IT 포트폴리오 관리로 팀 비용을 절약할 수 있는 방법

다수의 IT 프로젝트를 관리하는 것은 까다롭습니다.

프로젝트를 처리하고 결과를 이끌어내기 위해 많은 활동, 자산 및 리소스를 관리해야 합니다. 그러나 표준화가 부족하면 IT 포트폴리오를 관리하는 것이 훨씬 더 복잡해질 수 있습니다.

프로젝트의 원활한 진행을 유지하려면 적절한 프로세스가 있어야 합니다. IT 포트폴리오 관리는 프로젝트 및 이니셔티브를 구성 및 관리할 수 있는 권한을 부여하여 전략적 의사 결정을 위한 충분한 데이터를 얻을 수 있도록 하는 프로세스 중 하나입니다.

소수의 프로젝트에 대해 스프레드시트에서 수동으로 수행할 수 있습니다. 그러나 대규모로 수행할 때는 IT 서비스 관리 소프트웨어, 포트폴리오 관리 소프트웨어 등과 같은 기술을 사용하는 것이 좋습니다.

이전에는 이러한 작업이 비공식적인 방식으로 처리되었지만 IT 포트폴리오 관리를 사용하면 IT 부서와 연계된 재무 상태를 보다 명확하고 명확하게 파악할 수 있습니다. 간단히 말해서 이 프로세스는 세분화된 수준에서 IT 예산을 추적하고 관리하는 데 도움이 됩니다.

IT 포트폴리오 관리는 처음부터 프로젝트 중심의 편향이 있었지만 지금은 진화했습니다. 더 이상 일반적인 운영 추적이 아니라 안정적인 상태의 프로젝트 항목, 애플리케이션 관리 등을 포함하도록 범위를 확장했습니다.

이해 관계자가 의사 결정에 참여하고 나머지 팀 간에 지침을 공유하는 프로세스에서 하향식 프로젝트 계획 접근 방식이 있습니다. 여기에서 IT 포트폴리오 관리의 통합 목표는 IT 부서에서 비즈니스 요구에 대한 완전한 가시성을 확보하고 가까운 장래에 발생할 수 있는 요구를 더 잘 예측하는 것입니다.

IT 포트폴리오 관리 프로세스는 무엇입니까?

IT 포트폴리오 관리는 전체 운영의 일부인 모든 프로젝트 및 애플리케이션 서비스를 포괄하는 단계별 프로세스입니다.

IT 포트폴리오 관리의 전체 프로세스를 더 깊이 이해해 보겠습니다.

전략 만들기

먼저 미래에 설명된 것을 포함하여 모든 프로젝트와 활동을 평가해야 합니다. 여기에는 모든 IT 투자에 대한 인벤토리 작성, 라이프사이클에서 프로젝트의 현재 단계 식별, 평가, 전략적 목표 및 목표를 향한 비즈니스 추진이 포함됩니다.

프로젝트 및 미래 이니셔티브가 비즈니스 목표와 일치하는지 확인하고 그렇지 않은 경우 회사의 경로 방향으로 수렴하기 위해 해결해야 하는 가장 기능적인 영역입니다. 다음으로, 운영 프로세스를 간소화하고 이러한 목표를 더 잘 달성할 수 있는 비즈니스 전략을 만드십시오. IT 부서의 구성원으로 구현 팀을 구성하여 전략을 실행하고 재무 부서에서 투자를 자세히 살펴보는 것이 가장 좋습니다. 때로는 구현 팀에 인력 팀의 구성원이 있어 리소스를 더 잘 관리할 수 있습니다.

구현 팀은 운영을 감독할 관리 권한을 갖게 됩니다. 이 권한은 가정 분석을 수행하고 IT 포트폴리오의 주요 제약 조건 및 기타 매개변수를 조정하기 위해 회사의 고위 경영진에서 개인 또는 전문가 그룹이 될 수 있습니다. 그들은 대체 투자 옵션의 영향을 측정하고 다양한 범주에 대한 최적의 투자 할당을 결정합니다.

포트폴리오 분석

분석하면서 프로젝트의 강점과 약점을 객관적으로 평가하십시오. 여기에는 프로젝트의 이정표, 보고 일정, 잠재적 투자 수익(ROI) 및 리소스 할당과 관련된 데이터 수집이 수반됩니다.

포트폴리오에 적절한 구조를 제공해야 합니다. 즉, 진행 상황을 추적하기 위한 메트릭을 설정하고 활동 및 프로세스의 가중치를 구성하고 분류해야 합니다. 중복되거나 일부 기존 프로젝트가 병렬로 실행될 때 상당한 효율성을 제공하지 못할 수 있는지 식별합니다.

위험 평가는 임계값 수준으로 표준 기준을 설정하고 전체 포트폴리오의 재정 및 기술 성공에 대해 IT 프로젝트/활동의 예상 이점을 비교해야 하는 이 단계의 일부입니다. 기술적 조건, 비즈니스 가치 및 위험을 평가하기 위한 심사 메커니즘을 구축합니다. 비즈니스 및 미션 성과를 향상시키는 데 있어 IT의 성공을 보장하는 것은 필수적입니다. 분석 단계에서는 요구 사항, 표준, 이해 관계자 분석, 엔터프라이즈 아키텍처 보기 및 IT 자산의 포괄적인 카탈로그의 격차를 사용하여 이러한 영역에 IT 투자를 신속하게 매핑할 수 있어야 합니다.

직접적인 커뮤니케이션과 브레인스토밍을 보장하는 것은 여기에서 중요한 부분입니다. 결국 모든 주요 변수를 철저히 논의해야 합니다.

포트폴리오의 더 나은 정렬 보장

정렬 분석을 수행하면 중요한 프로젝트를 관찰하고 중요한 리소스가 작업을 수행하는지 여부를 확인하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트가 회사의 전략적 목표와 일치하도록 팀의 지침을 작성하십시오.

귀하의 지침에는 기본적으로 포트폴리오와 회사 간의 전략적 적합성의 정도가 포함되어야 합니다. 단기 목표, 장기 목표, 주기적인 혁신 사이에서 균형을 찾아야 합니다. 그런 다음, 경제적 가치를 추가하고 예상 결과를 제공하는 방식으로 다양한 전략적 목표에 맞게 조정된 프로젝트의 수와 특성을 보여줍니다. 또한 재무 포트폴리오뿐만 아니라 일정, 리소스, 범위 또는 기술에서 발생할 수 있는 문제와 관련된 위험을 평가하기 위한 조치를 취해야 합니다.

IT 포트폴리오 관리 프로세스에서 IT 투자를 추적하고 모니터링합니다. 균형 성과표, KPI, SLA(서비스 수준 계약) 및 IT 투자의 상태를 측정하기 위한 기타 메트릭이 있습니다. 그러나 이러한 메트릭이 임계값 수준을 무너뜨리면 IT 포트폴리오에 변화가 촉발됩니다. 여기에서 투자가 재평가됨에 따라 비즈니스 사례는 회사의 목표에 맞게 업데이트되어야 합니다.

포트폴리오 관리

IT 포트폴리오를 관리할 때 IT 포트폴리오 관리 프로세스의 이전 단계에서 발견한 매개변수와 변수를 기반으로 예산, 리소스 재할당, 프로젝트 우선 순위 지정 등의 필수 투자 결정을 내립니다.

이 단계에서는 위험 관리, 리소스 관리 및 변경 관리에 중점을 둡니다. 전체 프로세스에서 협업은 전략적 결정을 내리고 내부 요구 사항을 충족하는 데 가장 중요합니다.

첫 번째 시도에서 IT 프로젝트 포트폴리오 관리 프로세스를 제대로 수행하지 못하는 경우가 있을 수 있습니다. IT 조직의 요구 사항이 다르기 때문에 실시간으로 테스트하고 적응합니다. 항상 피드백을 받는 것이 좋습니다. 처음에는 소수의 이해 관계자로 시작하여 그들의 제안을 받아들인 다음 정보 기술 포트폴리오를 관리하기 위한 민첩한 방법론을 채택하십시오. IT 프로젝트 포트폴리오 관리는 처음에는 다소 복잡할 수 있지만 전문 지식을 확장하면 IT 부서를 더 잘 안내할 수 있습니다.

그 가치는 실행 평가, 프로그램 실행 평가, IT 포트폴리오의 실제 성과 측정을 통해 입증됩니다.

IT 포트폴리오 관리 모범 사례

IT 포트폴리오 관리는 계획 및 진행 중인 프로젝트에서 과다한 활동을 관리하기 위한 전략적 관점을 구축하는 데 도움이 됩니다. 프로세스를 시작하고 전략적 성장을 위해 비즈니스를 가속화하기 위한 모범 사례에 대해 논의해 보겠습니다.

한 번에 한 단계에 집중

최근에 IT 포트폴리오 관리자의 책임을 맡은 경우 단계별 접근 방식으로 한 번에 한 단계씩 수행하는 것이 중요합니다. 관리해야 하는 다양한 활동을 접하게 되지만 그라운드 제로에서는 전체 부서가 아닌 하나의 사업부에서 전략을 구현하는 데 중점을 둡니다.

구현을 전사적으로 확장하기 전에 프로세스의 결함을 식별하는 데 도움이 될 것이며, 서두르지 않는 것이 중요합니다. IT 포트폴리오 관리를 0에서 100으로 가져오려면 한 번에 한 단계씩 수행하고 소규모에서 테스트하십시오. 확장하고 적응합니다.

접근 방식 모니터링

IT 포트폴리오 관리 프로세스는 회사마다 다릅니다. 일률적인 접근 방식이 아닙니다. 민첩성을 유지하고 접근 방식이 제공하는 결과를 기반으로 최적화해야 합니다. 따라서 항상 결과를 추적하는 것이 중요합니다.

이전 프로젝트의 성과를 측정하고 예상 결과를 가져온 특정 변경 사항을 식별할 수 있습니다. 장기 프로젝트의 성과를 객관적으로 평가하면 초기 단계에서 프로젝트가 제공할 것으로 기대했던 것과 완료 후 실제로 제공한 것 사이의 격차를 쉽게 찾을 수 있습니다. 이를 통해 계획 및 관리 접근 방식을 더 잘 최적화할 수 있습니다.

적절한 소프트웨어 사용

IT 포트폴리오 관리자로서 다양한 활동에 대한 추적 및 보고는 일상적인 차입니다. 그러나 IT 포트폴리오에서 프로젝트가 증가하면 수동으로 관리해야 하는 번거로움도 커집니다. 관리 능력을 강화하려면 IT 포트폴리오 관리 소프트웨어가 필요합니다. IT 포트폴리오 관리 도구를 사용하면 여러 IT 포트폴리오에서 리소스와 활동을 구성하고 수익과 ROI를 극대화할 수 있습니다.

IT 포트폴리오 관리자는 어떤 일을 하나요?

IT 포트폴리오 관리자는 조직에서 IT 전략을 성공적으로 구현할 책임이 있습니다. 역할은 일반적으로 IT 관리를 중심으로 이루어지며 다양한 재무 알고리즘 및 모델을 사용하여 IT 운영을 조직의 전략적 목표 및 목표로 통합합니다.

포트폴리오 내의 모든 것에 대한 높은 수준의 개요를 유지하고 IT 부서에서 더 나은 기능과 조정을 보장하기 위해 관리 표준을 개발할 것입니다.

IT 포트폴리오 관리자는 PMO(Project Management Office)의 일원이 될 수 있으며, 여기에서 포트폴리오를 관리하고 부서가 따를 비즈니스 프로세스와 표준을 설정합니다. 또한 더 나은 방식으로 IT 포트폴리오를 관리하기 위해 Agile 또는 Scrum과 같은 방법론을 설정할 수 있습니다.

IT 포트폴리오 관리의 이점

비즈니스를 위한 IT 포트폴리오 관리에는 수많은 이점이 있습니다. 다음은 구체적으로 몇 가지입니다.

비용 모니터링 및 비용 절감

IT 포트폴리오 관리를 통해 중복 프로젝트를 제거하고 자원과 자산을 효율적으로 활용하여 비용을 절감할 수 있습니다. 여러 작업의 데이터와 정보를 하나의 디렉토리에 모아두어 반복적인 활동을 쉽게 시각화하고 파쇄하여 비용을 절감할 수 있습니다.

정보에 입각한 결정 내리기

파이프라인에서 프로젝트의 진행 상황과 성과를 감독했으므로 데이터 기반 의사 결정을 통해 부서의 요구 사항을 예측하고 가까운 미래에 IT 프로젝트를 더 잘 계획할 수 있습니다. 프로젝트 관리의 하향식 접근 방식을 마스터하는 데 도움이 되며 데이터를 자산으로 사용하여 의사 결정을 지원합니다.

비즈니스 목표에 대한 집중도 향상

IT 포트폴리오 관리를 통해 다양한 프로젝트를 명확하게 파악하고 비즈니스 목표 및 목표에 더 잘 맞출 수 있습니다. 프로세스에서 특정 목표와 이정표를 설정하여 완료가 비즈니스 목표에 가치를 추가하고 혼란 없이 생산적으로 작업하도록 동기를 부여하는 방법을 식별할 수 있습니다.

적시 프로젝트 납품 보장

프로젝트 진행을 방해할 수 있는 예상치 못한 요인이 많이 있습니다. IT 포트폴리오 관리 프로세스는 전문가가 모든 활동에 대한 중앙 집중식 데이터베이스를 통해 다양한 상황에서 프로젝트를 관리할 수 있도록 하고 민첩성과 적응성을 촉진하여 시기적절한 결과물을 보장합니다.

IT 포트폴리오 관리의 과제

IT 포트폴리오를 관리하려면 서로 다른 팀과 이해 관계자 간의 협력과 협업이 필요합니다. 성공적인 IT 포트폴리오를 유지하려면 예산, 위험 및 리소스를 효율적으로 관리해야 합니다. 그러나 몇 가지 문제가 발생할 수 있습니다.

훈련

일부 팀은 작업이 더 쉬워지더라도 새로운 작업이나 도구를 채택하는 것을 거부할 수 있습니다. 그 이유는 최신 소프트웨어의 가파른 학습 곡선이나 새로운 활동을 도입하는 데 따른 복잡성 때문일 수 있습니다.

새로운 기술을 도입하기 전에 적절한 교육을 제공하는 동시에 전체 팀이 같은 페이지에 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 새로운 작업이나 도구가 비즈니스의 자산이 될 수 있는 방법을 살짝 엿보세요. IT 포트폴리오 관리 프로세스에 가져올 수 있는 가치와 효율성을 보여주어야 합니다.

투명도

다양한 위치에 있는 여러 IT 프로젝트에 대한 가시성이 있지만 형식이 다를 수 있습니다. 이는 주로 팀의 다양한 요구로 인해 전문가 또는 소프트웨어가 데이터를 캡처하고 보고하는 표준화가 부족하기 때문입니다. 이러한 프로젝트의 데이터를 비교하는 것은 객관적으로 평가할 수 없기 때문에 문제가 될 수 있습니다.

데이터를 균일한 형식으로 통합하여 추적하고 검토할 수 있는 IT 포트폴리오 관리 도구를 구현하여 문제를 해결할 수 있습니다. 또한 자동화를 사용하여 효율적인 보고를 보장하고 시간을 절약할 수 있습니다.

자원 할당

IT 포트폴리오 관리의 주요 과제는 리소스 관리입니다. 최고의 직원이 적시에 적절한 프로젝트에서 작업하고 있는지 확인해야 합니다. 때로는 IT, 재무 및 HR 팀에서 정보를 수집하여 리소스를 전략적으로 정렬할 때 지연이 발생할 수 있으므로 적절한 리소스 할당에 필요한 데이터를 가져오기 위해 중앙 집중식 정보 시스템을 보유하는 것이 필수적입니다.

전문가처럼 IT 포트폴리오 관리

완벽한 IT 포트폴리오 관리 프로세스를 통해 자원과 자산을 전략적으로 사용하여 프로젝트에서 모범적인 결과를 얻을 수 있습니다. 오늘 프로세스를 구현하여 시작하여 비즈니스 목표와 가치 창출에 대한 IT 전략의 적절한 조정을 확인하십시오.

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