получателей открывать ваши электронные письма и показывает их спам-фильтрам, что ваши электронные письма не нежелательны и не являются нежелательными. Более того, вы можете попросить получателей сохранить вашу контактную информацию и навсегда отказаться от спам-фильтров.

Избегайте использования слов и фраз, которые вызывают срабатывание спам-фильтров.

Вы уже знаете, как триггерные слова и фразы в электронной почте резко увеличивают количество спама. Они выдают вас за спамера и привлекают внимание спам-фильтров. Одних только нескольких триггерных слов может быть недостаточно, чтобы немедленно отметить ваше сообщение.

Но слишком много триггерных слов в строке темы или основном тексте в сочетании с такими сигналами, как неавторизованный почтовый ящик, плохая репутация домена или слишком много вложений, рано или поздно превратят вашу электронную почту в спам.

Предлагайте ценность в каждом письме

Несколько простых стратегий могут защитить вашу деловую электронную почту от спам-фильтров и выиграть полдела. Вы можете выиграть вторую половину, предоставив ценность и гарантируя, что ваши получатели никогда не нажмут кнопку «сообщить о спаме».

Реализация вышеуказанных стратегий может показаться сложной и трудоемкой, но инвестирование времени в первые дни отправки деловой электронной почты поможет вам не сбиться с пути и поспособствует высокому авторитету и репутации домена.

Лучше перестраховаться, чем сожалеть. Как только ваши электронные письма попадают в спам, начинать с нуля становится крутым подъемом. Подготовка нового адреса электронной почты, отправка писем небольшими партиями и восстановление репутации вашего домена потребуют драгоценного времени, которое вы предпочли бы инвестировать в развитие своего бизнеса.

Предотвращение рассылки спама по электронной почте — это не высшая математика. В каждом электронном письме, которое вы отправляете, вы четко указываете, что в нем содержится. Убедитесь, что она актуальна, информативна и полезна. Держите его законным и не рекламным. Вы ведете беседу, а не совершаете транзакцию, поэтому делайте электронные письма более личными, а не рекламными.

Вы конкурируете со всеми остальными за место в почтовых ящиках ваших клиентов, и хорошо составленное электронное письмо может иметь большое значение для построения прочных отношений.

Теперь, когда вы знаете, как не попасть в спам, узнайте, как написать профессиональное электронное письмо, которое действительно получит ответ.