Jak poprawić jakość połączeń i obniżyć koszty dla Twojej firmy

Komunikacja to kluczowa infrastruktura dla firm. Wszystko opiera się na jasnej, niezawodnej komunikacji: Twoje zespoły muszą być w stanie konsekwentnie komunikować się ze sobą i z klientami.

Powiązany post: Najlepsze oprogramowanie Call Center w latach 2022-23

Jednak poprawa jakości połączeń często oznacza wzrost kosztów, co prowadzi do skomplikowanych obliczeń. Czy korzyści płynące z lepszej komunikacji wygenerują wystarczające przychody, aby się zwrócić i uzasadnić koszty?

Ale jeśli wiesz, jak poprawić jakość połączeń i jednocześnie obniżyć koszty, nie musisz się martwić o ważenie tych kosztów i korzyści, przynajmniej nie tak bardzo.

Oczywiście omówimy sposoby na poprawę jakości połączeń przy jednoczesnym obniżeniu kosztów, aby Twoje życie biznesowe było łatwiejsze i bardziej opłacalne.

Jak obniżyć koszty, zwiększyć satysfakcję klienta i poprawić wrażenia użytkownika końcowego?

Poprawa jakości połączeń przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jest kwestią wdrażania strategii i technologii komunikacyjnych, które wykonują pracę wydajniej.

W niektórych przypadkach możesz wdrożyć strategie w dowolnej sieci komunikacyjnej, którą posiadasz. Inne strategie wymagają bardziej wydajnej infrastruktury komunikacyjnej.

Oto co zrobić, zaczynając od strony technologicznej.

Przeczytaj także: Wskazówki dotyczące uruchamiania startupu w silnie regulowanej branży

Przenieś swoją komunikację do platformy SIP Trunking

Zasadniczo trunking SIP wykorzystuje połączenia cyfrowe do łączenia systemu telefonicznego z Internetem, więc połączenia opierają się na infrastrukturze internetowej, a nie na tradycyjnych liniach telefonicznych. Dostawcy usług trunkingowych SIP, tacy jak Telnyx, umożliwiają migrację systemu telefonicznego do platformy trunkingowej SIP, niezależnie od tego, czy używasz starszego systemu telefonicznego, czy komunikacji VoIP.

Trunking SIP oferuje kilka korzyści w porównaniu ze standardowymi systemami telefonicznymi VoIP i starszymi:

• Zaawansowana obsługa połączeń. Dostawcy usług trunkingowych SIP mają lepszą kontrolę nad sposobem przesyłania połączeń w ich sieci.

Dzięki temu mogą oferować bardziej zaawansowane funkcje, takie jak niestandardowe kierowanie połączeń dla każdego numeru telefonu, nagrywanie rozmów i programowa kontrola połączeń. Daje to znacznie większą kontrolę i opcje kierowania połączeń i wdrażania automatyzacji.

• Lepsza jakość połączeń. SIP trunking zapewnia bardziej bezpośrednie połączenie między wewnętrzną siecią systemu telefonicznego a rozległą siecią internetową.

Oznacza to mniej przewodów i mniej elementów sprzętowych w połączeniu telefonicznym. Uproszczenie infrastruktury połączeń redukuje szumy i zapewnia wyraźniejszy sygnał, co zapewnia lepszy dźwięk podczas rozmów i wyraźne rozmowy wideo.

• Większa elastyczność. Trunking SIP jest kompatybilny zarówno z telefonami twardymi, jak i programowymi.

Jeśli masz już fizyczne telefony stacjonarne dla swoich zespołów, będą one działać w sieci trunkingowej SIP. Ale trunking SIP daje również możliwość korzystania z telefonów programowych, co umożliwia zespołom korzystanie ze smartfonów lub komputerów do komunikacji telefonicznej.

Korzystanie z telefonów programowych często zwiększa wydajność, ponieważ w telefonie programowym można łatwo korzystać z automatycznych dialerów i innych narzędzi telefonicznych.

Przeczytaj także: 10 najważniejszych zalet profesjonalnych usług relokacji biur

• Rozszerzona ochrona. Dostawcy wysokiej jakości trunkingu SIP posiadają i obsługują własną sieć IP.

Oznacza to, że mogą zabezpieczyć dane połączeń od początku do końca, a nie tylko chronić dane do momentu opuszczenia sieci dostawcy SIP i przejścia do sieci innej firmy lub, co gorsza, publicznego Internetu.

Lepsze zabezpieczenia zmniejszają ryzyko katastrofalnych wycieków danych, które mogą być wystarczająco poważne dla bankrutujących firm.

• Bardziej wydajna współpraca. Bardziej przejrzysta i niezawodna komunikacja oznacza, że ​​Twoje zespoły mogą lepiej dzielić się informacjami i robić więcej. Trunking SIP obsługuje również czat i wiadomości tekstowe, aby zapewnić, że Twoje zespoły mogą pozostać w kontakcie, gdziekolwiek się znajdują.
• Niższe koszty. Trunking SIP jest po prostu bardziej opłacalny niż inne technologie telekomunikacyjne.

Dzięki trunkingowi SIP możesz udostępniać i zamykać numery telefonów na żądanie, co oznacza, że ​​płacisz tylko za potrzebne połączenia, kiedy ich potrzebujesz. W ten sposób nigdy nie będziesz mieć bezczynnych numerów telefonów, bezużytecznie pochłaniając Twój budżet.

Jednak trunking SIP prawie zawsze kosztuje mniej niż VoIP i starsze rozwiązania telekomunikacyjne, zarówno w przeliczeniu na liczbę, jak i minutę.

Te dwa czynniki redukcji kosztów łączą się, aby zapewnić firmom znaczną redukcję kosztów.

Skonfiguruj śledzenie wiadomości głosowych

Śledzenie wiadomości głosowych poprawia dostarczanie wiadomości głosowych.

Ta technologia utrzymuje zakładki na wiadomościach głosowych, gdy są one kierowane do witryny zewnętrznej, a następnie zwraca powiadomienie, gdy witryna sprawdza wiadomość i kiedy wiadomość jest rzeczywiście dostarczona.

Gwarantuje to, że wiadomości głosowe są kierowane przez najlepsze sieci, w oparciu o przeciążenie sieci i czynniki zewnętrzne, takie jak warunki pogodowe, ponieważ śledzenie wiadomości głosowych wykryje, kiedy dostarczenie wiadomości nie powiedzie się lub trwa dłużej niż powinno.

Kiedy wiesz, że wiadomości głosowe są dostarczane, masz lepszą odpowiedzialność personelu, ponieważ wiesz, kiedy wiadomości zostały dostarczone. Jednak uzyskanie najwyższych wskaźników dostarczania wiadomości po prostu eliminuje awarie komunikacji, które są poza kontrolą Twojego zespołu.

Przeczytaj także: Biznesowe opcje płatności dla rozwijającej się firmy w 2022 r .

Implementuj interaktywną odpowiedź głosową (IVR)

Prawdopodobnie znasz systemy Interactive Voice Response (IVR), nawet jeśli nie znasz tego terminu. Jeśli kiedykolwiek dzwoniłeś do firmy i podłączałeś się do zautomatyzowanego systemu menu, który reagował na polecenia głosowe, korzystałeś z systemu IVR.

Zasadniczo system IVR umożliwia systemowi telekomunikacyjnemu automatyczne kierowanie połączeń do właściwej osoby.

Bez systemu IVR musisz albo korzystać z menu tonowych, które są bardziej nieporęczne i mniej wydajne niż system IVR. Lub musisz mieć przedstawiciela obsługi klienta zajmującego się ręcznym kierowaniem połączeń.

Żadna z tych opcji nie jest dobrym rozwiązaniem.

System IVR nie tylko automatyzuje kierowanie połączeń, ale może również zapewniać zautomatyzowane wsparcie. Niektóre problemy klientów można rozwiązać za pomocą prostych, zapisanych instrukcji lub informacji.

Jeśli zautomatyzujesz proste rozmowy z obsługą klienta, Twoje zespoły obsługi klienta będą miały więcej czasu na pomoc klientom, którzy mają bardziej złożone problemy.

Skraca to czas na rozwiązanie wszystkich zapytań dotyczących obsługi klienta, co ostatecznie poprawia jakość obsługi klienta.

Wykorzystaj bezpośrednie przekierowanie połączeń

Bezpośrednie kierowanie połączeń po prostu zmniejsza liczbę połączeń wymaganych do przeniesienia połączenia z jednego numeru na drugi.

Można by pomyśleć, że połączenia będą przez cały czas przekierowywane bezpośrednio z jednego numeru na drugi. Jednak nie zawsze tak jest.

Niektórzy operatorzy telekomunikacyjni korzystają z sieci innych firm lub polegają na publicznym Internecie w celu nawiązywania połączeń. Może to skomplikować połączenia telefoniczne, ponieważ zewnętrzne i publiczne sieci internetowe nie zawsze są najbardziej wydajne i często dodają „przeskoki”, gdy przekierowują połączenia z jednego numeru na drugi.

Najlepiej byłoby, gdyby Twój dostawca łączy trunkingowych SIP domyślnie używał routingu bezpośredniego. Drugą najlepszą sytuacją jest to, że Twój dostawca SIP daje Ci możliwość korzystania z bezpośredniego routingu połączeń.

Przeczytaj także: 8 kroków do poprawy bezpieczeństwa podczas ponownego otwierania firmy

Bezpośrednie kierowanie połączeń zapewnia niezawodne dostarczanie wiadomości i usprawnia całą komunikację w czasie rzeczywistym. Gdy połączenia są kierowane pośrednio, może to powodować hałas i rozmowy głosowe oraz słabą jakość obrazu w rozmowach wideo.

Bezpośrednie kierowanie połączeń po prostu zapewnia bardziej niezawodną i przejrzystą komunikację między Twoimi zespołami i klientami.

Zacznij ograniczać koszty, zanim będzie za późno

Jak zapewne zauważyłeś, większość z nich wymaga połączeń trunkingowych SIP.

Standardowym systemom telefonii VoIP i starszym systemom telefonicznym po prostu brakuje możliwości i możliwości konfiguracji do wdrożenia tych strategii. Jeśli nadal korzystasz z jednej z tych tradycyjnych infrastruktur telekomunikacyjnych, po prostu nie będziesz w stanie skonfigurować komunikacji tak, aby była najbardziej wydajna.

Dlatego pierwszym krokiem jest migracja komunikacji do platformy trunkingowej SIP.

W przypadku większości firm spowoduje to natychmiastowe obniżenie kosztów i poprawę jakości połączeń. Jednak, gdy komunikacja działa na połączeniach SIP, możesz skonfigurować swoje urządzenia telekomunikacyjne i podwoić wysiłki związane z redukcją kosztów.