Jeśli Twoje biuro zdecydowało się wprowadzić nową aplikację do przesyłania wiadomości, aby zwiększyć zaangażowanie całego zespołu, nie jesteś sam.

Wcześniej firmy wykorzystywały pocztę elektroniczną do komunikacji z zespołami i klientami. Następnie pojawiły się aplikacje do obsługi wiadomości wewnętrznych, takie jak Slack, HipChat i Microsoft Teams. Obiecywali wyższą produktywność. Obiecali też, że „zabiją” e-maile.

Ale jakim kosztem zabili e-maile? Czy aplikacje do przesyłania wiadomości zwiększyły naszą produktywność, czy jest tak samo jak wcześniej? Dlaczego wybraliśmy je zamiast e-maili?

Oto, jak aplikacje do przesyłania wiadomości wpływają na produktywność w pracy

Firmy mają swoje powody i sposoby korzystania z aplikacji do przesyłania wiadomości. Chociaż niektórzy z nich mogą nadal być przekonani, że wiadomości e-mail nie działają, wydajność wzrosła, a koordynacja zespołu poprawiła się, czy to się rzeczywiście wydarzyło? Omówmy, w jaki sposób aplikacje do przesyłania wiadomości kosztują produktywność w miejscu pracy.

Zacierają granicę między pracą a życiem

Badanie wykazało, że pracownicy, którzy tracą koncentrację, niekoniecznie są ich winą. W rzeczywistości zauważa: „Pracownicy nie zawsze są winni rozproszenia uwagi”, powiedział. Dodano, że ta nowa klasa aplikacji biznesowych naśladuje aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych, z których ludzie już korzystają w życiu osobistym.

Inne badanie dotyczące Slacka wykazało, że ludzie spędzają w aplikacji średnio 10 godzin dziennie, czyli o 67 procent więcej niż średni czas spędzany na e-mailach. Te aplikacje są stale obecne przez cały dzień pracy, a często także przed pracą i po niej, jeszcze bardziej zacierając granicę między właściwą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.

Interfejsy aplikacji są bardziej rozmowne, swobodne i zabawne przez e-mail

Open Slack i ich GreetBot mogą Cię powitać. Możesz dodać media społecznościowe do Slacka, a nawet znaleźć nowy sposób na połączenie swojego zespołu. Slack ma nawet aplikacje „Social & Fun” jako część swojego katalogu aplikacji. Te aplikacje zostały stworzone, aby zapewnić ludzki kontakt z pracą.

Koncepcja polegająca na tym, że ludzie, z którymi rozmawiasz najczęściej, pozostają na szczycie listy, sprawia, że ​​rozpoczęcie nowej rozmowy jest niezwykle łatwe. Chociaż funkcje oferowane przez te aplikacje mogą nie różnić się od tego, co oferuje poczta e-mail, te aplikacje sprawiają, że wyglądają niezaprzeczalnie dobrze dzięki przyjaznym interfejsom, niezawodności, silnej funkcji wyszukiwania i jeszcze większej szybkości.

Po prostu wolimy nieskończone, gadatliwe, jednowierszowe wiadomości od przepełnionej skrzynki odbiorczej. Który z nich jest lepszy, jest nadal dyskusyjny.

Zachęcają do komunikacji w czasie rzeczywistym i wielozadaniowości

W prezentacji SlideShare menedżer produktu opowiedział, jak zmienia się wydajność pracy zi bez zakłóceń aplikacji do przesyłania wiadomości.

Chociaż zawsze możesz wchodzić i wychodzić z kanałów czatu podczas korzystania z oprogramowania do przesyłania wiadomości używanego w miejscu pracy, jeśli jesteś członkiem szczególnie aktywnego kanału, równie dobrze możesz spędzić tam cały dzień. Wygłupianie się na Slacku jest naprawdę zabawne. Wielu z nas próbuje odzyskać czas poprzez wielozadaniowość. Ale wielozadaniowość nie działa.

Ponieważ w programie tych aplikacji do przesyłania wiadomości jest zbyt dużo komunikacji i połączeń, możesz również czytać kanały przewijania poświęcone hobby lub przekąskom. Czy jednak ogólny pomysł nie polegał na poprawie współpracy w miejscu pracy i zwiększeniu produktywności?

Te aplikacje tak naprawdę nie zastąpiły poczty e-mail

Zmniejszyli to. Artykuł zauważa, że ​​asynchroniczność i otwartość są tajną bronią poczty elektronicznej. Większość firm nadal korzysta z wielu aplikacji do zarządzania pracą. Chociaż istnieje aplikacja do przesyłania wiadomości, aby poprawić komunikację między zespołami, wraz z tymi aplikacjami zespoły używają Trello do zarządzania projektami, poczta e-mail jest nadal dostępna do komunikacji z klientem, Dropbox jest do zarządzania plikami, a lista jest długa.

Chociaż platforma produktywności powinna być czymś, czego używasz mniej niż wcześniej, nadążanie za zbyt wieloma narzędziami, zbyt wieloma e-mailami, zbyt wieloma spotkaniami i zbyt wieloma wiadomościami staje się rzeczą. Chociaż aplikacja do czatu zespołowego miała pomóc Ci w pracy, uniemożliwia wykonywanie pracy, ponieważ stała się tylko jednym dodatkowym wymogiem w Twoim czasie.

Dlaczego firmy używają aplikacji do przesyłania wiadomości, aby usprawnić komunikację?

Mniej wiadomości e-mail, szybsza komunikacja, łatwiejsze zarządzanie projektami i koordynacja — to wszystko obiecują te aplikacje do przesyłania wiadomości, a także to, czego szukają firmy, gdy zdecydują się na ich użycie. Rozłóżmy to.

to jest modne

Choć może to zabrzmieć losowo, ludzie „wiedzą” o tych aplikacjach. Im więcej rozmawiam z innymi menedżerami, tym bardziej widać, że nie myślą oni o komunikatorach jako o konieczności, ale jako o czymś, z czego każdy jest zobowiązany korzystać i być integracyjnym.

Ponieważ Microsoft Teams zaprezentowało swoją pierwszą reklamę telewizyjną podczas niedzielnych playoffów NFL w tym roku, ich rywalizacja ze Slackiem, kolejną aplikacją do przesyłania wiadomości, była ostatnio napięta. Microsoft Teams jest aktywnie używany przez 20 milionów ludzi dziennie w porównaniu do 12 milionów Slacka (co wciąż jest ogromną liczbą). IBM niedawno wybrał Slack zamiast Microsoft Teams dla swoich 350 000 pracowników. Doniesiono nawet, że 91 firm z listy Fortune 100 korzysta już z Microsoft Teams.

Dzięki wszystkim dostępnym materiałom marketingowym te aplikacje zyskały entuzjazm z ust do ust. Nie można po prostu zignorować charyzmatycznego copywritingu. FOMO jest prawdziwe. Wiele firm, niezależnie od ich wielkości, stylu zarządzania, branży – cokolwiek – nie może powstrzymać się od wskoczenia na modę.

To „fajna kultura biurowa, dostępna do natychmiastowego pobrania”, oświadczył Slate pięć lat temu, gdy zjawisko to zaczęło się umacniać. Ten sam artykuł autorstwa Slate mówi również o tym, jak współpracownik redaktora The Frisky prowadził kampanię na rzecz jej współpracowników, aby zainteresowali się Slackiem „wyłącznie z zazdrości”. „Było zdecydowane poczucie, że przegapiłem brak Slacka. Na przykład możliwość pracy na czacie nie wystarczy teraz. Sam luz stał się postacią.”

Aplikacje spełniają oczekiwania większości profesjonalistów

Millenialsi stali się największym segmentem siły roboczej w USA w 2016 roku. Są również najbardziej zbadanym pokoleniem wszechczasów. Badanie przeprowadzone przez Fairygodboss na podstawie 200 pogłębionych wywiadów z millenialsami o „wysokim potencjale” wykazało, że millenialsi są zainteresowani 4 rzeczami, a jednym z nich jest „więcej komunikacji”. Badanie mówi, że milenialsi cenią dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, ponieważ ułatwia ona przejrzystość problemów i problemów.

Badania przeprowadzone przez Gallupa mówią: „Millennialsi to cyfrowi tubylcy pierwszej generacji, którzy czują się w Internecie jak w domu”. Mówi również, że są najmniej zaangażowani w siłę roboczą, a 85% z nich korzysta z Internetu za pomocą telefonów. Aplikacje do przesyłania wiadomości używane w miejscu pracy pozwalają im przez cały czas sprawdzać swój telefon. Emoji i zingi stają się częścią relacji i zaangażowania pracowników. A ponieważ 55 procent millenialsów czuje się niezaangażowanych, a 16 procent z nich czuje się aktywnie oderwanych, aplikacje do przesyłania wiadomości sprawiają, że czują się bardzo ważni, ponieważ mają pracować z ideą „nigdy się nie wyłączaj”.

Krótko mówiąc, jeśli chodzi o znaczenie angażowania millenialsów w siłę roboczą, pracodawcy patrzą z dobrej strony i myślą, że to, czego chcą millenialsi, może być z korzyścią dla wszystkich pracowników, dlatego lepiej jest przyjąć ich etykę pracy.

Aplikacje do przesyłania wiadomości mogą zwiększyć produktywność w miejscu pracy

Według badań przeprowadzonych przez IDC, tego typu „aplikacje do współpracy zespołowej” są częścią globalnego rynku wartego 3,5 miliarda dolarów. Błogosławieństwo w nieszczęściu, te aplikacje stały się niezbędne, aby organizacje działały sprawnie, ponieważ praca coraz bardziej przeniosła się na zdalną i globalną działalność.

W 2012 r. McKinsey powiedział, że technologie komunikacji w miejscu pracy mogą potencjalnie zwiększyć produktywność pracowników o 25%. Według tego badania przeciętny pracownik interakcji spędza około 28 procent tygodnia pracy na zarządzaniu pocztą e-mail i prawie 20 procent na poszukiwaniu informacji wewnętrznych lub śledzeniu współpracowników, którzy mogą pomóc w określonych zadaniach.

Badanie wykazało, że ludzie będą mogli łatwiej i szybciej osiągnąć to, czego chcą, korzystając z nowego oprogramowania do pracy. Do pewnego stopnia tak mogło się stać, ale pojawiły się też inne problemy.

Właściwe podejście do rzeczywistej produktywności

Każda aplikacja, z której zdecydujesz się korzystać, może pomóc Ci w zwiększeniu produktywności, pod warunkiem, że jest używana w sposób odpowiedzialny. Poczta e-mail miała na początku uprościć nasz sposób pracy i pomóc nam osiągnąć produktywność. Dopiero z biegiem czasu został wykorzystany i niewłaściwie wykorzystany.

Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby „wyjść z labiryntu”:

1. Poszukaj innych sposobów na zwiększenie produktywności
2. Zamień wiele aplikacji na jedną
3. Indywidualne rozwiązania

Doświadczenie z tymi aplikacjami jest tak wciągające, że często uważamy je za jedyny sposób na zwiększenie produktywności. Ale zaleca się również szukanie innych sposobów na zwiększenie produktywności w miejscu pracy, takich jak dodawanie roślin, aby tchnąć trochę życia w nudną przestrzeń biurową.

Ponieważ wiadomo, że te aplikacje zacierają granicę między pracą a życiem, lepiej zastąpić je aplikacjami do zarządzania zadaniami, które pomagają we właściwy sposób zwiększyć produktywność. Takie aplikacje nie tylko koncentrują się na każdym etapie pracy, od planowania, współpracy, organizacji po raportowanie, ale także pomagają wyznaczyć granicę między dyskusjami nastawionymi na pracę a przypadkowymi. W przeciwieństwie do aplikacji do czatu zespołowego, aplikacje do zarządzania zadaniami mają to zbalansowane.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami nie zachęca do ciągłych przerw i nieustannej potrzeby włączania się, a wszystko to wizualizuje za pomocą tablic, wykresów i raportów. Posiadanie dedykowanego miejsca do konkretnej pracy zastępuje przepełnione skrzynki odbiorcze wszelkiego rodzaju zapytaniami, zbyt długimi wątkami i trudnymi do zrozumienia planami, na które ludzie odpowiadali na wszystkie. Aplikacje do zarządzania zadaniami, chociaż mają łatwe w użyciu interfejsy, nie mają gadatliwych interfejsów, które mają aplikacje do przesyłania wiadomości, i nie naśladują aplikacji, z których korzystamy w naszym życiu osobistym.

To, jak zdecydujesz się korzystać z aplikacji do czatu zespołowego w swoim miejscu pracy, jest również osobistą decyzją. Jeśli uważasz, że to zbyt wiele rozpraszaczy, po prostu wyłącz powiadomienia. Może nie jest to problem technologiczny, może to być również problem graniczny. Zapytaj, czy twoje działania przyczyniają się do ogólnych celów zawodowych. Następnie przedstaw swoje granice współpracownikom i trzymaj się ich.

Wniosek

Myślenie, że aplikacje do przesyłania wiadomości zwiększają produktywność, jest szaleństwem. Można go jednak rozwiązać za pomocą odpowiednich narzędzi – a co najważniejsze, używając ich we właściwym czasie.