8 façons dont les wikis peuvent améliorer le partage des connaissances organisationnelles

Alors que chaque industrie s'efforce de moderniser ses équipes, les entreprises s'orientent vers la mise en œuvre de l'utilisation de wikis d'entreprise. De nombreuses entreprises ont utilisé les wikis pour augmenter la productivité en permettant aux employés et aux membres de collaborer et de partager des connaissances et des informations pertinentes. Cette amélioration rend les données de l'entreprise accessibles dans une structure hiérarchique et organisée, ainsi qu'avec des fonctionnalités telles que la recherche et les hyperliens. Il a été démontré dans des études que les wikis d'entreprise augmentent considérablement la productivité sur le lieu de travail, permettant de faire plus de travail et de s'améliorer.

Chaque méthode de modernisation est connue pour avoir des avantages et des inconvénients , et le wiki d'entreprise ne fait pas exception. Même avec ces problèmes, les avantages globaux qu'un wiki peut offrir aux employés sont de créer un environnement collaboratif. La capacité de stocker, de récupérer et de partager des connaissances est devenue la norme et une exigence de toutes les entreprises du XXIe siècle.

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Un wiki, également connu sous le nom de wiki d'entreprise , est une base de données d'informations dans laquelle les employés peuvent contribuer et modifier du contenu sur les processus, les initiatives, les éléments et les services de leur entreprise. L'objectif d'un wiki d'entreprise est de fournir un espace pour différentes entrées d'informations sur leur démographie, leurs fonctions dans l'entreprise et les modèles qu'ils peuvent utiliser pour leur entreprise. Toutes les informations qu'ils peuvent mettre à jour et ajouter régulièrement à leurs employés et aux membres de leur équipe sont présentes dans ce logiciel et ces sites. Les données de ces wikis peuvent également être recherchées et catégorisées par les employés, ce qui rend la recherche d'informations plus accessible et organisée.

Bref historique du développement des wikis

Le premier modèle de wikis et ses prédécesseurs remontent à 1945 lorsque les entreprises ont introduit des recommandations pour les bases de données d'informations collaboratives et certains systèmes similaires aux wikis. Le concept de Ward Cunningham en 1994 est crédité de la première idée officielle de wiki, créant le premier site Web avec des pages que les utilisateurs peuvent modifier via un navigateur. Ce site est également livré avec un historique des versions pour chaque modification. Sorti en 1995, Cunningham a utilisé le terme "wiki", qui est hawaïen pour "rapide". De nombreux sites Web avec des concepts similaires ont vu le jour dans les années qui ont suivi. Les utilisateurs ont rapidement développé une «culture wiki» en évolution dans laquelle les utilisateurs ont contribué des centaines d'éléments d'information à divers sites.

Avec l'utilisation généralisée d'Internet au cours du nouveau millénaire, de plus en plus de sites fournissant aux wikis des fonctionnalités et des extensions supplémentaires ont commencé à apparaître partout. Les entreprises, les sociétés, les industries et les communautés ont commencé à utiliser les wikis. Ces sites basés sur des wikis sont parmi les plus populaires sur Internet aujourd'hui. Les développeurs ont ensuite introduit des wikis d'entreprise axés sur les fonctionnalités liées au travail, avec une préférence pour le soutien principal de l'entreprise et le capital-risque.

Wiki d'entreprise vs base de connaissances

Les entreprises fournissent généralement à leurs employés une base de connaissances et une archive en ligne des politiques, services et autres informations pertinentes de l'entreprise. Ces bases de connaissances se trouvent généralement en ligne et peuvent faciliter le libre-service client en fournissant des informations pertinentes prêtes à être présentées. La collaboration, contrairement aux wikis, n'est pas disponible dans les bases de connaissances. Dans le cas des wikis d'entreprise, fournir les informations pertinentes est autorisé à tout membre de l'équipe de leur entreprise ou organisation, ce qui laisse plus de place aux idées et à la collaboration. C'est pourquoi la plupart des entreprises utilisent désormais des wikis d'entreprise.

Façons dont les wikis peuvent aider le partage des connaissances pour votre équipe

Si vous envisagez d'utiliser un wiki pour votre équipe, voici quelques façons dont les wikis peuvent aider une entreprise ou un groupe à partager des connaissances qui peuvent vous aider dans votre décision.

1. Accessibilité

Traditionnellement, divers documents, manuels et dossiers contiennent des données d'entreprise dispersées et divisées. Cependant, un wiki permet de retrouver tout cela en un seul endroit, accessible à tous sur son ordinateur. Un wiki vous permet de sauvegarder, d'organiser et de rechercher toutes vos connaissances. Cette amélioration peut faire gagner beaucoup de temps à toute l'équipe tout en sécurisant toutes les données critiques en un seul endroit.

2. Organisez les informations sans effort pour faciliter la recherche et le crowdsourcing

Au lieu d'utiliser du papier et de classer toutes les informations et données relatives à l'entreprise, la modernisation des lieux de travail grâce aux wikis d'entreprise permet de rechercher facilement des informations classées par détail, date et contenu. Cette fonctionnalité permet d'économiser du temps et des efforts lors de la recherche d'informations, ce qui augmente la productivité globale de l'équipe. Les informations de crowdsourcing sont également plus simples, rendant les données accessibles à tous les membres de l'équipe. L'utilisation de cette méthode permet d'identifier facilement la cible démographique d'une entreprise. Il propose des interventions et des améliorations adaptées aux besoins et aux problèmes rencontrés.

3. Comprend un tableau de bord pour le calendrier

Un tableau de bord pour le calendrier est une fonctionnalité essentielle d'un wiki d'entreprise, permettant l'organisation des horaires et des événements en un seul endroit. Les tableaux de bord facilitent également l'information de chaque membre de l'équipe et ne nécessitent pas plusieurs annonces. Les employés peuvent fixer des dates pour fournir des informations avec des détails visibles par tous ceux qui ont accès au wiki. Les plans et les dates essentiels peuvent être faits et systématisés dans ces wikis. Le calendrier permet aux données d'être facilement accessibles et gérées avec une hiérarchisation appropriée.

4. Permettre à chacun de contribuer et de le rendre modifiable

L'une des caractéristiques essentielles d'un wiki est qu'il permet à l'équipe d'accéder, de contribuer et de modifier les informations qu'elle peut saisir sur le wiki. Cette composante permet de prendre en compte davantage d'idées et de perspectives, ce qui peut contribuer de manière significative au progrès de l'entreprise. Il permet également aux employés de répondre à leurs préoccupations et d'apporter des idées pertinentes à leur travail actuel. Dans le même temps, cela permet à une entreprise qui propose des produits ou des services d'être plus en phase avec sa démographie ou d'aborder et d'identifier les problèmes plus efficacement et avec moins de tracas.

5. Hyperlien

La fonctionnalité d'hyperliens vers des documents, des liens pertinents, des applications et d'autres informations facilite l'accès pour tous les membres de l'équipe qui souhaitent afficher des documents. N'importe qui peut utiliser la syntaxe de lien wiki pour créer une page, un lien vers une page existante dans le même wiki ou un lien vers une autre. Le texte peut afficher le titre de la page wiki ou autre chose. Vous pouvez également inclure des liens vers des URL internes et externes. Avec la fonction de recherche, cela fait d'un wiki un outil accessible à utiliser dans un environnement de travail, réduisant ainsi le temps et les efforts gaspillés dans la recherche manuelle.

6. Asynchrone sans contraintes de temps

Avec l'utilisation généralisée du wiki dans les entreprises, il y a eu une mise à niveau de la production d'informations traditionnelle vers une collaboration asynchrone et à distance prise en charge par les sites wiki. Le système asynchrone permet à l'équipe de choisir quand et où contribuer avec moins de contraintes de temps et moins de pression pour être présent à un moment précis. Cette fonctionnalité permet également des mises à jour plus rapides du wiki sans attendre les heures de bureau ou un calendrier synchrone. L'équipe gagnera du temps et sera plus productive grâce à cela.

7. Preuve basée sur la recherche d'une plus grande satisfaction au travail

Une étude menée par les analyses d'IBM indique que les employés ressentent un plus grand sentiment d'appartenance, de but et de bonheur avec les membres de leur équipe en présence d'un wiki d'entreprise. Une base de données qui permet aux employés de contribuer et de partager leurs idées leur donne confiance. Cette méthode leur permet de savoir qu'ils font partie de l'équipe avec laquelle ils travaillent, leurs informations étant entendues et vues par leurs collègues. La recherche a révélé que les wikis améliorent la satisfaction de l'équipe et augmentent la productivité sur le lieu de travail.

8. Fonctionne mieux pour les stagiaires

Un wiki d'entreprise peut faciliter l'accès aux guides pratiques et aux supports de formation pour les nouveaux membres de l'équipe. Les nouveaux arrivants peuvent utiliser ces informations comme guide et les employés peuvent les mettre à jour avec des informations supplémentaires provenant de wikis fournis par d'autres membres de l'équipe. L'un des aspects les plus critiques des wikis est l'historique des archives, auquel les nouveaux membres peuvent accéder et apprendre pour rester à jour sur les produits, services et politiques de leur entreprise.

Éléments à prendre en compte lors de l'utilisation de wikis d'entreprise

Les wikis peuvent être un outil pratique pour votre entreprise, mais vous devez garder à l'esprit qu'il existe d'autres fonctionnalités que vous devez suivre et fournir une solution lorsque vous utilisez un wiki. Les informations à ce sujet peuvent devenir obsolètes avec le temps, l'équipe doit donc les mettre à jour régulièrement. Des connaissances approfondies pour entrer dans votre wiki peuvent poser un défi, et vous aurez besoin de compétences organisationnelles pour éviter de trébucher.

Un grand nombre de contributeurs peut également être problématique pour votre wiki, alors gardez le groupe petit ou utilisez des directives pour garder le wiki organisé avec un grand nombre de contributeurs. Enfin, expliquez aux membres non techniques de votre équipe comment utiliser le wiki afin qu'ils puissent contribuer et collaborer sur les informations.

Choisir le bon wiki pour votre entreprise

Supposons que vous envisagez un wiki d'entreprise pour votre communauté ou votre entreprise. Dans ce cas, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs pour utiliser ces wikis correctement et au mieux.

• L'interface doit être intuitive, organisée et simple pour toute personne ayant besoin d'accéder aux informations.
• La fonction de recherche est l'une des fonctionnalités essentielles d'un wiki, elle doit donc être fiable, pertinente et capable de localiser rapidement l'information demandée.
• Des fonctionnalités de base telles que le balisage et l'utilisation de la hiérarchie pour le contenu doivent être disponibles pour une navigation plus rapide.
• Même les membres non techniques de votre équipe devraient pouvoir modifier et soumettre facilement des informations.
• Toute information doit avoir des droits d'accès, et le wiki doit avoir des protocoles appropriés pour les organiser.
• Les applications de productivité doivent être liées dans ces wikis d'entreprise afin que les utilisateurs puissent accéder à leurs informations sans fermer d'autres applications de productivité.

Conclusion

Compte tenu des informations et des avantages des wikis, un wiki pour votre entreprise ou votre équipe serait un choix judicieux. Les wikis sont des outils essentiels pour organiser, catégoriser et planifier les idées et les informations de l'équipe, façonner la collaboration, augmenter la productivité globale et répondre de manière adéquate aux problèmes et aux besoins de votre entreprise.