8 способов, которыми вики могут улучшить обмен знаниями в организации

Поскольку каждая отрасль работает над модернизацией своих команд, предприятия переходят на использование корпоративных вики. Многие компании использовали вики для повышения производительности, позволяя сотрудникам и участникам сотрудничать и обмениваться знаниями и соответствующей информацией. Это улучшение делает данные компании доступными в иерархической и организованной структуре, а также с такими функциями, как поиск и гиперссылки. Исследования показали, что корпоративные вики значительно повышают производительность на рабочем месте, позволяя выполнять и улучшать больше работы.

Известно, что у каждого метода модернизации есть свои плюсы и минусы , и корпоративная вики не исключение. Даже с учетом этих проблем общие преимущества, которые вики может предоставить сотрудникам, заключаются в создании среды для совместной работы. Способность хранить, извлекать и делиться знаниями стала нормой и требованием каждого бизнеса в двадцать первом веке.

Что такое вики?

Вики, также известная как корпоративная вики , представляет собой информационную базу данных, в которой сотрудники могут вносить и редактировать информацию о процессах, инициативах, элементах и ​​услугах своей компании. Цель корпоративной вики — предоставить пространство для различных входных данных, основанных на информации об их демографических данных, функциях в компании и моделях, которые они могут использовать в своем бизнесе. Вся информация, которую они могут обновлять и регулярно добавлять к своим сотрудникам и членам команды, присутствует в этом программном обеспечении и на сайтах. Сотрудники также могут выполнять поиск и классифицировать данные этих вики, что делает поиск информации более доступным и организованным.

Краткая история развития вики

Самая ранняя модель вики и ее предшественники могут быть датированы 1945 годом, когда компании представили рекомендации для совместных информационных баз данных и некоторых систем, подобных вики. Концепция Уорда Каннингема в 1994 году считается первой официальной идеей вики, созданием первого веб-сайта со страницами, которые пользователи могут редактировать через браузер. На этом сайте также есть история версий для каждого редактирования. Выпущенный в 1995 году, Каннингем использовал термин «вики», что в переводе с гавайского означает «быстро». В последующие годы появилось множество веб-сайтов с похожими концепциями. Пользователи быстро разработали развивающуюся «вики-культуру», в рамках которой пользователи размещали сотни фрагментов информации на различных сайтах.

С широким использованием Интернета в новом тысячелетии стало появляться больше сайтов, которые предоставляют вики дополнительные функции и расширения. Компании, корпорации, отрасли и сообщества начали использовать вики. Эти вики-сайты сегодня являются одними из самых популярных в Интернете. Затем разработчики представили корпоративные вики, ориентированные на рабочие функции, отдавая предпочтение основной корпоративной поддержке и венчурному капиталу.

Корпоративная вики и база знаний

Компании обычно предоставляют своим сотрудникам базу знаний и онлайн-архив политик компании, услуг и другой соответствующей информации. Эти базы знаний обычно находятся в Интернете и могут помочь в самообслуживании клиентов, предоставляя соответствующую информацию, готовую к представлению. Совместная работа, в отличие от вики, недоступна в базах знаний. В случае корпоративных вики-сайтов предоставление соответствующей информации разрешено любому члену команды своей корпорации или организации, что дает больше возможностей для идей и сотрудничества. По этой причине большинство компаний сейчас используют корпоративные вики.

Как вики могут помочь в обмене знаниями для вашей команды

Если вы планируете использовать вики для своей команды, вот несколько способов, которыми вики могут помочь компании или группе в обмене знаниями, которые могут помочь вам в принятии решения.

1. Доступность

Традиционно различные документы, справочники и папки содержат разрозненные и разделенные корпоративные данные. Однако вики позволяет найти все это в одном месте, доступном каждому на его компьютере. Вики позволяет вам сохранять, упорядочивать и искать все ваши знания. Это улучшение может сэкономить много времени всей команде, сохраняя при этом все важные данные в одном месте.

2. Легко систематизируйте информацию для удобного поиска и краудсорсинга

Вместо того, чтобы использовать бумагу и хранить каждую часть информации и данных, связанных с компанией, модернизация рабочих мест с помощью корпоративных вики позволяет легко искать информацию, классифицированную по деталям, дате и содержанию. Эта функция экономит время и усилия при поиске информации, повышая общую производительность команды. Краудсорсинговая информация также более проста, что делает данные доступными для всех членов команды. Использование этого метода позволяет легко определить целевую демографическую группу компании. Он обеспечивает соответствующие вмешательства и улучшения для удовлетворения потребностей и возникающих проблем.

3. Имеет панель инструментов для ведения календаря

Панель инструментов для ведения календаря — важная функция корпоративной вики, позволяющая организовывать расписания и события в одном месте. Информационные панели также упрощают информирование каждого члена команды и не требуют нескольких объявлений. Сотрудники могут устанавливать даты предоставления информации с подробностями, видимыми всем, у кого есть доступ к вики. Основные планы и даты могут быть сделаны и систематизированы в этих вики. Календарь позволяет легко получить доступ к данным и управлять ими с правильной расстановкой приоритетов.

4. Разрешить всем вносить свой вклад и сделать его редактируемым

Одной из основных характеристик вики является то, что она позволяет команде получать доступ, вносить свой вклад и редактировать информацию, которую они могут вводить в вики. Этот компонент позволяет рассмотреть больше идей и точек зрения, что может значительно способствовать прогрессу компании. Это также позволяет сотрудникам решать проблемы и делиться идеями, относящимися к их текущей работе. В то же время это позволяет компании, которая предлагает продукты или услуги, лучше соответствовать своей демографической ситуации или решать и выявлять проблемы более эффективно и с меньшими трудностями.

5. Гиперссылки

Функция гиперссылок на документы, соответствующие ссылки, приложения и другую информацию упрощает доступ для всех членов команды, которые хотят просматривать документы. Любой может использовать синтаксис вики-ссылки для создания страницы, ссылки на существующую страницу в той же вики или ссылку на другую. Текст может отображать заголовок вики-страницы или что-то еще. Вы также можете включить ссылки как на внутренние, так и на внешние URL-адреса. Наряду с функцией поиска это делает вики доступным инструментом для использования в рабочих условиях, сокращая время и усилия, затрачиваемые на ручной поиск.

6. Асинхронность без временных ограничений

С широким использованием вики в бизнесе произошел переход от традиционного производства информации к асинхронному и удаленному сотрудничеству, поддерживаемому вики-сайтами. Асинхронная система позволяет команде выбирать, когда и где внести свой вклад с меньшими временными ограничениями и меньшим давлением, связанным с присутствием в определенное время. Эта функция также позволяет быстрее обновлять вики, не дожидаясь рабочих часов или синхронного расписания. За счет этого команда сэкономит время и будет работать более продуктивно.

7. Основанные на исследованиях данные о более высокой удовлетворенности работой

Исследование, проведенное аналитиками IBM, показало, что сотрудники испытывают большее чувство сопричастности, цели и счастья с членами своей команды в присутствии корпоративной вики. База данных, которая позволяет сотрудникам вносить свой вклад и делиться своими идеями, придает им уверенности. Этот метод дает им понять, что они являются частью команды, с которой они работают, а их информацию слышат и просматривают их коллеги. Исследование показало, что вики повышают удовлетворенность команды и повышают производительность на рабочем месте.

8. Лучше всего подходит для стажеров

Корпоративная вики может сделать практические руководства и учебные материалы для новых членов команды легкодоступными. Новички могут использовать эту информацию в качестве руководства, а сотрудники могут дополнить ее дополнительной информацией из вики, предоставленной другими членами команды. Одним из наиболее важных аспектов вики является история архива, к которой новые участники могут получить доступ и из которой могут учиться, чтобы быть в курсе продуктов, услуг и политик своей компании.

Что следует учитывать при использовании корпоративных вики-сайтов

Вики могут быть удобным инструментом для вашего бизнеса, но вы должны иметь в виду, что есть и другие функции, которые вы должны учитывать и предоставлять решения при использовании вики. Информация об этом со временем может устареть, поэтому команда должна регулярно обновлять ее. Обширные знания для входа в вашу вики могут представлять собой проблему, и вам потребуются организационные навыки, чтобы не споткнуться.

Большое количество участников также может быть проблемой для вашей вики, поэтому старайтесь, чтобы группа была небольшой, или используйте рекомендации, чтобы вики была организована с большим количеством участников. Наконец, проинструктируйте членов вашей нетехнической команды об использовании вики, чтобы они могли вносить свой вклад и совместно работать над информацией.

Выбор правильной Wiki для вашей компании

Предположим, вы рассматриваете корпоративную вики для своего сообщества или компании. В этом случае есть несколько факторов, которые вы должны учитывать, чтобы использовать эти вики правильно и наилучшим образом.

• Интерфейс должен быть интуитивно понятным, организованным и простым для всех, кому нужен доступ к информации.
• Функция поиска — одна из важнейших функций вики, поэтому она должна быть надежной, релевантной и способной быстро находить запрашиваемую информацию.
• Базовые функции, такие как теги и использование иерархии контента, должны быть доступны для более быстрой навигации.
• Даже нетехнические члены вашей команды должны иметь возможность легко редактировать и отправлять информацию.
• Любая информация должна иметь права доступа, а вики должна иметь соответствующие протоколы для их организации.
• Приложения для повышения производительности должны быть связаны с этими корпоративными вики, чтобы пользователи могли получить доступ к своей информации, не закрывая другие приложения для повышения производительности.

Вывод

Учитывая информацию и преимущества вики, вики для вашей компании или команды будет разумным выбором. Вики — это важные инструменты для организации, категоризации и планирования командных идей и информации, организации совместной работы, повышения общей производительности и адекватного решения проблем и потребностей вашей компании.