Cómo la gestión de la cartera de TI puede ahorrarle dinero a su equipo

Administrar una multitud de proyectos de TI es complicado.

Debe ocuparse de muchas actividades, activos y recursos para manejar sus proyectos e impulsar los resultados. Pero cuando hay una falta de estandarización, la gestión de su cartera de TI puede resultar aún más complicada.

Debe tener un proceso adecuado para mantener el progreso sin fricciones de los proyectos. La gestión de la cartera de TI es uno de esos procesos que le permite organizar y gestionar sus proyectos e iniciativas, lo que le permite obtener datos suficientes para la toma de decisiones estratégicas.

Puede hacerlo manualmente en hojas de cálculo para un puñado de proyectos. Pero es recomendable usar tecnología como software de administración de servicios de TI, software de administración de cartera y más, cuando lo hace a mayor escala.

Anteriormente, estos se manejaban de manera informal, pero con la gestión de la cartera de TI, obtiene una imagen mejor y más clara de sus finanzas en alianza con el departamento de TI. En pocas palabras, el proceso lo ayuda a rastrear y administrar sus presupuestos de TI a nivel granular.

Desde sus inicios, la gestión de la cartera de TI tuvo un sesgo centrado en los proyectos, pero ahora ha evolucionado. Ya no es solo el seguimiento operativo habitual; ha ampliado su alcance para incluir entradas de proyectos de estado estable, gestión de aplicaciones y más.

Tiene un enfoque de planificación de proyectos de arriba hacia abajo en el proceso donde las partes interesadas participan en la toma de decisiones y comparten directivas entre el resto de los equipos. Aquí, el objetivo unificador de la gestión del portafolio de TI es obtener una visibilidad completa sobre las necesidades del negocio del departamento de TI y pronosticar mejor las demandas que puedan surgir en el futuro previsible.

¿Cuál es el proceso de gestión de la cartera de TI?

La gestión de la cartera de TI es un proceso paso a paso que cubre todos los proyectos y servicios de aplicaciones, que forman parte de las operaciones generales.

Profundicemos en la comprensión del proceso completo de gestión de la cartera de TI.

crear una estrategia

Primero, debe evaluar todos los proyectos y actividades, incluidos los descritos en el futuro. Esto incluye la creación de inventarios de todas las inversiones en TI, la identificación de la etapa actual del ciclo de vida del proyecto, su evaluación y la conducción del negocio hacia sus objetivos y metas estratégicos.

Verifique si los proyectos e iniciativas futuras están alineados con las metas del negocio, y si no, las áreas más funcionales que debe abordar para converger en la dirección del camino de su empresa. A continuación, cree una estrategia comercial para optimizar los procesos operativos y lograr mejor esos objetivos. Lo mejor es crear un equipo de implementación con miembros del departamento de TI para ejecutar la estrategia y el departamento de finanzas para observar más de cerca las inversiones. A veces, el equipo de implementación puede tener miembros del equipo de personas para administrar mejor los recursos.

El equipo de implementación tendrá una autoridad de gobierno para supervisar sus operaciones. Esta autoridad puede ser un individuo o un grupo de profesionales de la alta dirección de la empresa para realizar análisis hipotéticos, ajustar restricciones clave y otros parámetros de la cartera de TI. Miden el impacto de las opciones de inversión alternativas y deciden la asignación óptima de inversiones en diferentes categorías.

Analiza tu cartera

Mientras analiza, evalúe las fortalezas y debilidades de sus proyectos de manera objetiva. Esto implica recopilar datos sobre los hitos de su proyecto, el cronograma de informes, el retorno potencial de la inversión (ROI) y la asignación de recursos.

Debe dar una estructura adecuada a la cartera, lo que significa establecer métricas para realizar un seguimiento del progreso, organizar y clasificar el peso de las actividades y procesos. Identifique cualquier duplicación o si algunos proyectos existentes podrían no proporcionar una eficiencia sustancial cuando se ejecutan en forma paralela.

La evaluación de riesgos es parte de este paso, donde debe establecer criterios estándar con niveles de umbral y sopesar los beneficios anticipados del proyecto/actividad de TI frente al éxito financiero y técnico de la cartera general. Establecer un mecanismo de selección para evaluar las condiciones técnicas, el valor comercial y el riesgo. Es esencial para asegurar el éxito de TI en la mejora del rendimiento empresarial y de la misión. En la etapa de análisis, las brechas en los requisitos, los estándares, el análisis de las partes interesadas, la vista de la arquitectura empresarial y un catálogo completo de activos de TI deben estar disponibles para que pueda asignar rápidamente las inversiones de TI a estas áreas.

Garantizar una comunicación directa y una lluvia de ideas es una parte fundamental aquí; después de todo, debe discutir todas las variables clave a fondo.

Garantice una mejor alineación de su cartera

Realizar un análisis de alineación lo ayudará a observar los proyectos críticos y si sus recursos críticos están trabajando en ellos. Establezca las pautas de los equipos para garantizar que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.

Sus lineamientos deben incluir fundamentalmente el grado de encaje estratégico entre la cartera y la empresa. Debe encontrar un equilibrio entre los objetivos a corto plazo, los objetivos a largo plazo y las innovaciones periódicas. Luego, muestre el número y la naturaleza de los proyectos alineados con diferentes objetivos estratégicos de tal manera que agreguen valor económico y entreguen los resultados esperados. También debe colocar medidas para evaluar los riesgos asociados, no solo en la cartera financiera sino también los desafíos que puedan surgir en el cronograma, los recursos, el alcance o la tecnología.

En el proceso de gestión de la cartera de TI, las inversiones en TI se rastrean y supervisan. Tiene cuadros de mando integrales, KPI, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y otras métricas para medir el estado de las inversiones en TI. Pero cuando estas métricas superan los niveles de umbral, desencadenan cambios en la cartera de TI. Como las inversiones se vuelven a evaluar aquí, el caso de negocios debe actualizarse de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Gestiona tu cartera

Al administrar su cartera de TI, tome decisiones de inversión esenciales de reasignación de presupuestos, recursos, priorización de proyectos y más en función de parámetros y variables que descubrió durante las etapas anteriores del proceso de administración de la cartera de TI.

En este paso, céntrese en la gestión de riesgos, la gestión de recursos y la gestión de cambios. Durante todo el proceso, la colaboración es primordial para tomar decisiones estratégicas y cumplir con los requisitos internos.

Puede haber instancias en las que no obtenga su proceso de gestión de cartera de proyectos de TI correctamente en el primer intento. Pruebe y adáptese en tiempo real ya que las necesidades de las organizaciones de TI son diferentes. Lo mejor es que siempre recibas comentarios. Inicialmente, comience con algunas partes interesadas, acepte sus sugerencias y adopte una metodología ágil para administrar carteras de tecnología de la información. La gestión de la cartera de proyectos de TI puede ser un poco compleja al principio, pero una vez que amplíe su experiencia en ella, podrá guiar mejor a su departamento de TI.

El valor se demuestra evaluando la ejecución, evaluando la ejecución del programa y midiendo el rendimiento real de la cartera de TI.

Mejores prácticas de gestión de cartera de TI

La gestión de la cartera de TI le ayuda a crear una perspectiva estratégica hacia la gestión de la gran cantidad de actividades en proyectos planificados y en curso. Analicemos las mejores prácticas para comenzar con el proceso y acelerar su negocio hacia un crecimiento estratégico.

Enfócate en un paso a la vez

Si recientemente asumió las responsabilidades de un administrador de cartera de TI, es importante que dé un paso a la vez, en un enfoque por etapas. Encontrará varias actividades que deben administrarse, pero en la zona cero, concéntrese en implementar la estrategia en una unidad de negocios en lugar de en todo el departamento.

Le ayudará a identificar fallas en el proceso antes de expandir la implementación a toda la empresa, y es importante no apresurarse. Para llevar la administración de su cartera de TI de cero a 100, siga un paso a la vez, pruébelo en un escalar y adaptar.

Supervisar el enfoque

El proceso de gestión de la cartera de TI varía según las empresas. No es un enfoque único para todos. Debe mantener su agilidad y optimizar en función de los resultados que ofrece su enfoque. Por lo tanto, es crucial realizar un seguimiento de sus resultados todo el tiempo.

Puede medir el rendimiento de sus proyectos anteriores e identificar cambios específicos que generaron los resultados esperados. Cuando evalúa su desempeño en proyectos a largo plazo de manera objetiva, puede encontrar fácilmente brechas entre lo que se esperaba que su proyecto entregara en la etapa inicial y lo que realmente entregó al finalizar. Esto le permitirá optimizar mejor su enfoque de planificación y gestión.

Utilice el software adecuado

Como gerente de cartera de TI, el seguimiento y la generación de informes sobre una amplia variedad de actividades es su taza de té diaria. Pero cuando los proyectos aumentan en la cartera de TI, también aumenta la molestia de administrarlos manualmente. Necesita un software de gestión de carteras de TI para fortalecer su capacidad de gestión. Las herramientas de administración de carteras de TI lo ayudan a organizar recursos y actividades en múltiples carteras de TI y maximizar los ingresos y el ROI.

¿Qué hace un administrador de cartera de TI?

Como gerente de cartera de TI, usted es responsable de implementar con éxito la estrategia de TI en una organización. El rol generalmente gira en torno a la gestión de TI y el trabajo con diferentes algoritmos y modelos financieros para hacer converger las operaciones de TI hacia las metas y objetivos estratégicos de la organización.

Mantendría una visión general de alto nivel de todo dentro de una cartera y desarrollaría estándares de gestión para garantizar un mejor funcionamiento y coordinación en el departamento de TI.

Los administradores de carteras de TI pueden ser parte de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), donde administran carteras y establecen procesos comerciales y estándares para que los siga el departamento. También puede establecer metodologías como Agile o Scrum para administrar mejor las carteras de TI.

Beneficios de la gestión de la cartera de TI

Hay numerosos beneficios de la gestión de la cartera de TI para una empresa. Aquí hay algunos específicamente.

Controle los costos y reduzca los gastos

Con la administración de la cartera de TI, reduce sus gastos eliminando los proyectos redundantes y utilizando de manera eficiente los recursos y activos. A medida que recopila datos e información de múltiples tareas en un solo directorio, puede visualizar fácilmente las actividades repetitivas que se están realizando y puede triturarlas para ahorrar costos.

Tomar decisiones informadas

Como ha supervisado el progreso y el rendimiento de los proyectos en curso, puede tomar decisiones basadas en datos para pronosticar las necesidades de su departamento y planificar mejor sus proyectos de TI en el futuro previsible. Le ayuda a dominar el enfoque de arriba hacia abajo de la gestión de proyectos y respalda sus decisiones con datos como un activo.

Mejorar el enfoque en los objetivos comerciales

La administración de la cartera de TI lo ayuda a obtener claridad sobre diferentes proyectos y alinearlos mejor con sus objetivos y metas comerciales. Establece objetivos e hitos particulares en el proceso que le permiten identificar cómo su finalización agrega valor al objetivo comercial y lo motiva a trabajar productivamente sin desorden.

Asegurar la entrega oportuna del proyecto

Hay multitud de factores imprevistos que pueden dificultar el progreso de un proyecto. El proceso de gestión de la cartera de TI equipa a los profesionales para gestionar proyectos en diversas situaciones con una base de datos centralizada de todas las actividades y promueve la agilidad y la adaptabilidad para garantizar entregas oportunas.

Desafíos de la gestión de carteras de TI

Administrar una cartera de TI requiere cooperación y colaboración entre diferentes equipos y partes interesadas. Debe administrar su presupuesto, riesgo y recursos de manera eficiente para mantener una cartera de TI exitosa. Pero hay algunos desafíos que podrían surgir en su camino.

Capacitación

Algunos equipos pueden mostrar resistencia a adoptar una nueva tarea o herramienta, incluso si facilita el trabajo. El motivo podría ser una pronunciada curva de aprendizaje del último software o complicaciones al introducir una nueva actividad.

Es esencial brindar la capacitación adecuada antes de introducir una nueva tecnología y garantizar que todo el equipo esté en sintonía. Déles un adelanto de cómo la nueva tarea o herramienta puede convertirse en un activo para el negocio. Debe mostrarles el valor y la eficiencia que puede aportar a su proceso de gestión de cartera de TI.

Transparencia

Tiene visibilidad en múltiples proyectos de TI en varios lugares, pero puede que no esté en el mismo formato. Se debe principalmente a la falta de estandarización en la captura y generación de informes de datos por parte de profesionales o software debido a las diversas necesidades del equipo. La comparación de datos de tales proyectos puede ser problemática ya que no podría evaluarlos objetivamente.

Puede resolverlo implementando una herramienta de administración de cartera de TI, que puede reunir datos en un formato uniforme, lo que le permite seguir y examinar. También puede permitirle garantizar informes eficientes y ahorrar tiempo mediante el uso de la automatización.

Asignación de recursos

El principal desafío en la gestión de la cartera de TI es la gestión de los recursos. Debe asegurarse de que lo mejor de su gente esté trabajando en los proyectos correctos en el momento correcto. A veces, pueden ocurrir demoras a medida que la información se recopila de los equipos de TI, finanzas y recursos humanos para alinear los recursos estratégicamente, por lo que es esencial contar con un sistema de información centralizado para obtener los datos necesarios para la asignación adecuada de recursos.

Administre su cartera de TI como un profesional

Con un proceso de gestión de cartera de TI impecable, podrá utilizar estratégicamente sus recursos y activos para producir resultados ejemplares en proyectos. Comience implementando el proceso hoy y asegúrese de que su estrategia de TI se alinee correctamente con su objetivo comercial y genere valor.

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