Cara Meningkatkan Kualitas Panggilan dan Mengurangi Biaya untuk Bisnis Anda

Komunikasi adalah infrastruktur penting untuk bisnis. Semuanya bergantung pada komunikasi yang jelas dan andal: tim Anda harus dapat berkomunikasi secara konsisten satu sama lain dan dengan pelanggan.

Posting Terkait: Perangkat Lunak Pusat Panggilan Terbaik di 2022-23

Namun, meningkatkan kualitas panggilan sering kali berarti meningkatkan biaya, yang menyebabkan perhitungan rumit. Akankah manfaat komunikasi yang ditingkatkan menghasilkan pendapatan yang cukup untuk membayar dirinya sendiri dan membenarkan biayanya?

Namun, jika Anda tahu cara meningkatkan kualitas panggilan dan mengurangi biaya pada saat yang sama, Anda tidak perlu khawatir untuk menimbang biaya dan manfaat ini, setidaknya tidak sebanyak itu.

Tentu saja, kami akan membahas cara meningkatkan kualitas panggilan sekaligus mengurangi biaya, untuk membuat kehidupan bisnis Anda lebih mudah dan lebih menguntungkan.

Cara Mengurangi Biaya, Meningkatkan Kepuasan Pelanggan, dan Meningkatkan Pengalaman Pengguna Akhir

Meningkatkan kualitas panggilan sambil mengurangi biaya adalah masalah penerapan strategi komunikasi dan teknologi yang melakukan pekerjaan dengan lebih efisien.

Dalam beberapa kasus, Anda dapat menerapkan strategi pada jaringan komunikasi apa pun yang Anda miliki. Strategi lain membutuhkan infrastruktur komunikasi yang lebih mumpuni.

Inilah yang harus dilakukan, dimulai dengan sisi teknologi.

Baca Juga: Tips Meluncurkan Startup di Industri yang Sangat Regulasi

Migrasikan komunikasi Anda ke Platform Trunking SIP

Intinya, SIP trunking menggunakan koneksi digital untuk menghubungkan sistem telepon Anda ke internet, sehingga panggilan Anda bergantung pada infrastruktur internet, bukan saluran telepon tradisional. Penyedia trunking SIP, seperti Telnyx, memberi Anda kekuatan untuk memigrasikan sistem telepon Anda ke platform trunking SIP, terlepas dari apakah Anda menggunakan sistem telepon lawas atau komunikasi VoIP.

Trunking SIP menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan VoIP standar dan sistem telepon lama:

• Penanganan panggilan tingkat lanjut. Penyedia trunking SIP memiliki kontrol yang lebih baik atas bagaimana panggilan Anda melewati jaringan mereka.

Ini memungkinkan mereka untuk menawarkan fitur yang lebih canggih seperti perutean panggilan khusus untuk setiap nomor telepon, perekaman panggilan, dan kontrol panggilan terprogram. Ini memberi Anda lebih banyak kontrol dan opsi untuk merutekan panggilan dan mengimplementasikan otomatisasi.

• Kualitas panggilan yang lebih baik. Trunking SIP menyediakan koneksi yang lebih langsung antara jaringan sistem telepon internal Anda dan jaringan area luas internet.

Ini berarti lebih sedikit kabel dan lebih sedikit perangkat keras dalam koneksi telepon Anda. Menyederhanakan infrastruktur koneksi mengurangi kebisingan dan memberikan sinyal yang lebih jelas untuk audio panggilan yang lebih baik dan panggilan video yang tajam.

• Lebih banyak fleksibilitas. SIP trunking kompatibel dengan hard dan softphone.

Jika Anda sudah memiliki telepon meja fisik untuk tim Anda, mereka akan bekerja di jaringan trunking SIP. Tetapi trunking SIP juga memberi Anda pilihan untuk menggunakan softphone, yang memungkinkan tim Anda menggunakan smartphone atau komputer untuk komunikasi telepon.

Menggunakan softphones sering meningkatkan produktivitas karena mudah untuk menggunakan auto dialer dan alat telepon lainnya pada softphone.

Baca Juga: 10 Manfaat Terbaik Layanan Relokasi Kantor Profesional

• Keamanan yang ditingkatkan. Penyedia trunking SIP berkualitas memiliki dan mengoperasikan jaringan IP mereka sendiri.

Itu berarti bahwa mereka dapat mengamankan data panggilan Anda dari ujung ke ujung, daripada hanya melindungi data Anda sampai data tersebut meninggalkan jaringan penyedia SIP Anda dan melompat ke jaringan pihak ketiga atau, lebih buruk lagi, internet publik.

Keamanan yang lebih baik mengurangi risiko kebocoran data bencana, yang bisa cukup parah untuk membuat perusahaan bangkrut.

• Kolaborasi yang lebih produktif. Komunikasi yang lebih jelas dan andal berarti tim Anda dapat berbagi informasi dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak hal. Trunking SIP juga mendukung obrolan dan pesan teks untuk memastikan bahwa tim Anda dapat tetap terhubung, di mana pun mereka berada.
• Biaya lebih rendah. Trunking SIP hanya lebih hemat biaya daripada teknologi telekomunikasi lainnya.

Dengan SIP trunking, Anda dapat menyediakan dan mengakhiri nomor telepon sesuai permintaan, yang berarti Anda hanya membayar koneksi yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya. Dengan begitu Anda tidak akan pernah memiliki nomor telepon yang menganggur, menghabiskan anggaran Anda dengan sia-sia.

Namun, trunking SIP hampir selalu berharga lebih murah daripada VoIP dan telekomunikasi lama, baik per nomor maupun per menit.

Kedua faktor pengurangan biaya ini digabungkan untuk menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan bagi bisnis.

Atur Pelacakan Pesan Suara

Pelacakan pesan suara meningkatkan pengiriman pesan suara.

Teknologi ini mengawasi pesan suara Anda saat dirutekan ke situs eksternal, lalu mengembalikan pemberitahuan saat situs memeriksa pesan dan saat pesan benar-benar terkirim.

Ini memastikan bahwa pesan suara Anda dirutekan melalui jaringan terbaik, berdasarkan kemacetan jaringan dan faktor eksternal seperti kondisi cuaca, karena pelacakan pesan suara akan mendeteksi saat pengiriman pesan gagal atau memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Ketika Anda tahu pesan suara sedang dikirim, Anda memiliki akuntabilitas staf yang lebih baik, karena Anda tahu kapan pesan telah dikirim. Namun, mendapatkan tingkat pengiriman pesan tertinggi hanya menghilangkan kegagalan komunikasi yang berada di luar kendali tim Anda.

Baca Juga: Opsi Pembayaran Bisnis untuk Bisnis Anda yang Berkembang di Tahun 2022

Menerapkan Respons Suara Interaktif (IVR)

Anda mungkin akrab dengan sistem Interactive Voice Response (IVR), meskipun Anda tidak terbiasa dengan istilah tersebut. Jika Anda pernah menelepon bisnis, dan terhubung ke sistem menu otomatis yang merespons perintah suara, Anda telah menggunakan sistem IVR.

Pada dasarnya, sistem IVR memungkinkan sistem telekomunikasi Anda untuk secara otomatis merutekan panggilan ke orang yang tepat.

Tanpa sistem IVR Anda juga harus menggunakan menu nada sentuh, yang lebih rumit dan kurang mampu daripada sistem IVR. Atau Anda harus memiliki perwakilan layanan pelanggan yang didedikasikan untuk merutekan panggilan secara manual.

Tak satu pun dari ini adalah pilihan yang baik.

Sistem IVR tidak hanya mengotomatiskan perutean panggilan, tetapi juga dapat memberikan dukungan otomatis. Beberapa masalah pelanggan dapat diselesaikan dengan instruksi atau informasi sederhana yang direkam.

Jika Anda mengotomatiskan panggilan layanan pelanggan sederhana, itu membuat tim layanan pelanggan Anda memiliki lebih banyak waktu untuk membantu pelanggan yang memiliki masalah yang lebih kompleks.

Ini mengurangi waktu untuk menyelesaikan semua pertanyaan layanan pelanggan Anda, yang pada akhirnya meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.

Manfaatkan Perutean Panggilan Langsung

Perutean panggilan langsung hanya mengurangi jumlah koneksi yang diperlukan untuk mentransfer panggilan dari satu nomor ke nomor lain.

Anda mungkin berpikir bahwa panggilan akan dirutekan secara langsung dari satu nomor ke nomor lain, sepanjang waktu. Namun, ini tidak selalu terjadi.

Beberapa penyedia telekomunikasi menggunakan jaringan pihak ketiga atau mengandalkan internet publik untuk menghubungkan panggilan. Ini dapat memperumit koneksi panggilan Anda, karena jaringan internet bagian ketiga dan publik tidak selalu yang paling efisien, dan sering kali menambahkan "hop" saat mereka merutekan panggilan dari satu nomor ke nomor lain.

Idealnya, penyedia trunking SIP Anda akan menggunakan perutean langsung secara default. Situasi terbaik kedua adalah penyedia SIP Anda akan memberi Anda opsi untuk menggunakan perutean panggilan langsung.

Baca Juga: 8 Langkah Meningkatkan Keamanan Saat Membuka Kembali Bisnis Anda

Perutean panggilan langsung memastikan bahwa pesan terkirim dengan andal dan meningkatkan semua komunikasi waktu nyata Anda. Saat panggilan dialihkan secara tidak langsung, hal itu dapat menyebabkan kebisingan dan obrolan pada panggilan suara dan kualitas visual yang buruk dalam panggilan video.

Perutean panggilan langsung hanya menghasilkan komunikasi yang lebih andal dan lebih jelas antara tim Anda dan dengan pelanggan Anda.

Mulai kurangi biaya sebelum terlambat

Seperti yang mungkin Anda perhatikan, sebagian besar memerlukan koneksi trunking SIP.

VoIP standar dan sistem telepon lama tidak memiliki kemampuan dan konfigurasi untuk menerapkan strategi ini. Jika Anda masih menggunakan salah satu infrastruktur telekomunikasi tradisional ini, Anda tidak akan dapat mengatur komunikasi Anda menjadi yang paling efisien.

Oleh karena itu, langkah pertama adalah memigrasikan komunikasi Anda ke platform trunking SIP.

Untuk sebagian besar bisnis, ini akan segera mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas panggilan. Namun, setelah komunikasi Anda berjalan pada koneksi SIP, Anda dapat mengonfigurasi telekomunikasi Anda dan melipatgandakan upaya pengurangan biaya Anda.