Si su oficina ha decidido introducir una nueva aplicación de mensajería para mejorar la participación de su equipo, no está solo.

Anteriormente, las empresas usaban el correo electrónico para comunicarse con equipos y clientes. Luego, las aplicaciones de mensajería interna como Slack, HipChat y Microsoft Teams entraron en escena. Prometieron una mayor productividad. También prometieron que “matarían” el correo electrónico.

Pero, ¿a qué costo han matado el correo electrónico? ¿Las aplicaciones de mensajería nos han hecho más productivos o es lo mismo que antes? ¿Por qué los hemos elegido en lugar de los correos electrónicos?

Así es como las aplicaciones de mensajería afectan la productividad en el trabajo

Las empresas tienen sus razones y formas de usar las aplicaciones de mensajería. Si bien algunos de ellos todavía pueden estar convencidos de que los correos electrónicos están muertos, la productividad ha aumentado y la coordinación del equipo ha mejorado, ¿es eso lo que realmente sucedió? Analicemos las formas en que las aplicaciones de mensajería están costando la productividad en el lugar de trabajo.

Difuminan la línea entre el trabajo y la vida.

Un estudio exploró que la pérdida de concentración de los trabajadores no es necesariamente su culpa. De hecho, señala: “Los trabajadores no siempre tienen la culpa de las distracciones”, dijo. Continuó diciendo que esta nueva clase de aplicaciones comerciales imita las aplicaciones de mensajería instantánea que las personas ya usan en su vida personal.

Otro estudio sobre Slack mostró que las personas pasan un promedio de 10 horas al día en la aplicación, que es un 67 por ciento más que el tiempo promedio dedicado al correo electrónico. Estas aplicaciones mantienen una presencia constante a lo largo de la jornada laboral y, a menudo, también antes y después del trabajo, lo que difumina aún más la línea entre un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal.

Las interfaces de las aplicaciones son más comunicativas, informales y divertidas a través del correo electrónico

Abra Slack y su GreetBot puede saludarlo. Puede agregar redes sociales a Slack o incluso encontrar una nueva forma para que su equipo se conecte. Slack incluso tiene aplicaciones "Social & Fun" como parte de su directorio de aplicaciones. Estas aplicaciones están diseñadas para llevar la conexión humana a la jornada laboral.

El concepto de destacar a las personas con las que más hablas y que permanezcan en la parte superior de tu lista hace que sea increíblemente fácil comenzar una nueva conversación. Si bien las funciones que ofrecen estas aplicaciones pueden no ser diferentes de las que ofrece el correo electrónico, estas aplicaciones las hacen lucir innegablemente buenas con interfaces amigables, confiabilidad, función de búsqueda sólida e incluso mejor velocidad.

Simplemente preferimos los mensajes infinitos de una línea conversadores a una bandeja de entrada desbordada. Cuál es mejor es todavía discutible.

Fomentan la comunicación en tiempo real y la multitarea

En una presentación de SlideShare, un gerente de producto explicó cómo fluctúa el rendimiento laboral con y sin la interferencia de las aplicaciones de mensajería.

Si bien siempre puede ingresar y salir de los canales de chat mientras usa el software de mensajería de la aplicación que se usa en su lugar de trabajo, si es miembro de un canal particularmente activo, es mejor que pase todo el día allí. Hacer el tonto en Slack es muy divertido. Muchos de nosotros tratamos de recuperar el tiempo realizando múltiples tareas. Pero la multitarea no funciona.

Dado que la agenda de estas aplicaciones de mensajería es demasiada comunicación y conexión, también puede leer a través de los canales de desplazamiento que están dedicados a pasatiempos o refrigerios. Sin embargo, ¿no era la idea general mejorar la colaboración en el lugar de trabajo y volverse productivo?

Estas aplicaciones realmente no reemplazaron el correo electrónico

Lo redujeron. Un artículo señala que la asincronía y la apertura son las armas secretas del correo electrónico. La mayoría de las empresas todavía usan múltiples aplicaciones para administrar el trabajo. Si bien existe una aplicación de mensajería para mejorar la comunicación entre los equipos, junto con estas aplicaciones, los equipos usan Trello para administrar proyectos, el correo electrónico todavía está ahí para la comunicación con el cliente, Dropbox está ahí para la administración de archivos y la lista continúa.

Si bien una plataforma de productividad debe ser algo que use menos que lo que usaba antes, mantenerse al día con demasiadas herramientas, demasiados correos electrónicos, demasiadas reuniones y demasiados mensajes se está convirtiendo en algo. Si bien se suponía que una aplicación de chat en equipo lo ayudaría a trabajar, hace que sea imposible realizar el trabajo, ya que se ha convertido en una demanda más de su tiempo.

¿Por qué las empresas usan aplicaciones de mensajería para agilizar la comunicación?

Menos correos electrónicos, comunicación más rápida, gestión y coordinación de proyectos más sencilla: todo esto es lo que prometen estas aplicaciones de mensajería y también lo que las empresas buscan cuando eligen usar una. Analicemos esto.

esta de moda

Por extraño que parezca, la gente 'sabe' acerca de estas aplicaciones. Cuanto más hablo con otros gerentes, más evidente es que no piensan en las aplicaciones de mensajería como una necesidad, sino como algo que todos deben usar y ser inclusivos.

Con Microsoft Teams presentando su primer comercial de televisión durante los playoffs de la NFL del domingo de este año, su competencia con Slack, otra aplicación de mensajería, ha sido tensa últimamente. Microsoft Teams está siendo utilizado activamente por 20 millones de personas diariamente en comparación con los 12 millones de Slack (que todavía es un número enorme). IBM eligió recientemente Slack sobre Microsoft Teams para sus 350.000 empleados. Incluso se informa que 91 empresas de Fortune 100 ya están utilizando Microsoft Teams.

Gracias a todo el material de marketing disponible, estas aplicaciones se han ganado el entusiasmo de boca en boca. Uno no puede simplemente ignorar la redacción carismática. El FOMO es real. Muchas empresas, independientemente de su tamaño, estilo de gestión, industria, lo que sea, no pueden evitar subirse al tren.

Es una “cultura de oficina genial, disponible para descarga instantánea”, declaró Slate hace cinco años, cuando el fenómeno se afianzaba. El mismo artículo de Slate también cuenta cómo una editora asociada de The Frisky hizo campaña para que sus compañeros de trabajo entraran en Slack “únicamente por celos”. “Había una sensación definitiva de perderse no estar en Slack. Por ejemplo, poder trabajar y chatear no es suficiente ahora. Slack se ha convertido en un personaje”.

Las aplicaciones cumplen con lo que la mayoría de los profesionales quieren

Los millennials se convirtieron en el segmento más grande de la fuerza laboral de EE. UU. en 2016. También son la generación más estudiada de todos los tiempos. Un estudio de Fairygodboss basado en 200 entrevistas en profundidad con millennials de "alto potencial" encontró que los empleados millennials están interesados ​​en 4 cosas y "más comunicación", como era de esperar, es una de ellas. El estudio dice que los millennials valoran la comunicación bidireccional en tiempo real porque facilita la transparencia en temas y problemas.

La investigación de Gallup dice: “Los millennials son nativos digitales de primera generación que se sienten como en casa en Internet”. También dice que son la generación menos comprometida en la fuerza laboral con el 85 por ciento de ellos accediendo a Internet desde sus teléfonos. Las aplicaciones de mensajería que se usan en el lugar de trabajo les permiten revisar sus teléfonos todo el tiempo. Los emojis y los zings se vuelven parte de las relaciones y el compromiso de los empleados. Y dado que el 55 % de los millennials no se siente comprometido y el 16 % se siente activamente desconectado, las aplicaciones de mensajería los hacen sentir súper importantes, ya que deben trabajar con la idea de “nunca apagarse”.

En resumen, cuando se trata de la importancia de involucrar a los millennials en la fuerza laboral, los empleadores ven el lado positivo y piensan que lo que quieren los millennials puede beneficiar a todos los empleados y, por lo tanto, es mejor adoptar su ética de trabajo.

Las aplicaciones de mensajería pueden aumentar la productividad en el lugar de trabajo

Según una investigación de IDC, este tipo de "aplicaciones de colaboración en equipo" son parte de lo que es un mercado global de $ 3.5 mil millones. Una bendición disfrazada, estas aplicaciones se volvieron necesarias para que las organizaciones funcionaran sin problemas, ya que el trabajo se volvió cada vez más remoto y global.

En 2012, McKinsey dijo que las tecnologías de comunicación en el lugar de trabajo tienen el potencial de aumentar la productividad de los empleados en un 25 por ciento. Según este estudio, el trabajador de interacción promedio pasa aproximadamente el 28 por ciento de la semana laboral administrando el correo electrónico y casi el 20 por ciento buscando información interna o rastreando a colegas que pueden ayudarlo con tareas específicas.

El estudio calculó que las personas podrían lograr lo que querían de manera más fácil y rápida utilizando un nuevo software para el lugar de trabajo. Eso es lo que podría haber sucedido hasta cierto punto, pero también habían surgido otros problemas.

El enfoque correcto para una productividad real

Cualquier aplicación que elija usar puede ayudarlo a ser productivo, siempre que se use de manera responsable. Se suponía que el correo electrónico simplificaría la forma en que trabajamos y nos ayudaría a ser productivos al principio. Solo con el tiempo llegó a ser explotado y mal utilizado.

Utilice los siguientes consejos para "salir del laberinto":

1. Busque otras formas de aumentar la productividad
2. Reemplace múltiples aplicaciones con una
3. soluciones personales

La experiencia con estas aplicaciones es tan inmersiva que a menudo pensamos en ellas como la única forma de aumentar la productividad. Pero también se recomienda buscar otras formas de aumentar la productividad en el lugar de trabajo, como agregar plantas para darle vida a un espacio de oficina aburrido.

Como se sabe que estas aplicaciones borran la línea entre el trabajo y la vida, es mejor reemplazarlas con aplicaciones de administración de tareas que ayuden a aumentar la productividad de la manera correcta. Estas aplicaciones no solo se enfocan en cada fase del trabajo, desde la planificación, la colaboración, la organización hasta la presentación de informes, sino que también ayudan a trazar una línea entre las discusiones que están orientadas al trabajo y las informales. A diferencia de las aplicaciones de chat en equipo, las aplicaciones de administración de tareas lo tienen equilibrado.

El software de administración de tareas no fomenta las interrupciones constantes y la necesidad constante de inclusión, mientras que hacen que todo sea visual con tableros, gráficos e informes. Tener un lugar dedicado para un trabajo específico reemplaza las bandejas de entrada llenas con todo tipo de solicitudes, hilos demasiado largos y planes difíciles de entender a los que la gente respondió a todos. Las aplicaciones de administración de tareas, aunque tienen interfaces fáciles de usar, no tienen las interfaces comunicativas que tienen las aplicaciones de mensajería y no imitan las aplicaciones que usamos en nuestra vida personal.

La forma en que elige usar una aplicación de chat de equipo en su lugar de trabajo también es una decisión personal. Si crees que son demasiadas distracciones, simplemente desactiva las notificaciones. Tal vez no sea un problema de tecnología, también podría ser un problema de límites. Pregunte si sus acciones contribuyen a sus objetivos generales de trabajo. Luego, comunique sus límites a sus colegas y apéguese a ellos.

Conclusión

Pensar que las aplicaciones de mensajería te hacen productivo es una locura. Sin embargo, se puede resolver utilizando las herramientas adecuadas y, lo que es más importante, utilizándolas en el momento adecuado.