Jak powstrzymać firmowe wiadomości e-mail przed lądowaniem w spamie?

Prawie połowa wszystkich e-maili to spam. Możliwe, że niektóre z Twoich e-maili też są spamem.

Są niewidoczne, niesłyszane i bez odpowiedzi, ale nie wiesz, dlaczego trafiają do filtrów spamu i jak działają filtry poczty e-mail. Co ważniejsze, co możesz zrobić, aby zapobiec spamowaniu e-maili?

Automatyczne filtrowanie spamu przenosi większość niechcianych, nieistotnych i phishingowych wiadomości e-mail do folderu śmieci lub spamu. Codziennie na całym świecie wymienianych jest ponad 300 miliardów e-maili. Osobiście wysyłasz i odbierasz około 150 e-maili dziennie. Niestety, Twoje doskonale spreparowane e-maile również mogą trafić do spamu.

Spam e-mailowy kosztuje firmy i szkodzi ich reputacji. Wiele firm marnuje swój cenny czas i zasoby na przesyłanie e-maili do skrzynek odbiorczych, ale ma to problem. Kilka najlepszych praktyk i zrozumienie, jak działa spam e-mailowy, może zdziałać cuda w komunikacji biznesowej. Zobaczmy, co możesz zrobić, aby Twoje e-maile nie trafiały do ​​spamu.

Dlaczego e-maile trafiają do spamu?

Najbardziej oczywiste i proste wyjaśnienie: odbiorcy umieszczają tam e-maile.

Nawet jeśli udostępnisz odpowiednią, przydatną treść i masz wyraźne pozwolenie na kontakt z nimi, odbiorcy nadal mogą oznaczać Twój e-mail jako spam. Mogą organizować i sprzątać zaśmieconą skrzynkę odbiorczą, mogli o Tobie zapomnieć lub po prostu popełnić błąd.

Filtry antyspamowe są dość intuicyjne i obserwują każdą aktywność e-mailową. Gdy odbiorcy oznaczą niektóre z Twoich wiadomości, wszystkie przyszłe wiadomości e-mail są automatycznie filtrowane jako spam.

Źródło: Gmail

Co gorsza, oparte na sztucznej inteligencji algorytmy stojące za automatycznymi filtrami antyspamowymi w popularnych usługach pocztowych, takich jak Gmail, Outlook i Yahoo, zbierają dane w celu ulepszenia. Twoje e-maile mogą wyglądać jak spam nawet dla osób, które ich nie oznaczyły.

Jak działają filtry spamu

Chociaż nie możesz zapobiec przypadkowemu oznaczeniu spamu przez odbiorców, możesz zminimalizować uruchamianie filtrów spamu, jeśli wiesz, czego szukają w wiadomościach e-mail.

• Treści wysokiej jakości
• Profesjonalny adres e-mail
• Segmentacja odbiorców
• Wyczyść listę mailingową

Miliardy niechcianych wiadomości są wysyłane każdego dnia. Filtry spamu atakują te e-maile, aby chronić odbiorców przed złośliwymi cyberatakami. W odpowiedzi na wzrost liczby oszustw e-mail i ataków typu phishing, postępy w sztucznej inteligencji (AI) i uczeniu maszynowym (ML) sprawiły, że nowoczesne filtry spamu stały się bardziej wyrafinowane i dokładniejsze.

Filtry spamu występują w różnych formach, z których każda ma unikalne kryteria skanowania wiadomości e-mail i blokowania niechcianych wiadomości. Ale wszystkie działają podobnie — skanują nagłówki wiadomości e-mail w poszukiwaniu szkodliwych informacji, blokują znanych spamerów (czarne listy) i skanują zawartość w poszukiwaniu wzorców wskazujących na ataki typu phishing. To w równym stopniu nauka i sztuka.

Rodzaje filtrów antyspamowych

Popularne usługi poczty e-mail, takie jak Gmail i Outlook, mają wbudowaną ochronę przed spamem. Mimo to profesjonaliści i firmy dbające o bezpieczeństwo wdrażają filtry antyspamowe poczty e-mail (lokalne), chmurowe lub stacjonarne, aby zapewnić lepszą ochronę.

Filtry spamu można podzielić na trzy kategorie w zależności od tego, jak skanują wiadomości e-mail i identyfikują wiadomości będące spamem: filtrowanie nagłówka, treści i listy.

Filtry nagłówka

Filtry nagłówka oceniają informacje w nagłówku wiadomości e-mail pod kątem podejrzanych szczegółów lub aktywności. Obejmuje to sprawdzenie szczegółów nadawcy i odbiorcy, wiersza tematu i łańcucha przekazywania wiadomości e-mail. Łańcuch przekazujący wiadomości e-mail to ślad pozostawiony przez serwery zaangażowane w dostarczanie wiadomości e-mail. Spamerzy zazwyczaj podszywają się pod ten ślad, ponieważ nie chcą być śledzeni.

Filtry treści

Filtry treści skanują przychodzące wiadomości e-mail w poszukiwaniu predefiniowanej listy słów (bezpłatne, łatwe pieniądze, 100% gwarantowane i więcej), których używają spamerzy. Każdy może dostosować te filtry i dodać własne słowa wyzwalające spam.

Filtry heurystyczne są również oparte na treści. Używają algorytmów do identyfikacji spamu, oceniając określone słowa i frazy w Twoich e-mailach. Podejrzane słowa i wyrażenia w wiadomości otrzymują wyższy wynik niż inne terminy. Twój e-mail staje się spamem, jeśli łączny wynik przekroczy wstępnie zdefiniowany próg.

Filtry Bayesa to jeden z najbardziej zaawansowanych systemów filtrowania spamu. Oceniają ogólny kontekst wiadomości e-mail. Te filtry oparte na regułach wykorzystują formuły matematyczne do analizowania treści nowej wiadomości i porównywania jej z poprzednimi wiadomościami e-mail od tego samego nadawcy. Filtry bayesowskie z czasem uczą się i stają się znacznie dokładniejsze w odróżnianiu wiadomości e-mail ważnych od spamu.

Filtry czarnej listy

Filtry czarnej listy są dość proste. Porównują nazwę domeny lub adres IP nadawcy z czarną listą domen e-mail o złej reputacji – domen, o których wiadomo, że wysyłają podejrzane wiadomości e-mail lub zostały wcześniej oznaczone przez odbiorców) i przenoszą je wraz z podobnymi wiadomościami e-mail do folderu spamu. Większość dostawców usług poczty e-mail umożliwia umieszczanie na czarnej liście określonych adresów e-mail.

Strategie, które chronią Twoje e-maile przed spamem

Gdy już wiesz, jak działają filtry antyspamowe i dlaczego Twój e-mail jest spamem, możesz wdrożyć skuteczne strategie, aby utrzymać swoje wiadomości z dala od folderu spamu.

Użyj profesjonalnego adresu e-mail

Gdy otrzymasz firmowy e-mail od kogoś, kogo nie znasz lub nie rozpoznajesz od razu, prawdopodobnie przenosisz go do kosza lub zgłaszasz jako spam. Twoi odbiorcy zrobią to, jeśli Twój adres e-mail jest podejrzany lub zawiera bełkot.

Korzystanie z profesjonalnego adresu e-mail to pierwszy krok w budowaniu zaufania klientów. Oprócz brandingu firmowa skrzynka pocztowa zapewnia wiarygodność wiadomości e-mail, informując klientów, że mogą zaufać źródłu wiadomości e-mail.

Jeśli chcesz wysłać kolejne e-maile, upewnij się, że używasz tego samego adresu. W ten sposób wiedzą, że jest to prawidłowa wiadomość od firmy, nawet jeśli nie rozpoznają nadawcy od razu, co zmniejsza prawdopodobieństwo, że Twoja wiadomość zostanie oznaczona jako spam.

Daj swoim odbiorcom możliwość rezygnacji z subskrypcji

E-maile marketingowe powinny zapewniać odbiorcom jasny sposób rezygnacji z subskrypcji. Nie wszędzie jest to wymóg prawny, ale dostawcy usług internetowych uważają opcję wypisania się za ważną funkcję legalnej poczty e-mail.

Pozwól swoim odbiorcom łatwo zrezygnować z subskrypcji, umieszczając link rezygnacji z subskrypcji w nagłówku lub stopce wiadomości e-mail. Dodatkowo usuń e-maile odbiorców, którzy wypisali się z Twojej listy mailingowej. Możesz nawet zautomatyzować ten proces, korzystając z profesjonalnej usługi poczty e-mail.

Wyczyść swoje listy mailingowe

Czysta, aktualna lista mailingowa utrzymuje wysoki poziom zaangażowania i niski wskaźnik rezygnacji z subskrypcji. Twoje kampanie e-mailowe będą otrzymywać mniej miękkich odbić i skarg na spam od niezainteresowanych odbiorców, więc reputacja domeny nie ucierpi. Będziesz także wysyłać mniej wiadomości e-mail, a wielu ESP pobiera opłaty według numeru, więc posiadanie czystej listy mailingowej pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze.

Aby uporządkować swoją listę mailingową, zacznij od wyeliminowania duplikatów, literówek, nieprawidłowych wiadomości e-mail (twardych odbić) i łapaczy spamu – adresów e-mail zawierających w sobie słowo „spam”. Upewnij się, że każdy subskrybent na liście wyraził zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail. Następnie podziel według danych demograficznych, geografii, zainteresowań i wskaźników zaangażowania, aby pokazać, jak Twoi obecni odbiorcy odpowiadają Twojemu ideałowi.

Zaplanowanie czyszczenia listy mailingowej jest pomocne, zwłaszcza gdy masz ich sporo do pracy. Zawsze skupiaj się na jakości przed ilością. Twoim celem jest upewnienie się, że wszyscy na liście chcą Twojego e-maila.

Możesz również rozważyć opcję podwójnej zgody i rezygnacji, aby odbiorcy mogli wybrać tylko otrzymywanie określonych treści i wdrożyć politykę wygaśnięcia, aby usunąć niezaangażowanych subskrybentów z Twojej listy mailingowej.

Segmentuj odbiorców poczty e-mail

Segmentacja wiadomości e-mail polega na zrozumieniu osób, do których piszesz, poznaniu ich położenia w cyklu życia klienta oraz udostępnianiu treści, które uznają za przydatne. Właściwa segmentacja zmniejsza problemy z dostarczalnością i zwiększa wskaźniki zaangażowania.

Rozpocznij segmentację odbiorców na podstawie danych demograficznych, lokalizacji, zainteresowań i źródła pozyskiwania, jeśli wysyłasz cotygodniowe lub comiesięczne biuletyny.

Jeśli prowadzisz firmę SaaS, możesz chcieć podzielić odbiorców na podstawie etapów lejka sprzedaży i dostosować wiadomości e-mail do potrzeb potencjalnych klientów. Podobnie firmy zajmujące się handlem elektronicznym mogą segmentować listy mailingowe na podstawie wskaźników, takich jak porzucenie koszyka, średnia wartość zamówienia i historia zakupów, a także wysyłać klientom e-maile z odpowiednimi treściami do kupienia (lub ponownego zakupu) bez ingerencji i spamowania.

Niektórzy dostawcy usług marketingu e-mailowego umożliwiają segmentację odbiorców na podstawie wskaźników zaangażowania. Dzięki temu odbiorcy, którzy w przeszłości nie zajmowali się tak często Twoimi wiadomościami, otrzymują mniej e-maili i rzadziej oznaczą Cię jako spam.

Wybierz podejście double opt-in

Jedną z najskuteczniejszych strategii ochrony firmowej poczty e-mail przed spamem jest potwierdzenie, że odbiorcy są naprawdę zainteresowani Twoją pocztą e-mail. Podejście „podwójnej zgody” pomaga rejestrować zgodę subskrybentów i sygnalizować ich dostawcom usług internetowych, że Twoje e-maile nie powinny być oznaczane jako spam.

Gdy ktoś prześle swoje informacje w Twojej witrynie, wyślij mu powitalną wiadomość e-mail, która wymaga działania, zwykle pola wyboru lub linku do Twoich zasad. Subskrybenci zostaną dodani do Twojej listy mailingowej tylko wtedy, gdy to potwierdzą.

Takie podejście przyzwyczaja odbiorców do otwierania wiadomości e-mail i pokazuje ich filtry antyspamowe, że wiadomości e-mail nie są niechciane ani niezamawiane. Co więcej, możesz poprosić odbiorców o zapisanie danych kontaktowych i na zawsze pominąć filtry spamu.

Unikaj używania słów i fraz, które uruchamiają filtry antyspamowe

Wiesz już, jak słowa i frazy wyzwalające w treści wiadomości e-mail drastycznie zwiększają współczynniki spamu. Sprawiają, że brzmisz jak spamer i przyciągają uwagę filtrów antyspamowych. Kilka słów wyzwalających może nie wystarczyć do natychmiastowego oznaczenia wiadomości.

Jednak zbyt wiele słów wyzwalających w temacie lub tekście głównym w połączeniu z takimi sygnałami, jak nieuwierzytelniona skrzynka pocztowa, zła reputacja domeny lub zbyt duża liczba załączników sprawi, że prędzej czy później Twoja poczta będzie spamem.

Wartość oferty w każdym e-mailu

Kilka prostych strategii może sprawić, że Twoje e-maile biznesowe nie znajdą się w filtrach antyspamowych i wygrasz połowę bitwy. Możesz wygrać drugą połowę, zapewniając wartość i upewniając się, że Twoi odbiorcy nigdy nie sięgają po przycisk „zgłoś spam”.

Wdrażanie powyższych strategii może wydawać się zniechęcające i czasochłonne, ale zainwestowanie czasu na początku wysyłania biznesowego e-maila pomoże Ci pozostać na dobrej drodze i przyczynić się do zwiększenia autorytetu domeny i reputacji.

Lepiej być bezpiecznym niż żałować. Gdy Twoje e-maile trafią do spamu, zaczynanie od zera staje się stromym wznoszeniem. Podgrzanie nowego adresu e-mail, wysyłanie e-maili w małych partiach i przywracanie reputacji domeny zabierze cenny czas, który wolisz zainwestować w rozwój firmy.

Zapobieganie spamowaniu pocztą e-mail nie jest nauką rakietową. W każdym e-mailu, który wysyłasz, jasno określasz, co w nim jest. Upewnij się, że jest trafna, pouczająca i użyteczna. Zadbaj o to, by był legalny i niepromocyjny. Prowadzisz rozmowę, a nie dokonujesz transakcji, więc spraw, aby e-maile były bardziej osobiste, a nie promocyjne.

Konkurujesz ze wszystkimi o miejsce w skrzynkach odbiorczych klientów, a dobrze przygotowana wiadomość e-mail może być bardzo pomocna w budowaniu trwałych relacji.

Teraz, gdy już wiesz, jak uniknąć bycia oznaczonym jako spam, dowiedz się, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail, która faktycznie otrzyma odpowiedź.