İşletmeniz İçin Çağrı Kalitesini Nasıl Artırır ve Maliyetleri Nasıl Azaltırsınız?

İletişim, işletmeler için kritik bir altyapıdır. Her şey açık ve güvenilir iletişime dayanır: ekipleriniz birbirleriyle ve müşterilerle tutarlı bir şekilde iletişim kurabilmelidir.

İlgili Yazı: 2022-23 Yılının En İyi Çağrı Merkezi Yazılımı

Bununla birlikte, çağrı kalitesinin iyileştirilmesi genellikle maliyetlerin artması anlamına gelir ve bu da karmaşık hesaplamaları beraberinde getirir. İyileştirilmiş iletişimin faydaları, kendi masraflarını karşılamaya ve maliyetleri haklı çıkarmaya yetecek kadar gelir sağlayacak mı?

Ancak, arama kalitesini nasıl iyileştireceğinizi ve aynı zamanda maliyetleri nasıl azaltacağınızı biliyorsanız, bu maliyetleri ve faydaları en azından o kadar tartma konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Elbette, iş hayatınızı daha kolay ve daha karlı hale getirmek için maliyetleri düşürürken çağrı kalitesini artırmanın yollarını ele alacağız.

Maliyetler Nasıl Azaltılır, Müşteri Memnuniyeti Nasıl Artırılır ve Son Kullanıcı Deneyimi Nasıl İyileştirilir

Maliyetleri düşürürken çağrı kalitesini iyileştirmek, işi daha verimli yapan iletişim stratejilerini ve teknolojilerini uygulama meselesidir.

Bazı durumlarda, sahip olduğunuz herhangi bir iletişim ağı üzerinde stratejileri uygulayabilirsiniz. Diğer stratejiler daha yetenekli iletişim altyapısı gerektirir.

İşte teknolojik yönden başlayarak yapmanız gerekenler.

Ayrıca Okuyun: Ağır Düzenlenmiş Bir Sektörde Bir Startup Kurmak İçin İpuçları

İletişimlerinizi bir SIP Trunking Platformuna Taşıyın

Özünde, SIP kanalı, telefon sisteminizi internete bağlamak için dijital bağlantılar kullanır, bu nedenle aramalarınız geleneksel telefon hatları yerine internet altyapısına dayanır. Telnyx gibi SIP kanal sağlayıcıları, eski bir telefon sistemi veya VoIP iletişimi kullanıyor olmanızdan bağımsız olarak, telefon sisteminizi bir SIP kanal platformuna geçirme gücü verir.

SIP kanalı, hem standart VoIP hem de eski telefon sistemlerine göre çeşitli avantajlar sunar:

• Gelişmiş arama yönetimi. SIP kanal sağlayıcıları, aramalarınızın kendi ağları üzerinden nasıl seyahat ettiği konusunda daha iyi kontrole sahiptir.

Bu, her telefon numarası için özel arama yönlendirme, arama kaydı ve programlı arama kontrolü gibi daha gelişmiş özellikler sunmalarını sağlar. Bu, aramaları yönlendirmek ve otomasyonu uygulamak için size çok daha fazla kontrol ve seçenek sunar.

• Daha iyi arama kalitesi. SIP kanalı, dahili telefon sistemi ağınız ile internetin geniş alan ağı arasında daha doğrudan bir bağlantı sağlar.

Bu, telefon bağlantınızda daha az kablo ve daha az donanım parçası anlamına gelir. Bağlantı altyapısının basitleştirilmesi, gürültüyü azaltır ve daha iyi sesli arama ve net görüntülü aramalar için daha net bir sinyal sunar.

• Daha fazla esneklik. SIP kanalı hem sabit hem de yazılım telefonlarıyla uyumludur.

Ekipleriniz için zaten fiziksel masa telefonlarınız varsa, bunlar bir SIP kanal ağı üzerinde çalışırlar. Ancak SIP kanalı, size, ekiplerinizin telefon iletişimi için akıllı telefonları veya bilgisayarları kullanmasını sağlayan yazılım telefonlarını kullanma seçeneği de sunar.

Bir yazılım telefonunda otomatik çeviriciler ve diğer telefon araçlarını kullanmak kolay olduğundan, yazılım telefonlarının kullanılması genellikle üretkenliği artırır.

Ayrıca Okuyun: Profesyonel Ofis Yer Değiştirme Hizmetlerinin En İyi 10 Faydası

• Arttırılmış güvenlik. Kaliteli SIP kanal sağlayıcıları kendi IP ağlarına sahiptir ve işletir.

Bu, yalnızca SIP sağlayıcınızın ağından ayrılana ve üçüncü taraf bir ağa veya daha da kötüsü, genel internete bağlanana kadar verilerinizi korumak yerine, arama verilerinizi uçtan uca güvence altına alabilecekleri anlamına gelir.

Daha iyi güvenlik, şirketleri iflas ettirecek kadar ciddi olabilen yıkıcı veri sızıntısı risklerini azaltır.

• Daha üretken işbirliği. Daha net, daha güvenilir iletişim, ekiplerinizin bilgileri daha iyi paylaşabileceği ve daha fazlasını yapabileceği anlamına gelir. SIP kanalı, ekiplerinizin nerede olurlarsa olsunlar bağlantıda kalmalarını sağlamak için sohbet ve metin mesajlaşmasını da destekler.
• Daha düşük maliyetler. SIP kanalı, diğer telekom teknolojilerinden daha uygun maliyetlidir.

SIP kanalıyla, telefon numaralarını talep üzerine sağlayabilir ve sonlandırabilirsiniz; bu, yalnızca ihtiyacınız olan bağlantılar için ihtiyacınız olduğunda ödeme yapacağınız anlamına gelir. Bu şekilde hiçbir zaman boşta kalan ve bütçenizi gereksiz yere tüketen telefon numaralarınız olmaz.

Bununla birlikte, SIP kanalı, hem sayı hem de dakika bazında neredeyse her zaman VoIP ve eski telekomdan daha düşük maliyetlidir.

Bu iki maliyet azaltma faktörü, işletmeler için önemli bir maliyet düşüşü sağlamak üzere birleşir.

Sesli Mesaj İzlemeyi Ayarlayın

Sesli mesaj takibi, sesli mesaj iletimini iyileştirir.

Bu teknoloji, harici bir siteye yönlendirildiklerinde sesli mesajlarınızı takip eder, ardından site mesajı kontrol ettiğinde ve mesaj gerçekten teslim edildiğinde bir bildirim döndürür.

Bu, sesli mesaj takibi, mesaj teslimi başarısız olduğunda veya olması gerekenden daha uzun sürdüğünde, ağ tıkanıklığına ve hava koşulları gibi dış etkenlere bağlı olarak sesli mesajlarınızın en iyi ağlar üzerinden yönlendirilmesini sağlar.

Sesli mesajların iletildiğini bildiğinizde, mesajların ne zaman teslim edildiğini bildiğiniz için daha iyi personel sorumluluğuna sahip olursunuz. Bununla birlikte, en yüksek mesaj dağıtım hızlarını elde etmek, ekibinizin kontrolü dışında olan iletişim hatalarını ortadan kaldırır.

Ayrıca Okuyun: 2022'de Büyüyen İşletmeniz için Ticari Ödeme Seçenekleri

Etkileşimli Sesli Yanıtı (IVR) uygulayın

Terime aşina olmasanız bile, muhtemelen Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) sistemlerine aşinasınızdır. Daha önce bir işletmeyi aradıysanız ve sesli komutlara yanıt veren otomatik bir menü sistemine bağlandıysanız, bir IVR sistemi kullanmışsınızdır.

Temel olarak, bir IVR sistemi, telekom sisteminizin aramaları otomatik olarak doğru kişiye yönlendirmesini sağlar.

Bir IVR sistemi olmadan, bir IVR sisteminden daha hantal ve daha az yetenekli olan dokunmatik menüleri kullanmanız gerekir. Veya aramaları manuel olarak yönlendirmeye adanmış bir müşteri hizmetleri temsilciniz olmalıdır.

Bunların hiçbiri iyi seçenekler değil.

Bir IVR sistemi yalnızca çağrı yönlendirmeyi otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda otomatik destek de sağlayabilir. Bazı müşteri sorunları basit, kaydedilmiş talimatlar veya bilgilerle çözülebilir.

Basit müşteri hizmetleri aramalarını otomatikleştirirseniz, müşteri hizmetleri ekiplerinize daha karmaşık sorunları olan müşterilere yardımcı olmak için daha fazla zaman kalır.

Bu, tüm müşteri hizmetleri sorgularınızın çözüm süresini kısaltır ve sonuçta müşteri deneyiminizi geliştirir.

Doğrudan Çağrı Yönlendirmesinden Yararlanın

Doğrudan arama yönlendirme, bir aramayı bir numaradan diğerine aktarmak için gereken bağlantı sayısını azaltır.

Aramaların her zaman doğrudan bir numaradan diğerine yönlendirileceğini düşünebilirsiniz. Ancak, bu her zaman böyle değildir.

Bazı telekom sağlayıcıları, üçüncü taraf ağları kullanır veya aramaları bağlamak için genel internete güvenir. Bu, arama bağlantılarınızı karmaşıklaştırabilir, çünkü üçüncü taraf ve genel internet ağları her zaman en verimli ağlar değildir ve aramaları bir numaradan diğerine yönlendirirken genellikle "atlamalar" ekler.

İdeal olarak, SIP kanal sağlayıcınız varsayılan olarak doğrudan yönlendirmeyi kullanır. İkinci en iyi durum, SIP sağlayıcınızın size doğrudan arama yönlendirmeyi kullanma seçeneği sunmasıdır.

Ayrıca Okuyun: İşletmenizi Yeniden Açarken Güvenliği Artırmak İçin 8 Adım

Doğrudan arama yönlendirme, mesajların güvenilir bir şekilde iletilmesini sağlar ve tüm gerçek zamanlı iletişimlerinizi geliştirir. Aramalar dolaylı olarak yönlendirildiğinde, sesli aramalarda gürültüye ve gevezeliğe ve görüntülü aramalarda düşük görsel kaliteye neden olabilir.

Doğrudan arama yönlendirme, ekipleriniz ve müşterileriniz arasında daha güvenilir ve daha net iletişim sağlar.

Çok geç olmadan maliyetleri düşürmeye başlayın

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, bunların çoğu SIP kanal bağlantıları gerektirir.

Standart VoIP ve eski telefon sistemleri, bu stratejileri uygulayacak yetenek ve yapılandırılabilirlikten yoksundur. Hala bu geleneksel telekom altyapılarından birini kullanıyorsanız, iletişiminizi en verimli olacak şekilde ayarlayamazsınız.

Bu nedenle, ilk adım, iletişimlerinizi bir SIP kanal platformuna taşımaktır.

Çoğu işletme için bu, maliyetleri hemen azaltacak ve arama kalitesini artıracaktır. Ancak, iletişimleriniz SIP bağlantılarında çalışmaya başladığında, telekomlarınızı yapılandırabilir ve maliyet düşürme çabalarınızı ikiye katlayabilirsiniz.