Perangkat Lunak Pusat Panggilan Terbaik di 2022-23

Saat ini, komunikasi bisnis telah menjadi bagian integral dari segala jenis bisnis karena mereka meningkatkan penetrasi merek di pasar. Teknologi adalah bagian dasar dari bangunan komunikasi bisnis. Di antara teknologi ini, pusat kontak adalah salah satu sistem yang paling banyak digunakan karena dianggap dapat diandalkan. Ini adalah sistem yang memungkinkan bisnis untuk mengelola berbagai aliran komunikasi seperti panggilan, email, obrolan langsung, pesan instan, teks SMS, dan media sosial. Hal ini juga digunakan sebagai meja bantuan yang memungkinkan merek untuk menanggapi pertanyaan atau keluhan pelanggan mereka.

Posting Terkait: Perangkat Lunak Pemantauan Layar Pusat Panggilan Terbaik Di 2021

Solusi pusat kontak menawarkan banyak fungsi dan tersedia dalam berbagai bentuk yang mencakup dialer otomatis, solusi akuntansi panggilan, analitik panggilan, monitor pusat panggilan, dialer prediktif, integrasi teleponi komputer (CIT), distributor panggilan otomatis, dan respons panggilan interaktif. Namun, Anda perlu memahami kebutuhan Anda untuk mengekstrak nilai maksimum dari sistem. Anda harus memahami semua implikasi dari fitur unik dari sistem ini.

Oleh karena itu, kami di sini untuk membantu Anda memahami perangkat lunak call center, kegunaannya, dan yang terpenting, pengaturan mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Kami akan melakukan beberapa analisis komparatif dari berbagai jenis perangkat lunak call center sehingga Anda dapat mengambil keputusan pembelian yang produktif.

Fitur Pusat Kontak

Sebelum membeli setup apapun, Anda harus tahu fungsinya. Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menjalankan pusat kontak untuk mendukung pelanggan mereka dengan menjawab pertanyaan mereka dan mendaftarkan keluhan mereka; selain itu, juga berfungsi sebagai help desk yang merupakan sarana yang berguna untuk mengatasi masalah pelanggan secara efektif. Ini adalah cara di mana pelanggan dapat berinteraksi dengan perusahaan Anda secara langsung mengenai hal-hal yang melibatkan bisnis, layanan, atau produk Anda. Nah, inilah bagian yang menarik; pusat panggilan menawarkan layanan dua arah; itu bukan hanya sarana bagi pelanggan Anda untuk menghubungi perusahaan, tetapi juga menghubungkan Anda dengan pelanggan Anda.

Anda dapat menjalankan kampanye pemasaran dan promosi, membuat penawaran atau kesepakatan, dan Anda juga bisa mendapatkan umpan balik dari pelanggan Anda melalui sistem ini. Anda dapat memanfaatkan antara lain fitur atau instans, pesan suara, email, tiket dukungan, obrolan, dan konferensi dalam hal ini. Untuk mendapatkan data inklusif tentang penelepon Anda, sistem ini menyediakan kapasitas kombinasi dengan CRM, meja bantuan, platform eCommerce, perangkat lunak pemasaran, dan sistem obrolan. Semua fungsi yang disebutkan dapat memberdayakan Anda untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda dan alur kerja yang lancar bagi pekerja Anda.

Baca Juga: Social Trading: Semua yang Perlu Anda Ketahui Untuk Memulai!

Bagaimana Sistem Ini Bekerja?

Karena fungsi utama dari call center adalah untuk mengelola panggilan masuk pelanggan dan pergantian mengenai bisnis, produk, dan layanan, selain itu juga melayani panggilan keluar ke pelanggan yang ditargetkan potensial atau pelanggan yang sudah ada untuk pemasaran, promosi, dll. Sistem biasanya mengadopsi langkah-langkah berikut.

• Perangkat lunak mengidentifikasi penelepon melalui database; jika orang tersebut tidak ada dalam database, ia akan menambahkannya secara otomatis.
• Jika ada beberapa catatan penelepon sebelumnya dalam database, maka sistem akan mengambilnya dan menyajikannya kepada operator, melengkapinya dengan informasi yang cukup sehingga dia dapat menangani penelepon secara efisien.
• Ketika respons verbal otomatis diberikan kepada pemanggil, panggilan tersebut akan masuk ke antrian.
• Saat panggilan naik dalam antrian, operator memiliki opsi untuk memilih siapa saja secara manual atau membiarkannya di sistem penjadwalan otomatis.
• Setelah mengambil, operator mendengarkan masalah pelanggan dan memberikan instruksi. Selain itu, operator dapat mengambil akses jarak jauh ke sistemnya untuk menyelesaikan masalah.
• Jika masalah tidak dapat diselesaikan di tempat, agen dapat berinteraksi dengan penelepon setelahnya dan juga dapat melakukan tindak lanjut secara teratur.
• Bergantung pada respons penelepon, agen dapat menandai tiket sebagai buka, tutup, terselesaikan, atau memerlukan tindak lanjut.
• Ketika tiket ditandai sebagai ditutup, panggilan otomatis, pesan teks, atau email dikirim ke penelepon untuk umpan balik.

Jenis Perangkat Lunak Pusat Panggilan

Satu-satunya tujuan solusi pusat kontak adalah untuk membantu bisnis berkomunikasi dengan pelanggan mereka sehingga mereka dapat menyediakan produk atau layanan yang lebih baik. Berdasarkan bagaimana komunikasi diproses dan bagaimana sistem diinstal, perangkat lunak call center dibagi ke dalam kategori berikut.

Layanan Pusat Kontak Di Kantor

Mereka biasanya datang dengan izin pemanfaatan tepat waktu; oleh karena itu, perusahaan itu sendiri yang menangani peningkatan dan pemeliharaan setup. Biasanya, perangkat keras dan peralatan cabang pribadi dipasang sebagai platform fisik untuk mendukung perangkat lunak karena ini adalah jenis yang paling eksekutif; Oleh karena itu, Anda harus memiliki modal yang cukup besar untuk membeli dan menjalankannya.

Sistem Pusat Panggilan Berbasis Cloud

Mereka adalah model SaaS (pengiriman perangkat lunak dan metode lisensi di mana perangkat lunak hanya diakses melalui langganan online daripada membeli dan menginstal komputer fisik atau perangkat keras). Mereka mudah diakses dari mana saja dan dapat dioperasikan dari jarak jauh. Tetapi mereka membutuhkan koneksi internet yang baik untuk dioperasikan. Jika tidak, semua pengaturan akan runtuh. Namun, mereka adalah perangkat lunak pusat panggilan yang paling terjangkau.

Baca Juga: Buat Kotak Kemasan Kustom Untuk Bisnis Minyak Atsiri

Keuntungan dari Perangkat Lunak Call Center

• Mereka menambahkan nilai lebih untuk bisnis Anda dibandingkan dengan biaya mereka. Namun, sistem di tempat itu mahal, tetapi sistem SaaS tidak memerlukan perangkat keras dan pemeliharaan apa pun; oleh karena itu, mereka sangat hemat biaya.
• Sebuah tim kecil diperlukan untuk mengoperasikan sistem kecuali Anda tidak menjalankan operasi BPO. Menyewa tim jarak jauh untuk pusat panggilan virtual akan membuatnya lebih hemat biaya.
• Ini meningkatkan keamanan data Anda. Karena semuanya dioperasikan melalui cloud data, ada kemungkinan kecil pencurian data kecuali Anda mendapatkan penyedia yang andal.
• Sistem seperti SaaS memberi Anda fleksibilitas operasional. Ini memungkinkan pekerja Anda untuk bekerja dari rumah alih-alih kotak tertutup, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas karyawan Anda.
• Mungkin keuntungan terbesar dari pusat panggilan adalah meningkatkan layanan pelanggan Anda secara eksponensial; ini membangun kepercayaan orang pada merek atau perusahaan Anda, yang merupakan segalanya dalam bisnis.

Pikiran Akhir

Solusi pusat kontak telah menjadi bagian integral dalam bisnis apa pun karena merupakan alat paling efektif untuk layanan pelanggan dan dukungan yang membangun kepercayaan. Jika orang mempercayai merek Anda, kami adalah juara!