PR Outreach: 5 pasos para mejorar sus campañas

Cuando alguien influyente habla sobre su marca, crea un efecto dominó de conocimiento e interés que puede conducir a una mayor afinidad con la marca y guía a más clientes potenciales hacia su producto o servicio.

Ya sea para obtener más atención en su último comunicado de prensa, crear enlaces a un nuevo informe de la industria que creó su empresa o compartir más su contenido existente, el alcance de relaciones públicas es una de las mejores maneras de lograrlo.

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Si puede dominar el proceso de divulgación de relaciones públicas, tendrá una forma repetible y efectiva de ponerse en contacto con los tomadores de decisiones que pueden ayudarlo a mover la aguja de su marca.

En este artículo, le mostraremos pasos prácticos que puede seguir para configurar y escalar su proceso de divulgación de relaciones públicas.

Sumerjámonos.

¿Qué es el alcance de las relaciones públicas?

No hay una sola forma de definir el alcance de las relaciones públicas. Sin embargo, es el proceso de encontrar y comunicarse con periodistas, editores y creadores de contenido que escriben sobre contenido relevante para su negocio.

Al comunicarse con ellos, comenzará una conversación e, idealmente, compartirán una historia relevante sobre su marca en su sitio web o redes sociales, lo que lo ayudará a amplificar su marca y estar frente a nuevos clientes potenciales.

Cómo mejorar sus campañas de divulgación de relaciones públicas

1. Encuentre oportunidades de divulgación de relaciones públicas altamente relevantes

Uno de los principales desafíos en una campaña de divulgación de relaciones públicas es encontrar las oportunidades adecuadas.

Debe averiguar qué periodistas y creadores de contenido están escribiendo y compartiendo temas relacionados con su negocio, y luego evaluar si son adecuados para su presentación.

Aquí hay algunas maneras de hacerlo:

Googlea tus palabras clave

La forma más sencilla de encontrar oportunidades de relaciones públicas es usar Google. Escriba sus palabras clave y vea lo que aparece. Por ejemplo, si tiene una tienda de mascotas, puede buscar "blogs de mascotas".

Encontrará muchos blogs que ya están clasificados en la parte superior de Google y, por lo tanto, es probable que sean influyentes.

Cuando encuentre un sitio que comparta contenido que parezca relevante para su campaña de relaciones públicas, puede obtener los detalles de contacto del fundador o el contacto de marketing más relevante de la empresa y comunicarse con un correo electrónico frío personalizado para ver si estarían interesados ​​en cubrir tu historia.

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Existe una variedad de herramientas útiles que puede usar para mejorar la forma en que encuentra blogueros y periodistas relevantes. Algunos de ellos son gratuitos, mientras que otros requieren una suscripción.

Por ejemplo, con BuzzSumo, puede buscar cualquier tema y ver los artículos más populares sobre el tema en cuestión. Esta es una excelente manera de encontrar periodistas y blogueros relevantes, porque puede ver de inmediato que ya están escribiendo sobre temas relacionados con lo que hace, por lo que existe una gran posibilidad de que estén interesados ​​en saber de usted.

También puede usar una herramienta de investigación de mercado como Mediatoolkit para rastrear las menciones de su marca en línea. Esto le muestra si los periodistas han hablado sobre su empresa en el pasado y, de ser así, es probable que quieran que les envíe una actualización si tiene noticias relevantes que puedan compartir.

Además de eso, puede asegurarse de que su presentación sea lo más relevante posible al realizar un seguimiento del crecimiento en las búsquedas de un tema en particular. Si ve que un tema está ganando popularidad pero un periodista aún no lo ha cubierto, puede comunicarse con él y brindarle el contenido más relevante en el mejor momento.

Usa las redes sociales

Las redes sociales son un tesoro oculto de clientes potenciales para el alcance de las relaciones públicas.

Puede usar Twitter, Facebook y LinkedIn para encontrar blogueros y periodistas que puedan estar interesados ​​en su historia.

Naturalmente, querrá centrarse en las plataformas que son más relevantes para su nicho. No tiene sentido pasar horas todos los días buscando oportunidades relevantes en LinkedIn si sabe que los periodistas en su nicho no pasan el rato allí sino que pasan su tiempo en Twitter.

Incluso puede rastrear ciertos hashtags como "#journorequest" que los periodistas usan para obtener citas y empresas para presentar y comunicarse con cualquier persona que se ajuste a su discurso.

Una vez que haya compilado una lista de clientes potenciales potenciales, es hora de comenzar a comunicarse con ellos.

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2. Vete a los clientes potenciales y direcciones de correo electrónico de origen

Después de dedicar tiempo a crear una lista de objetivos de divulgación de relaciones públicas, debe tener una larga lista de personas para contactar.

Sin embargo, no todas las pistas que ha encontrado hasta ahora serán adecuadas para usted. Algunos serán irrelevantes para su nicho, otros no valdrán la pena y otros serán demasiado difíciles de trabajar.

Recuerde, su objetivo no es solo obtener cobertura de relaciones públicas, sino obtener una cobertura de alta calidad que realmente lo ayude a lograr sus objetivos comerciales.

Verificación de sus clientes potenciales

El primer paso es examinar a sus clientes potenciales para asegurarse de que realmente se ajusten bien a su historia.

Hay dos cosas principales que querrá considerar:

1. Su audiencia : asegúrese de que sus clientes potenciales tengan una audiencia relevante para su negocio. Por ejemplo, si vende software de ventas, busque periodistas que escriban sobre la industria de ventas B2B durante su proceso de prospección. Cuanto más específico sea el contacto, más posibilidades tendrá de querer escribir sobre su historia.
2. Su influencia : una vez que haya determinado que su audiencia es relevante, querrá evaluar su influencia. ¿Cuánto tráfico reciben? ¿Cuántos seguidores en las redes sociales tienen? Preste especial atención al compromiso que obtienen. Cuanto más comprometida esté la audiencia, más probable es que preste atención a su historia. Esto puede ser difícil ya que los periodistas y los creadores de contenido pueden contribuir a varias publicaciones, pero si analiza cada una de ellas a través de una lente cualitativa, podrá determinar cuáles deben priorizarse.

Una vez que haya encontrado los clientes potenciales perfectos para comunicarse, es hora de comenzar a elaborar su discurso.

Obtención de sus datos de contacto

También deberá obtener la dirección de correo electrónico de su objetivo.

Puede usar plataformas de bases de datos B2B como ZoomInfo para esto, o consultar su página de autor en un sitio web en el que hayan publicado. Una gran cantidad de periodistas desean activamente recibir lanzamientos, por lo que tendrán sus direcciones de correo electrónico a la vista.

Antes de comunicarse, asegúrese de verificar su dirección de correo electrónico con una herramienta como Bouncer; esto asegura que no se comunique con direcciones de correo electrónico inexistentes y experimente problemas con su tasa de rebote de correo electrónico que es demasiado alta.

3. Elabora un discurso que obtenga respuestas

La clave para una campaña exitosa de divulgación de relaciones públicas es hacer que cada presentación sea personal.

Debe demostrar que comprende la audiencia de su contacto y lo que está buscando en un lanzamiento.

Aquí hay algunos pasos para comenzar:

• Hágalo personal : personalice su presentación mencionando algo específico sobre el blogger o su blog. Esto podría ser mencionar una historia pasada que hayan escrito o mencionar algo que tienen en común. Esto demuestra que no solo estás enviando correos electrónicos masivos a la gente, sino que realmente te tomaste el tiempo para leer su blog y pensar por qué su audiencia estaría interesada en tu historia. Puede usar una herramienta de correo electrónico frío como QuickMail para personalizar los correos electrónicos, incluso si se comunica con varios contactos a la vez.
• Explique por qué a su audiencia le importará : este es el paso más fundamental. Debe demostrar por qué la audiencia del blogger se preocupará por su historia. Recuerde, la credibilidad de estas personas depende de que escriban contenido interesante que su audiencia quiera leer. Tiene una gran cantidad de información y conocimientos sobre su industria que la mayoría de las personas no tienen, así que comparta algo único en su alcance por correo electrónico que demuestre por qué vale la pena tener una conversación.
• Use su CTA para iniciar una conversación : finalice siempre sus lanzamientos de relaciones públicas con una llamada a la acción (CTA). La forma más efectiva de estructurarlos es como una simple pregunta. Por ejemplo, " ¿Es esto algo que le interesaría cubrir?" . Esto facilita que su destinatario responda y no los encajona en una respuesta contundente de sí o no.

Si puede juntar estos tres elementos, enviará correos electrónicos que se destacarán en las bandejas de entrada de sus destinatarios y tendrá una gran probabilidad de obtener una respuesta.

Un ejemplo de plantilla de divulgación de relaciones públicas y por qué funciona

Es útil tener una plantilla como punto de partida, pero no se limite a copiarla y enviarla. Personalícelo para su campaña única y hágalo único para su empresa y su personalidad. Así obtendrás los mejores resultados.

Aquí está la plantilla:

Tema:

Hola, {{prospect.first_name}},

Disfruté de su artículo reciente sobre, particularmente el .

Recientemente publicamos un informe de la industria después de encuestar a cientos de nuestros clientes. Creo que su audiencia estaría interesada en ver algunos de los puntos, como y .

¿Quieres que te envíe el estudio de caso para que lo revises?

Mejor,
{{bandeja de entrada.nombre}}

La plantilla funciona por varias razones. En primer lugar, capta inmediatamente la atención de la persona al ser completamente personalizado.

Ha elogiado el artículo del escritor, pero no es solo un halago al azar: está destacando un aspecto específico del artículo que realmente disfrutó.

Luego, inmediatamente les ofreces valor al presentarles tu recurso. Nuevamente, aquí es donde su investigación está dando sus frutos. Si sabe que sus intereses y experiencia se alinean con su propuesta de valor, es más fácil explicar por qué sus lectores querrán leer sobre usted.

Luego, la plantilla termina con un CTA simple, lo que hace que los próximos pasos sean claros y simples para ellos.

En cuanto a las líneas de asunto, son importantes, pero varían mucho según la situación. Asegúrese de que sea algo simple pero lo suficientemente personalizado (por ejemplo, mencionar su empresa o su nombre) que llame su atención y les haga querer abrir su correo electrónico.

4. Seguimiento de un lanzamiento

Así que ha enviado sus lanzamientos por correo electrónico y está esperando una respuesta. Desafortunadamente, no todo el mundo va a responder a su primer correo electrónico. De hecho, el 55% de las respuestas a las campañas de correo electrónico en frío provienen de un seguimiento.

Los periodistas y blogueros son personas ocupadas, y existe la posibilidad de que su correo electrónico simplemente se haya perdido en su bandeja de entrada o que simplemente no hayan tenido tiempo de responder cuando lo vieron por primera vez.

El mejor curso de acción es hacer un seguimiento con ellos después de unos tres a cinco días después de su correo electrónico inicial. Si aún no recibes respuesta, espera otra semana. Y si aún no escucha nada, puede considerar enviar uno más, pero después de eso, probablemente sea hora de continuar.

Al escribir sus seguimientos, asegúrese de que sean breves y directos. No querrás parecer agresivo o molesto. Solo recuérdeles cortésmente el valor que puede ofrecer, cambie su CTA por uno diferente y vea si su nuevo ángulo resuena con su destinatario.

Si es así, verá un aumento en la tasa de respuesta y podrá asegurarse de no perder oportunidades solo porque su destinatario estaba ocupado cuando recibió su correo electrónico inicial.

5. Realice un seguimiento de sus resultados para juzgar el éxito

Ha enviado sus lanzamientos y comenzó a recibir respuestas positivas y está recibiendo funciones.

Pero, ¿cómo sabe si su campaña está alcanzando los objetivos que necesita? La respuesta es simple: realiza un seguimiento de sus resultados.

Por suerte, existen herramientas que pueden ayudarte con esto.

Registrar sus resultados en una simple hoja de cálculo de Excel es más que suficiente si recién está comenzando. Requerirá trabajo manual, pero si recién está comenzando y no quiere invertir en herramientas pagas, aún ofrece buenos niveles de flexibilidad y personalización si es bueno con las hojas de cálculo.

Si desea avanzar más, existen herramientas que pueden automatizar gran parte del proceso a través del seguimiento de métricas de campaña integradas y funciones de CRM, como Mediatoolkit.

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Recomendamos realizar un seguimiento de las siguientes métricas para cada campaña de divulgación de relaciones públicas:

• Número de lanzamientos enviados
• Número de respuestas
• Número de enlaces generados
• Tráfico generado como resultado

El seguimiento de sus resultados le permite ver lo que funciona y lo que no, y al usar los datos, puede ajustar su estrategia en consecuencia.

Por ejemplo, si su tasa de respuesta es más baja de lo planeado, sabe que hay un problema con su orientación o sus plantillas de correo electrónico. Por otro lado, si recibe muchas respuestas, pero un número bajo de enlaces y recursos compartidos, existe la posibilidad de que la historia que desea promocionar no sea lo suficientemente atractiva para que sus destinatarios la compartan.

Cuanto más refine su estrategia en función de sus datos, más exitosas serán sus siguientes campañas de relaciones públicas.

En resumen

El alcance de relaciones públicas puede ser una excelente manera de obtener una exposición positiva para su negocio. Pero no es tan simple como enviar algunos correos electrónicos y esperar lo mejor. Necesitas tener una estrategia pensada y bien ejecutada si quieres maximizar tus resultados.

Si sigue los pasos descritos en esta guía, como obtener solo objetivos altamente relevantes, enviar correos electrónicos únicos y personalizados, además de hacer un seguimiento y rastrear siempre sus métricas para optimizar sus esfuerzos, estará bien encaminado para generar resultados a partir de su Campañas de divulgación de relaciones públicas.

Jeremy es el fundador de QuickMail.io, una empresa de SaaS que permite conversaciones personales uno a uno a escala a través de la automatización, para alcance saliente, clientes potenciales entrantes, prueba/incorporación, comunicación con el cliente y más. Antes de fundar QuickMail, trabajó durante más de 15 años como desarrollador en la industria de los videojuegos y en finanzas.