8 moduri în care Wikis-urile pot îmbunătăți schimbul de cunoștințe organizaționale

Pe măsură ce fiecare industrie lucrează pentru a-și moderniza echipele, companiile se deplasează pentru a implementa utilizarea wiki-urilor corporative. Multe companii au folosit wiki-uri pentru a crește productivitatea, permițând angajaților și membrilor să colaboreze și să împărtășească cunoștințe și informații relevante. Această îmbunătățire face ca datele companiei să fie accesibile într-o structură ierarhică și organizată, precum și cu funcții precum căutare și hyperlinkuri. În studii s-a demonstrat că wiki-urile corporative cresc semnificativ productivitatea la locul de muncă, permițând mai multă muncă de făcut și îmbunătățit.

Se știe că fiecare metodă de modernizare are avantaje și dezavantaje , iar wiki-ul corporativ nu face excepție. Chiar și cu aceste probleme, beneficiile generale pe care un wiki le poate oferi angajaților sunt crearea unui mediu de colaborare. Abilitatea de a stoca, prelua și împărtăși cunoștințele a devenit norma și o cerință a fiecărei afaceri din secolul XXI.

Ce este un Wiki?

Un wiki, cunoscut și ca wiki corporativ , este o bază de date de informații în care angajații pot contribui și edita conținut despre procesele, inițiativele, articolele și serviciile companiei lor. Scopul unui wiki corporativ este de a oferi un spațiu pentru diferite intrări din informații despre demografia lor, funcțiile din companie și modelele pe care le pot folosi pentru afacerea lor. Toate informațiile pe care le pot actualiza și adăuga în mod regulat angajaților și membrilor echipei sunt prezente în acest software și site-uri. Datele acestor wiki-uri pot fi căutate și clasificate de către angajați, făcând căutarea de informații mai accesibilă și organizată.

Scurt istoric în dezvoltarea wiki-urilor

Cel mai vechi model de wiki-uri și predecesorii săi poate fi datat din 1945, când companiile au introdus recomandări pentru baze de date de informații colaborative și unele sisteme similare wiki-urilor. Conceptul lui Ward Cunningham din 1994 este creditat cu prima idee oficială wiki, creând primul site web cu pagini pe care utilizatorii le pot edita prin browser. Acest site vine și cu un istoric al versiunilor pentru fiecare editare. Lansat în 1995, Cunningham a folosit termenul „wiki”, care este hawaian pentru „rapid”. Multe site-uri web cu concepte similare au apărut în anii care au urmat. Utilizatorii au dezvoltat rapid o „cultură wiki” în evoluție, în care utilizatorii au contribuit cu sute de informații pe diverse site-uri.

Odată cu utilizarea pe scară largă a internetului în noul mileniu, peste tot au început să apară mai multe site-uri care oferă wiki-urilor funcții și extensii suplimentare. Companiile, corporațiile, industriile și comunitățile au început să folosească wiki-uri. Aceste site-uri bazate pe wiki sunt printre cele mai populare de pe internet astăzi. Dezvoltatorii au introdus apoi wiki-uri corporative axate pe funcții legate de muncă, cu o preferință pentru sprijinul corporativ primar și capitalul de risc.

Corporate Wiki vs. Baza de cunoștințe

De obicei, companiile oferă angajaților o bază de cunoștințe și o arhivă online a politicilor companiei, serviciilor și alte informații relevante. Aceste baze de cunoștințe se găsesc în general online și pot ajuta la autoservirea clienților, oferind informații relevante gata de a fi prezentate. Colaborarea, spre deosebire de wiki-uri, nu este disponibilă în bazele de cunoștințe. În cazul wiki-urilor corporative, furnizarea de informații relevante este permisă oricărui membru al echipei pentru corporația sau organizația sa, permițând mai mult spațiu pentru idei și colaborare. Acesta este motivul pentru care majoritatea companiilor folosesc acum wiki-uri corporative.

Moduri în care Wikis pot ajuta la schimbul de cunoștințe pentru echipa dvs

Dacă intenționați să luați în considerare utilizarea unui wiki pentru echipa dvs., iată câteva modalități prin care wiki-urile pot ajuta o companie sau un grup cu schimbul de cunoștințe care vă pot ajuta cu decizia dvs.

1. Accesibilitate

În mod tradițional, diverse documente, manuale și foldere dețin date corporației împrăștiate și împărțite. Cu toate acestea, un wiki permite găsirea tuturor acestor lucruri într-un singur loc, accesibil oricui pe computerele lor. Un wiki vă permite să salvați, să organizați și să căutați toate cunoștințele dvs. Această îmbunătățire poate economisi mult timp pentru întreaga echipă, securând în același timp toate datele critice într-un singur loc.

2. Organizați informațiile fără efort pentru căutare ușoară și crowdsourcing

În loc să folosiți hârtie și să arhivați fiecare informație și date legate de companie, modernizarea locurilor de muncă prin intermediul wiki-urilor corporative permite căutarea ușoară a informațiilor clasificate în funcție de detaliu, dată și conținut. Această funcție economisește timp și efort atunci când căutați informații, sporind productivitatea generală a echipei. Informațiile de crowdsourcing sunt, de asemenea, mai simple, făcând datele accesibile tuturor membrilor echipei. Utilizarea acestei metode permite identificarea cu ușurință a grupului demografic țintă al unei companii. Oferă intervenții și îmbunătățiri adecvate pentru nevoile și problemele întâlnite.

3. Dispune de un tablou de bord pentru calendar

Un tablou de bord pentru calendar este o caracteristică esențială a unui wiki corporativ, permițând organizarea programelor și evenimentelor într-un singur loc. De asemenea, tablourile de bord fac ca informarea fiecărui membru al echipei să fie mai mică și nu necesită mai multe anunțuri. Angajații pot stabili date pentru furnizarea de informații cu detalii vizibile pentru toată lumea cu acces la wiki. Planurile și datele esențiale pot fi realizate și sistematizate în aceste wiki-uri. Calendararea permite ca datele să fie ușor accesibile și gestionate cu o prioritizare adecvată.

4. Permiterea tuturor să contribuie și editarea acestuia

Una dintre caracteristicile esențiale ale unui wiki este că permite echipei să acceseze, să contribuie și să editeze informațiile pe care le pot introduce pe wiki. Această componentă permite să fie luate în considerare mai multe idei și perspective, care pot contribui semnificativ la progresul companiei. De asemenea, permite angajaților să abordeze preocupările și să contribuie cu idei relevante pentru activitatea lor curentă. În același timp, acest lucru permite unei companii care oferă produse sau servicii să fie mai în ton cu demografia lor sau să abordeze și să identifice problemele mai eficient și cu mai puține bătăi de cap.

5. Hyperlinking

Caracteristica de hyperlinkare a documentelor, a linkurilor relevante, a aplicațiilor și a altor informații facilitează accesul pentru toți membrii echipei care doresc să vadă documente. Oricine poate folosi sintaxa link-ului wiki pentru a crea o pagină, link-uri către o pagină existentă în același wiki sau link-uri către alta. Textul poate afișa titlul paginii wiki sau altceva. De asemenea, puteți include link-uri către adrese URL interne și externe. Împreună cu funcția de căutare, acest lucru face ca wiki să fie un instrument accesibil de utilizat într-un cadru de lucru, reducând mai puțin timp și efort pierdut la căutarea manuală.

6. Asincron fără constrângeri de timp

Odată cu utilizarea pe scară largă a wiki în afaceri, a existat o actualizare de la producția tradițională de informații la colaborarea asincronă și la distanță susținută de site-uri wiki. Sistemul asincron permite echipei să aleagă când și unde să contribuie cu mai puține constrângeri de timp și mai puțină presiune pentru a fi prezentă la un moment dat. Această caracteristică permite, de asemenea, actualizări mai rapide ale wiki fără a aștepta orele de lucru sau un program sincron. Echipa va economisi timp și va fi mai productivă datorită acestui fapt.

7. Dovezi bazate pe cercetare privind satisfacția mai mare în muncă

Un studiu realizat de IBM Analytics afirmă că angajații simt un sentiment mai mare de apartenență, scop și fericire cu membrii echipei lor în prezența unui wiki corporativ. O bază de date care permite angajaților să contribuie și să-și împărtășească ideile le oferă încredere. Această metodă le permite să știe că fac parte din echipa cu care lucrează, informațiile lor fiind auzite și vizualizate de colegii lor. Cercetarea a constatat că wiki-urile sporesc satisfacția echipei și cresc productivitatea la locul de muncă.

8. Funcționează cel mai bine pentru cursanți

Un wiki corporativ poate face ghiduri și materiale de instruire pentru noii membri ai echipei ușor accesibile. Nou-veniții pot folosi aceste informații ca ghid, iar angajații le pot actualiza cu informații suplimentare din wiki-urile furnizate de alți membri ai echipei. Unul dintre cele mai critice aspecte ale wiki-urilor este istoricul arhivelor, pe care membrii noi îl pot accesa și din care pot învăța pentru a fi la curent cu produsele, serviciile și politicile companiei lor.

Lucruri de luat în considerare atunci când utilizați Wiki-uri corporative

Wiki-urile pot fi un instrument la îndemână pentru afacerea dvs., dar trebuie să aveți în vedere că există și alte funcții cu care trebuie să țineți pasul și să oferiți o soluție atunci când utilizați un wiki. Informațiile despre aceasta pot deveni depășite în timp, așa că echipa trebuie să le actualizeze în mod regulat. Cunoștințele extinse pentru a intra pe wiki pot reprezenta o provocare și veți avea nevoie de abilități organizatorice pentru a evita poticnirea.

Un număr mare de colaboratori poate fi, de asemenea, problematic pentru wiki-ul dvs., așa că păstrați grupul mic sau folosiți ghiduri pentru a menține wiki-ul organizat cu un număr mare de contribuitori. În cele din urmă, instruiți membrii echipei non-tehnice despre utilizarea wiki-ului, astfel încât aceștia să poată contribui și colabora la informații.

Alegerea Wiki potrivită pentru compania dvs

Să presupunem că aveți în vedere un wiki corporativ pentru comunitatea sau compania dvs. În acest caz, există câțiva factori pe care ar trebui să îi luați în considerare pentru a utiliza aceste wiki-uri corect și la cel mai bun mod.

• Interfața trebuie să fie intuitivă, organizată și simplă pentru oricine are nevoie de acces la informații.
• Funcția de căutare este una dintre caracteristicile esențiale ale unui wiki, așa că trebuie să fie de încredere, relevantă și capabilă să localizeze rapid informațiile solicitate.
• Funcțiile de bază, cum ar fi etichetarea și utilizarea ierarhiei pentru conținut, trebuie să fie disponibile pentru o navigare mai rapidă.
• Chiar și membrii non-tehnici ai echipei dvs. ar trebui să poată edita și trimite informații cu ușurință.
• Orice informație trebuie să aibă drepturi de acces, iar wiki-ul ar trebui să aibă protocoale adecvate pentru a le organiza.
• Aplicațiile de productivitate ar trebui să fie conectate în aceste wiki-uri corporative, astfel încât utilizatorii să își poată accesa informațiile fără a închide alte aplicații de productivitate.

Concluzie

Având în vedere informațiile și beneficiile wiki-urilor, un wiki pentru compania sau echipa ta ar fi o alegere înțeleaptă. Wiki-urile sunt instrumente esențiale pentru organizarea, clasificarea și planificarea ideilor și informațiilor echipei, modelarea colaborării, creșterea productivității generale și abordarea adecvată a problemelor și nevoilor companiei dvs.