如果您的辦公室決定引入新的消息傳遞應用程序以提高整個團隊的參與度，那麼您並不孤單。

以前，公司使用電子郵件與團隊和客戶進行交流。 然後，Slack、HipChat 和 Microsoft Teams 等內部消息傳遞應用程序出現了。 他們承諾更高的生產力。 他們還承諾他們會“殺死”電子郵件。

但他們以什麼代價扼殺了電子郵件？ 消息傳遞應用程序讓我們更有效率，還是和以前一樣？ 為什麼我們選擇它們而不是電子郵件？

以下是消息傳遞應用程序如何影響工作效率

企業有其使用消息傳遞應用程序的理由和方式。 雖然他們中的一些人可能仍然相信電子郵件已死，生產力提高了，團隊協調也變得更好了，但事實真的如此嗎？ 讓我們討論一下消息傳遞應用程序降低工作場所生產力的方式。

他們模糊了工作和生活之間的界限

一項研究探討了員工注意力不集中不一定是他們的錯。 事實上，它指出：“分心並不總是歸咎於工人，”它說。 它接著說，這類新的商業應用程序模仿了人們已經在個人生活中使用的即時通訊應用程序。

另一項關於 Slack 的研究表明，人們平均每天在該應用上花費 10 小時，這比在電子郵件上花費的平均時間多出 67%。 這些應用程序在整個工作日以及工作前後經常保持持續存在，進一步模糊了適當的工作與生活平衡之間的界限。

與電子郵件相比，應用界面更加健談、隨意和有趣

Open Slack 和他們的 GreetBot 可能會打招呼。 您可以將社交媒體添加到 Slack，甚至可以為您的團隊找到一種新的聯繫方式。 Slack 甚至將“社交與娛樂”應用程序作為其應用程序目錄的一部分。 這些應用程序旨在將人際聯繫帶入工作日。

由與您交談最多的人擔任主角並且他們始終排在您的列表頂部的概念使開始新的對話​​變得異常容易。 雖然這些應用程序提供的功能可能與電子郵件提供的功能沒有什麼不同，但這些應用程序以友好的界面、可靠性、強大的搜索功能甚至更快的速度使它們看起來無可否認地好。

我們只是更喜歡無限聊天的單行消息而不是溢出的收件箱。 哪個更好，還有待商榷。

他們鼓勵實時溝通和多任務處理

在 SlideShare 演示中，一位產品經理講述了工作績效在有和沒有消息應用程序干擾的情況下如何波動。

雖然您可以在工作場所使用的應用程序消息軟件中隨時加入和退出聊天頻道，但如果您是一個特別活躍的頻道的成員，您不妨整天在那裡度過。 在 Slack 上偷懶真的很有趣。 我們中的許多人試圖通過多任務處理來檢索時間。 但是多任務處理不起作用。

由於過多的溝通和聯繫是這些消息應用程序的議程，您還可以閱讀專門用於愛好或零食的滾動頻道。 然而，改善工作場所協作和提高生產力的總體想法不就是這樣嗎？

這些應用程序並沒有真正取代電子郵件

他們減少了它。 一篇文章指出，異步性和開放性是電子郵件的秘密武器。 大多數公司仍然使用多個應用程序來管理工作。 雖然有一個消息應用程序可以改善團隊之間的溝通，除了這些應用程序之外，團隊使用 Trello 來管理項目，電子郵件仍然用於客戶溝通，Dropbox 用於文件管理，等等。

雖然生產力平台應該是你使用的東西比你以前使用的東西少，但跟上太多的工具、太多的電子郵件、太多的會議和太多的消息正在成為一件事情。 雖然團隊聊天應用程序本應幫助您工作，但它使您無法完成工作，因為它已成為您時間的又一需求。

為什麼企業使用消息傳遞應用程序來簡化通信？

更少的電子郵件、更快的溝通、更輕鬆的項目管理和協調——所有這些都是這些消息傳遞應用程序所承諾的，也是企業選擇使用它時所尋求的。 讓我們分解一下。

這是臀部

儘管聽起來很隨意，但人們“知道”這些應用程序。 我與其他經理交談的次數越多，就越明顯他們不認為消息傳遞應用程序是必需品，而是每個人都必須使用並具有包容性的東西。

隨著 Microsoft Teams 在今年周日的 NFL 季后賽中推出他們的第一個電視廣告，他們與另一款消息應用 Slack 的競爭最近一直很緊張。 與 Slack 的 1200 萬（仍然是一個巨大的數字）相比，每天有 2000 萬人積極使用 Microsoft Teams。 IBM 最近為其 350,000 名員工選擇了 Slack 而不是 Microsoft Teams。 甚至有報導稱，財富 100 強中的 91 家公司已經在使用 Microsoft Teams。

多虧了所有可用的營銷材料，這些應用程序贏得了口耳相傳的熱情。 不能簡單地忽略具有魅力的文案。 FOMO 是真實的。 許多企業，無論其規模、管理風格、行業——無論是什麼——都情不自禁地趕上了潮流。

這是“很酷的辦公文化，可以立即下載”，Slate 在五年前宣稱，隨著這種現象的流行。 Slate 的同一篇文章還講述了 The Frisky 的一位副主編是如何“完全出於嫉妒”為她的同事爭取到 Slack 的。 “有一種明確的錯失不在 Slack 上的感覺。 就像，現在能夠工作聊天還不夠。 Slack 本身已經成為一個角色。”

應用程序滿足大多數專業人士的需求

千禧一代在 2016 年成為美國勞動力中最大的群體。他們也是有史以來研究最多的一代。 Fairygodboss 對 200 名“高潛力”千禧一代進行的一項研究發現，千禧一代員工對 4 件事感興趣，而“更多的溝通”毫無疑問就是其中之一。 該研究表明，千禧一代重視實時雙向溝通，因為它有助於透明化問題和問題。

蓋洛普的研究表明： “千禧一代是第一代數字原生代，他們在互聯網上感到賓至如歸。” 它還表示，他們是勞動力中參與度最低的一代，其中 85% 的人通過手機訪問互聯網。 工作場所使用的消息應用程序允許他們隨時查看手機。 表情符號和 zings 成為員工關係和敬業度的一部分。 55% 的千禧一代感到不參與，16% 的人感到積極脫離，消息應用讓他們感到非常重要，因為他們要以“永不關機”的理念工作。

簡而言之，當談到讓千禧一代加入勞動力大軍的重要性時，雇主看好，認為千禧一代想要的可能對所有員工都有好處，因此，最好接受他們的職業道德。

消息應用程序可以提高工作場所的生產力

根據 IDC 的研究，這些類型的“團隊協作應用程序”是價值 35 億美元的全球市場的一部分。 因禍得福，隨著工作越來越偏遠和全球化，這些應用程序成為保持組織平穩運行的必要條件。

2012 年，麥肯錫表示，工作場所通信技術有可能將員工生產力提高 25%。 根據這項研究，平均交互工作者估計有 28% 的工作周用於管理電子郵件，近 20% 的時間用於尋找內部信息或追踪可以幫助完成特定任務的同事。

該研究認為，使用新的工作場所軟件，人們將能夠更輕鬆、更快地實現他們想要的目標。 這在一定程度上可能會發生，但其他問題也出現了。

實現真正生產力的正確方法

您選擇使用的任何應用程序都可以幫助您提高工作效率，前提是要負責任地使用它。 電子郵件本應簡化我們的工作方式並幫助我們從一開始就變得富有成效。 只有隨著時間的推移，它才會被利用和濫用。

使用以下提示“走出迷宮”：

1. 尋找其他提高生產力的方法
2. 用一個替換多個應用
3. 個人解決方案

這些應用程序的體驗是如此身臨其境，以至於我們經常將其視為提高生產力的唯一方法。 但建議尋找其他方法來提高工作場所的生產力，例如添加植物為原本沉悶的辦公空間注入一些活力。

由於眾所周知這些應用程序模糊了工作和生活之間的界限，因此最好用有助於以正確方式提高生產力的任務管理應用程序替換它們。 這些應用程序不僅專注於從計劃、協作、組織到報告的每個工作階段，它們還有助於在面向工作的討論和休閒討論之間劃清界限。 與團隊聊天應用程序不同，任務管理應用程序具有平衡性。

任務管理軟件不鼓勵持續的中斷和持續的包容需求，而它們通過板、圖表和報告使一切可視化。 有一個專門的地方來處理特定的工作，用各種類型的請求、太長的線程和難以理解的人們回复的計劃來代替塞滿的收件箱。 任務管理應用程序雖然具有易於使用的界面，但沒有消息應用程序所具有的聊天界面，也沒有模仿我們在個人生活中使用的應用程序。

您如何選擇在工作場所使用團隊聊天應用程序也是個人決定。 如果您認為乾擾太多，只需關閉通知即可。 也許這不是技術問題，也可能是邊界問題。 詢問您的行為是否有助於實現您的整體工作目標。 然後，將你的界限傳達給你的同事並堅持下去。

結論

認為消息傳遞應用程序可以使您高效工作是愚蠢的。 然而，它可以使用正確的工具來解決——最重要的是，在正確的時間使用它們。