In che modo la gestione del portafoglio IT può far risparmiare denaro al tuo team

Gestire una moltitudine di progetti IT è complicato.

Devi occuparti di molte attività, risorse e risorse per gestire i tuoi progetti e ottenere risultati. Ma quando manca la standardizzazione, la gestione del portafoglio IT potrebbe rivelarsi ancora più complicata.

Dovresti disporre di un processo adeguato per mantenere l'avanzamento dei progetti senza attriti. La gestione del portafoglio IT è uno di questi processi che ti consente di organizzare e gestire i tuoi progetti e iniziative, consentendoti di ottenere dati sufficienti per il processo decisionale strategico.

Puoi farlo manualmente su fogli di calcolo per una manciata di progetti. Ma è consigliabile utilizzare tecnologie come software di gestione dei servizi IT, software di gestione del portafoglio e altro, quando lo si fa su scala più ampia.

In precedenza, questi venivano gestiti in modo informale, ma con la gestione del portafoglio IT si ottiene un quadro migliore e più chiaro dei propri dati finanziari alleati con il reparto IT. In poche parole, il processo ti aiuta a monitorare e gestire i tuoi budget IT a livello granulare.

Fin dall'inizio, la gestione del portafoglio IT ha avuto un orientamento incentrato sul progetto, ma ora si è evoluta. Non è più solo il solito monitoraggio operativo, ma ha ampliato il suo ambito per includere voci di progetti in stato stazionario, gestione delle applicazioni e altro ancora.

Hai un approccio di pianificazione del progetto dall'alto verso il basso nel processo in cui le parti interessate prendono parte al processo decisionale e condividono le direttive tra il resto dei team. In questo caso, l'obiettivo unificante della gestione del portafoglio IT è ottenere una visibilità completa sulle esigenze aziendali dal reparto IT e prevedere meglio le richieste che potrebbero sorgere nel prossimo futuro.

Qual è il processo di gestione del portafoglio IT?

La gestione del portafoglio IT è un processo graduale che copre tutti i progetti e i servizi applicativi, che fanno parte delle operazioni complessive.

Approfondiamo la comprensione del processo completo di gestione del portafoglio IT.

Crea una strategia

Innanzitutto, è necessario valutare tutti i progetti e le attività, compresi quelli delineati in futuro. Ciò include la creazione di inventari di tutti gli investimenti IT, l'identificazione della fase attuale del progetto nel ciclo di vita, la valutazione e la guida dell'azienda verso i suoi obiettivi e traguardi strategici.

Verifica se i progetti e le iniziative future sono allineati con gli obiettivi del business e, in caso negativo, le aree più funzionali a cui rivolgerti per farla convergere nella direzione del percorso della tua azienda. Successivamente, crea una strategia aziendale per snellire i processi operativi e raggiungere meglio tali obiettivi. È meglio creare un team di implementazione con i membri del dipartimento IT per eseguire la strategia e il dipartimento finanziario per tenere sotto controllo gli investimenti. A volte il team di implementazione può avere membri del team delle persone per gestire meglio le risorse.

Il team di implementazione avrà un'autorità di governo per supervisionare le sue operazioni. Questa autorità può essere un individuo o un gruppo di professionisti della dirigenza senior dell'azienda per eseguire analisi what-if, adeguare i vincoli chiave e altri parametri del portafoglio IT. Misurano l'impatto di opzioni di investimento alternative e decidono l'allocazione ottimale degli investimenti in diverse categorie.

Analizza il tuo portafoglio

Durante l'analisi, valuta oggettivamente i punti di forza e di debolezza dei tuoi progetti. Ciò comporta la raccolta di dati relativi alle tappe fondamentali del progetto, alla pianificazione dei rapporti, al potenziale ritorno sull'investimento (ROI) e all'allocazione delle risorse.

Dovresti dare una struttura adeguata al portafoglio, il che significa stabilire metriche per tenere traccia dei progressi, organizzare e classificare il peso delle attività e dei processi. Identificare eventuali duplicazioni o se alcuni progetti esistenti potrebbero non fornire una sostanziale efficienza se eseguiti in parallelo.

La valutazione dei rischi fa parte di questa fase, in cui è necessario impostare criteri standard con livelli di soglia e valutare i vantaggi previsti del progetto/attività IT rispetto al successo finanziario e tecnico dell'intero portafoglio. Stabilire un meccanismo di screening per valutare le condizioni tecniche, il valore aziendale e il rischio. È essenziale garantire il successo dell'IT nel migliorare le prestazioni aziendali e della missione. Nella fase di analisi, è necessario rendere disponibili le lacune nei requisiti, negli standard, nell'analisi delle parti interessate, nella visualizzazione dell'architettura aziendale e in un catalogo completo delle risorse IT in modo da poter mappare rapidamente gli investimenti IT in queste aree.

Garantire una comunicazione diretta e un brainstorming è una parte fondamentale qui; dopo tutto, è necessario discutere a fondo tutte le variabili chiave.

Garantisci un migliore allineamento del tuo portafoglio

L'esecuzione di un'analisi di allineamento ti aiuterà a osservare i progetti critici e se le tue risorse critiche stanno lavorando su di essi. Ritaglia le linee guida dei team per garantire che i progetti siano allineati con gli obiettivi strategici dell'azienda.

Le tue linee guida dovrebbero fondamentalmente includere il grado di adattamento strategico tra il portafoglio e l'azienda. È necessario trovare un equilibrio tra obiettivi a breve termine, obiettivi a lungo termine e innovazioni periodiche. Quindi, mostra il numero e la natura dei progetti allineati a diversi obiettivi strategici in modo tale da aggiungere valore economico e fornire i risultati attesi. Dovresti anche inserire misure per valutare i rischi associati, non solo nel portafoglio finanziario, ma anche nelle sfide che possono sorgere nella pianificazione, nelle risorse, nell'ambito o nella tecnologia.

Nel processo di gestione del portafoglio IT, gli investimenti IT vengono tracciati e monitorati. Hai Balanced Scorecard, KPI, Service Level Agreement (SLA) e altre metriche per misurare lo stato di salute degli investimenti IT. Ma quando queste metriche superano i livelli di soglia, si attivano cambiamenti nel portafoglio IT. Poiché gli investimenti vengono qui rivalutati, il business case dovrebbe essere aggiornato in linea con gli obiettivi dell'azienda.

Gestisci il tuo portafoglio

Nella gestione del tuo portafoglio IT, prendi decisioni di investimento essenziali di riallocazione di budget, risorse, definizione delle priorità dei progetti e altro in base a parametri e variabili che hai scoperto durante le fasi precedenti del processo di gestione del portafoglio IT.

In questo passaggio, concentrati sulla gestione del rischio, sulla gestione delle risorse e sulla gestione del cambiamento. Durante l'intero processo, la collaborazione è fondamentale per prendere decisioni strategiche e soddisfare i requisiti interni.

Potrebbero esserci casi in cui non si ottiene il processo di gestione del portafoglio di progetti IT al primo tentativo. Testare e adattare in tempo reale poiché le esigenze delle organizzazioni IT sono diverse. È meglio se accetti sempre il feedback. Inizialmente, inizia con alcune parti interessate, prendi i loro suggerimenti e adotta una metodologia agile per la gestione dei portafogli di tecnologia dell'informazione. La gestione del portafoglio di progetti IT può essere inizialmente un po' complessa, ma una volta che avrai ampliato le tue competenze su di essa, sarai in grado di guidare meglio il tuo reparto IT.

Il valore è dimostrato valutando l'esecuzione, valutando l'esecuzione del programma e misurando le prestazioni effettive del portafoglio IT.

Best practice per la gestione del portafoglio IT

La gestione del portafoglio IT ti aiuta a costruire una prospettiva strategica verso la gestione della pletora di attività nei progetti pianificati e in corso. Discutiamo le migliori pratiche per iniziare con il processo e accelerare la tua attività verso la crescita strategica.

Concentrati su un passo alla volta

Se di recente hai assunto le responsabilità di un gestore di portafoglio IT, è importante fare un passo alla volta, con un approccio graduale. Ti imbatterai in varie attività che devono essere gestite, ma al punto zero, concentrati sull'implementazione della strategia su un'unità aziendale anziché sull'intero dipartimento.

Ti aiuterà a identificare i difetti nel processo prima di espandere l'implementazione a livello aziendale ed è importante non affrettarti. Per portare la gestione del tuo portafoglio IT da zero a 100, segui un passaggio alla volta, testalo su un piccolo ridimensionare e adattarsi.

Monitorare l'approccio

Il processo di gestione del portafoglio IT varia tra le aziende. Non è un approccio universale. Devi mantenere la tua agilità e ottimizzare in base ai risultati che il tuo approccio offre. Quindi è fondamentale tenere traccia dei tuoi risultati tutto il tempo.

Puoi misurare le prestazioni dei tuoi progetti precedenti e identificare i cambiamenti specifici che hanno prodotto i risultati attesi. Quando valuti obiettivamente le tue prestazioni in progetti a lungo termine, puoi facilmente trovare le lacune tra ciò che il tuo progetto doveva fornire nella fase iniziale e ciò che effettivamente ha consegnato al completamento. Ciò ti consentirà di ottimizzare meglio il tuo approccio di pianificazione e gestione.

Utilizzare un software appropriato

In qualità di gestore di portafoglio IT, monitorare e creare report su un'ampia varietà di attività è la tua tazza di tè quotidiana. Ma quando i progetti aumentano nel portafoglio IT, aumenta anche la seccatura di gestirli manualmente. Hai bisogno di un software di gestione del portafoglio IT per rafforzare i tuoi muscoli nella loro gestione. Gli strumenti di gestione del portafoglio IT consentono di organizzare le risorse e le attività su più portafogli IT e di massimizzare le entrate e il ROI.

Cosa fa un gestore di portafoglio IT?

In qualità di gestore di portafoglio IT, sei responsabile dell'implementazione di successo della strategia IT in un'organizzazione. Il ruolo di solito ruota attorno alla gestione dell'IT e all'utilizzo di diversi algoritmi e modelli finanziari per far convergere le operazioni IT verso gli obiettivi e gli obiettivi strategici dell'organizzazione.

Manterrai una panoramica di alto livello di tutto all'interno di un portafoglio e svilupperai standard di gestione per garantire un migliore funzionamento e coordinamento nel reparto IT.

I gestori di portafoglio IT possono far parte del Project Management Office (PMO), dove gestiscono i portafogli e impostano i processi aziendali e gli standard che il dipartimento deve seguire. Puoi anche impostare metodologie come Agile o Scrum per gestire al meglio i portafogli IT.

Vantaggi della gestione del portafoglio IT

Ci sono numerosi vantaggi della gestione del portafoglio IT per un'azienda. Eccone alcuni in particolare.

Monitorare i costi e ridurre le spese

Con la gestione del portafoglio IT, riduci le spese eliminando i progetti ridondanti e utilizzando in modo efficiente risorse e risorse. Man mano che raccogli dati e informazioni da più attività in un'unica directory, puoi facilmente visualizzare le attività ripetitive in corso e distruggerle per risparmiare sui costi.

Prendi decisioni informate

Poiché hai supervisionato l'avanzamento e le prestazioni dei progetti nella tua pipeline, puoi prendere decisioni basate sui dati per prevedere le esigenze del tuo dipartimento e pianificare meglio i tuoi progetti IT nel prossimo futuro. Ti aiuta a padroneggiare l'approccio top-down della gestione dei progetti e supporta le tue decisioni con i dati come risorsa.

Migliora la concentrazione sugli obiettivi di business

La gestione del portafoglio IT ti aiuta a ottenere chiarezza su diversi progetti e ad allinearli meglio con i tuoi obiettivi e traguardi aziendali. Stabilisci obiettivi e pietre miliari particolari nel processo che ti consentono di identificare in che modo il suo completamento aggiunge valore all'obiettivo aziendale e ti motiva a lavorare in modo produttivo senza il disordine.

Garantire la consegna tempestiva del progetto

Ci sono una moltitudine di fattori imprevisti che possono ostacolare l'avanzamento di un progetto. Il processo di gestione del portafoglio IT fornisce ai professionisti la possibilità di gestire progetti in diverse situazioni con un database centralizzato di tutte le attività e promuove l'agilità e l'adattabilità per garantire consegne tempestive.

Sfide della gestione del portafoglio IT

La gestione di un portafoglio IT richiede cooperazione e collaborazione tra diversi team e stakeholder. È necessario gestire il budget, i rischi e le risorse in modo efficiente per mantenere un portafoglio IT di successo. Ma ci sono alcune sfide che potrebbero presentarsi.

Addestramento

Alcuni team potrebbero mostrare resistenza all'adozione di un nuovo compito o strumento, anche se questo semplifica il lavoro. Il motivo potrebbe essere una curva di apprendimento ripida del software più recente o complicazioni nell'introduzione di una nuova attività.

È essenziale fornire una formazione adeguata prima di introdurre nuove tecnologie, assicurando al contempo che l'intero team sia sulla stessa lunghezza d'onda. Dai loro un'anteprima di come la nuova attività o strumento può diventare una risorsa per l'azienda. È necessario mostrare loro il valore e l'efficienza che può apportare al processo di gestione del portafoglio IT.

Trasparenza

Hai visibilità su più progetti IT in vari luoghi, ma potrebbe non essere nello stesso formato. È principalmente dovuto alla mancanza di standardizzazione nell'acquisizione e nel reporting dei dati da parte di professionisti o software a causa delle diverse esigenze del team. Confrontare i dati di tali progetti potrebbe essere problematico in quanto non saresti in grado di valutarli oggettivamente.

Puoi risolverlo implementando uno strumento di gestione del portafoglio IT, che può riunire i dati in un formato uniforme, consentendoti di seguire ed esaminare. Può inoltre consentire di garantire report efficienti e risparmiare tempo utilizzando l'automazione.

Assegnazione delle risorse

La sfida principale nella gestione del portafoglio IT è la gestione delle risorse. Devi assicurarti che il meglio delle tue persone stia lavorando ai progetti giusti al momento giusto. A volte, possono verificarsi ritardi poiché le informazioni vengono raccolte dai team IT, finanziari e delle risorse umane per allineare le risorse in modo strategico, quindi è essenziale disporre di un sistema informativo centralizzato per estrarre i dati necessari per una corretta allocazione delle risorse.

Gestisci il tuo portafoglio IT come un professionista

Con un processo di gestione del portafoglio IT impeccabile, sarai in grado di utilizzare strategicamente le tue risorse e risorse per produrre risultati esemplari nei progetti. Inizia implementando il processo oggi stesso e assicurati il ​​corretto allineamento della tua strategia IT con il tuo obiettivo aziendale e genera valore.

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